TNHH Xuân Lộc.
1. Tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Xuân Lộc:
Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trờng, Công ty Kim Khí Hồng Hà đáp áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn và bán lẻ, bán công trình.
Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty thờng dựa vào các HĐKT đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, Số TK, chủng loại hàng, số lợng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng. Thời hạn thanh toán. Bên bán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán.
Hiện nay, trong kinh doanh công ty cũng luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của Công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật, do đó, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mau và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty.
Để phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, công ty Xuân Lộc sử dụng một số tài khoản nh sau:
TK 511: Doanh thu bán hàng
TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ TK 521: Chiết khấu bán hàng TK 531: Hàng bán bị trả lại TK 532: Giảm giá hàng bán TK 632: Giá vốn hàng bán TK 111: Tiền mặt TK 112: TGNH
TK 133: Thuế GTGT đầu vào TK 3331: Thuế GTGT đầu ra TK 156: Hàng hoá
TK 1561: Giá mua của hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá.
Việc tiêu thụ hàng hóa của Công ty có nhiều phơng thức thanh toán khác nhau.
2. Các ph ơng thức thanh toán tiền hàng:
Hiện nay Công ty TNHH Xuân Lộc áp dụng các hinh thức thanh toán chủ yếu: - Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này, hàng hoá đợc tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đó nh tiền mặt, séc, ngân phiếu...
- Hình thức bán hàng cha đợc thu tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhng cha thanh toán tiền.
- Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký: Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán tiền theo Hợp đồng đã ký với Công ty, áp dụng chủ yếu cho các công trình lớn.
- Hình thức hàng đổi hàng: Khi đổi hàng đợc tiến hành thanh toán bù trừ. Hình thức này chiếm tỷ trọng nhỏ trong doanh thu của Công ty.
3. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xuân Lộc:
Các trờng hợp đợc coi là tiêu thụ:
Căn cứ vào Hợp đông đã ký kết, đến thời điểm giao hàng đã ghi trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Công ty chuẩn bị hàng để giao hàng cho khách. Chứng từ giao hàng là hoá đơn (GTGT) (Biểu số 4). Hoá đơn do kế toán lập làm 03 liên sau đó chuyển đến kế toán trởng và thủ trởng ký duyệt.
Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 333.1
Ví dụ: Hoá đơn (GTGT) số 42315 ngày 19/5/2006 xuất bán hàng cho chị Hà - Công ty Hà Minh thép φ6 + φ8. Số lợng: 41.000 kg thu đợc số tiền 180.400.000 đ, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 180.400.000 Có TK 511: 164.000.000 Có TK 333.1: 16.400.000
Ngày 20/5/2005 theo Hoá đơn (GTGT) số 41316 xuất bán thép φ18LD cho Công ty xây dựng 34, Công ty thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi:
Nợ TK 112: 45.091.090 Có TK 511: 40.991.900 Có TK 333.1: 4.099.190
- Xuất kho hàng hoá cho khách hàng theo HĐKT đã ký kết, kế toán phản ánh số doanh thu cha thu đợc tiền nh sau:
Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 333.1
Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112
Có TK 131
Ví dụ: Theo Hoá đơn (GTGT) số 41292 ngày 3/5/2006 xuất bán cho anh Vang - Công ty Licogi 19: 105.889,2 kg thép φ13 ữ φ25. Số tiền bán hàng ghi trên hoá đơn: 508.267.417
Kế toán phản ánh số doanh thu cha thanh toán theo bút toán: Nợ TK 131: 508.267.417
Có TK 511: 462.061.289 Có TK 333.1: 46.206.128
Đồng thời với việc phản ánh doanh thu kế toán sẽ tiến hành phản ánh giá vốn theo định khoản:
Nợ TK 632 Có TK 156
Ví dụ: Cuối tháng kế toán tổng hợp đợc trị giá vốn của toàn bộ số hàng hoá xuất kho trong tháng 5/2006, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 5.009.191.040 Có TK 1561: 5.009.191.040
Tổng hợp đợc chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho số lợng hàng hoá xuất bán tháng 5/2006: Nợ TK 632: 86.601.700 Có TK 1562: 86.6014.700 Biểu số 14: Sổ cái TK 632 (tháng 5/2006) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/5 Giá vốn hàng hoá 1561 5.009.191.040 31/5 Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho số hàng hoá
tiêu thụ 1562 86.601.700
31/5 Kết chuyển sang xác định kết quả kinh doanh 911 5.095.792.740
Cộng 5.095.792.740 5.095.792.740
4. Kế toán giảm giá hàng hoá:
Trong nhiều trờng hợp vì có những khách mua hàng với khối lợng lớn, tính theo một tỉ lệ nào đó trên giá bán, Công ty thực hiện việc bớt giá cho ngời mua ngay sau lần mua hàng. Kế toán phản ánh số tiền giảm giá theo định khoản:
Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 532
Có TK 111, 112
Nợ TK 532 Có TK 131
Cuối tháng kế toán chuyển giảm giá hàng bán theo định khoản: Nợ TK 511
Có TK 532
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 50 ngày 28/5/2006 về số tiền giảm giá hàng bán cho chị Hà là: 1.800.000, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 532: 1.800.000 Có TK 111: 1.800.000
Cuối tháng kết chuyển giảm giá hàng bán, ghi: Nợ TK 511: 1.800.000
Có TK 532: 1.800.000
Công ty không có chiết khấu bán hàng và hàng bán bị trả lại.
* Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiêu thụ hàng hoá, Công ty Xuân Lộc đã sử dụng các loại sổ sách khác nhau để theo dõi, quản lý việc tiêu thụ hàng hoá nh:
- Báo cáo bán hàng - Sổ theo dõi tiêu thụ
- Phiếu nộp tiền, phiếu thu, phiếu chi - Sổ chi tiết TK 131
- Bảng kê số 11 - Sổ cái TK 511, 632
* Số chi tiết tiêu thụ: (Biểu số 15)
- Cơ sở lập sổ chi tiết tiêu thụ: Căn cứ vào các chứng từ hoá đơn (GTGT). - Phơng pháp lập:
+ Cột hoá đơn ngày: Ghi theo số thứ tự theo hoá đơn, ngày ghi trên hoá đơn. + Cột họ tên khách hàng: Ghi tên của từng khách hàng tơng ứng với từng hoá đơn. + Cột hàng hoá: Đợc chia làm 3 phần theo tiêu thức số lợng, đơn giá thành tiền. + Cột TK 511: Ghi số tiền thanh toán trên từng hoá đơn.
+ Cột TK 111: Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì ghi vào cột này tơng ứng với số tiền đã trả.
+ Cột TK 131: Ghi số tiền khách hàng cha thanh toán. + Cột TK 112: Ghi số tiền khách hàng trả bằng TGNH.
* Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý chặt chẽ việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng.
- Trờng hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt kế toán lập phiếu thu tiền mặt:
Biểu số 16:
Đơn vị: Công ty Xuân Lộc Phiếu thu
Ngày 20 tháng 5 năm 2006
Quyển số: 08 Số: 432
Nợ: 111
Có: 511 + 3331 Họ tên ngời nộp tiền: Chị Hà
Địa chỉ: Công ty TNHH Hà Minh
Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng theo hoá đơn số 41315 ngày 19/5/2006 Số tiền: 180.400.000 (Bằng chữ) Một trăm tám mơi triệu bốn trăm ngàn đồng. Kèm theo:... Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ)...
Thủ trởng Kế toán trởng Ngời lập phiếu Ngời nộp Thủ quỹ
- Từ phiếu thu, kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 180.400.000
Có TK 511 : 164.000.000 Có TK 3331: 16.400.000
B4iểu số 17:
Bảng kê số 1
STT Ngày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK Số d
cuối ngày 112 511 3331 311 .... Cộng nợ TK 111 1 1/5 51.787.270 5.178.727 56.965.997 2 7/5 255.100.000 25.510.000 280.610.000 43 20/5 164.000.000 16.400.000 180.400.000 4 21/5 350.000.000 350.000.000 5 29/5 253.850.000 25.385.000 300.000.00 0 579.235.000 .... .... .... ... .... Cộng 443.530.000 2.243.881.780 224.388.178 300.000.00 0 ... ....
- Trờng hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH, kế toán vào Bảng kê số 2.
