- Lu tập trung văn phòng - Trợ lý giám đốc
- Phó giám đốc
1.4 Nhiệm vụ kế toán và phân công lao động:
Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty theo yêu cầu đổi mới.
Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác trung thực kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản vật t, tiền vốn, đồng thời phân tích kết quả hoạt động kinh tế của công ty.
Xác định phản ánh chính xác kịp thời đúng chế độ kiểm kê tài sản định kỳ, chuẩn bị kịp thời các thủ tục cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, h hỏng đồng thời đề xuất các biện pháp xử lý.
Tính toán trích nộp các khoản thanh toán cho ngân sách nhà nớc và để lại công ty theo chế độ tài chính qui định.
Theo dõi các khoản công nợ và tiến hành thanh toán đúng hạn các khoản nợ phải trả đồng thời phản ánh chính xác các khoản thừa thiếu và xử lý theo đúng chế độ.
Quản lý giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng các loại vốn của công ty.
Lập đầy đủ và sử dụng các báo cáo kế toán và quyết toán của công ty theo chế độ quy định phục vụ cho công tác kế toán đợc chính xác, đầy đủ.
Tổ chức bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán, đào tạo bồi dỡng nâng cao trình độ cho các nhân viên.
2. Tình hình hạch toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận tại c c
ông ty giao nhận kho vận ngoại thơng . 2.1 Kế toán kết quả kinh doanh
2.1.1 Một số đặc điểm ảnh h ởng đến kế toán kết quả kinh doanh tại công ty.
Công ty Vietrans là một DNNN có quy mô hoạt động rộng với đặc điểm chủ yếu là tiến hành các hoạt động dịch vụ về giao nhận vận tải, chuyên chở
hàng hoá vì đặc điểm kinh doanh của công ty nh… vậy nên công tác kế toán của công ty có một số đặc điểm sau :
- Với chức năng chính là thực hiện các dịch vụ giao nhận vận tải nên ở công ty hầu nh không phát sinh các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chi phí bán hàng hoá nên trong hạch toán công ty không sử dụng các … tài khoản :
+ TK 521 “chiết khấu thơng mại” + TK 531 “Hàng bán bị trả lại” + TK 532 “Giảm giá hàng bán” + TK 641 “Chi phí bán hàng”
Tuy nhiên vì dịch vụ giao nhận đôi khi cũng có các trờng hợp không thực hiện đợc ngay hoặc có các nghiệp vụ nhận uỷ thác xuất khẩu, thu gom một số hàng hoá nên công ty có sử dụng Tài khoản 1561 – Hàng tồn kho, Tài khoản… 1562 – chi phí thu mua hàng hoá.
Cũng nh các DNNN khác kết quả hoạt động kinh doanh của Vietrans đợc xác định theo đúng chế độ kế toán tài chính hiện hành bao gồm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả bất thờng.
* Kết quả kinh doanh của công ty : Là kết quả đợc hình thành từ việc thực hiện các dịch vụ giao nhận, kho, vận tải, dịch vụ xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, quá cảnh, hàng hội trợ triển lãm, hàng của t nhân. Tài liệu chứng từ liên quan, chứng từ chuyển phát nhanh, nhận uỷ thác, đại lý, cho thuê kho bãi… Kết quả hoạt động này đợc xác định nh sau :
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản hoạt động kinh doanh (Không VAT) giảm trừ
Lãi gộp = Doanh thu thuần - Trị giá vốn
* Cách phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp: Phân bổ theo doanh thu khoán của các phòng nghiệp vụ
Tơng tự nh vậy lãi của các phòng nghiệp vụ cũng đợc giao khoán để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả và doanh thu là cơ sở để hàng quí doanh nghiệp trích tiếp quĩ lơng còn cho CBCNV.
* Kết quả hoạt động tài chính của công ty :
Thu nhập hoạt động tài chính của Công ty chủ yếu là do lãi liên doanh, lãi tiền gửi, đầu t chứng khoán (mua cổ phần của các doanh nghiệp khác bán), chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, kinh doanh bất động sản…
Tơng ứng với thu nhập hoạt động tài chính thì chi phí hoạt động tài chính cũng liên quan đến các vấn đề nêu trên.
