IV. Tổ chức hạch toán chi phí
1Đối tợng tập hợp chi phí
Do đặc thù của ngành kinh doanh dịch vụ, theo qui định của công ty, xí nghiệp phải mở sổ sách đầy đủ theo dõi thạt đầy đủ số lao động đã bay sang các nớc. Từng nớc riêng, cụ thể theo dõi và tập hợp đầy đủ số liệu.
Nh vậy, việc hạch toán chi phí đợc tập hợp theo từng nớc và theo từng chuyến bay cụ thể.
2.Sơ đồ tập hợp chi phí
K/c chi phí K/c doanh thu
QLDN K/c chi phí 44 TK627 TK642 TK911 TK511 TK 421
SXC
K/c lỗ
K/c lãi
Ví dụ: theo báo cáo kết quả kinh doanh 9 tháng đầu 2001
Doanh thu trong kỳ:
Nợ TK 511 6.433.713.245 Nợ TK 511 (Co et) 980.313.215 Nợ TK 511 (Hàn Quốc) 5.453.400.030 Có TK 911 6.433.713.245 Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 5.249.434.047 Có TK 627 4.315.340.035 Có TK 642 934.094.012 Hoạt động kinh doanh có lãi, kết chuyển lãi:
Nợ TK 911 1.175.297.195
Có TK 421 1.175.297.195
3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng:
Theo hình thức kế toán áp dụng tại Công ty, các loại sổ kế toán đợc sử dụng bao gồm: Hệ thống sổ kế toán tổng hợp (gồm Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái); và hệ thống sổ kế toán chi tiết (đợc mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách cụ thể theo yêu cầu quản lý của Công ty).
Hệ thống báo cáo kế toán:
Các báo cáo kế toán đợc áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính theo các biểu mẫu: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN); Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN); Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN).
Chơng 3
Hoàn thiện hạch toán
chi phí kinh doanh tại Công ty .
Theo quy luật tự nhiên, một doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải có sự quản lý và tất yếu sẽ phát sinh chi phí. Có thể nói sự hoạt động của doanh nghiệp luôn gắn với chi phí, nó chỉ khác nhau là lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp phụ thuộc vào quy mô, loại hình, ngành nghề kinh doanh, khả… năng quản lý Chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai… chỉ tiêu vô cùng quan trọng trong Báo cáo kết quả kinh doanh, nó trực tiếp thể hiện khả năng quản lý của doanh nghiệp cũng nh hiệu quả hoạt động của 46
doanh nghiệp. Đồng thời, nó ảnh hởng trực tiếp đến chỉ tiêu lãi ròng, do đó tác động trực tiếp và gián tiếp đến quyết định của những ngời quan tâm. Theo tâm lý chung, bất kỳ một đối tợng nào quan tâm đến một doanh nghiệp đều chú ý đầu tiên đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Các nhà quan tâm dựa vào sự phân tích Báo cáo Kết quả kinh doanh để đa ra quyết định của mình. Bởi vậy, yêu cầu đặt ra là Báo cáo Kết quả kinh doanh phải đợc lập một cách chính xác, phản ánh đúng tình hình kinh doanh của đơn vị. Để thực hiện đợc điều này thì vấn đề mấu chốt là đơn vị phải quản lý đợc chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp và hạch toán hợp lý, đúng đắn, chính xác.
Hiện nay, khi xu thế toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ, các nớc giao l- u kinh tế với nhau ngày càng đợc mở rộng, đặc biệt vào năm 2006 chúng ta gia nhập AFTA thì sự cạnh tranh trong nền kinh tế sẽ trở nên vô cùng gay gắt. Hơn nữa, Nhà nớc sẽ dần xoá bỏ sự u đãi và quốc hữu hoá đối với các doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả. Do đó, một trong những vấn đề có tác động mạnh mẽ tới quyết định kinh doanh của các doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại trên thơng trờng của doanh nghiệp là việc hoàn thiện kế toán, hoàn thiện hạch toán tất cả các phần hành nói chung, hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng để cung cấp thông tin kế toán một cách chính xác cho việc ra quyết định kinh doanh kịp thời, nâng cao hiệu quả kinh doanh và quản lý tài chính là vô cùng cần thiết.
