Kế toỏn trưởng Ngày 31/12/2008
Biểu số 31: Nhật ký chứng từ số 10
CễNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 10
Tài khoản 641- chi phớ bỏn hàng
Từ ngày 01/12/2008 Đến ngày 31/12/2008 STT NT ... Cú TK 1111 Cú TK 112 Cú TK 156521 Tổng Nợ 1 01/12 1.863.991 ... ... 5 04/12 20.000.000 14 08/12 ... 723.960 56 26/12 13.760.00 86 29/12 7.800.000 … …. …. …. ….. ….. ….. Cộng ... 81.000.000 925.314.000 25.369.000 1.023.687.000
Biểu số 32: Sổ cỏi tài khoản 641
TỔNG CễNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM
CễNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX
SỔ CÁI
Tài khoản 641 : Chi phớ bỏn hàng
Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008
STT Tờn tài khoản Số tiền TKĐƯ
Nợ Cú
1 Tiền mặt tại cụng ty 81.000.0000 1111
2 Tiền gửi tại ngõn hàng 925.314.000
121
3 Hàng húa – bếp, chảo 25.369.000 156521
… ………. ……. ………. ……
Tổng số phỏt sinh 1.023.687.000
III.MỘT SỐ í KIẾN ĐểNG GểP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HểA TẠI CễNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX
3.1. Nhận xột, đỏnh giỏ về cụng tỏc quản lý và kế toỏn của cụng ty cổ phần Gas Petrolimex.
3.1.1. Cụng tỏc quản lý
Cụng ty cổ phần Gas Petrolimex là một cụng ty thương mại khỏ lớn, nhón hiệu Gas Petro nổi tiếng ở mọi miền trờn cả nước, cụng ty cú hệ thống cụng ty con và chi nhỏnh ở cỏc tỉnh thành trờn cả nước. Nhờ cú bộ mỏy quản lý khỏ chặt chẽ, khoa học, hợp lý mà cụng ty mới cú thể hoạt động tốt và hiệu quả. Do cú cơ cấu tổ chức quản lý khỏ hợp lý, cỏc phũng bỏn được giao nhiệm vụ rừ ràng, cú trỏch nhiệm và nghĩa vụ cụ thể nờn cụng việc quản lý của cụng ty khỏ hiệu quả, khụng bị chồng chộo hay bỏ xút, tập trung được vào cỏc nhiệm vụ chớnh của cụng ty để cụng ty ngày càng phỏt triển. Là cụng ty thương mại nờn cụng ty rất chỳ trọng đến việc quản lý việc mua và bỏn hàng húa, để chuyờn mụn húa cao cụng ty đó cú phũng xuất nhập khẩu riờng để phụ trỏch việc mua hàng và cú đến hai phũng kinh doanh phụ trỏch riờng về hai mảng gas cụng nghiệp và gas thương mại để đi sõu vào từng mảng tiờu thụ nhằm đạt được doanh thu cao nhất cho cụng ty. Với cơ cấu tổ chức quản lý khoa học, bộ mỏy quản lý chuyờn nghiệp, và những nhà quản lý tài năng tạo điều kiện cho cụng ty ngày càng phỏt triển.
3.1.2.Cụng tỏc kế toỏn núi chung
Cú được hiệu quả hoạt động kinh doanh tốt là do sự cố gắng của cả cụng ty, của cỏc bộ phận, phũng ban trong văn phũng cụng ty núi chung. Phũng kế toỏn cũng gúp phần khụng nhỏ vào kết quả đú. Được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại để làm việc, sử dụng phần mền kế toỏn riờng của cụng ty và luụn đổi mới, cải cỏch theo chế độ quy định và hợp lý với điều kiện hiện tại của cụng
ty để cú thể hạch toỏn kế toỏn một cỏch chớnh xỏc nhất, cung cấp thụng tin kế toỏn kịp thời nhất và quản lý tốt nhất hoạt động của cụng ty.
