III/ tổ chức bộ máy quản lý của côngty
1. Mô hình bộ máy quản lý
Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp tại trụ sở chính ở Hà Nội với 3 phòng ban chức năng , 6 phòng kinh doanh đợc thể hiện qua sơ đồ sau
Bộ phận quản lý Bộ phận kinh doanh
giám đốc
Chi nhánh TP.
2. Nguyên tắc hoạt động
Các phòng ban và đơn vị phụ thuộc vào công ty đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty và đảm bảo một số nguyên tắc sau
- Giám đốc công ty là ngời chịu trách nhiệm trực tiếp trớc nhà nớc và Bộ thơng mại về toàn bộ hoạtđộng của công ty.
- Các phòng kinh doanh và chi nhánh của công ty đợc quyền chủ động sản xuất kinh doanh trên cơ sở các phơng án , đợc phòng tài chính -kế hoạch và GĐ duyệt , đồng thời phải đảm bảo trang trải các chi phí và có lãi
- Công tác hạch toán kế toán trong công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán
- Các trởng phòng chi nhánh là ngời chịu trách nhiệm trớc GĐ về toàn bộ hoạt động của phòng và chi nhánh , trực tiếp chịu trách nhiệm trớc nhà nớc về việc chấp hành pháp luật 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Bộ mấy quản lý của công ty bao gồm :Bộ phận quản lý và kinh doanh
a. Bộ phận quản lý
* Phòng tổ chức hành chính : 7 ngời đảm bảo chức năng kế hoạch tổng hợp hành chính, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh , xử lý và cung cấp thông tin chung về mọi mặt hoạt động của công ty theo định kỳ và đột xuất của GĐ
- Lên lịch công tác chung cho toàn bộ công ty
II Phòng nghiệp vụ I P.tổ chức hành chính phòng tc kế hoạch phòng tổng hợp V VI IV Phòng nhập khẩu
- Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tợng , các loại công văn giấy tờ , th từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty.
- Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty * Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 ngời
- Tham mu cho GĐ xét duyệt các phơng án kinh doanh và kiểm tra quá trình , thực hiện phơng án đó
- Hớng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt động kinh doanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụ phát sinh trong công ty
- Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độ tầi chính của công ty
- Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán nh thanh lý tài sản , đối chiếu công nợ ...
- Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu , xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết định xác định lãi , lỗ hàng năm của công ty
- Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của bộ chủ quản , lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên
* Phòng tổng hợp: 2 ngời thực hiện một số chức năng chủ yếu xin hạn ngạch xnk cho công ty, theo dõi điện thoại ,fax...
b. Bộ phận kinh doanh
* Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 ngời
Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêu ren. Để thực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàngtrong và ngoài nớc, tìm hiểu thông tin thị trờng ,giá cả lập các phơng án kinh doanhcủa mình cho cấp trên
*Phòng nghiệp vụ II:
Thực hiện chức năng xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan , gốm sứ tranh sơn mài , đồ mỹ nghệ , phòng phải tự nghiên cứu tìm hiểu giá cả thi trờng, chủ động tìm bạn hàng và tự xây dựng các chiến lợc kinh doanh có hiệu quả .Lập phơng án kinh doanh trình cấp lãnh đạo ,lập báo cáo trình cấp trên.
* Phòng nghiệp vụ IV:6 ngời
Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêu ren
* Phòng nghiệp vụ V: 5 ngời
Đợc phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty đợc phép kinh doanh. Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu đợc , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất. Lập ph- ơng án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty
*Phòng nghiệp vụ VI: 5 ngời
Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thêu ren
*Phòng nhập khẩu :20ngời
Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty đợc phép nhận nh máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng ,...
Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng đợc phép trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu đợc phân bổ thì các phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây dựng các phơng án kinh doanh sẽ đợc duyệt .Đồng thời đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối .Mỗi phòng đợc phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao
IV/Tổ chức công tác kế toán 1.Tổ chức bộ máy kế toán * Sơ đồ bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch :gồm 6ngời
(1)Kế toán trởng kiêm trởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai phó phòng,2 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ .Mỗi ngời trong phòng đều đ-
ợc bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán .Đợc minh hoạ theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 2
Kế toán trởng (trởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý vàvà chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán. Ngoài ra kế toán trởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phân tích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quý theo định kỳ niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệm lập báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản .
- Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiều công việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trởng lập báo cáo tài chính,
Kế TOáN TRƯỏNG TRƯởNG PHòNG TCKH PHòNG Kế TOáN CHI NHáNH TP.HCM CáC Bộ PHậN KT TạI CÔNG TY KếTOáN T.HợP P.PHòNG TC-KH THủ KHO KIÊM THủ QUỹ KếTOáN THANH TOáN KếTOáN CÔNGNợ P.PHòNG TC-KH KếTOáN TIềN LƯƠNG
đồng thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trớc đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trớc.
-Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng , mở l/c theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán. Đồng thời theo dõi tiền gửi , tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh .
- kế toán tiền lơng đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá trong công ty , tính lơng cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính nh soạn thảo các văn bản , lu trữ tài liệu , số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất - nhập khẩu.
- Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đối tợng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã đợc ngời có thẩm quyền ký duyệt , trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhập kho hàng khi có phiếu xuất , phiếu nhập kho .
- Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chi nhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độc lập .Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã có một phòng kế toán riêng , chịu trách nhiệm toàn bộ về hoat động của mình , đến cuối kỳ kinh doanh kế toán chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi về công ty
Nh vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán . Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh .Chi nhánh phụ thuộc công ty nhng lại nằm xa công ty, còn các phòng kinh doanh lại đợc tổ chức trong phạm vi công ty , áp đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả
- Công ty ấp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
-Hệ thống sổ đợc sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyên dùng , sổ Nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản , sổ theo dõi các quá trình nhập -xuất, các sổ chi tiết ...
Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng không hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành mà chủ yếu căn cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu năm mở các sổ chi tiết cho công ty.
- Hệ thống báo cáo công ty đang sử dụng gồm : . Báo cáo kết quả kinh doanh
. Báo cáo chi phí kinh doanh . Bảng cân đối kế
. Thuyết minh báo cáo tài chính
3/ Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
37 Chứng từ gốc
Sổ NKC Sổ nhật ký
đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số d
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
B/ thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại
côngty tnhh sx&dv thơng mại hoàng gia :
2.3.1. Phân loại và đánh giá vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất của quá trình sản xuất. Hạch toán nguyên liệu, vật liệu là công tác hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp sản xất. Để thực hiện tốt công tác hạch toán đó thì trớc hết phải hiểu rõ về đặc điểm nguyên liệu, vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất ở công ty.
Xuất phát từ đặc điểm là doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, sản phẩm gồm nhiều chủng loại phong phú về mẫu mã, vật liệu đợc sử dụng do vậy mà bao gồm nhiều loại, đó là các loại vải: chỉ, khuy, mex, khoá Trong đó vải là vật liệu… chính, chiếm tỉ lệ lớn trong giá thành sản phẩm. Nhìn chung các loại vật liệu và công cụ, dụng cụ mà xí nghiệp đang sử dụng đều không cần yêu cầu cao về chế độ bảo quản mà chỉ cần giữ ở nhiệt đoọ thờng với hệ thống kho tàng sạch sẽ, khô thoáng để tránh gây ẩm mốc cho vải, chỉ…
a. Phân loại vật liệu
Để nhằm hỗ trợ cho công việc hạch toán vật liệu ở công ty, nguyên vật liệu đợc phân loại dựa vào công dụng chính của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh theo cách phân loại này, nguyên vật liệu đợc chia thành:
- Vật liệu chính: gồm các loại vải nh vải bay, vải dạ vải len, vải pêcô để cấu… thành nên thực thể sản phẩm.
-Vật liệu phụ gồm: cúc, chỉ may, khoá, đệm vai có tác dụng để hoàn thiện… sản phẩm.
- Nhiên liệu: dầu, mỡ, xăng…
- Phụ tùng thay thế: chân vịt, giao thùa, phoi suất, ốc… - Phế liệu: vải vụn, mex vụn…
b. Đánh giá vật liệu tại công ty
Việc đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và tiêu thức nhất định. Việc đánh giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức công tác kế toán vật liệu. Phơng pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu.
Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lu động đòi hỏi phải đợc đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho công tác kế toán, vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán. Thực tế tại công ty TNHH Hoàng Gia, chỉ sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu.
* Đối với vật liệu nhập kho
- Nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động trong xí nghiệp đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, song chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Trong trờng hợp này việc tính giá dựa trên giá mua thực tế ghi trên hoá đơn và các khoản chi phí liên quan đến việc nhập kho vật t nh: chi phí vận chuyển, bốc giỡ, bảo quản và các khoản chi phí khác. Hình thức thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt, ngoại tệ hoặc séc.
Giá thực tế vật liệu Giá mua ghi Chi phí thu Thuế liệu nhập kho do = trên hoá đơn + mua thực + nhập khẩu mua ngoài (không thuế tế phát sinh (nếu có)
GTGT đầu vào)
VD: Ngày 14/2/2001 mua 403m vải Benger của nhà máy dệt Nam Định giá mua 65.000đ/m chi phí vận chuyển 1.000.000đ trả bằng tiền mặt, thuế GTGT đầu vào 10%. Kế toán hạch toán giá thực nhập nh sau:
Nợ TK1521 27.195.000đ Nợ TK1331 2.619.500đ
Có TK331 28.814.500đ Có TK111 1.000.000đ
- Đối với vật liệu do bên thuê gia công cung cấp: giá thực nhập căn cứ vào thoả thuận giữa 2 bên trong hợp đồng nhận gia công.
- Trờng hợp nhận lại vật t xuất thừa thì giá thực nhập lại kho đợc xác đinh bằng đúng giá trị thực tế xuất kho loại vật t đó.
* Đối với vật liệu xuất kho
Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, thì hiện nay tại xí nghiệp kế toán tính giá thực tế vật t xuất kho theo giá thực tế đích danh tức là giá thực tế vật t xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật t nhập kho theo từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần xuất.
Giá thực tế = Số lợng vật t + giá thực
vật t xuất kho xuất kho thực tế tế vật t nhập kho
VD: Theo phiếu xuất kho số 56, ngày 16/2/2001 xuất kho cho đồng chí Dũng px cắt 500m Mex vải 1020 để phục vụ cho sản xuất sản phẩm, đơn giá 12.480đ/m.
Kế toán căn cứ vào chứng từ này tính giá thực tế Mex vải 1020 xuất kho nh sau: Giá thực tế của 500m Mex vải 1020 xuất kho:
500 x 12.480 = 6.246.240
2.3.2 Kế toán chi tiết vật liệu
Kế toán vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia từ xuất phạt điểm là nắm bắt đựoc thực tế hoạt động tại công ty TNHH Hoàng Gia với chức năng chủ yếu là sản xuất sản phẩm may mặc, vì vậy số lợng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia đợc nhập liên tục, thờng xuyên cho nên đòi hỏi kế toán phải có phơng pháp hạch toán và ghi chép khoa học để trách thất thoát, lãng khí nguyên vật liệu. Từ mục đích trên, công ty TNHH Hoàng Gia đã chọn phơng pháp thẻ song song với u điểm chính là dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra và tính ngay đợc giá thực tế nhằm phục vụ kịp thời cho việc xác định giá thành của sản phẩm sản xuất