1.Thực tế kế toán chi phí kinh doanh tại doanh nghiệp:
1.1 Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ về chi phí kinh doanh của công ty bao gồm chng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. Chứng từ bên trong bao gồm các phiếu chi, bảng thanh toán lơng của đơn vị, Chứng từ bên ngoài gồm hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, tờ khai thuế, giấy báo nợ ...Các chứng từ đợc lập từ các bộ phận có liên quan trrong toàn công tyvà ngoài công ty. Khi có các ngiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc phạm vi chi phí kinh doanh. Tại bộ phận kế toán văn phòngcông ty cũng nh các đơn vị trực thuộc. Hàng ngày nhân viên kế toán nhận đợc các chứng từ có liên quan đến chi phí 47
kinh doanh, họ tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tiến hành ghi sổ.Hàng tháng, phòng kế toán tập hợp và vào sổ sách của công ty, lập báo cáo quyết toán.
1.2 Ưu nhợc điểm của công tác kế toán tại công ty: 1.2.1 Ưu điểm:
Phòng tài vụ của công ty đã có sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, phân xởng trong công ty để đảm bảo công tác hạch toán nói chung, công tác kế toán chi phí kinh doanh nói riêng và từ đó xác định lợi nhuận với độ chính xác cao.
Công ty luôn thực hiện đúng các chính sách, chế độ kế toán do nhà n- ớc ban hành :
Về chứng từ: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành trong công ty đều lập các chng từ hoặc có chứng từ để phán ánh. Các chứng từ này đợc lập theo mẫu qui định, chế độ kế toán và đợc tổ chức luân chuyển đến các bộ phận liên quan một cách khoa học. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về tài khoản: sử dụng tài khoản ban hành theo QĐ 1141-TC/CĐKT Về sổ: Phòng tài vụ công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ hợp lý. Trong tháng có nhiều nghiệp vụ phát sinh tiến hành ghi kịp thời vào chứng từ ghi sổ giúp kế toán bớt phần việc hàng ngày. Vì vậy doanh nghiệp bớt đi việc đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi thẳng vào sổ cái tài khoản.
Về báo cáo: ngoài các báo cáo tài chính đợc lập cuối năm theo qui định, phòng tài vụ còn lập rất nhiều loại báo cáo mang tính chất nội bộ theo tháng, quí, năm phục vụ yêu cầu quản lý.
1.2.2 Nhợc điểm:
Việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán còn rất hạn chế , hầu hết các công việc từ ghi chép, tổng hợp, phân tích đều do nhân viên kế toán tự làm. Cả phòng chỉ có duy nhất một máy, nhiều khi phải chờ đợi nhau và trực tiếp làm tăng thời gian chết, giảm hiệu quả công tác.
Việc quản lý chi phí cha thật chặt chẽ, gây lãng phí khá lớn. Công tác phân bổ và tính chi phí cha đợc phân bổ qui định cụ thể và có nhiều bất hợp lý nh: không trích trớc tiền lơng, chi phí hao hụt, sửa chữa lớn tài sản cố định.
Việc hạch toán chi phí tiền lơng nhân viên cha thống nhất và chặt chẽ, mức trích quĩ khen thởng và sử dụng còn cha hợp lý.
2. Yêu cầu thực hiện:
Với những kiến thức đã học đợc ở trờng cũng nh việc tiếp cận công tác hạch toán tại Công ty, em mạnh rạn đa ra một số đề xuất nhỏ nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí.
Yêu cầu hạch toán:
Phải xác định đúng đắn nội dung chi phí kinh doanh: việc xác định nội dung chi phí kinh doanh phải dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn cụ thể là xác định nội dung nhằm xem xét phạm vi chi phí, xắp xếp các khoản chi phí theo nội dung, theo khoản mục sẽ thể hiện rõ nét hơn bản chất từng khoản chi phí. Tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà phân loại chi phí theo tiêu thức phù hợp.
Xác định phơng pháp hạch toán ban đầu: là khâu đầu tiên của công việc kế toán. Nó có vị trí quan trọng quyết định đến chất lợng công tác kế toán. Để thuận lợi cho việc ghi chép và lu trữ chứng từ thì phải cải tiến và hoàn thiện chứng từ kế toán:
Phải đảm bảo phản ánh đơn giản nội dung chứng từ kế toán và tiêu chuẩn hoá nhằm thống nhất mẫu chứng từ.
Hợp lý thủ tục nhập sử lý chứng từ Sử dụng đúng tài khoản.
Tổ chức hợp lý sổ sách kế toán: sổ kế toán là phơng tiện hạch toán, là căn cứ kiểm tra khi cần thiết.
Phải xây dựng các mẫu sổ cho phù hợp Mở đủ số lợng sổ kế toán chi tiết Ghi chép sổ, tập hợp chứng từ
Kết hợp ghi chép tổng hợp với ghi chép chi tiết trên cùng một loại sổ.