2.3.1. Đặc điểm, quản lý và phân loại nguyên vật liệu:
Công ty Dệt may Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc chuyên về lĩnh vực may mặc có qui mô sản xuất lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lợng, đa dạng về chủng loaị và mặt hàng. Do vậy, vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau. Mỗi loại nguyên vật
liệu đều có đặc điểm riêng nên nhu cầu bảo quản nguyên vật liệu của công ty không chỉ do khối lợng của từng loại vật liệu mà còn do tính chất lý hoá của chúng. Cụ thể nguyên vật liệu của Công ty đợc chia thành các loại nh sau:
+ Nguyên vật liệu chính:
Bao gồm các loại bông xơ nh: xơ PE(Elson), xơ PE (Sunkyong) bông Mỹ cấp I, II, bông úc cấp I, bông Việt Nam. Về mặt chi phí chúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm (60% chi phí ). Bông xơ thờng đợc đóng thành kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản tại kho. Loại nguyên vật liệu có đặc điểm là dễ hút ẩm khi để ngoài không khí nên trọng lợng của chúng thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản. Vì vậy, vấn đề vận chuyển và bảo quản không tốt sẽ ảnh hởng đến chất lợng và thông số kỹ thuật cho quá trình sản xuất sản phẩm. Với đặc điểm này bông xơ đã tính toán đợc một cách chính xác khi nhập để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán kết hợp với việc xây dựng kho thông thoáng khô ráo. Trong tơng lai, nghành dệt may Việt Nam tiến tới tạo đợc nguồn bông này sẽ giúp cho công ty và những doanh nghiệp dệt may nói chung có thể giảm đợc chi phí thu mua nguyên vật liệu của mình.
+ Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhng lại có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất bao gồm nhiều loại nh: Nhãn mác, thuốc nhuộm, hoá chất, xăng dầu…
+ Ngoài ra để giúp cho quá trình sản xuất đợc hoàn thiện phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp nh:
. Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm, (Dimarece, terrasin, solophenyl...), các loại thuốc in.
. Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp năng lợng cho quá trình sản xuất nh: điện, xăng(A83, A92), dầu công nghiệp.
. Phụ liệu dệt kim: Túi OPP.
.Vật t bao gói: Nẹp chữ U, vành chống bẹp, hòm carton, khuyên pafin, bao tải dứa...
. Vật liệu xây dựng: Sắt thép, van hơi, van nớc.
. Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết mà công ty dự trữ phục vụ cho việc sữa chữa máy móc trang thiết bị nh: vòng bi, bulông, suốt, kim, xích, bánh xe.
. Phế liệu: Phế liệu đợc nhập từ sản xuất là loại h hỏng, kém phẩm chất, không sử dụng đợc nh bông phế F2, F3 xơ hồi vón cục, sợi tụt lõi chủ yếu là xuất bán, và xuất cho các nhà máy làm giẻ lau máy, vệ sinh máy.
• Công tác quản lý nguyên vật liệu:
Mỗi loại vật liệu đều có đặc điểm riêng quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Ví dụ nh hoá chất đợc mua dự trữ trong một thời gian xác định để tránh việc mất mát, tránh ánh sáng trực tiếp. Hoặc xăng dầu chỉ đợc dự trữ đủ để sản xuất và có kết hợp chặt chẽ các phơng tiện phòng cháy chữa cháy.
Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu riêng nh đã nói ở trên, Công ty có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất vừa để hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu đợc đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ đợc điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gần các phân xởng sản xuất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất.
