- Thanh toỏn bằng L/C (tớn dụng chứng từ): thư tớn dụng là một sắc lệnh
CHỨNG TƯ GHI SỔ
3.2.2. Một số ý kiến đúng gúp nhằm hoàn thiện cụng tỏc mua bỏn và thanh toỏn tiền hàng
và thanh toỏn tiền hàng
Nhằm nõng cao hiệu quả quản lý núi chung và cụng tỏc hạch toỏn mua hàng và thanh toán tiền hàng núi riờng, Cụng ty TNHH thép Thành Đô cần phỏt huy những ưu điểm và tỡm ra các giải phỏp khắc phục những mặt hạn chế cũn tồn tại. Để gúp phần hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn mua hàng và thanh toán tiền hàng tại cụng ty, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau:
Ngày nay, cựng với sự phỏt triển của Khoa học và kĩ thuật,cỏc phương tiện quảng cỏo cũng đa dạng và thuận tiện hơn.Cụng ty cú thể quảng cỏo bằng cỏch lập một trang web riờng trờn mạng internet, sử dụng hai thứ tiếng: Anh và tiếng Việt .Đõy là một phương thức quảng bỏ hỡnh ảnh đơn giản và mạng lại hiệu quả, giỳp người cú nhu cầu cú thể tiếp cận được thụng tin về hàng hoỏ của cụng ty.
Về công tác luân chuyển chứng từ: Chứng từ ban đầu là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới phỏt sinh. Nú là cơ sở, căn cứ phỏp lý cho việc ghi chộp cỏc sổ kế toỏn. Chứng từ ban đầu cú hợp phỏp, hợp lý, chớnh xỏc thỡ mới quyết định tớnh chớnh xỏc hợp lý của cỏc bước cụng việc tiếp theo. Việc lập chứng từ ban đầu tại cụng ty đó tuõn theo cỏc nguyờn tắc chế độ kế toỏn đó đề ra, tuy nhiờn trong một số trường hợp ở khõu kế tiếp thỡ vẫn cũn những tồn tại: Vẫn cũn tỡnh trạng chứng từ ban đầu hạch toỏn ở thỏng này nhưng đó phỏt sinh ở thỏng trước, kế toỏn vẫn cú cỏch giải quyết được song khụng đảm bảo tớnh kịp thời của kế toỏn. Đặc biệt là đối với Cụng ty đang ỏp dụng một loại giỏ đú là giỏ thực tế, bởi vỡ giỏ cả ở từng thời kỳ khỏc nhau, biến động liờn tục do đú việc tập hợp chi phớ rất dễ thiếu chớnh xỏc, nguyờn nhõn do điều kiện đường xỏ xa xụi việc
mua bán diễn ra ở nhiều nơi khác nhau, do vậy mà gõy ra sự chậm trễ trong việc luõn chuyển chứng từ ban đầu. Để giải quyết vấn đề này, theo tôi phải bắt đầu từ:
- Phõn loại chứng từ: Cần phổ biến, hướng dẫn tổ chức phõn loại chứng từ một cỏch chặt chẽ.
- Định kỳ, phũng kế toán nờn chủ động cử nhân viên chuyờn trỏch xuống cỏc kho hoặc phối hợp với bộ phận kinh doanh để cập nhật chứng từ một cách chính xác và nhanh nhất để xử lý, phõn loại, thu nhận chứng từ nhằm giỳp cụng tỏc kế toỏn phản ỏnh, cung cấp thụng tin được kịp thời, trung thực và chớnh xỏc.
Trong quá trình mua hàng công ty cần phải đầy mạnh phần chiết khấu th- ơng mại hoặc giảm giá hàng mua khi mua một lợng hàng lớn, điều này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp giảm nhẹ chi phí, tăng đợc số lợng hàng mua.
Quá trình mua hàng và thanh toỏn tiền hàng cú thể xảy ra những trường hợp như:
Khi hàng mua về đơn vị tiến hành nhập kho thỡ khụng phải lỳc nào số hàng thực nhận cũng khớp với số hàng ghi ở trong hoỏ đơn bờn bỏn về số lượng, chất lượng, do đú gõy khú khăn trong việc thanh toỏn tiền mua hàng. Để khắc phục được những tỡnh trạng trờn đồng thời giỳp cho việc quản lý tiền hàng ở đơn vị được chặt chẽ và khớp thỡ kế toỏn nờn sử dụng thờm chứng từ “Biờn bản kiểm nhận nhập kho hàng hoỏ”.
Cụng ty TNHH Thộp Thành Đụ Số: … BIấN BẢN KIỂM NHẬN NHẬP KHO HÀNG HOÁ
Ngày … thỏng …. Năm ….
