c1. Nội dung :
Thanh toán tạm ứng bao gồm việc ứng tiền cho cán bộ công nhân viên để thực hiện 1 nhiệm vụ nào đó trong quá trình SXKD như mua vật tư , hàng hóa, thuê dịch vụ, đi công tác, đi nghỉ phép và việc thanh toán các khoản tạm ứng đó.
c2. Nguyên tắc :
- Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức, hoặc người lao động làm việc tại Doanh Nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên( thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, hành chính quản trị … ) phải được giám đốc Công Ty chỉ định bằng văn bản.
- Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với Doanh Nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.
- Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) khoản đã tạm ứng trên bảng thanh toán tạm ứng : Số tạm ứng đã nhận, khoản tạm ứng đã sử dụng (nếu có ). Khoản tạm ứng sử dụng không hết phải nộp lại quỹ hoặc tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
- Ứng rồi trả hết mới được ứng nữa ( trừ trường hợp giám đốc cho phép làm giấy ký mới được.
- Trường hợp thanh toán lớn hơn tiền tạm ứng, bỏ tiền thêm mua hàng. Sau đó về được thanh toán lại.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
c3. Phương pháp kế toán :
Chứng từ :
Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03 - TT)
+ Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
+ Giấy này do người xin tạm ứng viết 1 liên và ghi rõ gửi thủ trưởng đơn vị (người xét duyệt tạm ứng).
+ Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền xin tạm ứng(viết bằng số và bằng chữ).
+ Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng như : tiền công tác phí, mua văn phòng phẩm, tiếp khách.
+ Thời hạn thanh toán : Ghi rõ ngày, tháng hoàn lại số tiền đã tạm ứng.
Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Phiếu chi giấy báo nợ ngân hàng
Phiếu thu, các chứng từ chi tiêu tạm ứng, khấu trừ lương …
Tài khoản :
Tài khoản 141 “Tạm ứng” dùng để phản ánh các khoản tạm ứng cho công nhân viên, người lao động của Doanh Nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
TK141
SDĐK : Số tiền tạm ứng chưa thanh toán
SPS : Số tiền đã tạm ứng cho công nhân viên và người lao động của DN (+) trong kỳ.
SDCK : Số tiền tạm ứng chưa thanh toán ở cuối kỳ.
SPS : Số tiền tạm ứng đã thanh toán hoặc thu hồi (-) trong kỳ
Trường hợp TK141 dư có, phản ánh số chi quá tạm ứng chưa thanh toán lại cho công nhân viên ở cuối kỳ. Khi lập bảng cân đối kế toán, số dư này được phản ánh vào chỉ tiêu phải trả khác bên nguồn vốn.
Sơ đồ hạch toán : TK111 TK141 TK151,152,153,156… (a) (b) TK112 TK111,334 (a’) (c) Giải thích sơ đồ :
(a),(a’) : Chi tạm ứng và chi quá tạm ứng bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc
(b) Thanh toán tạm ứng, người lập tạm ứng lập bảng kê thanh toán, nếu trả nợ cho
Công Ty nào đó thì ghi 331.
(c) Thu hồi, khấu trừ tạm ứng
Kế toán phải theo dõi nghiệp vụ tạm ứng trên sổ kế toán chi tiết : - Số theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
Đối với chi nhánh Thành Tín , không có trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ nên không mở sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ. Kế toán của đơn vị chỉ mở sổ chi tiết các tài khoản.
Các nghiệp vụ tạm ứng phát sinh tại Công Ty
a) Ngày 02/04/2005, Chị Huỳnh Thị Thuỳ Linh phòng kế toán thuộc bộ phận kế toán vốn bằng tiền ứng 1.000.000 đồng bằng tiền mặt đi công tác Miền Tây. Khi về, Chị đã thanh toán tạm ứng là 745.147 đồng.
Nợ 141 : 1.000.000 Có 1111 : 1.000.000 Nợ TK1111 : 745.147 Nợ TK334 : 254.853 Có TK141 : 1.000.000 Sơ đồ hạch toán TK111 TK141 TK111 1.000.000 1.000.000 1.000.000 745.147 TK334 254.853
Sơ đồ chữ T tài khoản 141 TK141
0
1.000.000 745.147254.853 254.853
b) Ngày 08/04/2005, nhân viên lái xe ứng 200.000 đồng để đi công tác. Sau khi về, đã thanh toán đầy đủ. Kế toán định khoản :
Nợ 141 : 200.000 Có 1111 : 200.000 Nợ TK1111 : 200.000 Có TK141 : 200.000 Sơ đồ hạch toán TK111 TK141 TK111 200.000 200.000 200.000 200.000
c) Ngày 13/04/2005 Chị Nguyễn Thanh Thuý phòng kế toán ứng 350.000 đồng mua văn phòng phẩm bằng tiền mặt. Khi về chị đã thanh toán tạm ứng là : 275.500 đồng. Kế toán định khoản : Nợ 141 : 300.000 Có 1111 : 300.000 Nợ TK1111 : 275.000 Nợ TK334 : 25.000 Có TK141 : 300.000 Sơ đồ hạch toán TK111 TK141 TK111 300.000 300.000 300.000 275.000 TK334 25.000
d) Ngày 13/04/2005, Giám đốc ứng 1.700.000 đồng bằng tiền mặt đi công tác Sóc Trăng, sau chuyến công tác Chị đã thanh toán tạm ứng là 2.000.000 đồng.
Kế toán định khoản : Nợ 141 : 1.700.000 Có 1111 : 1.700.000 Nợ TK1111 : 2.000.000 Có TK141 : 1.700.000 Có TK334 : 300.000 Sơ đồ hạch toán TK111 TK141 TK111 1.700.000 1.700.000 1.700.000 2.000.000 TK334 300.000
Sơ đồ chữ T tài khoản 141 TK141 0
1.700.000 2.000.000 300.000 300.000