Kết quả Thu nhập Chi phí hoạt động = hoạt động - hoạt động tài chính tài chính tài chính
* Kết quả hoạt động bất th ờng :
Thu nhập bất thờng của doanh nghiệp đợc hình thành từ việc thanh lý nh- ợng bán TSCĐ, hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, giảm trừ thuế, miễn thuế…
Kết quả Thu nhập Chi phí hoạt động = hoạt động - hoạt động bất thờng bất thờng bất thờng
Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Vietrans năm 2002 ( Theo số liệu quyết toán)
2.1.2.Ph ơng pháp kế toán xác định kết quả .
2.1.2.1.Hạch toán ban đầu.
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi ghi chép hệ thống hoá các hiện tợng kinh tế, các nghiệp vụ kinh tế trên các chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và chi tiết. Những tài liệu hạch toán ban đầu phải đợc ghi chép đầy đủ, chính xác cụ thể phản ánh toàn diện quá trình kinh doanh của công ty phục vụ nhu cầu quản lý cho các cấp lãnh đạo sử dụng trong hạch toán ban đầu của Vietrans bao gồm :
+ Chứng từ gốc (nh là phiếu thu, phiếu chi) + Chứng từ ngân hàng
+ Biên bản xử lý tài sản thiếu hụt, chi thừa, thanh lý TSCĐ + Biên bản giao nhận tài sản
+ Chứng từ gốc về các khoản thu, chi bất thờng.
2.1.2.2.Tài khoản sử dụng.
Việc vận dụng hệ thống tài khoản và kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh của công ty đợc thực hiện theo chế độ kế toán số 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995
* Kế toán công ty sử dụng TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh để phản ánh tổng hợp kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
* TK 421 – Lãi cha phân phối ∗ Kết cấu của tài khoản 911
Tài khoản này dùng để xác định kết quả kinh doanh và hoạt động khác sau một kỳ kinh doanh.
- Bên Nợ :
+ Phản ánh trị giá vốn của các nghiệp vụ + Phản ánh chi phí
+ Phản ánh số thực lãi của doanh nghiệp trong kỳ - Bên Có :
+ Phản ánh doanh thu thuần của các phòng nghiệp vụ
+ Phản ánh số thực lỗ của công ty sau một kỳ kinh doanh. Cuối kỳ tài khoản này không có số d
Ngoài hai TK 911 và TK 421 kế toán công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan sau để xác định kết quả kinh doanh của công ty :
- TK 111 : Tiền mặt
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng - TK 113 : Tiền đang chuyển
- TK 131 : Phải thu của khách hàng - TK 1331 : Thuế GTGT đợc khấu trừ - TK 511 : Doanh thu
- TK 632 : Giá vốn hàng bán
- TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính - TK 721 : Thu nhập hoạt động bất thờng - TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính - TK 821 : Chi phí hoạt động bất thờng
Trong công ty phát sinh nghiệp vụ nào thì chi tiết các tài khoản cấp II, cấp III tơng ứng với các chi nhánh trực thuộc, các phòng nghiệp vụ văn phòng công ty.
2.1.2.3 Trình tự hạch toán xác định kết quả kinh doanh của công ty nh sau a.Kế toán doanh thu bán hàng
Hiện nay công ty giao nhận kho vận ngoại thơng có 9 phòng nghiệp vụ kinh doanh và có 6 chi nhánh trong đó có 3 chi nhánh không có hạch toán riêng (là chi nhánh Vietrans Sài Gòn , chi nhánh Vietrans Nha Trang, Vietrans Bến Thuỷ) và đợc coi tơng đơng nh các phòng nghiệp vụ.
Hàng ngày các phòng nghiệp vụ có phát sinh các hoạt động kinh doanh, lập chứng từ và đa lên phòng kế toán công ty để từng tháng phòng kế toán tính lãi gộp.
Trong năm 2002 tổng doanh thu thực hiện của Vietrans Hà nội là: 12.307.454.663 đồng.
* Cuối tháng, quí kết chuyển doanh thu của các nghiệp vụ văn phòng Công ty và của các chi nhánh trực thuộc.
