II. Tình hình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
3.1.Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Khách
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
3.1.Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Khách
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất ở trên, khách sạn Vờn Thủ đô áp dụng hình thức kế toán tập trung. Bộ máy kế toán ở khách sạn đợc tập trung ở phòng kế toán tài vụ, bên ngoài có các nhân viên thu ngân đảm trách nhiệm vụ thu tiền. Bộ phận kế toán của khách sạn có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc sử dụng tiền vốn theo chế độ tài chính hiện hành. Thông qua tình hình thu, chi, doanh thu, lợi nhuận để theo dõi tình hình lợng khách ra vào và kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn. Ngoài ra, bộ phận kế toán còn thực hiện chức năng phân phối lợi nhuận lập các quỹ của khách sạn. Hàng tháng, quý, năm lập báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán trong phòng kế toán của khách sạn gồm 8 ngòi đặt dới sự lãnh đạo của ban giám đốc khách sạn và đợc tổ chức nh sau:
- Kế toán trởng: Là ngời điều hành phòng kế toán tài vụ với chức năng phụ trách chung toàn bộ công việc của phòng, giúp giám đốc ký kết các hợp đồng, làm kế toán về TSCĐ, XDCB và kế toán các nguồn vốn.
- Một kế toán ngân hàng kiêm thủ quĩ. - Một kế toán thanh toán.
- Một kế toán doanh thu kiêm kế toán tiền lơng, BHXH. - Hai kế toán vật liệu kho kiêm mua bán hàng.
- Hai kiểm toán nội bộ đêm.
3.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Khách sạn Vờn Bắc Thủ đô:
- Đặc điểm.
Bộ phận tài vụ của Khách sạn là một bộ phận quản lý cực kỳ quan trọng trong khách sạn, chịu trách nhiệm toàn diện công tác quản lý tài vụ, hạch toán kế toán, quản lý vật t và quản lý thông tin của khách sạn; thông qua việc tổ chức chu chuyển vốn của khách sạn để cung cấp các thông tin về quản lý kinh doanh, thúc đẩy khách sạn nâng cao quản lý và hiệu quả kinh tế. Trong hạch toán kế toán đợc thực hiện theo qui ớc giá gốc và phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Quốc tế. Từ ngày 1 tháng 1 năm 1997, công tác hạch toán kế toán của Công ty đợc thực hiện theo các qui định hiện hành tại Việt Nam theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT
ngày 1 tháng 1 năm 1995 và các văn bản liên quan của Bộ Tài chính nớc cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Đơn vị hạch toán và ngoại tệ: Các báo cáo đợc thể hiện bằng đô la Mỹ (USD). Các nghiệp vụ bằng đồng Việt Nam (VND) và ngoại tệ khác USD đợc chuyển đổi sang USD theo tỷ giá áp dụng vào ngày phát sinh nghiệp vụ, Tài sản có tính chất tiền và công nợ có gốc ngoại tệ không phảI USD tại ngày lập bảng cân đối kế toán đợc chuyển sang tỷ giá áp dụng vào ngày đó, chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào báo cáo lãi lỗ trong năm.
- Bộ máy kế toán
* Kế toán trởng: Kiểm tra tất cả chứng từ ghi nợ và chứng từ gốc kèm theo, bảo đảm số liệu chính xác, chân thực, hạch toán phân loại tổng nợ, giám sát và chỉ đạo việc lập sổ phân loại nợ chi tiết, bảo đảm sổ sách và thực nợ phù hợp với nhau. Lập báo biểu, phân tích tài vụ hàng tháng, hàng năm. Giám sát chỉ đạo thu chi tiền mặt, đổi ngoại tệ... khống chế giá thành, chỉ đạo công tác trả đòi nợ. Giúp giám đốc lập dự toán và phân phối vốn kinh doanh cho các bộ phận. Chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về chế độ kế toán đợc thực hiện ở dơn vị.
* Kế toán ngân hàng - Thủ quĩ và công nợ nội bộ: Phụ trách công tác thu phát tiền mặt của khách sạn, đối chiếu bảng tổng hợp thu hàng ngày. Lập báo biểu hàng ngày về tiền mặt, tiển gửi ngân hàng. Kiểm soát việc lu động tiền mặt và ngoại tệ của khách sạn. Cuối tháng lập báo cáo đối chiếu tiền gửi ngân hàng giữa ngân hàng với khách sạn
* Kế toán thanh toán và tiền lơng: Theo dõi tiền mặt, viết phiếu chi, thanh toán, bảo hiểm, nợ tạm ứng, nợ phải thu, phải trả. Tập hợp chi phí phát sinh trong tháng chi tiết cho từng đơn vị cung cấp hàng, đối chiếu số liệu với bộ phận kho hàng ngày, lên báo coá những khoản phải trả. Theo dõi những khoản đã thanh toán để kịp thời vào sổ. Đồng thời theo dõi tăng giảm TSCĐ và chi phí đầu t XDCB
Theo dõi các Tài khoản 152 (15211,15212,15213..); 331 (33111, 33112..); 632; 642;)
* Kế toán thu ngân tại tiền sảnh: Nắm vững các hình thức thanh toán (bằng thẻ tín dụng, séc du lịch..). Sắp xếp các biên lai nợ của khách hàng dự định trả phòng trong ngày, bảo đảm biên lai có đủ chữ ký của khách hàng và số d chính xác, thực hiện nhiệm vụ thanh toán, đổi ngoại tệ..
* Kế toán thu ngân tại nhà hàng: Nắm vững các hình thức thanh toán, đối chiếu, kiểm tra chính xác, thanh toán nhanh chóng cho khách.
* Kiểm toán nội bộ ban đêm: Kiểm tra đối chiếu doanh thu giữa doanh thu và báo cáo nộp tiền của nhân viên thu ngân, sửa chữa các lỗi sai sau khi nhân viên thu ngân nhập dữ liệu vào máy. Lập báo biểu có liên quan, kiểm tra số liệu trên máy vi tính, in các báo cáo trên máy vi tính làm tài liệu lu trữ trớc khi khoá số liệu trong ngày trên máy.
* Kế toán kho: Cập nhật số liệu thu phát trong ngày, viết lệnh xin mua hàng khi các bộ phận trong khách sạn yêu cầu, gọi hàng khi cần thiết, cung cấp số liệu hàng ngày cho kế toán.
Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán khách sạn
3.Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại khách sạn .
KT Ngân hàng, Thủ quĩ Kế toán trưởng KT thu, tiền lư ơng, BHXH KT thanh toán Bộ phận thu ngân tại sảnh Bộ phận thu ngân tại nhà hàng Kiểm toán nội bộ ban đêm Kế toán vật liệu, Thủ kho
Do là một công ty hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ du lịch, nên việc hạch toán của công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ và việc tập hợp chi phí đợc sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Hàng tháng, phòng kế toán lên Nhật ký chứng từ để hạch toán, tập hợp doanh thu chi phí, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng.
Hàng ngày căn cứ vào hứng từ gốc hoá đơn thu chi để ghi vào nhật ký chứng từ - Đối với những đối tợng cần theo dõi chi tiết thì chứng từ gốc ghi vào bảng kê. - Nếu chứng từ gốc liên quan đến sổ hạch toán chi tiết thì ghi vào thẻ hoặc sổ hạch toán chi tiết.
Cuối tháng cộng bảng kê lấy số liệu ghi vào nhật ký chứng từ có lên quan. Cộng nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái.
Cộng thẻ và sổ hạch toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán này đảm bảo công tác kế toán đợc vận hành một cách thuận tiện, phản ánh chính xác tình hình biến động của các yếu tố và quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp kịp thời yêu cầu thông tin của lãnh đạo
Sơ đồ 8: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
42
Chứng từ gốc, hoá đơn thu chi hàng ngày
Sổ cái
Nhật ký chứng từ
Báo cáo tài chính
Bảng kê Thẻ và sổ kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 9: Sơ đồ luân chuyển chứng từ và tập hợp chi phí sản xuất
4. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành
+ Tài khoản sử dụng: 154, 155, 621, 622, 627. + Chứng từ sử dụng:
- Bảng thanh toán lơng, BHXH.
- Bảng kê xuất vật t.
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Bảng kê hoá đơn dịch vụ đã mua.
- Bảng kê thuế, phí, lệ phí.
- Bảng kê chứng từ thanh toán khác. + Loại sổ sử dụng:
- Sổ chi tiết các TK: 154, 155, 621, 622, 627.
II. Đối tợng hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, cơ cấu khoản mục giá thành.
1. Đối tợng kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
TK 152, 111... TK 151, 152, 331, 111, 112 TK 621 TK 154 TK 334, 328 TK 334, 152, 153, 142... TK 6222 TK 627 Chi phí NCTT Chi phí SXC Chi phí NVLTT TK 155, 152 TK 157 TK 632 Giảm chi phí
Do đặc điểm kinh doanh khách sạn là nghành chuyên cung cấp dịch vụ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt và thoả mãn nhu cầu đời sống văn hoá tinh thần cho các đối tợng nên có những đặc điểm sau:
- Là nghành kinh tế có hiệu quả cao, tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu t lớn, thời gian thu hồi vốn nhanh, song đòi hỏi vốn đầu t ban đầu phải nhiều.
- Hoạt động kinh doanh mang tính thời vụ, phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế, văn hoá xã hội; điều kiện di sản văn hóa, lịch sử… - Số lợng khách luôn biến động và rất phức tạp.
- Sản phẩm của nghành dịch vụ khách sạn không có hình thái vật chất, không có quá trình nhập xuất kho, chất lợng sản phẩm nhiều khi không ổn định.
- Quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm dịch vụ đợc tiến hành đồng thời ngay cùng một thời điểm.
2. Đặc điểm và phân loại chi phí sản xuất ở khách sạn.
Chính do những đặc điểm trên mà chi phí kinh doanh trong dịch vụ khách sạn bao gồm các khoản sau.
- Chi phí vật liệu trực tiếp: Là những chi phí vật liệu kinh doanh phát sinh liên quan trực tiếp đến kinh doanh khách sạn. Trong từng hoạt động kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không giống nhau. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền công, tiền lơng và phụ cấp lơng phải trả cùng các khoản trích cho các quỹ bảo hiểm xã hôi, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ với tiền lơng phát sinh tính vào chi phí.
- Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí còn lại chi ra trong phạm vi bộ phận kinh doanh (Buồng, vận chuyển )…
Cũng nh các doanh nghiệp sản xuất, các chi phí nói trên tạo thành chỉ tiêu giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm và dịch vụ. Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn còn phát sinh ra chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến việc tiêu thụ hay tổ chức quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty.
Tuy nhiên tất cả mọi chi phí điều đợc tập hợp ở tài khoản 632 chứ không sử dụng tài khoản 154.
III. Hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp.
Do đặc điểm kinh doanh khách sạn là hoạt động mang tính dịch vụ đơn thuần cho nên chi phí vật liệu trực tiếp là những chi phí vật liệu kinh doanh liên quan trực tiếp đến kinh doanh.
Sản phẩm không có hình thái vật chất nên chi phí sản xuất chủ yếu là những chi phí về vật dụng, nhu yếu phẩm cần thiết cho sinh hoạt hàng ngày của khách nh: xà phòng, bàn chải, thuốc đánh răng, nớc thơm, những đồ uống miễn phí…
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ là các phiếu xuất kho và sử dụng tài khoản 632. Tài khoản 632 đợc dùng để tập hợp chung cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chứ không theo dõi riêng nguyên vật liệu chính trực tiếp, nguyên vật liệu phụ trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc tập hợp cho từng tháng và chi tiết cho từng bộ phận.
Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch báo đặt phòng của khách và ớc tính lợng khách có thể đón trong tháng phòng mua bán tiến hành tính toán số lợng vật t cần cấp cho mỗi loại phòng để quyết định mua hay không mua lợng vật t cần thiết.
