II. Tình hình thực tế tổ chức hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty
1. Khái quát về vật liệu công cụ dụng cụ của Công ty
2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập-xuất kho vậ tt hàng hoá
Phòng điều độ vật t
(Cung ứng các loại vật t) Phòng kinh doanh
(Cung ứng các loại đ.cơ HH)
Các phân xởng Kho vật t hàng hoá Ngành quản lý kho
Phòng kế toán tài chính
Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất vật t
3.Tính giá vật liệu công cụ dụng cụ :
Giá vật liệu, công cụ dụng cụ là thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Do vậy việc tính giá vật liệu , công cụ dụng cụ nh sau:
3.1. Giá vật liệu, công cụ nhập kho:
-Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho:giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế , trong đó chi phí thu mua gồm: chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật t từ nơi mua về đơn vị. Phần lớn vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty mua về là do bên bán vận chuyển đến và tính chi phí vận chuyển vào đơn giá bình quân mà không bóc tách riêng. Vì thế khi vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho, kế toán có thể tính ngay đợc giá trị thực tế của số vật liệu cong cụ dụng cụ đó .
Phòng điều độ Phòng thiết kế kỹ thuật Phân xởng (Đơn vị sử dụng vật t) Ngành quản lý kho Kho vật t hàng hoá Phòng kế toàn tài chính
Ví dụ : Trên phiếu nhập kho số 05 ngày 13 tháng 7 năm 2002 giá trị thực tế vật liệu nhập kho của gang cao bằng loại LĐ05 là:68.250.000đ (trong đó tiền vận chuyển bên bán đã tính vào Gang 1950đ/1kg.
-Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ do công ty tự chế nhập kho là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho để gia công chế biến và toàn bộ chi phí chế biến gồm: Chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ bổ sung, chi phí nhân viên phân xởng ... Công ty đã xây dựng đợc hệ thống giá thành kế hoạch cho từng loại vật liệu tự chế ở từng bộ phận, phân xởng khác nhau nên khi nhập kho vật liệu công cụ dụng cụ tự chế thì giá hạch toán bằng giá thực tế.
3.2. Giá vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho
Giá vật liệu , công cụ dụng cụ xuất kho đợc công ty xác định theo giá hạch toán, công ty chế tạo bơm Hải Dơng đã xây dựng đợc một hệ thống giá hạch toán tơng đối hợp lý và đợc áp dụng nhiều năm nay, nên công ty tíng giá vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng theo giá hạch toán. Việc xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày đợc thực hiện theo giá hạch toán.
Ví dụ :Ngày 16/7/2002 xuất kho gang đúc Cao bằng LĐ05:3.100kg Xuất kho gang Trung Quốc :4.000kg.
Căn cứ vào bảng giá kế hoạch vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty thì :Đơn giá gang đúc Cao Bằng LĐ05 là 2000đ/kg. Đơn giá gang đúc Trung Quốc là 2.500đ/kg. Vậy số liệu này đợc thể hiện trên phiếu xuất kho số 21, ngày 16 tháng 7 năm 2001.
4. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ:
Việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty chế tạo bơm Hải Dơng sử dụng phơng pháp sổ số d. Kế toán chi tiết dựa trên cơ sở các chứng từ :
-Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) -Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT).
Nội dung phơng pháp đợc tiến hành nh sau:
4.1. ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi thứ vật liệu công cụ dụng cụ đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc theo kiểm
tra, đối chiếu số lợng. Khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập –xuất kho vật t hàng hoá, thủ kho tiến hành kiểm tra chứng từ và đối chiếu với số thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ghi vào thẻ kho.
Đối với phiếu nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán biên bản kiểm nghiêm vật t của ban kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ hoá đơn cần thiết có liên quan. Nừu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng ký kết thì nhập kho. Thủ kho kiểm nhận số lợng, chất lợng và ghi vào cột thực nhập rồi ký cả vào 4 liên phiếu nhập sau đó gĩ lại một liên để vào thẻ kho(tuần , kỳ chuyển lên cho kế toán vật t để ghi sổ hạch toán), một liên (kèm theo hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t ) chuyển cho kế toán công nợ theo dõi thanh toán , một liên giao cho phòng điều độ vật tu và một liên ngành quản lý kho giữ.
Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn đỏ )và phiếu nhập kho đợc lập nh sau:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu : 01 GTKT - 3LL (Liên 2 : Giao cho khách hàng ) CH /01 ... B Ngày 12 tháng 7 năm 2002
No- 061239
Đơn vị bán hàng : Công ty sắt Cao Bằng Địa chỉ : Thị xã Cao Bằng – Tỉnh Cao Bằng
Số tài khoản : 431101 – 0051 NHNG và PTNT Cao Bằng. Điện thoại : ... MS ...
Họ tên ngời mua hàng : Nguyễn Văn An. Đơn vị : Công ty Chế Tạo Bơm Hải Dơng. Địa chỉ: Phố Hồ Chí Minh – TP Hải Dơng. Hình thức thanh toán : Thanh toán sau. MS... Số TT Tên hàng hoá , dịch vụ Đơn vị tính Số l- ợng Đơn giá(đ) Thành tiền(đ)
A B C 1 2 3=1*2 Gang đúc Cao BằngLĐ05 kg 35.000 1.950 68.250.000
Cộng tiền hàng: 68.250.000
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 3.412.5600
Tổng cộng tiền thanh toán: 71.662.500
Số tiền viết bằng chữ: Bảy mơi mốt triệu sáu trăm sáu mơi hai nghìn năm trăm đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Phiếu nhập kho Số :05 Mẫu số 01 – VT Ngày 12 tháng 7 năm 2002 QĐ số 1141 – TC/ CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Nợ: TK 152.1.B
Có : TK 331 Họ tên ngời giao hàng : Nguyễn Văn An.
Theo HĐ số 061236 ngày 12 tháng 7 năm 2002 Nhập tại kho : Vật t hàng hoá.
Số TT Tên, nhãn, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất Mã số Đơn vị Số lợng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Gang đúc Cao BằngLĐ05 1-2 kg 35.000 35.000 1.950 68.250.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mơi tám triệu, hai trăm năm mơi ngàn đồng. Nhập ngày 12 tháng 7 năm 2002
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Đối với phiếu xuất kho: Việc xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ trực tiếp vào sản xuất đợc quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc : Tất cả nhu cầu sử dụng phải xuất phát từ yêu cầu sản xuất kinh doanh, các phân xởng cần những loại vật t nào, số l- ợng bao nhiêu sẽ phải viết phiếu xuất chuyển sang phòng điều độ vật t để kiểm tra định mức chi phí cho từng sản phẩm và ký duyệt.
Phiếu xuất kho Số 21 Mẫu : 01 VT–
Ngày 16 tháng 7 năm 2002 (QĐ số 1141 TC/CĐKT–
Ngày 01/11/1995 của BTC)
Nợ : TK 621 Có : TK 152.1B Họ tên ngời nhận hàng : Ông Hào Bộ phận xởng Đúc Lý do xuất kho : Nấu gang
Xuất tại kho: Vật t hàng hoá. Số TT Tên, nhãn, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất Mã số Đơn vị Số lợng Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Gang đúc Cao BằngLĐ05 Gang đúc Trung Quốc 1-2 1-3 Kg Kg 3.100 4.000 3.100 4.000 2.000 2.500 6.200.000 10.000.000 Cộng: 7.100 16.200.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ ): mời sáu triệu, hai trăm nghìn đồng chẵn. Xuất ngày 16 tháng 7 năm 2002
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thu kho Kế toán trởng Thủ kho đơn vị.
Hàng ngày , thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập –xuất để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ. Cụ thể quý III năm 2002 thẻ kho đợc mở cho vật liệu gang Cao Bằng LĐ05 nh sau:
Thẻ kho Quý III/ năm 2002
Lập ngày tháng năm 2002
Tên vật t: Gang Cao Bằng.
Loại vật t: LĐ 05 Đơn vị tính: Kg Kho vật t : Vật t hàng hoá.
