Sơ đồ 6: Bộ máy kế toán của công ty
1.Bộ máy kế toán: Kế toán trởng Phó phòng kế toán KT TSCĐ kiêm KT thanh toán KT giá thành kiêm KT vật t KT ngân hàng kiêm KT tổng hợp Thủ quỹ Kế toán các xí nghiệp
a. Kế toán trởng:
Có nhiệm vụ chỉ đạo hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong công ty. Kế toán trởng giúp giám đốc chấp hành các chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật về chế độ lao động, về sử dụng quỹ tiền lơng, quỹ phúc lợi cũng nh việc chấp hành các kỷ luật tài chính, tín dụng, thanh toán. ngoài ra kế toán trởng còn giúp giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế , tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, phát hiện ra các khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thực hiện các chế độ hạch toán trong công tác bảo đảm cho hoạt động của công ty thu đợc hiệu quả cao.
b. Phó phòng kế toán :
Có nhiệm vụ đôn đốc các nhân viên và xử lý các công việc khác của kế toán trởng, lập các kế hoạch tài chính, huy động nguồn vốn nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn đợc hợp lý và tiết kiệm. Kiểm soát các đơn vị nội bộ trong công tác tài chính và chấp hành chế độ chính sách của Nhà nớc.
c. Các bộ phận kế toán :
Kế toán tài sản cố định và thanh toán: Khi có biến động tăng, giảm tài sản cố định, kế toán căn cứ vào chứng từ, hoá đơn hợp lý để phản ánh kịp thời chính xác, đầy đủ đồng thời ghi sổ các tài khoản liên quan. Căn cứ vào tỷ lệ khấu hao quy định cho từng loại tài sản, kế toán tiến hành tính khấu hao phân bổ vào chi phí , lập bảng kê và báo cáo định kỳ, kiểm kê định kỳ và xử lý kết quả kiểm kê.
Thanh toán mọi khoản chi phí của khối văn phòng, thanh toán l- ơng, bảo hiểm khi phòng tổ chức lao động tiền lơng cắt séc mua hàng, nhập séc. Kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác số hiện có và tính biến động của vốn bằng tiền, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ, ghi sổ các tài khoản liên quan, lập bảng kê chi tiết để báo cáo đồng thời có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp tình hình pháp sinh của các phần hành kế toán và lập báo cáo định kỳ
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Thờng xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, đề xuất các biện pháp tăng cờng quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất, định kỳ lập báo cáo sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và thời hạn, tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, ngoại tệ của doanh nghiệp của công ty, căn cứ vào các phiếu thu, chi kèm theo các chứng từ gốc có chữ ký đầy đủ để nhập hoặc xuất tiền và vào sổ quỹ một cách kịp thời.
Phòng kế toán ở Công ty thực hiện việc tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn vị sản xuất trực thuộc là các xí nghiệp và hạch toán các nghiệp vụ chung toàn Công ty, lập đầy đủ các báo cáo kế toán định kỳ.
2. Các nhiệm vụ chính :
Phòng kế toán tại Công ty hiện tại gồm 5 ngời thực hiện các nhiệm vụ chính sau:
a. Công tác tài chính:
Soạn thảo các quy chế quản lý tài chính cho nội bộ Công ty, trên cơ sở các quy định chung của Nhà nớc.
Lập kế hoạch và phơng án thực hiện huy động và sử dụng các nguồn vốn, tài sản có hiệu quả.
Tham mu với lãnh đạo Công ty thực hiện chủ trơng đầu t, liên doanh liên kết góp vốn cổ phần.
Thực hiện và kiểm soát sử dụng có hiệu quả vốn và quỹ của Công ty bảo tồn vốn của công ty.
Phân tích hoạt động tài chính của các Xí nghiệp, đội trực thuộc và của toàn công ty, từ đó kiến nghị khen thởng, kỷ luật kịp thời.
Thực hiện việc thành lập, sử dụng các quỹ tập trung theo quy định của Bộ tài chính.
Thực hiện báo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nớc và báo cáo bất thờng theo yêu cầu của Tổng công ty.
