Công ty Dệt 8/3 là doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lợng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy, nguyên vật liệu của Công ty cũng hết sức đa dạng, số lợng mỗi loại tơng đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau.
Nguyên vật liệu chính dùng để sản xuất của Công ty là bông, ngoài ra có thể là bán thành phẩm mua ngoài nh sợi. Bông có đặc điểm dễ hút ẩm ngoài không khí nên thờng đợc đóng thành kiện. Trọng lợng của bông thờng thay đổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản... Do đặc điểm này, nên Công ty cần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập, khi xuất bông để làm cơ sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành. Mặt khác, để bảo quản tốt bông, công ty cần phải đề ra những yêu cầu cần thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phải đợc đặt ở những nơi khô ráo thoáng mát.
Hệ thống kho dự trữ của Công ty chia thành 6 loại gồm 12 kho: - Kho chứa nguyên vật liệu chính: kho bông.
- Kho chứa vật liệu phụ, gồm: + Kho thiết bị.
+ Kho hoá chất. + Kho sắt thép. + Kho bột
- Kho chứa phụ tùng bao gồm: + Kho cơ kiện sợi.
+ Kho cơ kiện dệt.
- Kho chứa nhiên liệu: kho xăng, dầu. - Kho chứa công cụ, dụng cụ bao gồm: + Kho công cụ.
+ Kho cơ điện.
- Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu.
Các kho dự trữ của Công ty đợc sắp xếp hợp lý, gần các phân xởng sản xuất, do đó, thuận tiện cho việc chuyên trở và có thể đáp ứng kịp thời vật t cho sản xuất với chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều đợc trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản. Do đó mà chất lợng vật t luôn đợc bảo quản tốt.
Tại đơn vị sản xuất lớn nh Công ty Dệt 8/3, với đặc điểm vật liệu, công cụ dụng cụ đa dạng, phức tạp thì khối lợng công việc hạch toán vật liệu là rất lớn. Do vậy, việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do ba cán bộ kế toán đảm nhiệm. Một ngời phụ trách kế toán vật liệu chính (bông), công cụ dụng cụ. Một ngời phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu và phế liệu. Ngời còn lại kiêm lập các báo biểu tổng hợp có liên quan.
Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu chủ yếu thực hiện theo hình thức sổ NKCT trên máy vi tính. Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra các chứng từ nh: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho... Sau đó định khoản, đối chiếu với sổ
sách của thủ kho (các thẻ kho) rồi nhập dữ kiện vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại nh: hệ số giá, trị giá vật liệu xuất kho, trị giá vật liệu tồn cuối kỳ. Cuối kỳ, máy tính in ra các số liệu, bảng biểu cần thiết nh: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu, các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán