II. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ
2. Quy trình bán hàng
Quy trình bán hàng tại Công ty
- Yêu cầu khách hàng: Tất cả những yêu cầu khách hàng chỉ đến Công ty qua Fax, công văn, điện thoại, giao dịch trực tiếp. Người tiếp nhận chỉ yêu cầu khách hàng về bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng. Các bộ phận phụ trách sẽ ghi các thông tin vào sổ nhận yêu cầu khách hàng. Riêng với mặt hàng xe máy nếu khách hàng là đại lý đã được phê duyệt thì các yêu cầu mua xe không cần ghi sổ người yêu cầu mà thực hiện bán theo mục (Với mặt hàng xe máy) Phòng kế hoạch KD Đàm phán Yêu cầu KH Nhận yêu cầu Sản xuất lắp ráp Giao h ngà Ký hợp đồng Mua Bán thẳng
Thanh toán thanh lý
+ +
Biểu số 14
SỔ NHẬN YÊU CẦU KHÁCH HÀNG
Ngày Fax, người liên hệKH, địa chỉ, Tel, ND yêu cầu
Người nhận yêu cầu Kết quả xem xét Người xem xét Thực hiện
- Xem xét yêu cầu khách hàng: Trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng (và người được uỷ quyền) xem xét yêu cầu của khách hàng. Việc xem xét thông qua so sánh những yêu cầu khách hàng với khả năng sản xuất củ Công ty và lượng hàng tồn kho. Người xem xét ghi kết quả xem xét và ký nhận vào sổ kết quả xem xét xảy ra 2 trường hợp .
+ Nếu khả năng của Công ty không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng liên hệ với khách hàng theo các bước.
+, Nếu khách hàng mua xe máy là các đại lý đã được Giám đốc phê duyệt, giá bán áp dụng cho khách hàng theo quyết định hiện hành của Công ty khách hàng nộp đủ 100% tiền vào quỹ và nhận phiếu thu đưa đến, bộ phận bán hàng viết phiếu xuất kho trình trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng tổ chức kế toán Giám đốc và phó giám đốc Công ty phê duyệt, sau đó trả khách hàng 2 liên để đi nhận hàng. Các đại lý được hưởng chế độ khuyến mãi theo đúng quyết định hiện hành của Công ty. Hợp đồng được lập khi đại lý lấy đủ số lượng xe để khuyến mãi.
+, Nếu khách hàng mua xe máy không thuộc danh sách đại lý của Công ty phải làm đơn đăng ký làm đại lý. Việc xem xét tuyển đại lý thực hiện theo quyết định quản lý QĐ - KD - 08.
+, Đối với các mặt hàng khác. trưởng bộ phận kinh doanh mặt hàng tiến hành đàm phán với khách hàng trình giám đốc xem xét để ký kết hợp đồng. Các hợp đồng mua bán áp dụng theo kiểu mẫu BM-KD-18.
- Mua hàng: Trường hợp khách hàng đặt sản phẩm mà Công ty không có sẵn trong kho và không đủ về số lượng. Trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng chưa thực hiện việc mua vật tư sản phẩm theo quy trình mua vật tư (QĐ-07). Và viết lệnh sản xuất cho xí nghiệp lắp ráp để thực hiện sản xuất (QĐ-KD - 04).
- Giao hàng: Đến thời hạn giao hàng, theo HĐ bán hàng đã ký kết, tiến hành giao hàng cho khách hàng. Bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng có trách nhiệm viết lệnh giao hàng (phiếu xuất kho) trình giám đốc và phó giám đốc ký duyệt. Sau đó giao 1/2 liên cho khách hàng xuống kho nhận hàng. Sau mỗi đợt giao hàng bộ phận bán hàng ghi kết quả thực hiện vào sổ theo dõi bán hàng (MB-KD-17).
Biểu số 15:
SỔ THEO DÕI BÁN HÀNG
Tên khách hàng
TT NT Phiếu xuất Loại xe Hợp đồng số
Giao hàng JL 100 JL 100 JL 110
- Thanh toán và thanh lý hợp đồng:
Căn cứ vào hợp đồng và số lượng đã giao và biên bán thanh lý kho khách hàng, phòng tổ chức kế toán Công ty xuất hoá đơn yêu cầu khách hàng thanh toán việc thanh toán được thực hiện theo 2 quyết định: QĐ - TV - 03 và QĐ - TV - 04.
Vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng bộ phận bán hàng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm báo cáo lên giám đốc Công ty số lượng xe xuất bán cho các đại lý theo BM.