Cấp phát và quản lý vốn đầu t sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả.
b. Công tác hạch toán kế toán:
Tổ chức công tác hạch tóan kế toán, thống kê và bộ máy kế toán thống kê, phù hợp với sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và nguồn vốn kinh doanh, quá trình sản xuất kinh doanh, phân tích kết quả của sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Tính toán và trích nộp đúng, đủ kịp thời các khoản nộp Ngân sách, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để doanh nghiệp thanh toán, các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả, với các đơn vị thực thuộc và khách hàng theo các chứng từ hợp lệ.
Chủ trì tổ chức công tác kiểm kê, xác định , phản ánh kết quả kiểm kê và tham mu cho lãnh đạo Công ty để xử lý tồn tại nếu có.
Tổ chức bảo quản, lu trữ chứng từ, tài liệu kế toán.
c. Công tác thu hồi công nợ:
Thu thập các tài liệu hoàn chỉnh hồ sơ thu nợ của khách hàng (hợp đồng, thanh lý hợp đồng, tình hình thực hiện, đối chiếu và xác nhận nơ...)
Xây dựng kế hoạch thu nợ tháng, quý, năm
Lập phơng án và phân loại theo nhóm khách nợ, phân theo tuyến, theo khu vực... Tổ chức quản lý hồ sơ khách nợ, theo dõi, cập nhật tài liệu, thờng xuyên bổ xung diễn biến nợ của từng khách hàng vào hồ sơ.
Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác thu nợ của từng giai đoan.
Tham mu, đề xuất với lãnh đạo xử lý các trờng hợp nợ khó đòi, và triển khai thực hiện.
d. Nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát:
Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ quản lý tài sản và vốn trong C.ty
Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ quản lý kinh tế tài chính Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu t xây dựng cơ bản.
e. Hớng dẫn, tổ chức, đào tạo:
Các phần việc đợc kế toán trởng nghiên cứu và giao cho các nhân viên kế toán của phòng thực hiện, các nhân viên này sẽ chia nhau làm việc theo thông lệ: ngời này phụ trách tính lơng và các khoản trích theo l- ơng, ngời khác làm kế toán thanh toán ... để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất, kết quả kế toán đợc kế toán trởng kiểm tra và chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty và Nhà nớc.
II. Đặc điểm về lao động tiền lơng ở Công ty
T.cty đầu t và phát triển nhà hà nội
C.ty đầu t và phát triển nhà hn số 22
số : 862 / QĐ - CT22
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lâp - Tự do - Hạnh phúc
Hà nội, ngày 01 tháng 06 năm 2005
Quyết định của giám đốc
Công ty đầu t và phát triển nhà hà nội số 22
(V/v: Ban hành Quy chế trả lơng cho CBCNV khối văn phòng Công ty)
Giám đốc Công ty đầu t và phát triển nhà hà nội số 22
-Căn cứ quyết định số 2863/QĐ- UB ngày 07 tháng 08 năm 1995 của UBND Thành phố Hà Nội quy định chức năng nhiệm vụ, quỳên hạn cho Công ty Đầu t Xây lắp Thơng mại;
-Căn cứ Quyết định số 9079/QĐ-UB ngày 31/12/2002 của UBND Thành phố Hà Nội về việc đổi tên và bổ sung nhiệm cho Công ty Đầu t Xây lắp Thơng mại Hà Nội thành Công ty Đầu t và Phát triển nhà Hà Nội số 22 thuộc Tổng Công ty Đầu t và Phát triển nhà Hà Nội.
-Căn cứ công văn số 4320/LĐTBXH – TL ngày 29/12/1998 của Bộ lao động Thơng binh và xã hội về việc hớng dẫn xây dựng quy chế trả lơng trong Doanh nghiệp Nhà nớc.
-Căn cứ Biên bản họp Hội đồng lơng khối văn phòng công ty ngày 04/08/2005;
-Xét đề nghị của Phòng Tổ chức lao động – Tiền lơng Công ty.
Quyết định
Điều 1: Ban hành theo Quyết định này bản Quy chế trả lơng cho CBCNV khối Văn phòng Công ty .”
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/06/2005.
