II. Nội dung chuyên đề hạch toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
A. Lý luận chung
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đến với các doanh nghiệp là loại vốn rất cần thiết không thể thiếu đợc, đặc biệt trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý và tự chủ về tài chính thì vốn bằng tiền càng có vị trí quan trọng. Thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao. Vốn bằng tiền là một loại vốn có tính lu động nhah chóng vào mọi khâu của quá trình sản xuất. Trong điều kiện hiện nay doanh nghiệp càng phải có kế hoạch hoá cao việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng, không những đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà còn tiết kiệm đợc vốn lu động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần quay vòng nhanh của vốn lu động.
Vốn bằng tiền bao gồm: - Tiền mặt: TK 111
- Tiền gửi ngân hàng: TK 112 - Tiền đang chuyển: TK 113
Vốn bằng tiền là loại vốn đợc xác định có nhiều u điểm nhng đây cũng là lĩnh vực mà kế toán thờng mắc thiếu sót và để xảy ra tiêu cực cho nên cần phải tổ chức quản lý chặt chẽ và có hiệu quả loại vốn này.
1. Nguyên tắc về kế toán vốn bằng tiền các nghiệp vụ thanh toán, vay ngân hàng
* Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ:
- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định và chế độ quản lý, lu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nớc.
- Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại vốn bằng tiền của đơn vị hàng ngày.
- Kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng ngân hàng Việt nam.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại vốn bằng tiền, từng loại ngoại tệ.
* Hạch toán nguồn vốn tín dụng phải cần thuân thủ các nguyên tắc sau:
- Mọi khoản vay ngoại tệ phải đợc phản ánh theo nguyên tắc tiền tệ và đồng Việt Nam. Trờng hợp vay bằng vàng bạc, đá quý phải đợc phản ánh chi tiết theo từng loại về số lợng và giá trị.
- Mọi khoản vay phải đợc theo dõi chi tiết theo các hình thức vay, vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn hoặc các đối tợng khác. Trong từng hình thức vay phải theo dõi cho từng loại vay.
- Hạch toán các quan hệ kinh tế thuộc nghiệp vụ thanh toán phải chi tiết cho từng đối tợng có quan hệ tài chính vốn đơn vị. Đến cuối kỳ hạch toán phải tính số công nợ cho từng đối tợng.
- Kế toán có nhiệm vụ tổ chức ghi chép và theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả có biện pháp đôn đốc chi, trả và thu hồi kịp thời các khoản công nợ.
- Nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán và thu nộp ngân sách. Giải quyết dứt khoát công nợ dây da. Xử lý đúng đắn các khoản nợ không có khả năng đòi đợc hoặc không có ai đòi.
2. Quá trình hạch toán nghiệp vụ * Kế toán vốn bằng tiền và tiền vay
Vốn bằng tiền là một phần của vốn lu động và vốn khác bao gồm: Tiền mặt: TK 111
Tiền gửi ngân hàng: TK 112 Tiền đang chuyển: TK 113
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp thờng phát sinh các nghiệp vụ thanh toán giữa doanh nghiệp với các tổ chức, cá nhân, cung ứng vật t, hàng hoá, quan hệ kinh tế vốn ngân hàng và các đối tợng khác ngoài ngân hàng nh các tổ chức kinh tế quốc doanh và tập thể các khoản tiền vay và thanh toán tiền vay. Tất cả các quan hệ thanh toán nói trên đều thực hiện chủ yếu bằng tiền. Vốn bằng tiền của đơn vị nói chung đều đợc gửi tập trung ở ngân hàng, một phần nhỏ để lại ở đơn vị phục vụ các chi tiêu phát sinh trong quản lý sản xuất kinh doanh. Tiền mặt của công ty đợc tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ thu- chi tiền mặt đều căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ chứng minh tất cả các khoản thu- chi ngân phiếu, tiền mặt đều phản ánh vào tài khoản 111.
Nợ TK 111 Có Các khoản thu về tiền
mặt, chứng từ tín phiếu có giá trị vàng, bạc, đá quý
Các khoản chi về tiền mặt, chứng từ tín phiếu có giá trị vàng, bạc, đá quý
Số dư: Phản ánh số tiền hiện có của doanh nghiệp (đầu) hoặc cuối kỳ.
quá trình hạch toán TK 111 theo hình thức NKCT
Hàng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào các chứng từ thu- chi tiền mặt để lên sổ quỹ tiền mặt (kiêm báo cáo quỹ) kế toán tiền mặt làm nhiệm vụ:
- Kiểm tra sổ quỹ về cách ghi và số d
- Phân loại chứng từ có TK 111, nợ các TK liên quan để ghi vào nhật ký chứng từ số 1. Đối ứng nợ TK 111 có các TK liên quan ghi vào bảng kê số 1. Trên bảng kê số 1 phản ánh số d cuối tháng của bảng này tháng trớc bằng số d đầu tháng của bảng trong tháng này.
Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ số 1 và bảng kê số 1 để đối chiếu với các NKCT và các bảng kê có liên quan.
Tiền gửi ngân hàng là một bộ phận chủ yếu của vốn bằng tiền mà doanh nghiệp ký gửi tại ngân hàng. Doanh nghiệp phải gửi tất cả vốn bằng tiền vào ngân hàng (ngoài số tiền để lại doanh nghiệp). Việc gửi rút hoặc trích để chi trả bằng tiền ngân hàng phải có chứng từ nộp, lĩnh hoặc có chứng từ thanh toán thích hợp với các thể thức thanh toán và phơng thức thanh toán không dùng tiền mặt đợc phản ánh vào TK 112. Tài khoản này phản ánh tình hình tăng giảm và còn lại của tất cả các khoản tiền của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng gồm tiền gửi về vốn lu động, tiền gửi về vốn đầu t xây dựng cơ bản, tiền gửi về các quỹ xí nghiệp và các khoản kinh phí khác.
Hàng ngày sau khi nhận đợc các bảng sao kê ngân hàng kèm theo các giấy báo nợ, báo có kế toán phải kiểm tra lại toàn bộ các chứng từ sau đó căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để định khoản trên các giấy báo nợ, có và các bảng sao kê. Đối với các tài khoản đối ứng có, có liên quan đến nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong bảng sao kê phải tiến hành phân loại và tổng hợp số liệu kết quả. Sau khi tổng hợp định khoản trên bảng sao kê đợc sử dụng để ghi vào NKCT số 2 và bảng kê số 2. Quá trình hạch toán TK 112 đợc phản ánh dới sơ đồ sau:
Chứng từ gốc Sổ quỹ Báo cáo kế toán Bảng kê số 1 Sổ cái TK 111 NKCT 1
Chứng từ gốc
Sổ cái Báo cáo
kế toán
NKCT số 2
Bảng kê số 2 Sổ chi tiết
Ngoài 2 tài khoản 111 và tài khoản 112 còn có tài khoản 113 tiền đang chuyển: Là khoản tiền đã xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp để chuyển vào ngân hàng nhng cha nhận đợc giấy báo có của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ đợc phản ánh vào NKCT số 3. ở Công ty TNHH Bình Minh không hạch toán TK vì thực tế việc luân chuyển chứng từ (tiền đi trên đờng) ảnh hởng không lớn đối với chu kỳ sản xuất nên bỏ qua.
Nguồn vốn tín dụng bao gồm
+ Vay ngắn hạn ngân hàng: TK 311, là loại tiền vay thời hạn không quá 9 tháng kể từ lúc nhận tiền vay đến lúc trả. Vay ngắn hạn ngân hàng nhằm mục đích mua vật t, thiết bị cho quá trình xây dựng cơ bản. Mức lãi tiền vay phải căn cứ vào các quy định của ngân hàng Nhà nớc. Mọi khoản vay ngân hàng phải đợc phản ánh riêng biệt các khoản vay khác nhau.
+ Vay đối tợng khác: TK 341
Phản ánh tình hình vay và trả nợ tiền vay giữa công ty với các đối tợng khác ngoài ngân hàng nh các tỏ chức kinh tế quốc doanh, tập thể và các cá nhân. Mức lãi tính theo sự thoả thuận.
TK 311 và TK 341 đều đợc ghi vào NKCT số 4. Quá trình hạch toán vốn bằng tiền và tiền vay theo hình thức NKCT đợc thể hiện theo sơ đồ sau:
* Kế toán các nghiệp vụ thanh toán
Loại tài khoản này phản ánh các nghiệp vụ trong hoạt động kinh tế, quan hệ kinh tế giữa công ty và Nhà nớc, với cấp trên, với bên ngoài, với các bộ phận và cá nhân trong nội bộ xí nghiệp.
Chứng từ gốc
Giấy báo nợ có của ngân hàng
Báo cáo quỹ Bảng sao kê
ngân hàng
NKCT
số 1 Bảng kê 1 NKCT số 2 Bảng kê 2 NKCT số 4 Sổ chi tiết
- Thanh toán với các tổ chức kinh tế và các đoàn thể xã hội.
- Thanh toán với Nhà nớc về các khoản nghĩa vụ phải nộp và các khoản đợc cấp trên cấp phát, trợ cấp.
- Thanh toán với nội bộ trong công ty về các khoản cấp phát, thu nộp, tiền chuyển tài sản, vốn, vật t.
- Thanh toán với cán bộ công nhân viên chức về tiền lơng, tiền thởng và bảo hiểm xã hội, các khoản phải thu phải trả.
trình tự chung ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT