Trong công tác kế toán nhập vật liệu, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ sau.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của ngời bán. - Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu.
- Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản.
Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công ty sử dụng một số tài khoản sau:
- Tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”.
Và mở các tài khoản cấp 2: 1521 nguyên vật liệu chính.
1522 vật liệu phụ 1523 nhiên liệu.
1524 phụ tùng thay thế. 1528 vật liệu khác.
- TK 331 “ phải trả cho ngời bán” và đợc mở chi tiết cho từng ngời bán. - TK 111, 112 tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- TK 133 ( 1331) thuế GTGT đợc khấu trừ.
Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn bán hàng của ngời bán, phiếu nhập kho, kế toán vào bảng kê chi tiết chứng từ gốc, từ đó lên chứng từ ghi sổ và vào sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của ngời bán ở ví dụ 1 và ví dụ 2 ở trên sau khi viết phiếu nhập kho, kế toán bảng kê chi tiết chứng từ gốc:
Biểu số 14: Bảng kê chi tiết chứng từ gốc
Bảng kê chi tiết chứng từ gốc
(Thanh toán cho ngời bán) số: 01 BK 5051
Tháng 12 năm 2004 Chứng từ Diễn giải Tổng cộng có Nợ các TK đối ứng Ngày SH 152 153 1331 ... 10/12 PN12 Cửa hàng KD thép và vật t HN 8.137.800 7.398.000 739.800 16/ 12 PN15 HTX vật t Thắng Lợi 22.627.000 20.570.000 2.057.000 Cộng 30.764.800 27.968.000 2.796.800 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Ngời lập Kế toán trởng Biểu số 15: Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Chứng từ ghi sổ
Số 13 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Đơn vị: Đồng
Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
31/12 Thanh toán với ngời bán 152 27.968.000
1331 2.796.800
331 30.764.800
Cộng 30.764.800 30.764.800
Kèm theo: 02 hoá đơn GTGT
Ngời lập Kế toán trởng
Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình thanh toán với từng ngời bán, công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331, sổ này đợc mở cho từng ngời bán và theo dõi cho từng tháng. Định kỳ vào đầu mỗi tháng kế toán theo dõi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán tài khoản 331 lấy số d cuối tháng trớc của từng ngời bán theo
từng loại vật liệu để ghi vào cột số d đầu tháng này theo 2 cột, số d nợ và số d có.
Trong tháng khi nhận đợc hoá đơn và phiếu nhập kho, căn cứ vào chứng từ gốc tên của đơn vị bán từng loại vật liệu ghi trên phiếu nhập vật t, kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 của đơn vị đó vào các cột tơng ứng. Mỗi phiếu nhập vật t đợc ghi trên một dòng trong sổ chi tiết.
Việc ghi có TK 331, ghi nợ TK liên quan đợc tiến hành nh sau:
Nếu vật liệu mua ngoài là nguyên vật liệu chính nh sắt, gang, thép...kế toán phản ánh giá mua thực tế ghi nợ TK 152 (1521) theo giá mua cha có thuế GTGT.
Phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ: Kế toán ghi nợ TK 133 ( 1331). Theo nh ví dụ trên ta có sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng tháng 12/ 2004 nh sau:
Biểu số 16: Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
TK 331 - Phải trả ngời bán
Tên ngời bán: Công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội
Tháng 12 năm 2004
Đơn vị: đồng
Chứng từ Diễn giải Hoá đơn TK đối ứng Số phát sinh Số d
SH Ngày Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số d đầu tháng 5 680 000 PN12 10/12 Mua thép tròn trơn CT3TN φ 28 1494 10/12 152,1331 4.414.080 PN12 10/12 Mua thép tấm 1494 10/12 152,1331 3.723.720 Cộng phát sinh 8.137.800 D cuối kỳ 13.817.800
Biểu số 17: Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
TK 331 - Phải trả ngời bán
Tháng 12 năm 2004
Tên ngời bán: HTX vật t Thắng Lợi
Chứng từ Diễn giải Hoá đơn TK đối ứng Số phát sinh Số d SH Ngày Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số d đầu tháng PN15 16/12 Gang đúc Cao Bằng 18051 16/12 152,1331 18.832.000 Thép 9XCφ30 18051 16/12 152,1331 3.795.000 Cộng phát sinh 18051 16/12 152,1331 22.627.000 D cuối tháng 22.627.000