Về bộ mỏy kế toỏn
Cụng ty đó xõy dựng được bộ mỏy kế toỏn khỏ chuyờn nghiệp, nhiệt tỡnh, sỏng tạo và năng động. Với trỡnh độ chuyờn mụn cao, được tuyển dụng khỏ kỹ và đào tạo bài bản cỏc nhõn viờn kế toỏn tại cụng ty luụn làm việc rất hiệu quả. Vỡ thế mà phũng kế toỏn tuy nhiều việc nhưng vẫn luụn hoàn thành tốt cụng việc của mỡnh một cỏch hiệu quả nhất. Phũng kế toỏn đó kết hợp chặt chẽ với cỏc phũng ban khỏc trong khối văn phũng cụng ty và cỏc chi nhỏnh trờn cả nước để cú những thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc và kịp thời nhất giỳp cho cụng tỏc kế toỏn hiệu quả hơn.
Về mụ hỡnh tổ chức là mụ hỡnh phõn tỏn, như vậy là chưa thật sự hợp lý. Cỏc cụng ty con hạch toỏn độc lập là đỳng đắn nhưng cỏc chi nhỏnh và cỏc cửa hàng tại Hà Nội mà đều được hạch toỏn tập trung tại tổng cụng ty thỡ khối lượng cụng việc ở tổng cụng ty khỏ nhiều, thể hiện sự chưa chuyờn nghiệp.
Về số lượng và cỏch phõn cụng cụng việc:
Do cụng ty hoạt động khỏ rộng nờn số lượng nhõn viờn kế toỏn là thiếu, do đú nhiều nhõn viờn kế toỏn phải kiờm cỏc phần hành nờn cụng việc nhiều. Tuy nhõn viờn kế toỏn của cụng ty cú trỡnh độ chuyờn mụn cao nhưng với số lượng cụng việc nhiều như thế cú lẽ sẽ khụng thật sự hiệu quả và chất lượng. Như kế toỏn TSCĐ kiờm xõy dựng cơ bản, cụng cụ dụng cụ và cụng nợ nội bộ như vậy sẽ cú quỏ nhiều cụng việc cho một người làm, do đú cụng việc kế toỏn sẽ bị ứ đọng và cú thể gõy ra nhầm lẫn khi chịu ỏp lực về thời gian, hoặc cú thể khụng cung cấp thụng tin kế toỏn kịp thời khi cần thiết. Kế toỏn TGNH kiờm thanh toỏn với người bỏn đó vi phạm nguyờn tắc bất kiờm nhiệm, do đú rất dễ gõy ra gian lận, làm hệ thống kiểm soỏt nội bộ chưa thật sư hiệu quả.
Chứng từ và luõn chuyển chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ là một trong những giấy tờ quan trọng để minh chứng cho nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, là căn cứ cho kế toỏn thực hiện nhiệm vụ của mỡnh. Việc sử dụng chứng từ đỳng đắn, hợp lý tạo điều kiện cho cụng tỏc kế toỏn chớnh xỏc, hiệu quả.Việc sử dụng chứng từ của cụng ty luụn tuõn thủ đỳng quy định của bộ Tài Chớnh. Luụn chấp hành nghiờm chỉnh những quy định và cập nhật liờn tục những quy định mới, những thay đổi của Bộ ban hành. Cỏc chứng từ luụn được sử dụng đỳng mục đớch, đỳng quy định, và lưu trữ, bảo quản chặt chẽ để tiện cho việc thanh tra, kiểm tra trỏnh những gian lận, sai sút. Những chứng từ bị lỗi, bị sai cũng được lưu trữ lại để kiểm tra hạn chế tối đa những sai phạm, gian lận.
Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ của cụng ty cũng khỏ hợp lý, đảm bảo đầy đủ thủ tục theo quy định để chứng từ luụn thể hiện đầy đủ và chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, đảm bảo cho cụng ty hoạt động hiệu quả nhất.