Nợ TK 131 : Chi tiết các nghiệp vụ Có TK 511 : Chi tiết các nghiệp vụ Có TK 3331 : Chi tiết các nghiệp vụ - Khi tiền về kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : Chi tiết các nghiệp vụ Có TK 131 : Chi tiết các nghiệp vụ * Cuối tháng, quí kết chuyển doanh thu thuần : Nợ TK 511 : Chi tiết các nghiệp vụ Có TK 911 : Chi tiết các nghiệp vụ
b.Kế toán chi phí và kết chuyển giá vốn :
+ Cuối tháng, quí chuyển chi phí các nghiệp vụ : Nợ TK 632 : Chi tiết các nghiệp vụ Có TK 154 : Chi tiết các nghiệp vụ + Kết chuyển giá vốn các nghiệp vụ : Nợ TK 632 : Chi tiết các nghiệp vụ Có TK 911 : Chi tiết các nghiệp vụ
Năm 2002 giá vốn của Vietrans HN tổng hợp đợc : 11.057.666.818 đồng.
c.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm : Tiền lơng cán bộ công nhân viên, tiền bảo hiểm, tiền điện, tiền nớc, điện thoại, tiếp khách, vật liệu, quần áo, văn phòng phẩm, khấu hao TSCĐ, thuế, lệ phí, dự phòng, mua ngoài, và các chi phí khác phục vụ cho bộ phận quản lý của Công ty.
Chi phí quản lý đợc tập hợp vào cuối tháng, quý sau đó kết chuyển về tài khoản 911 để xác định kết quả của quý, tháng
Ví dụ: Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho các phòng nghiệp vụ trong năm 2002 của công ty là : 880.284.577 đồng.
- Căn cứ vào bảng tính lơng cho công nhân viên quản lý, kế toán ghi : Nợ TK 6421
Có TK 3382 Có TK 3383 Có TK 3384
- Căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 6424
Có TK 214
- Phản ánh số vật liệu dùng cho bộ phận quản lý Nợ TK 6422
Có TK 152
- Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho bộ phận quản lý, kế toán ghi : Nợ TK 6427 Có TK 111, 112, 331 - Phản ánh các chi phí khác bằng tiền Nợ TK 6428 Có TK 111, 112
- Cuối tháng (quý) căn cứ vào số liệu đã tập hợp đợc, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi :
Nợ TK 911 Có TK 6421 Có TK 6422
Có TK 6424 Chi tiết từng nghiệp vụ Có TK 6427
Có TK 6428
- Cuối tháng, quý kế toán kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn, chi phí sang… TK 911 và tính lãi, lỗ cho từng nghiệp vụ, từng chi nhánh trực thuộc và trên cơ sở đó xét phân phối tiếp quĩ lơng còn.
+ Nếu các phòng nghiệp vụ, các chi nhánh có lãi, kế toán ghi : Nợ TK 911 : Chi tiết các nghiệp vụ
Có TK 4212 : Chi tiết các ngiệp vụ
Nợ TK 4212 : Chi tiết các nghiệp vụ Có TK 911 : Chi tiết các nghiệp vụ
Trong năm 2002 Công ty có lãi từ hoạt động sản xuất kinh doanh: 5.007.324.559 đồng.
2.1.3 Kế toán kết quả hoạt động tài chính
Cuối tháng, quý kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính về TK 911. Đó là các khoản thu về lãi hoạt động bàn đổi tiền, lãi liên doanh TNT – Vietrans. Nợ TK 711 : 7.633.716.894 đồng
Có TK 911 : 7.633.716.894 đồng
Cuối quý kết chuyển chi phí hoạt động tài chính về TK 911 (đây cũng là các chi phí liên quan đến thu nhập hoạt động tài chính nêu trên).
Nợ TK 911 : 2.995.895.603 đồng Có TK 811 : 2.995.895.603 đồng
Kết chuyển lãi hoạt động tài chính trong năm 2002 : Nợ TK 911 : 4.637.821.291 đồng
Có TK 421 : 4.637.821.291 đồng
2.1.4 Trình tự kế toán hoạt động bất th ờng .
∗ Hoạt động bất thờng của Công ty chủ yếu là hai nghiệp vụ nhợng bán và thanh lý TSCĐ.
