Như phần trên đã trình bày về quá trình hình thành côngty ta thấy PACKEXIM đã phải thay đổi đặc điểm quy mô của mình để thích ứng với nhu cầu thị trượng, chính vì thế cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý của công ty cũng phải từng bước tổ chức lại cho phù hợp với quy mô đặc điểm đó.
Bộ máy quản lý của công ty được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
- Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ của
công ty.
- Phó tổng giám đốc: chịu trách nhiệm phụ trách quản lý sản xuất ở các xí nghiệp nội bộ.
- Phó chủ tịch hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm chỉ đạo công việc kinh doanh, hoạt đông xuất nhập khẩu của công ty.
- Ban bảo vệ: theo dõi, kiểm tra tình hình ra vào và làm việc của cán bộ công nhân viên, giữ gin trật tự.
- Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ thực hiện chế độ chính sach của Nhà nước, đảm bảo điều kiện kỹ thuật, vật chất cho các xí nghiệp.
- Phòng vật tư-hàng hóa: chịu trách nhiệm quản lý các nguồn cung ưng vật tư, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của các đơn vi nội bộ, quản lý các hợp đoong kinh tế, các định mức kỹ thuật, chất lượng, đồng thời tổ chức bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân.
- Phòng quản lý sản xuất: quản lý mọi hoạt động sản xuất ở các xí nghiệp về công nghệ, chất lượng sản phẩm, trang thiết bị, tổ chức sản xuất, tạo điều kiện phát triển đúng hướng đạt hiệu quả.
- Phòng quản lý sản xuất: quản lý mọi hoạt động sản xuất ở các xí nghiệp về công nghệ, chất lượng sản phẩm, trang thiết bị, tổ chức sản xuất, tạo điều kiện phát triển đúng hướng, đạt hiệu quả.
- Phòng tài chính-kế toán: có nhiệm vụ phản ánh mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Tổng hợp, quan sát, quản lý chặt chẽ, phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua giám đốc bằng tiền.Phòng kế toan Công ty tập hợp số liệu do các Xí nghiệp nội bộ báo cáo.
- Các xí nghiệp trực thuộc: được Phó tổng giám đốc ủy quyền có tư cách pháp nhân, hạch toán nội bộ, được sử dụng con dấu vuông để giao dịch và mở tài khoản chuyên dùng, chịu trách
Chủ tịch HĐQT Tổng giám đốc Phó Chủ tịch HĐQT Phó Tổng giám đốc Ban Bảo vệ vệvệ Phòng Hành chính Vật tư-HHPhòng PhòngQLSX TC-KTPhòng Xưởng Carton song Xưởng in Hộp phẳng Xưởng Bao bì nhựa Trung tâm XNK Phòng Kinh doanh
nhiệm thực hiện sản xuất, quản lý tài sản, đảm bảo an toàn lao động cho công nhân và hoàn thành các chỉ tiêu Công ty giao.
- Phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm trước Phó chủ tịch hội đồng quản trị về các chỉ tiêu kế hoạch như: doanh thu, quỹ lương, kim ngạch xuất nhập khẩu, lợi nhuận, trích nộp công ty.
2.1.2.3 Tổ chức công tác kế toán của Công ty
Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì là một doanh nghiệp tiến hành theo quy mô lớn. Xuất phát từ đặc điểm này Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Hàng tháng, đơn vị nội bộ phải lập và gửi báo cáo về công ty.
Mô hình bộ máy kế toán của công ty
- Trưởng phòng kế toán: có chức năng kiểm tra công tác kế toán ở Công ty, là người giúp việc cho giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, giám sát chặt chẽ toàn bộ hoạt động tài chính kế toán ở Công ty.
- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán nội bộ: có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu chi, mở sổ theo dõi tình hình thanh toán với Ngân hàng, thanh toán với Nhà nước, theo dõi các khoản thu, chi.
- Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT: có nhiệm vụ tính lương, BHXH, BHYT cho cán bộ công nhân viên hàng tháng, có nhiệm vụ tạm ứng thanh toán cho công nhân viên.
- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập-xuất-tồn vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Kế toán TSCĐ và nguồn vốn: theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ; đồng thời theo dõi, quản lý các nguồn huy động vốn từ Ngân hàng,…
- Kế toán chi phí lưu thông và tiêu thụ: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, theo dõi tình hình nhập-xuất kho thành phẩm.
- Kế toán xuất nhập khẩu: theo dõi tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa, nguyên vật liệu, nhập khẩu máy móc, thiết bị.
- kế toán các phân xưởng nội bộ: phản ánh, ghi chép, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế- tài chính kiên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở phân xưởng; định kỳ, phòng kế toán ở (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trưởng phòng kế toán Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán lương, bảo hiểm Kế toán nguyên vật liệu,CCDC Kế toán TSCĐ và nguồn vốn Kế toán chi phí lưu thông và tiêu thụ Kế toán xuất nhập khẩu Kế toán phân xưởng sóng Kế toán phân xưởng in hộp phẳng Kế toán phân xưởng nhựa Kế toán các phòng xuất nhập khẩu
các phân xưởng gửi các báo cáo lên Công ty và cung cấp số liệu về doanh thu cho phòng kinh doanh để từ đó có chiến lược và biện pháp thích hợp tối đa hóa lợi nhuận ở mỗi phân xưởng.
2.2 ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA XÍ NGHIỆP CARTON SÓNG THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU BAO BÌ HÀ NỘI
2.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghểan xuất sản phẩm ở xí nghiệp Carton sóng
Xí nghiệp Carton sóng là một xí nghiệp trực thuộc Công ty. Hiện nay nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là sản xuất các hòm Carton sóng, các loại giấy gói, giấy chống ẩm…để phục vụ các mặt hàng tiêu dùng trong nước cũng như cho xuất khẩu.
Xí nghiệp Carton sóng tổ chức sản xuất theo một dây chuyền khép kín, được trang bị các loại máy móc, thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất được liên tục. Xí nghiệp phân chia thành nhiều tổ sản xuất: tổ máy giấy; tổ máy dọc, máy ngang, 2 tổ in lưới, 1 tổ in máy, tổ thành phẩm.Tất cả phục vụ cho 1 dây chuyền sản xuất liên tục và chủ yếu qua 2 giai đoạn chính:
- Giai đoạn 1: giai đoạn tạo tấm Carton sóng.
- Giai đoạn 2: giai đoạn gia công tấm Carton sóng thành thành phẩm.
Việc sản xuất sản phẩm ở xí nghiệp dựa trên cơ sở việc ký kết hợp đồng và dựa trên hợp đồng để chế bản mẫu in.Các tổ căn cứ vào Phiếu giao việc sản xuất theo 1 dây chuyền do Phó giám đốc phụ trách sản xuất lập.Bắt đầu từ tổ máy giấy, căn cứ vào phiếu giao việc tổ này tiến hành chạy dàn máy Carton sóng để tạo ra tấm Carton sóng (phôi). Sau đó chuyển sang tổ máy dọc, máy ngang tạo kích cỡ, in bìa. Cuối cùng là tổ dập ghim tạo hộp, kiểm tra đóng gói trước khi nhập kho thành phẩm.Căn cứ vào thực tế số sản phẩm đã xuất ra và hợp đồng đã ký kết với khách hàng, xí nghiệp thực hiện giao hàng cho khách hàng đầy đủ về số lượng, chất lượng, đảm bảo đúng thời gian như trong hợp đồng.