Hệ thống tài khoản
Cụng ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định ban hành, bờn cạnh đú cụng ty cũn mở cỏc tài khoản chi tiết tạo nờn một hệ thống tài khoản riờng của cụng ty, mang đặc thự hoạt động của cụng ty. Việc chi tiết cỏc tài khoản khỏ hợp lý làm cho cụng tỏc quản lý cỏc hoạt động của cụng ty cụ thể hơn, chi tiết hơn từ đú mà biết được những điểm mạnh, điểm yếu mà tỏc động đến cho hiệu quả thỳc đẩy quỏ trỡnh phỏt triển của cụng ty.
Bờn cạnh đú cụng ty cũn mở cỏc mó chi tiết cho cỏc khỏch hàng, cỏc khoản mục phớ…để dễ quản lý hơn cỏc hoạt động của cụng ty.
Nhưng cú một số tài khoản cụng ty khụng sử dụng, mặc dự cú những nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan như TK 136, TK 138, TK 157…
Hỡnh thức sổ mà cụng ty ỏp dụng hiện nay là hỡnh thức nhật ký chứng từ, đõy là hỡnh thức ghi sổ khỏ chi tiết, theo dừi hoạt động của cụng ty khỏ hiệu quả. Hỡnh thức này gúp phần phõn cụng cụng việc cho phũng kế toỏn hiệu quả hơn, giỳp cho cỏc nhõn viờn kế toỏn làm việc chuyờn mụn húa hơn.
Nhưng hỡnh thức sổ này lại khỏ phức tạp sổ sỏch khỏ cồng kềnh khú cho việc in ra và lưu trữ. Hơn nữa cụng ty lại sử dụng kế toỏn mỏy trong hạch toỏn thỡ dựng hỡnh thức ghi sổ này là khụng cần thiết mà lại gõy phức tạp, khú đối chiếu so sỏnh, và lưu trữ.
Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn
Cụng ty luụn ỏp dụng hệ thống bỏo cỏo tài chớnh theo đỳng quy định của bộ Tài Chớnh ban hành. Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng nhiều bỏo cỏo quản trị để phục vụ cho việc quản trị cụng tốt nhất, hiệu quả nhất, phõn tớch để biết được điểm mạnh, điểm yếu để đầu tư, cải cỏch cho hợp lý và hiệu quả.
3.1.3. Cụng tỏc kế toỏn lưu chuyển hàng húa tại cụng ty
Là một cụng ty thương mại, lưu chuyển hàng húa xuyờn suốt quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của cụng ty, nú bao gồm từ khõu mua hàng đến khõu tiờu thụ. Quản lý quỏ trỡnh lưu chuyển hàng húa hiệu quả, thụng suốt là nền tảng của sự thành cụng của cụng ty. Để quỏ trỡnh này diễn ra thụng xuốt thỡ cụng tỏc kế toỏn quỏ trỡnh lưu chuyển hàng húa phải thật sự hiệu quả, cú thể theo dừi sỏt việc mua bỏn hàng húa và cú những phõn tớch sỏt thực, sỏng tạo để cụng ty cú thể hoạt động hiệu quả nhất, mang lại lợi nhuận cao nhất. Nghiờn cứu về kế toỏn lưu chuyển hàng húa của cụng ty em thấy được những mặt ưu điểm của cụng tỏc kế toỏn về quỏ trỡnh này, bờn cạnh đú là một số hạn chế mà cụng ty mắc phải.
3.1.3.1. Ưu điểm
Cú được kết quả hoạt động kinh doanh khỏ tốt, quản lý một hệ thống cỏc cụng ty con, cỏc chi nhỏnh rộng khắp trờn cả nước được tốt và hiệu quả như
vậy một phần là do cụng ty đó cú hệ thống kế toỏn núi chung và kế toỏn lưu chuyển hàng húa núi riờng khỏ tốt, luụn theo dừi một cỏch chặt chẽ hoạt động lưu chuyển hàng húa của cụng ty.
