V) Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ vật liệu:
2) Thủ tục, chứng từ xuất kho:
Khi thực hiện một phơng án nào hoặc các đội tổ có nhu cầu sử dụng vật liệu, đơn vị sử dụng làm giấy đề nghị lĩnh vật liệu. Thủ kho xuất vật liệu căn cứ trên Phiếu đề nghị lĩnh vật t (biểu số 9) hoặc Đơn hàng vật t (biểu số 10) đã đợc ký duyệt.
Biểu số 9
Phiếu đề nghị lĩnh vật t
Số 012 Ngày 25 tháng 12 năm 2001 Bộ phận sử dụng: Đội vận hành
Tên công trình: viện t liệu phim. Dùng vào việc: Sự cố trạm biến áp. STT Tên, qui cách vật t Đơn vị tính Lợng đề nghị Lợng duyệt Ghi chú
1 Dây súp đôi M 20 20
Thủ tục xuất kho:
Vật liệu tại Điện lực Ba Đình chủ yếu đợc xuất dùng cho sửa chữa, vận hành, làm các công trình điện là chính. Khi các đơn vị sử dụng vật liệu xuất trình giấy đề nghị lĩnh vật t hay đơn hàng vật t đã đợc duyệt thì thủ kho phải xuất vật liệu và căn cứ vào đó để lập Phiếu xuất kho. Khi xuất kho phải tiến hành cân, đong, đo, đếm chính xác, xuất đúng chủng loại theo yêu cầu kỹ thuật. Nghiêm cấm thủ kho không đợc tự ý cho vay mợn vật liệu. Vật liệu đã đa vào sản xuất thì đội trởng, tổ trởng có trách nhiệm quản lý và thực hiện theo đúng qui trình sản xuất, có sự kiểm tra giám sát của phòng kỹ thuật vật t. Các đội trởng, tổ trởng chịu trách nhiệm về sự mất mát, hao hụt vật liệu trong quá trình sản xuất. Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên: 1 thủ kho giữ, 1 giao cho tài vụ, 1 bộ phận sử dụng giữ, 1 để lu.
Biểu số 11
Đơn vị: ĐL Ba Đình Phiếu xuất kho Mẫu số: 01 - vật t
Ngày 26 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC
Nợ: 154 1827 Số: 27 Có: 15222
Họ tên ngời nhận hàng: Thành - Theo số 012 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Đội vận hành
Xuất tại kho: Kho I Số Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dây súp đôi M 20 20 2106 42120 Cộng: 20 20 42120
Tổng số tiền: (viết bằng chữ):Bốn mơi hai nghìn một trăm hai mơi đồng. Xuất ngày 26 tháng 12 năm 2001
sử dụng hàng Trởng đơn vị
Biểu số 12
Đơn vị: ĐL Ba Đình Phiếu xuất kho Mẫu số: 01 - vật t
Ngày 28 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) ngày 1/11/1995 của BTC
Nợ: 241311 Số: 30 Có: 15218
Họ tên ngời nhận hàng: An - Theo số đơn hàng vật t ngày 10 tháng 12 năm 2001 của Đội đại tu.
Xuất tại kho: Kho I Số Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA l 200 200 5 200 1 040 000 Cộng: 200 200 1 040 000
Tổng số tiền: (viết bằng chữ):Một triệu không trăm bốn mơi nghìn đồng. Xuất ngày 28 tháng 12 năm 2001 Bộ phận sử dụng Ngời nhận hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị