BÁO CÁO TÀI CHÍNH
2.3.2. Tổ chức kế toán phần hành TSCĐ
a. Tài khoản sử dụng:
TK 211: TSCĐ hữu hình . TK 214 : Khấu hao TSCĐ
TK 009 '"Nguồn vốn khấu hao cơ bản"
b. Chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận. TSCĐ - Thẻ TSCĐ .
- Biên bản thanh lý TSCĐ .
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ . - Bảng tính và phân bổ khấu hao.
Khi các bộ phận trong Công ty hoặc các xí nghiệp xây lắp có nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý TSCĐ, Phụ trách bộ phận hoặc Giám đốc các xí nghiệp lập Giấy đề nghị mua sắm hoặc Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ.
- Trong trường hợp tăng TSCĐ : Sau khi có quyết định tăng TSCĐ của Giám đốc công ty, các phòng ban có liên quan sẽ thực hiện các thủ tục mua sắm TSCĐ sau khi mua sắm, XDCB bàn giao hoặc được cấp trên cấp một ban giao nhận TSCĐ sẽ được thành lập nhằm kiểm nhận TSCĐ . Nội dung giao nhận TSCĐ phụ thuộc đặc điểm từng TSCĐ với đầy đủ các đặc điểm như tên, ký hiệu, năm đưa vào sử dụng, công suất thiết kế, nguyên giá và tỷ lệ khấu hao của tài sản đó. Sau khi bàn giao xong TSCĐ, các thành viên của ban giao nhận ký vào biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản này được lập thành 2 bản trong đó một bản được giao cho bộ phận kế toán để thực hiện ghi sổ.
Nếu TSCĐ tăng do sửa chữa lớn, Công ty phải lập một ban giao nhận trong đó hai thành viên bắt buộc phải có đó là Kế toán trưởng và Phụ trách bộ phận sử dụng tài sản. Biên bản này đề cập đến tình hình tài sản cũng như là các bộ phận của tài sản đã được sửa chữa và chi phí để sửa chữa. Các TSCĐ mà Công ty thường sửa chữa lớn bao gồm : Nhà cửa, phương tiện vận tải, máy thi công. Công ty sử dụng 2 mẫu Biên bản giao nhận : Mẫu 04a – TSCĐ được sử dụng trong trường hợp giá trị sửa chữa TSCĐ lớn. Khi đó phải lập một hội đồng bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn bao gồm Giám đốc Công ty và kế toán trưởng cùng bên thực hiện việc sửa chữa. Trong khi đó mẫu số 04b - TSCĐ áp dụng cho trường hợp giá trị sữa chữa nhỏ, không cần phải lập hội đồng bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn.
Hàng năm Công ty thực hiện việc đánh giá lại TSCĐ. Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ, Công ty sẽ thành lập hội đồng đánh giá lại TSCĐ . Chủ tịch hội đồng thường là Giám đốc Công ty và các uỷ viên là Kế toán trưởng và phụ trách bộ phận sử dụng TSCĐ . Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập thành 2 bản, một bản được giao cho phòng tài vụ để thực hiện công tác hạch toán kế toán.
- Trường hợp giảm TSCĐ
Trong trường hợp TSCĐ đã khấu hao hết và không còn khả năng sử dụng, phụ trách các bộ phận sẽ đề nghị Công ty cho phép thanh lý TSCĐ . Sau khi có quyết định của Giám đốc Công ty thành lập một hội đồng thanh lý TSCĐ . Thành viên của ban thanh lý TSCĐ được nêu lên ở Mục I và những thông tin về TSCĐ được phản ánh trong phần II của biên bản. Kết quả thanh lý được trưởng ban thanh lý thông qua và ký duyệt. Dựa vào ý kiến kết luận này kế toán trưởng phản ánh đầy đủ các chi phí thanh lý, giá trị thu hồi và ngày tháng ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ. Giám đốc Công ty sẽ ký duyệt biên bản thanh lý TSCĐ. Kế toán trưởng thực hiện huỷ thẻ TSCĐ, phản ánh vào sổ chi tiết TSCĐ.
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ được lập hàng tháng bởi các đơn vị trực thuộc. Hàng tháng kế toán các đơn vị này sẽ gửi các Bảng tính và phân bổ khấu hao về phòng tài vụ . Dựa vào đó kế toán TSCĐ của Công ty lập Bảng tính và phân bổ khấu hao cho toàn Công ty. Trên Bảng tính và phân bổ khấu hao, do đặc thù của Công ty ít có biến động về tài sản Bảng được lập theo quý, tuy vậy khấu hao TSCĐ vẫn tính theo tháng. Trên Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ công ty thực hiện phân bổ khấu hao cho các bộ phận : TK 623 (Các xí nghiệp xây lắp), TK 642 (Văn phòng), TK 627 ( Khách sạn Phương Nam). Sau khi kế toán TSCĐ lập Bảng này kế toán trưởng sẽ ký duyệt .
Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán TSCĐ sẽ phản ánh vào thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được sử dụng cho từng tài sản tại Công ty. Thẻ TSCĐ mang các thông tin tổng hợp về tài sản như tên, quy cách, số hiệu, nước sản xuất, mức khấu hao hàng năm, số hiệu chứng từ ghi giảm TSCĐ. Kế toán TSCĐ phản ánh giá trị hao mòn qua từng năm. Giá trị hao mòn được tính cho mọi TSCĐ kể cả các loại TSCĐ Công ty sử dụng cho các hoạt động phúc lợi như nhà mẫu giáo của Công ty. Khi TSCĐ được ghi giảm (chủ yếu do thanh lý), kế toán TSCĐ sẽ dựa trên chứng từ (chủ yếu là Biên bản thanh lý TSCĐ ). Tất cả các thẻ TSCĐ đều được lưu trữ tại phòng tài vụ của Công ty trong suốt thời gian sử dụng.
Từ các chứng từ gốc về TSCĐ trên, mỗi xí nghiệp xây lắp và các bộ phận trực thuộc sẽ lập một sổ chi tiết TSCĐ tại đơn vị mình. Sổ TSCĐ được lập hàng năm với các nội dung phản ánh tương ứng với thẻ TSCĐ như : loại TSCĐ, nước sản xuất, tỷ lệ khấu hao và mức khấu hao. Cuối năm trên cơ sở nguyên giá và tỷ lệ khấu hao của từng tài sản kế toán các đơn vị sẽ cộng dồn, kế toán trưởng kiểm tra và ký vào sổ chi tiết TSCĐ, từ đó kế toán TSCĐ sẽ phản ánh vào sổ cái tài khoản 211
c. Sổ chi tiết:
Công ty sử dụng sổ chi tiết TSCĐ cho từng xí nghiệp. Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 211, 214
(1) Hằng ngày, căn cứ vào các biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, … đã kiểm tra để ghi sổ, trước hết là ghi vào NKC, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi trên NKC để ghi vào Sổ cái TK 211,214 đồng thời các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các bảng tính và phân bổ khấu hao, sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp, sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng.
(2) Cuối tháng cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với bảng Tổng hợp xuất tồn( được lập từ các sổ và thẻ chi tiết) dùng để lập các Báo cáo tài chính.