Ngày tháng Số phiếu Trích yếu Số lợng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 E Số tồn kho theo kiểm kê 30/6/2002 12.500 13/7 01 Công ty sắt Cao Bằng 35.000 16/7 01 Phân xởng Đúc 3100 Cộng: 209.817 211.397 10.920
Cách ghi vào thẻ kho:
Căn cứ các phiếu nhập kho hàng ngày về thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cần mở thẻ kho để ghi vào cột 1 (số lợng nhập ).
Căn cứ vào phiếu xuất kho và các phiếu vật t thủ kho ghi vào cột 2(số lợng xuất ).
Số tồn kho đầu quý và cuối quý đợc thủ kho ghi vào cột 3 (số lợng tồn ). Cuối quý thủ kho tính ra số tồn kho cuối quý của vật liệu gang LĐ05 theo công thức.
Số tồn kho cuối quý = Số tồn kho đầu quý +Nhập trong quý –Xuất trong quý.
Ta có : Số tồn kho cuối quý III /2002 của vật liệu gang Cao Bằng LĐ 05 = 12.500+209.817-211397=10.920(kg).
Do Công ty chế tạo bơm Hải Dơng là công ty sản xuất lớn có rất nhiều hạng mục nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nên sổ số d đợc chuyển lên phòng kế toán làm và cuois quý đem đối chiếu với thẻ kho.
4.2. ở phòng kế toán :
Tuần kỳ (mỗi tuần một lần ) kế toán xuống kho vật t hàng hoá thu nhận các phiếu nhập, xuất kho vật t ký xác nhận vào các thẻ kho. Sau đó phân loại các chứng từ đó và ký xác nhận vào các thẻ kho. Sau đó phân loại các chứng từ đó và sổ nhập vật liệu công cụ dụng cụ. Sổ nhập vật liệu và công cụ dụng cụ cũng đợc ghi riêng cho từng nhóm vật t.
Sổ nhập vật liệu mua ngoài Số TT Số phiếu Tên vật t Số l- ợng
Giá hạch toán Giá thực tế
Đơn giá Thành tiền Đơn giá Thành tiền 1 01 Gang Cao Bằng LĐ05 35000 2000 7000000 1950 68250000 331 2 02 Perô Silic 50 8900 445000 8600 430000 331 3 03 Perô Mănggan 200 1300 260000 1200 240000 331 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng: 6010147596 6010147596
Căn cứ vào sổ nhập vật liệu tự chế từ các phân xởng, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào dòng cộng thành tiền để lập bảng kê chi tiết nhập vật liệu nội bộ. Giá trị vật liệu công cụ dụng cụ tự chế đợc chuyển giao cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm làm cơ sở để tính giá thành sản phẩm và đợc phản ánh trên phần B của nhật ký chứng từ số 7.
Bảng kê chi tiết nhập nội bộ
Quý III năm 2002- TK 152, 153
Ghi nợ Ghi có 152.1A 152.B 152.2 ... 152.4 152.5 Cộng 152 153 TK 154 124223200 64447000 1778154 49000000 239478354 -PX Cơ khí 55949400 64477000 1778154 122204554 -PX Cơ dụng 68273800 68273800 -PX Đúc 49000000 490000000
Căn cứ vào sổ nhập vật liệu mua ngoài và bảng kê chi tiết nhập nội bộ, kế toán lập bảng chi tiết nhập vật liệu . Cụ thể nhập vật liệu của tài khoản 152.1B nh sau:
Cách lập số d.
Cột 1 ghi theo đơn gía hạch toán của từng loại vật liệu và áp dụng cho cả nhập- xuất- tồn.
Căn cứ vào số tồn của sổ số d quý II năm 2002 để ghi số lợng và thành tiền t- ơng ứng vào hai cột 2 và 3 phần tồn 30/6/2002.
Căn cứ vào dòng tổng cộng của các bảng chi tiết nhập vật liệu và bảng chi tiết xuất vật liệu để ghi vào sổ các cột 5, cột 7 cho hợp lý .
Căn cứ vào dòng tổng cộng của cột số lợng ở các bảng chi tiết nhập vật liệu để ghi vào các cột 4,6 cho hợp lý.
Cuối quý tính ra số tồn nh sau:
Số tồn cuối kỳ=Tồn đầu kỳ +Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ. Cột 8=Cột 2+Cột 4-Cột 6.