- Căn cứ vào chứng từ số … ngày … thỏng … năm …. - Của … - Ban kiểm nhận gồm: Phú phũng nghiệp vụ: Kế toỏn hàng hoỏ: Thủ kho: Người giao nhận: STT Tờn nhón hiệu quy cỏch phẩm chất HH Mó số Đơn vị tớnh Theo chứng từ giao nhận Thực tế
khi nhận Kết quả kiểm nhận Số lượng hàng thiếu Số lượng hàng thừa
PP nghiệp vụ Người giao hàng Kế toỏn Thủ kho
Biờn bản kiểm nhận nhập kho được lập thành ba bản: - 1 liờn thủ kho giữ.
- 1 liờn giao cho kế toỏn hàng hoỏ.
- 1 lờn gửi cho bờn bỏn kốm theo hoỏ đơn chứng từ liờn quan để bờn cung cấp giải quyết.
Để phản ỏnh kịp thời hàng mua cú sai sút, mất mỏt sẩy ra, kế toỏn sẽ phản ỏnh trờn TK 138 và TK 338.
TK 138(1): Tài sản thiếu chờ xử lý. Tk 338(1): Tài sản thừa chờ xử lý.
* Trỡnh tự hạch toỏn:
- Trường hợp phỏt sinh hàng thiếu:
+ Hàng thiếu chưa dừ nguyờn nhõn, kế toỏn ghi:
Nợ TK 138(1): Gia hàng mua chưa cú thuế.
Nợ TK 133: Thuế GTGT hàng mua.
Cú TK 111,112,331…: Giỏ thanh toỏn số hàng thiếu. + Khi xỏc định được nguyờn nhõn số hàng thiếu, kế toỏn ghi:
Nợ TK 156(2): Hao hụt tự nhiờn. Nợ 821: Chi phớ bất thường (do nguyờn nhõn
khỏch quan mà doanh nghiệp phải chịu tổn thất) Nợ TK 138(8): Bắt bồi thường.
Cú TK 138(1): Trị giỏ hàng thiếu.
Cú TK 133(1): Thuế GTGT của số hàng thiếu.
- Trường hợp mua hàng nhập kho phỏy hiện thừa, kế toỏn ghi: Nợ TK 002: Vật tư hàng hoỏ nhận giữ hộ, gia
Khi trả hàng thừa cho người bỏn, kế toỏn ghi:
Cú TK 002: Trị giỏ hàng thừa.
+ Khi phỏt hiện thừa nhưng chưa dừ nguyờn nhõn, kế toỏn ghi: Nợ TK 156(1): Trị giỏ hàng nhập kho.
Cú TK 338(1): Trị giỏ hàng thừa.
+ Khi doanh nghiệp quyết định mua lại số hàng thừa và thanh toỏn thờm cho bờn bỏn, kế toỏn ghi:
Nợ TK 156(1): Số hàng mua thực tế nhập kho.
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT của hàng nhập kho. Cú TM 111,112,331 …: Tổng giỏ thanh toỏn.
Đồng thời với việc theo dừi hàng thừa thiếu kế toỏn nờn lập bảng kờ theo dừi TK 1338(1) và TK 338(1).
Cơ sở ghi của hai bảng kờ này căn cứ vào biờn bản giao nhận hàng hoỏ, hai bảng kờ này được mở cho từng thỏng.
* Sơ đồ hạch toỏn
111,112,331 151,152,156 111,112,331
1331 1331
641331 331
BẢNG Kấ THEO DếI TÀI KHOẢN 1381( TK 3381)
Từ ngày … đến ngày …
STT Ngày chứng từSố Diễn giải đối ứngTK
Phỏt sinh Nợ Phỏt sinh Cú 1 2 3 4 5 6 7 Tổng cộng phỏt sinh:
Người lập biểu Kế toỏn trưởng
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờ
- Khi hàng hoỏ được vận chuyển đến kho của Cụng ty, cỏn bộ của cỏc đơn vị tiến hành kiểm tra hàng mua, đối chiếu với cỏc chứng từ, hoỏ đơn GTGT, hoỏ đơn bỏn hàng của bờn bỏn với hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bờn. Sau đú nếu phỏt sinh trường hợp cú số hàng mua thực tế nhập kho thừa hoặc thiếu so với hoỏ đơn của bờn bỏn thỡ cũng tiến hành lập “Biờn bản nhập kho hàng hoỏ”.
Trong biờn bản này cần ghi rừ từng trường hợp phỏt sinh khi kiểm nhận hàng mua, sau đú xem xột, tỡm ra nguyờn nhõn cụ thể của từng trường hợp để quy trỏch nhiệm vật chất cho bờn bỏn. Biờn bản này phải ghi rừ số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất của cỏc loại hàng hoỏ nhập kho.
PHỤ LỤC