Về hệ thống tài khoản
Cụng ty đó phõn hàng húa cụng ty thành nhiều nhúm và chi tiết TK 156 theo cỏc nhúm mặt hàng kinh doanh, rồi theo cỏc mặt hàng kinh doanh trong nhúm do đú theo dừi được việc nhập và tiờu thụ từng mặt hàng cụ thể. Đặc biệt cụng ty rất sỏng tạo khi chi tiết tài khoản hàng húa của mỗi mặt hàng theo giỏ hạch toỏn và chờnh lệch giữa giỏ hạch toỏn và giỏ thực tế. Vừa theo dừi được giỏ hạch toỏn của hàng húa vừa xỏc định được chờnh lệch giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn của hàng húa mà vẫn đảm bảo giỏ nhập hàng theo đỳng giỏ mua. Đõy là một kỹ sảo khỏ hay của kế toỏn cụng ty, cuối kỳ việc phõn bổ chờnh lệch giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn của cụng ty cũng dẽ dàng hơn, chỉ cần số tổng cộng của tài khoản chờnh lệch giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn, khụng cần phải tỡnh toỏn thờm. Cũn việc theo dừi hàng mua vào và bỏn ra tại cụng ty theo giỏ hạch toỏn cựng trờn một tài khoản hàng húa là giỏ hạch toỏn sẽ rất tiện lợi.
Ngoài ra, cụng ty cũn mở chi tiết theo mặt hàng cỏc tài khoản giỏ vốn, doanh thu, và hàng mua đang đi đường. Mở tài khoản chi tiết theo khỏch hàng cho tài khoản cụng nợ…
Về phương phỏp hạch toỏn Hạch toỏn mua hàng
Cụng ty mua hàng theo hai nguồn là trong nước và nước ngoài, việc vận chuyển hàng thường theo đường biển. Mua hàng trong nước thời gian vận chuyển khụng dài nhưng mua hàng từ nước ngoài thỡ thời gian vận chuyển tựy theo khu vực địa lý cú những chuyến hàng vận chuyển đến lăm ngày, mà cụng ty mua hàng từ nước ngoài là chủ yếu. Do đú cụng ty sử dụng tài khoản
hàng mua đang đi đường như một tài khoản trung gian trong kỳ. Hàng mua của cụng ty khi cú húa đơn về đều hạch toỏn vào tài khoản hàng mua đang đi đường theo giỏ thực tế phỏt sinh. Khi hàng về nhập kho trong kỳ kế toỏn tiến hành chuyển từ tài khoản hàng mua đang đi đường về tài khoản hàng húa, chuyển về cả tài khoản giỏ hạch toỏn và chờnh lệch giỏ hạch toỏn và giỏ thực tế. Tài khoản hàng mua đang đi đường dư cuối kỳ là giỏ trị hàng húa cuối kỳ chưa về nhập kho. Đõy là một kỹ sảo khỏ sỏng tạo của cụng ty nhằm theo dừi một cỏch chặt chẽ nhất việc mua hàng húa tại cụng ty, vừa quản lý được lượng hàng mua lại vừa phản ỏnh đỳng giỏ trị hàng mua khi về nhập kho, mà cuối thỏng tài khoản hàng mua đang đi đường vẫn cú số dư đỳng theo quy định.
Hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp thẻ song song
Chọn phương phỏp hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho theo phương phỏp thẻ song song là một lựa chọn sỏng suốt của cụng ty. Hạch toỏn theo phương phỏp này đơn giản trong khõu ghi chộp, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phỏt hiện sai sút đồng thời cung cấp thụng tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyờn vật liệu kịp thời, chớnh xỏc. Rất thớch hợp với cụng ty khi cụng ty sử dụng kế toỏn mỏy và cụng ty cú khụng nhiều danh điểm hàng húa.