Cột 9=Cột 3+Cột 5-Cột 7.
Gía trị tồn kho cuối kỳ phản ánh trên sổ số d chính là giá trị hạch toán tồn kho cuối kỳ.
Nh vậy số liệu trên dòng cộng cột 5 của mục nhập trên sổ số d của nhóm vật liệu TK152.1B-01 phải khớp với số liệu phản ánh trên dòng cộng nhóm 01 của bảng chi tiết nhập vật liệu theo đối tợng . Tơng tự số liệu dòng cộng cột 7 của mục xuất trên dòng số d của nhóm vật liệu TK152.1B-01 phải khớp với số liệu phản ánh trên dòng cộng nhóm 01 của bảng chi tiết vật liệu xuất kho theo đối tợng.
5. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ .
Cùng với hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ của nhân viên kế toán chi tiết thì nhân viên kế toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ . Việc ghi sổ kế toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ đợc dựa trên các sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ và cũng đợc chia làm hai trờng hợp.
5.1. Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu và công cụ dụng cụ.
Từ các bảng chi tiết nhập vật liệu và bảng kê chi tiết nhập nội bộ kế toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ lên bản tổng hợp phân tích nhập vật liệu nh sau
5.2. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ.
Vật liệu và công cụ dụng cụ đợc mua và nhập kho thờng xuyên, liên tục từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau, với giá cả khác nhau. Khi xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán phải xác định đợc giá thực tế xuất kho của từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ.
Đối với công ty chế tạo bơm Hải Dơng, là công ty có quy mô lớn, khối lợng và chủng loại vật liệu , công cụ dụng cụ nhiều, quá trình nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ diễn ra thờng xuyên. Để đảm bảo cho công tác nói chung và kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng phản ánh kịp thời , dễ hạch toán và chính xác, công ty đẫ xây dựng đợc hệ thống giá kế hoạch tơng đối hợp lý và đợc áp dụng từ nhiều năm nay.
Nhằm phục vụ cho công tác tính giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng theo giá hạch toán(giá kế hoạch ). Khi xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ cho các đối tợng sử dụng, căn cứ vào giá hạch toán quy định và căn cứ vào bảng chi tiết xuất vật liệu, kế toán lập bảng chi tiết xuất vật liệu cho đối tợng sử dụng.
Số liệu dòng cột số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ I của bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng phải khớp với số liệu dòng số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ I cột cộng tuần kỳ cuả bảng chi tiết vật liệu xuất kho . Tơng tự số liệu dòng cột cột số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ II của bàng chi tiết xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng phải khớp với số liệu dòng số hiệu bảng kê giao chứng từ II cột cộng tuần kỳ của bảng chi tiết vật liệu xuất kho. Các cột, dòng tơng ứng của hai bảng phải khớp nhau.
Theo số liên hoàn, kế toán căn cứ vào bảng chi tiết xuất vật liệu quý III/2002 TK 152 .1B để phân loại và lập bảng chi tiết vật liệu xuất kho theo đối tợng sử dụng, theo định khoản Nợ TK 621 1.971.601.500 Phân xởng đúc 1.524.241.800 Phân xởng cơ khí 90.817.100 Phân xởng G-H-R 158.539.600 Tổ ca 198.003.000. Nợ TK 627 (PX Cơ dụng) 10.734.800
Nợ TK 642 137.500 Có TK 152 (152.1B) 1.982.473.800
Bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng Quý iii/2002-tk 152.1b
Tài khoản nợ Số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ Công suất trong quý Vật liệu còn lại Chính Phụ hay đơn hàng I II Đầu quý Cuối quý 621 1060296153 911305347 1971601500 1971601500 PX Đúc 793551770 730690030 1524241800 1524241800 PX Cơ khí 42003642 48813458 90817100 90817100 PX Gò Hàn Rèn 10895500 49584600 158539600 158539600 Tổ ca 115785741 82217259 198003000 198003000 627 2202302 8532498 10734800 10734800 Cơ dụng 2202302 8532498 10734800 10734800 Ô Tô 642 137500 137500 137500 632 138.8 Cơ dụng Cộng: 1062635955 917837845 1982473800 1982473800
Căn cứ vào các bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng, kế toán lập