- Chi phí hoạt động bất thờng của Công ty đợc tập hợp vào TK 821 thờng là giá trị còn lại của TSCĐ đợc thanh lý, nhợng bán.
Kết chuyển chi phí hoạt động bất thờng năm 2002 về TK 911 để xác định kết quả kinh doanh :
Nợ TK 911 : 657,655,524 đồng Có TK 821 : 657,655,524 đồng
- Thu nhập hoạt động bất thờng của Công ty thờng là các khoản thu về nhợng bán, thanh lý TSCĐ.
Kết chuyển thu nhập hoạt động bất thờng năm 2002 về TK 911 để xác định kết quả :
Nợ TK 721 : 602,389,285 đồng Có TK 911 : 602,389,285 đồng
- Kết chuyển lãi do hoạt động bất thờng năm 2002 của Công ty : Nợ TK 911 :
Có TK 4212 :
- (Nếu kết quả hoạt động bất thờng bị lỗ, kế toán ghi : Nợ TK 4212 : 55,266,239
Có TK 911 : 55,266,239)
Sơ đồ 8: quá trình xác định kết quả của Vietrans : TK 632 TK 911 TK 511 K/c giá vốn K/c DT thuần TK 642 TK 711,721 K/c chi phí QLDN K/c thu nhập HĐTC và HĐBT TK 811,821 TK 421 K/c chi phí HĐTC và HĐBT K/c Lỗ TK 421 K/c Lãi
2.2 Kế toán phân phối lợi nhuận ở công ty Vietrans2.2.1 Nguyên tắc phân phối. 2.2.1 Nguyên tắc phân phối.
Cũng nh việc tính kết quả kinh doanh của công ty, cách phân phối lợi nhuận của công ty cũng theo đúng chế độ kế toán tài chính của nhà nớc ban hành.
Sau khi xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp (đã trừ thuế thu nhập DN), hàng quý (năm) lợi nhuận đợc phân phối theo các đối tợng sau :
- Trích lập quỹ đầu t phát triển - Trích lập quỹ dự phòng tài chính
- Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm - Trích lập quỹ khen thởng, phúc lợi
Việc phân phối lợi nhuận ở công ty đợc thực hiện theo hai bớc : B ớc 1 : Tạm phân phối theo kế hoạch.
B ớc 2 : Sau khi quyết toán đợc duyệt điều chỉnh theo số thực tế.
2.2.2 Ph ơng pháp kế toán phân phối lợi nhuận.
2.2.2.1 Hạch toán ban đầu
Trong quá trình phân phối lợi nhuận kế toán sử dụng các tài liệu : - Căn cứ vào báo cáo quyết toán năm
- Bảng kế hoạch tài chính
- Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp - Căn cứ vào luật thuế của nhà nớc
Đó là cơ sở để ghi bút toán điều chỉnh số tạm trích với số chính thức đợc trích. Ngoài ra kế toán phân phối lợi nhuận còn sử dụng các chứng từ khác để làm căn cứ ghi bút toán tạm phân phối.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng.
Kế toán công ty sử dụng TK 421 – Lãi cha phân phối để phản ánh kết quả kinh doanh cuối cùng của công ty và tình hình phân phối lợi nhuận của công ty, đồng thời sử dụng các tài khoản liên quan nh :
- TK 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 414 – Quỹ đầu t phát triển
- TK 415 – Quỹ dự phòng tài chính
- TK 416 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm - TK 431 – Quỹ khen thởng, phúc lợi
- TK 111 – Tiền mặt
- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng * Kết cấu tài khoản 421
- Bên Nợ :
+ Phản ánh số thực lỗ của hoạt động kinh doanh trong kỳ + Phản ánh tình hình phân phối lợi nhuận trong kỳ
- Bên Có :
+ Phản ánh số thực lãi từ hoạt động kinh doanh của toàn công ty trong kỳ
- D Nợ : Phản ánh số thực lỗ cha đợc xử lý cuối kỳ