Điều 3: Các Ông Phó Giám đốc, Trởng các phòng và CBCNV khối văn phòng Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
T.cty đầu t và phát triển nhà hà nội
C.ty đầu t và phát triển nhà hn số 22
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lâp - Tự do - Hạnh phúc
Quy chế trả lơng khối văn phòng công ty đầu t và phát triển nhà hà nội số 22
(Ban hành kèm theo quyết định số :862/QĐ - CT22 ngày 01/06/2005 của Công ty)
Chơng I
Đối tợng và nguyên tắc phân phối
Điều 1: Nguyên tắc chung:
-Thực hiện phân phối theo lao động: Tiền lơng phụ thuộc vào kết quả lao động của từng ngời, những ngời thực hiện các công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, có mức độ phức tạp và đóng góp nhiều vào kết quả sản xuất kinh doanh của Công y thì đợc trả lơng cao và mức tiền lơng đợc điều chỉnh theo từng thời điểm thích hợp, tùy thuộc vào hiệu quả sản xuất kinh doanh và nguồn thu của Công ty, không phụ thuộc vào hệ số mức lơng đợc xếp theo Nghị định số 205/NĐ - CP ngày 14/12/2004 của chính phủ;
-Thang bậc lơng tại Nghị định 205/NĐ - CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định hệ thống thang lơng, bảng lơng và chế độ phụ cấp lơng trong các công ty Nhà nớc là cơ sở để trích nộp, hởng BHXH và xác định thời gian nâng bậc lơng cho CBCNV;
-Hệ số giãn cách giữa ngời có tiền lơng cao nhất và ngời thấp nhất đợc xác định phù hợp với điều kiện của đơn vị, không phân phối bình quân và đảm bảo mức tiền lơng thấp nhất không dới mức tối thiểu theo quy định của Nhà nớc;
-Đối với trờng hợp nghỉ phép, nghỉ việc riêng có lơng đợc thanh toán theo chế độ cấp bậc lơng cơ bản của Nhà nớc;
-CBCNV nghỉ ốm, thai sản hởng lơng do BHXH chi trả;
-Mức lơng chi trả theo Quy chế này bao gồm tiền lơng đi làm trong và ngoài giờ hành chính, không đợc thanh toán làm thêm giờ, trừ trờng hợp đặc
biệt khi có sự yêu cầu của lãnh đạo và đợc sự chấp thuận của Giám đốc Công ty.
Điều 2: Đối tợng áp dụng:
-Gồm những cán bộ, nhân viên làm công tác quản lý, kỹ thuật, nghiệp vụ chuyên môn đã đợc phân công, bố trí làm việc trong bộ máy khối văn phòng công ty bao gồm lao động tham mu và lao động nghiệp vụ quản lý;
-Lao động làm công tác bảo vệ, lễ tân, tạp vụ, lái xe, phục vụ... làm công việc ổn định không mang tính quản lý thực hiện chế độ lơng khoán;
-Những ngời không đợc sắp xếp công tác không đợc hởng lơng;
-Những ngời nghỉ việc do chờ hu, chờ chuyển công tác, ốm đau, thai sản không thuộc diện hởng lơng theo Quy chế này. Những trờng hợp nói trên chỉ đợc hởng lơng cơ bản, trợ cấp lơng trong thời gian nhất định do Giám đốc Công ty quyết định cụ thể về nguồn lơng và mức lơng;
-CBCNV biên chế tại Công ty đợc cử đi công tác biệt phái, đi học tập trung dài hạn, tùy thuộc vào từng trờng hợp, tính chất công việc, thời gian thực hiện, Giám đốc Công ty sẽ quyết định cụ thêt về nguồn lơng, mức lơng.
-Những chuyên gia, chuyên viên làm việc theo hợp đồng có thời hạn sẽ có hợp đồng về tiền lơng riêng;
Chơng II
TRả lơng theo công việc đợc giao gắn với trách nhiệm, mức độ phức tạp và số ngày công thực tế
Điều 1: Xác định đơn giá tiền lơng đợc áp dụng trong tháng:
Trong đó:
ĐDNt : Đơn gía tiền lơng của khối văn phòng công ty áp dụng trong tháng.
Qtv : Qũy lơng tháng khối văn phòng Công ty.