Hạch toỏn giỏ vốn hàng tồn kho
Do giỏ cả hàng húa của cụng ty khụng ổn định, thường xuyờn biến động, cỏc nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xuyờn cụng ty hạch toỏn giỏ vốn hàng tồn kho theo giỏ hạch toỏn là rất hợp lý. Vừa giảm bớt khối lượng cho cụng tỏc kế toỏn, vừa thuận tiện cho việc theo dừi hàng húa nhập xuất tồn vỡ cựng theo giỏ hạch toỏn vỡ cụng ty mở chi tiết hàng húa theo giỏ hạch toỏn và chờnh lệch giữa giỏ hạch toỏn và giỏ thực tế nờn việc theo dừi càng thuận tiện cả về số lượng lẫn giỏ trị, và việc phõn bổ chờnh lệch cuối kỳ cũng khụng mấy khú khăn.
Hạch toỏn ngoại tệ
Là cụng ty mua hàng chủ yếu từ nước ngoài nờn cú những nghiệp vụ liờn quan đến ngoại tệ phỏt sinh. Nhưng cụng ty thường mua hàng với khối lượng lớn theo từng đơn hàng do đú cỏc nghiệp vụ liờn quan đến ngoại tệ cú giỏ trị lớn nhưng khụng thường xuyờn nờn hạch toỏn ngoại tệ theo giỏ hạch toỏn khỏ hợp lý, vừa phản ỏnh chớnh xỏc tỷ giỏ ngày mà cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh để cú thể phản ỏnh cỏc nghiệp vụ một cỏch sỏt thực nhất, vừa khụng quỏ khú khăn cho kế toỏn vỡ cỏc nghiệp vụ này sảy ra khụng nhiều.
Hạch toỏn giỏ nhập mua hàng húa
Cụng ty đó mua hàng theo giỏ khỏ hợp lý, phự hợp với mỗi hỡnh thức nhập mua hàng. Mua hàng từ nước ngoài cụng ty thường mua với giỏ CFR, FOB hai giỏ này đều khụng bao gồm phớ bảo hiểm. Vỡ gas là hàng húa đăc biệt, dẽ hao hụt, mất mỏt và đặc biệt là dẽ chỏy nổ nờn cụng ty mua bảo hiểm cho hàng húa tại Việt Nam là hợp lý, để tiện cho việc giải quyết bảo hiểm khi cú sự cố xảy ra. Hơn nữa, ngành hàng hải ở Việt Nam ngày càng phỏt triển, cỏc cụng ty vận chuyển bằng đường biển khỏ nhiều và cũng cú chất lượng khỏ cao, cụng ty sử dụng giỏ FOB để cụng ty tự chịu trỏch nhiệm vận chuyển là hợp lý vừa tiết kiệm chi phớ, vừa chủ động trong việc vận chuyển và cũng khỏ an toàn.
Mua hàng nhập nội, cụng ty thường mua theo giỏ CIF vỡ cước vận chuyển đều tại Việt Nam nờn giỏ cả như nhau, hơn nữa cụng ty bảo hiểm cũng ở tại Việt Nam nờn vẫn dễ cho việc giải quyết, bồi thường cho những rủi ro đỏng tiếc xay ra, và cụng ty lại khụng phải quan tõm đến việc vận chuyển và thuờ bảo hiểm, làm hạn chế cụng việc cho cụng ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cỏch tớnh giỏ mua hàng húa cũng khỏ hợp lý, tuõn thủ theo quy định quốc tế để tớnh giỏ mua hàng.
Cụng ty xõy dựng nhiều loại giỏ bỏn gas tương ứng với mỗi hỡnh thức bỏn, mỗi hỡnh thức bỏn lại ỏp dụng cho một số kờnh phõn phối khỏc nhau. Xõy dựng giỏ bỏn như vậy là hợp lý để cú thể cung cấp cho khỏch hàng tốt nhất, giỏ cả phải chăng nhất và phự hợp với chi phớ mà cụng ty bỏ ra. Phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh của cụng ty mà cụng ty xõy dựng mức giỏ cho phự hợp để phỏt triển kờnh phõn phối mang lại hiệu quả và lợi nhuận cao nhất cho cụng ty.
3.1.3.2. Hạn chế
Bờn cạnh những ưu điểm mà cụng ty đó đạt được thỡ cũng tồn tại một số