Quy trình công nghệ sản xuất hòm Carton sóng
Băng chuyền nhiệt độ
Khi khách hàng gửi fax đặt hàng đến Xí nghiệp, Xí nghiệp đồng ý và Giám đốc Xí nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng. Dựa trên đơn đặt hàng, phó giám đốc sản xuất lập Phiếu giao cho từng tổ sản xuất. Sau đó, mỗi tổ sản xuất sẽ có chức năng và nhiệm vụ riêng tiến hành công việc được giao để hoàn thành việc sản xuất sản phẩm cuối cùng. Từ các nguyên vật liệu như: giấy, keo cùng với nhiệt độ từ lò thông hơi qua băng chuyền của tổ máy giấy là giàn máy Carton sóng sẽ tạo ra tấm Carton sóng. Tấm Carton sóng nếu không phải in thì được đưa thẳng tới tổ máy dọc, máy ngang để tạo kích cỡ cho tấm bìa; còn nếu phải in thì tấm Carton sóng sẽ được chuyển sang tổ in, trong tổ in đã bao gồm cả chế bản, tấm Carton sóng có thể được in bằng máy hoặc in lười tùy thuộc yêu cầu về mẫu mã sản phẩm của khách hàng. Sau khi in xong, nó sẽ chuyển đến tổ máy dọc, máy ngang. Tổ này có nhiệm vụ cắt rãnh, cắt góc và tạo hằn cho tấm bìa. Cuối cùng, tấm bìa sẽ được dập ghim hoặc dán để tạo thành thành phẩm. Mỗi người trong tổ đều có trách nhiệm kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất của mình sao cho có hiệu quả nhất. Toàn bộ thành phẩm hoàn thành phải qua bộ phận KCS kiểm tra chất lượng đúng theo tiêu chuẩn đã quy định mới được nhập kho và giao cho khách hàng đúng như hợp đồng dã ký kết.
2.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp
Để đảm bảo cho sản xuất có hiệu quả và quản lý sản xuất tốt, xí nghiệp tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, theo quy mô hình thức trực tuyến chức năng.
Giấy+keo+nhiệt độ từ lò hơi Sóng đơn 1 (1sóng+1phẳng) Sóng đơn2 (1sóng+1phẳng) Giấy+keo+nhiệt độ từ nồi hơi
Giấy+keo Máy dán keo kép
5lớp 3lớp Tấm Carton Tấm Carton In In Cắt góc+tạo hằn Thành phẩm Giặp ghim hoặc dán
Sơ đồ bộ máy quản lý của xí nghiệp
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc là người có quyền lực cao nhất, giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, tiếp theo là các phòng ban và các tổ sản xuất.
- Giám đốc xí nghiệp chịu trách nhiệm chung và chịu sự chỉ đạo của giám đốc công ty. - Hai phó giám đốc vừa tham mưu cho giám đốc vừa quản lý các phòng ban thuộc trách
nhiệm của mình, thu nhập và cung cấp đầy đủ các thông tin về sản xuất kinh doanh giúp giám đốc lãnh đạo xí nghiệp.
+ Phó giám đốc phụ trách sản xuất có nhiệm vụ thiết kế các công việc cần làm cho các tổ sản xuất bằng việc lập Phiếu giao việc gửi cho các tổ. .
+ Phó giám đốc điều độ chịu trách nhiệm theo dõi quá trình sản xuất, kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất; đồng thời quản lý bộ phận KCS đảm bảo sản phẩm hoàn thành cho khách hàng đúng thời hạn và đúng quy cách, mẫu mã… như trong hợp đồng đã ký kết.
- Phòng kỹ thuật KCS theo dõi kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Các tổ sản xuất, mỗi tổ là một giai đoạn của quá trình sản xuất tạo ra các bán thành phẩm, có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo lệnh của Phó giám đốc sản xuất trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết.
2.2.3 Tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp Carton sóng
2.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biên chế phòng kế toán: gồm 7 người: kế toán tổng hợp; kế toán bán hàng và thanh toán công nợ; kế toán tiền lương, BHXH, BHYT; thủ kho nguyên vật liệu; kế toán vật tư; kế toán thành phẩm kiêm thủ quỹ; thủ kho thành phẩm.
Xí nghiệp phải tổ chức chứng từ, sổ sách và hạch toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
Hàng tháng, xí nghiệp phải có trách nhiệm lập và gửi báo cáo về Công ty theo các biểu sau:
- Giá thành khoản mục. - Chi phí sản xuất theo yếu tố.
- Tình hình tiêu thụ và xác định kết quả.
Tại xí nghiệp, bộ phận kế toán trực tiếp theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc Sản xuất Phòng kế toán Phòng KCs
Tổ máy giấy Hai tổ in lưới và Một tổ in máy
Tổ máy dọc, Máy ngang
Tổ thành phẩm
Sơ đồ bộ máy kế toán ở xí nghiệp bao bì Carton sóng:
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
- Kế toán tổng hợp: là người thay mặt kế toán trưởng Công ty thực hiện chức năng và nhiệm vụ kế toán tại Xí nghiệp theo quy chế phân cấp quản lý của giám đốc Công ty. - Kế toán vật tư: theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn vật tư: nguyên, nhiên, vật liệu, phụ
tùng thay thế.
Kế toán vật tư theo dõi chi tiết cho từng loại vật tư, cuối tháng lập bảng tổng hợp vật tư rồi chuyển cho các bộ phận kế toán khác có liên quan.
- Kế toán thành phẩm: theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động nhập-xuất-tồn của từng loại thành phẩm cả về số lượng và giá trị. Thủ quỹ theo dõi sự biến động và số hiện còn của từng loại tiền mặt, tiền gửi ngân hàng qua tài khoản của xí nghiệp tại ngân hàng.
- Kế toán bán hàng và thanh toán công nợ: theo dõi chặt chẽ tình hình tiêu thụ và thanh toán các khoản công nợ.
- Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT: theo dõi, tính toán tiền lương và các khoản bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên ở xí nghiệp.
- Thủ kho: theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm, đối chiếu thường xuyên với kế toán vật tư và kế toán thành phẩm.
2.2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán được sử dụng để ghi chép và hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Vận dụng hình thức kế toán phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, quản lý và đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm cụ thể của xí nghiệp và cơ cấu tổ chức bộ máy cũng như trình độ của công nhân viên kế toán, từ ngày 01/01/1994 phòng kế toán xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để tổ chức hạch toán.
- Sổ cái các tài khoản: 155,131, 152, 156, 511, 641, 642, 632, 911…
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết nguyên vật liệu, và các sổ chi tiết liên quan.
- Thẻ kho, thẻ công nợ.
- Chứng từ: các phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi… Kế toán bán hàng
Và thanh toán công nợ
Kế toán thành phẩm
Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT
Kế toán tổng hợp
Kế toán vật tư (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ kho nguyên vật liệu
Trình tự ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu Tại xí nghiệp Carton sóng, hàng ngày kế toán căn cứ vào những chứng từ gốc như: phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, …để lên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt, Sổ nộp séc. Từ số liệu trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết để lên bảng tổng hợp chi tiết.
Cũng từ các chứng từ gốc, vào mỗi cuối tháng kế toán lập các chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để lên Sổ Cái các tài khoản vào cuối tháng. Số trên Sổ Cái là cơ sở để ghi Bảng cân đối tài khoản và lên báo cào tài chính.
2.2.2.3 Chính sách kế toán
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại xí nghiệp
Ở xí nghiệp, các nghiệp vụ nhập-xuất-tồn thường xuyên xảy ra. Do vậy, để phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình nhập-xuất-tồn hàng tồn kho nói chung và tình hình nhập-xuất-tồn thành phẩm nói riêng; đòi hỏi kế toán phải lựa chọn và áp dụng phương pháp kế toán thích hợp.
Là một bộ quan trọng thuộc TSLĐ của Công ty, việc hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời giá trị hàng tồn kho không những là cơ sở để xác định kết quả sản xuất kinh doanh mà còn là một trong những căn cứ để xác định giá trị thực có của đơn vị. Để thích ứng với yêu cầu và