Hệ thống kho đều đợc trang bị khá đầy đủ: phơng tiện cân đo, đong đếm để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản hạch toán chặt chẽ vật liệu. Trong điều kiện này cùng với việc sản xuất, Công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho
Kho bông xơ Kho hoá chất Kho xăng dầu Kho vật t bao gói Kho phế liệu Kho vật liệu xây dựng
Kho phụ liệu dệt kim Kho vật liệu phụ Kho phụ tùng
Các kho đợc giao cho từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng.( Biểu số 2.8)
Biểu số 2.8:
Công ty Dệt May Hà Nội
Danh mục nguyên vật liệu tại công ty Dệt May Hà Nội
STT Mã vật t Vật t Số lợng ĐVT
KBX Kho bông xơ 1 078 729 310 Kg
1 011BR Bông Brazil cấp 2 2 011 460 Kg
2 011M01 Bông Môzambi cấp 1 355 515 000 Kg
3 011MY2 Bông Mỹ cấp 2 91 011 050 Kg
4 011MY3 Bông Mỹ cấp 3 24 445 600 Kg
5 011TP1 Bông Tây Phi cấp 1 109 208 520 Kg
6 011TP2 Bông Tây Phi cấp 2 472 600 Kg
7 011UZ1 Bông UZBEKISTAN cấp 1 75 303 600 Kg
8 012NA Xơ NANLON 428 047 980 Kg
9 012TA Xơ TARILIN 440 000 Kg
10 013 Bông rơi chải kỹ 81 682 500 Kg
11 014 Bông F1 591 000 Kg
KXD Kho xăng dầu 678 950 Lít
1 XAD0001 Dầu CN 20 14 000 Lít
2 XAD0005 Dầu phanh do LX 360 000 Lít
3 XAD0006 Dầu TAP 15 58 000 Lít
4 XAD0007 Dầu K19 89 000 Lít
5 XAD0009 Dầu XP 150 281 000 Lít
6 XAD00010 Dầu Aloania EP02 33 500 Lít
... .... ... KHC Kho hoá chất 4 000 800 Lít 1 53FMA1 Aladin K 1 305 000 Lít 2 53FMA2 Mobilgera 1 080 000 Lít 3 D0009 XP 150 1 003 956 Lít 4 XA012 Parafin 805 129 Lít 5 AD00013 TXN 32 138 256 Lít
6 XAD18 Antobile Hybrauc 456 423 Lít
... ... ...
KTB Kho thiết bị (Phụ tùng) 82 600 Cái
1 54/138/GKG90 Dầu Silicion máy ống tự động 9 000 Cái
2 54/138/GKG91 Puli quạt hút 1A 0310 3 000 Cái
3 54/2111B/30/4- Vòng da máy con O300x30x1 4 000 Cái
4 54/7-II/008-330 Giá lắp ống khía 24 000 Cái
5 54/7-II/008-42A Con lăn to máy Muratex 16 000 Cái
... ... ...
KVLP Kho vật liệu phụ 57 000 Cái
1 54/338/148-006 ống thổi 3 000 Cái
3 54/338/148-006 Nẹp định hình ống thổi 7 000 Cái
4 54/338/148-006 ống sun thổi bụi 1 000 Cái
5 54/338/148-006 Đoạn ống thổi bụi sau 9 000 Cái
... ... ...
KPL Kho phế liệu 8 453 948 Kg
1 011TP2 Bông phế F2 982 000 Kg
2 011UZ1 Bông phế F3 564 200 Kg
3 012NA Xơ hồi vón cục 5 432 403 Kg
4 012TA Sợi tụt lõi 324 000 Kg
5 011TP2 Bông chải kỹ 231 345 Kg
... ... ...
KVL Kho vật liệu xây dựng 200 800 Kg
1 54/A631E/1214 Sắt lõi #108 12 000 Kg
2 54/A631E/1410 Thép D112B 85 200 Kg
3 54/A631E/1410 Thép Muratex 65 200 Kg
4 54/A631E/1413 Tasilicon 14 400 Kg
... ... ...
Tại Công ty Dệt May Hà Nội, nguyên vật liệu đợc quản lý ngay từ khâu thu mua. Sau khi nguyên vật liệu đợc mua về thì sẽ đợc quản lý về khối lợng và quy cách cũng nh chủng loại và chất lợng ... Trớc khi nhập kho, nhân viên tổ KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lợng nguyên vật liệu, phụ tùng mua về. Với các loại nguyên vật liệu mua về không thể xem xét bằng mắt thì sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá.(Biểu số 2.9-Trang58).