ΣQtv - ΣLK
ĐDNt =
LK: Lơng khoán khối văn phòng công ty. Hi: Hệ số lơng phức tạp của ngời thứ i
Điều 2: Xác định tiền lơng cho từng CBCNV khối văn phòng Công ty:
Trong đó:
Ti: Là tiền lơng của ngời thứ i
ĐDNi: Là đơn giá tiền lơng Công ty áp dụng trong tháng thứ i Hi: Hệ số lơng phức tạp của ngời thứ i
Ni: Ngày công làm việc thực tế của ngời thứ i
Điều 3: Quy định hệ số lơng (Hi) của lãnh đạo Công ty và CBCNV khối văn phòng:
1. Hệ số lơng lãnh đạo Công ty và các chức danh quản lý phòng:
(Phụ cấp chức vụ của cán bộ đã đợc xét để tính trong hệ số lơng Hi)
TT Chức danh Hệ số phức tạp (Hi) 1 Giám đốc 14 2 Phó giám đốc 11 3 Trởng phòng TCKT 10 4 Trởng phòng KHKT, HCTC, DA 9 5 Phó phòng HCTC, Phó phòng TCKT 8 6 Phó phòng KHKT, DA 7
2. Hệ số lơng năng lực chuyên môn của nhân viên, nghiệp vụ các phòng:
Tiêu chuẩn đánh giá: Căn cứ vào mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc chia thành 04 bậc và theo các mức sau:
TT Trình độ Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4
1 Đại học, trên đại học
3,0 – 3,5 4,0 – 4,5 5,0 – 5,5 6,0 – 6,5 2 Trung cấp, Cao
đẳng
2,0 – 2,5 3,0 – 3,5 4,0 – 4,5 5,0 – 5,5
Bậc 1: Là CBCNV đợc tuyển vào làm việc tại khối văn phòng công ty, mới tốt nghiệp các trờng đại học, cao đẳng, trung cấp , cha có kinh nghiệm
ĐDNi x Hi x Ni
Ti =
trong lĩnh vực chuyên môn đợc phân công. Trong thời gian tập sự là 01 năm đợc hởng lơng theo Bậc 1 của Quy chế.
Bậc 2: Có trình độ, năng lực đáp ứng đợc yêu cầu công việc chuyên môn, đã qua thời gian tập s.
Bậc 3: Có trình độ, năng lực đáp ứng đợc yêu cầu công việc chuyên môn, có kinh nghiệm trong lĩnh vực đợc phân công, có thể chủ động giải quyết đợc công việc thuộc lĩnh vực đợc giao hoặc kiêm nhiệm một số công việc khác.
Bậc 4: - Có trình độ năng lực tốt, thực hiện các công việc có tính chất phức tạp, đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao.
- Có khả năng làm việc độc lập kể cả với các chuyên gia, trực tiếp xử lý và giải quyết các công việc khó một cách có hiệu quả.
- Có khả năng giải quyết tốt các công việc ngoài chuyên môn liên quan.
Điều 4: Mức độ hoàn thành công việc đợc giao tính theo hệ số sau:
Loại A =1,2
Loại B =1,0
Loại C =0,8
Loại A: Hoàn thành xuất sắc công việc đợc giao, gơng mẫu chấp hành quy chế, quy định của Công ty.
Loại B: Hoàn thành nhiệm vụ đợc giao, chấp hành tốt nội quy, quy chế của Công ty
Loại C: Hoàn thành nhiệm vụ dới mức trung bình hoặc vi phạm Quy
chế của Công ty, quy định của pháp luật.
Chú ý : Việc bình xét A,B,C hàng tháng do Trởng các phòng kết hợp với Tổ trởng Công đoàn xác định ( theo mẫu gửi kèm theo Quy chế này)
Điều 5: Quy định cách đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành công việc:
- Việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc đợc giao dựa trên cơ sở tập thể phòng đánh giá, nhận xét trong các cuộc họp hàng tháng. Trởng các phòng có trách nhiệm đánh giá, tổng hợp và chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo Công ty về việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của Phó phòng và CBNV thuộc phòng mình quản lý, đề nghị Hội đồng lơng