Biểu số 18:
Bảng kê số 2
STT Ngày Ghi Nợ TK 112, ghi Có các TK Số d
cuối ngày 111 511 3331 131 .... Cộng nợ TK 112 1 3/5 20.000.000 2.000.000 22.000.000 2 9/5 45.091.419 4.509.141 49.600.560 3 20/5 200.000.000 40.991.900 4.099.190 245.091.090 4 21/5 140.000.000 67.285.000 207.285.000 5 24/5 569.807.93 0 569.807.930 ... .... .... .... ... .... Cộng 470.000.000 458.207.419 45.820.741 647.092.93 0 ... ....
- Trờng hợp khách hàng ký nhận nợ, kế toán sẽ mở chi tiết công nợ TK 131 theo từng khách hàng để theo dõi.
Để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, Công ty mở sổ theo dõi chi tiết TK 131 để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng nh sau:
- Cơ sở số liệu: Căn cứ vào chứng từ hoá đơn (GTGT) các hợp đồng kinh tế. - Phơng pháp lập: Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng có quan hệ thờng xuyên với Công ty, kế toán mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ. Đối với những khách hàng có quan hệ không thờng xuyên với Công ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển sổ.
+ Cột số liệu, ngày tháng: Ghi số hoá đơn và ngày tháng xuất. + Cột diễn giải: Ghi tên, số lợng đơn giá từng chủng loại hàng.
+ Cột TK đối ứng: Ghi phần đối ứng với nợ TK 131, có TK liên quan. + Cột số phát sinh:
Phát sinh nợ: Căn cứ vào sổ theo dõi tiêu thụ, kế toán tập hợp số tiền của khách hàng ghi vào cột tơng ứng cho thích hợp.
Phát sinh có: Căn cứ vào số tiền khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt, TGNH, vật t hàng hoá... để ghi.
+ Cột số d:
Số d nợ: Bằng d nợ đầu kỳ + phát sinh nợ trong kỳ - phát sinh có trong kỳ. Số d có: Bằng số d có đầu kỳ + phát sinh có trong kỳ - phát sinh nợ trong kỳ.
Biểu số 19:
Tên đơn vị: công ty Licogi 19
Chi tiết công nợ TK 131
Tháng 5/2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số d SH NT Nợ Có Nợ Có D đầu kỳ 1.064.724.068 41291 2/5 Thép φ25 511 89.041.170 Thuế 3331 8.904.117 41292 3/5 Thép φ13 ữφ25 511 462.061.289 Thuế 3331 46.206.128 41298 5/5 Thép φ13 ữφ19 511 147.656.511 Thuế 3331 14.765.651 24/5 Thanh toán 112 569.807.930 Cộng 768.634.866 569.807.930 1.263.551.004 D đầu tháng: 1.064.724.068
D cuối tháng: 1.263.551.004
Cuối tháng kế toán tổng hợp từ sổ chi tiết công nợ ghi vào bảng kê số 11. * Bảng kê số 11 (Biểu số 20):
- Cơ sở dữ liệu: Cuối tháng kế toán tổng hợp từ sổ chi tiết TK 131 để ghi vào bảng kê số 11. Bảng kê số 11 phản ánh số phát sinh bên nợ, bên có TK đối ứng có hoặc nợ các TK liên quan.
- Phơng pháp lập:
+ Cột tên và địa chỉ ngời mua: Kế toán lấy tên và địa chỉ từ các sổ chi tiết TK 131. + Phần d đầu tháng: Lấy phần d cuối tháng trớc của bảng kê số 11 chuyển sang. + Phần ghi nợ TK 131, ghi có các TK
+ Phần số d cuối tháng.
Kế toán đều tiến hành cộng từ sổ chi tiết TK 131 của từng khách hàng t ơng ứng để chuyển sang. * Sổ cái TK 511: Biểu số 21: Sổ cái TK 511 (tháng 5/2006) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Doanh thu bán hàng bằng TM 111 2.243.881.780 Doanh thu bán hàng bằng TGNH 112 458.207.419 Doanh thu khách cha thanh toán 131 2.455.825.211 Kết chuyển giảm giá hàng bán 532 1.800.000
Kết chuyển doanh thu sang xác
định kết quả kinh doanh 911 5.156.114.410
Cộng 5.157.914.410 5.157.914.410