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm chất lợng nguyên vật liệu thì cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch thị trờng phối hợp với thủ kho tiến hành đánh giá, quản lý vật t và làm theo lệnh ban Giám đốc, tiến hành nhập xuất vật t trong tháng. Định kỳ kiểm kê để tham mu cho ban Giám đốc những chủng loại vật t con cần dùng, những loại kém phẩm chất và còn tồn đọng để có biện pháp kịp thời giải quyết hợp lý.
Bên cạnh đó thủ kho là ngời có trách nhiệm nhập, xuất vật t theo chứng từ nhập xuất. Hàng tháng và hàng quý thủ kho lên thẻ kho đồng thời kết hợp với các cánbộ chuyên môn tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu kết hợp với phòng kế hoạch thị trờng và thủ kho tiến hành hạch toán, đối chiếu bổ sung. Thủ kho phải vào sổ nhập xuất hàng ngày đầy đủ, ghi chép một cách cẩn thận, nắm chắc con số để thông báo cho phòng kế hoạch thị trờng sắp xếp một cách khoa học hợp lý. Toàn bộ vật t phụ tùng phải có phiếu xuất kho do phòng kế hoạch thị trờng viết thì thủ kho mới đ- ợc cấp phát cho ngời sử dụng.
* Ví dụ:
Ngày 23/12/2005 Công ty đã mua bông của công ty TNHH TM Cửu Long Hoá đơn GTGT số 05574 theo hợp đồng số 07/HN. Ngày 25/12/2005 nguyên vật liệu về đến kho. Nhân viên KCS tiến hành kiểm nghiệm vật t.
Biểu số 2.9
Công ty dệt may hà nội
Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05 - VT Ngày 25 tháng 12 năm 2005
Đơn vị: Công ty Dệt May Hà Nội.
Căn cứ hoá đơn số: 05574 ngày 23/12/2005 của Công ty Dệt May Hà Nội Kiểm tra gồm:1.KHTT – Trởng ban: Trần Thuý Hà
2.KCS – Uỷ viên: Nguyễn Thị Hoa 3.Thủ kho – Uỷ viên: Lơng Phan Giáp
Đã kiểm tra các loại vật t sau:
Danh
điểm Tên, nhãn hiệu vật t ĐVT Phơng thức SL theo chứng Kết quả kiểm nghiệm SL thực tế kiểm nghiệm SL đúng quy cách SL không đúng quy cách 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3
Bông rơi chải kỹ Bông F1 BôngTây Phicấp1 3 loại Kg Kg Kg Toàn bộ 13 507,2 1 527,6 37 838,76 13 507,2 1 527,6 37 838,76 13 507,2 1 527,6 31 232.11 0 0 6 606.65
Kết luận của ban kiểm nghiệm vật t : đạt tiêu chuẩn nhập kho. Trởng ban: Uỷ viên: Uỷ viên: (Ký ,họ tên) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu số 2.10:
Cụng ty Dệt May Hà Nội
Báo cáo tình hình tiêu hao nguyên vật liệu chính trên các công đoạn sản xuất
6 tháng cuối năm 2005
STT Công đoạn Tổng sản
lợng Định mức tiêu hao Mức sử dụng sử dụngThực tế Tăng/Giảm Tổng Hồi Phế 1 Phế 2 Rối 1 Cung bông 686 295 2,.2 1.1 1.1 701 394 690 898 -10 496 2 Văng 651 489 7 1 3 3 697 093 686 295 -10 798 3 Ghép 651 055 0,.2 0.1 0.1 0.1 652 358 651 489 -868,7 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 12 Thí nghiệm 747 954 74,8 26.8 -48 Tổng 1,4 3,7 4,6 5,6 0,3
2.3.2. Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thực tiễn. Muốn việc tính toán đợc chính xác thì mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất. Hiện nay, Công ty Dệt may Hà Nội để phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu kế toán đã sử dụng phơng pháp tính giá thực tế đối với nguyên vật liệu nhập kho và giá bình quân cả kì dự trữ cho nguyên vật liệu xuất kho.