Mẫu thẻ kho
Capital Garden Hotel
Stock card /Thẻ kho
Date Supplier/cosumer In/ Nhập Out / Xuất Balance / Số d ngày Ngời cấp/ Ngời nhận Units Price Amount Unit
s
Price Amount Units Price Amount SL Giá Tổng số SL Giá Tổng số SL Giá Tổng số 1.107 1,600 1,771,200 2/3 Bộ phận buồng 100 1,600 160,000 1,007 1,600 1,611,200 10/3 Bộ phận buồng 80 1,600 128,000 927 1,600 1,483,200 15/3 Bộ phận buồng 120 1,600 192,000 807 1,600 1,291,200 20/3 Bộ phận buồng 200 1,600 320,000 607 1,600 25/3 Bộ phận buồng 180 1,600 288,000 427 1,600
Code No : Mã số : 1105 Item / Tên hàng : Bàn chải đánh răng Unit / Đơn vị tính : chiếc
1. Trờng hợp nguyên vật liệu mua về không nhập kho
Trờng hợp mua về mà sử dụng ngay cho bộ phận buồng không nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng và chứng từ trả tiền liên quan để ghi:
+ Nợ TK 632 (63213) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có TK 133 (13311) Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 111 (11112) Tiền mặt
Có TK 331 (33111) Phải trả cho ngời bán (chi tiết cho từng ngời bán)
Kế toán sử dụng sổ nhật ký sổ cái để ghi nghiệp vụ phát sinh. Tên sổ là : Sổ theo dõi thu, xuất tiền VND.
Đối với nguyên vật liệu không nhập qua kho nh dịch vụ cung cấp hoa tơi, cung cấp báo khách sạn đã ký hợp đồng trả chậm nên kế toán giá thành căn cứ …
vào bảng theo dõi của tổ trởng bộ phận cung cấp làm chứng từ hạch toán. Cuối mỗi tháng tổng hợp số tiền phải trả rồi vào sổ đặc thù JV
Mẫu sổ đặc thù JV Capital Garden Hotel
48A Láng hạ, Hà nội
Date/ ngày: 5/3/2002 No:
Currence / Loại tiền:
Jonal Voucher Date Ngà A/C Tài Descripti on Debit Amount Date Ngày A/C Tài Description Diễn giải Debit Amount 46 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
y khoản Diễn giải Tổng ghi nợ khoản Tổng ghi nợ 1 2 3 4 1 2 3 4 5/3/ 02 63213 Tiền hoa tơi 3,500,000 5/3/0 2 33111 Phải trả chi Thu cung cấp hoa 3,500,000 3,500,000 3,500,000
Prepared by: Checked by: Approved by:
Ngòi lập: Ngời kiểm tra: Ngời duyệt:
--- --- --- ---
Mẫu sổ nhật ký sổ cái theo dõi thu chi tiền VND :
Số liệu đồng thời cũng đợc nhập vào máy vào bảng Nợ phải trả
Tất cả khoản trả chậm này đợc tập hợp theo từng tháng. Bảng này số liệu đợc lập từng ngày đối với các công ty mà hàng nhập qua kho hoặc nhập theo tháng đối với các công ty mà số liệu từng ngày đã đợc tổ trởng của các tổ cập nhật hàng ngày, cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu cụ thể nhập vào máy. Số liệu ở bảng này sẽ đợc kế toán trởng kiểm tra lần cuối cùng để đảm bảo tính chính xác. Đồng thời sẽ đợc phát cho kế toán kho, kế toán thanh toán làm căn…
cứ để thanh toán và cũng là chứng từ đợc kế toán tính giá thành sử dụng.
Trích bảng Tổng hợp nợ phải trả tính đến ngày 31 tháng 3 năm 2002
Tỉ giá: 15.00 STT Diễn giải 1 - 2002 2 - 2002 3 - 2002 Quá tháng 3 Tổng số
1 Hoá chất 1,633,080 2,500,360 - - 4,133,440 2 Hoa 3,540,000 4,521,350 - - 8,061,350 - - - - Tổng số: 35,427,200 54,682,136 - - 90,109,336 - Nợ Nhà nớc: - - 1 Điện lực Đống Đa 168,207,900 - - - 168,207,900 2 Nhà máy nớc 16,087,000 - - - 16,087,000