2.3.2.1. Tính giá nguyên vật liệu thực tế nhập kho:
Tại công ty nguyên vật liệu đợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau nên giá thực tế cũng đợc đánh giá theo những cách khác nhau. Cụ thể:
• Đối với nguyên vật liệu mua ngoài : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Các loại thuế không đợc hoàn lại - CKTM,giả m giá ,bớt giá … Trong đó :
+ Giá trên hoá đơn là giá cha thuế GTGT (vì Công ty hạch toán theo phơng pháp khấu trừ thuế)
•Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Giá thực tế NVL nhập kho đợc tính nh sau:
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất gia công, chế biến + Chi phí thực tế phát sinh •Đối với phế liệu thu hồi nhập kho :
Là nguyên vật liệu dùng thừa hoặc sản phẩm hỏng không sửa chữa đợc. Giá nguyên vật liệu nhập kho chính là giá nguyên vật liệu xuất kho. Do vậy Công ty chỉ theo dõi số lợng nguyên vật liệu nhập vào mà không theo dõi giá trị. Giá trị này đợc hạch toán giảm cho TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Giá thực tế NVL nhập kho = Đơn giá TT NVL xuất kho + Khối lợng TT NVL nhập lại kho
2.3.2.2 Tính giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho:
Đối với vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phơng pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ xuất
kho, kế toán chỉ ghi số thực xuất. Cuối tháng, sau khi tổng hợp đầy đủ vật liệu xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ nh sau :
Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự =
Giá thực tế NVL tồn
kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lợng thực tế NVL tồn
kho đầu kỳ + Số lợng thực tế NVL nhập kho trong kỳ
Giá trị vật liệu xuất kho trong
tháng =
Số lợng vật liệu xuất kho
trong tháng x
Đơn giá bình quân
2.3.2.3. Tổ chức hoạch toán chi tiết tại công ty Dệt may Hà Nội.
Một trong những yêu cầu của công tác hoạch toán nguyên vật liệu là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo từng loại về số lợng, giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật t và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Có thể nói nguyên vật liệu của công ty biến động liên tục hàng ngày và gồm nhiều chủng loại vật liệu khác nhau. Vì vậy, để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao. Công ty đã sử dụng phơng pháp thẻ song song để hoach toán chi tiết nguyên vật liệu.
2.3.3. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho tại công ty Dệt may Hà Nội *Chứng từ và thủ tục nhập kho :
Chứng từ kế toán đợc sử dụng: -Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) -Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT)
-Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02-BH) -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. -Phiếu nhập vật t thuê ngoài gia công chế biến. Thủ tục nhập kho:
•Nguyên vật liệu mua ngoài:
Phòng kế hoạch thị trờng là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật t, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua
vật t. Khi nhận đợc hoá đơn GTGT của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do bên bán gửi đến, phòng kế hoạch thị trờng tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng đợc chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch thị trờng kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lợng chất lợng quy cách vật t. Khi nhận hàng xong, phải ghi rõ hàng thực nhập, chất lợng của chúng và cùng ngời giao hàng xác nhận vào chứng từ. Nếu vật t đạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập.
Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch thị trờng lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
- Một liên: Lu ở tập hồ sơ chứng từ gốc tại phòng kế hoạch sản xuất. - Một liên: Giao cho ngời giao hàng để làm thủ tục thanh toán .
- Một liên: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toán.
Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho và ký. Đồngthời ghi thẻ kho. Định kỳ 1 tuần 1 lần thủ kho chuyển Phiếu nhập kho về cho kế toán nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu thực hiện kiểm tra phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu. Giá nguyên vật liệu nhập kho đợc ghi theo giá thực