- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ thẻ chitiết vậtliệu để ghichép tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
1.Kế toán tổng hợp NVL và CCDC
Đối với NVL, CCDC đi mua thông thờng xí nghiệp đặt mua ở những đơn vị khách hàng quen nên giá cả ổn định. Khi có nhu cầu mua vật liệu, phòng vật t có nhiệm vụ thu mua phải đảm bảo cho quá trình sx đợc liên tục. Việc thanh toán th- ờng bằng tiền mặt, một số đơn vị có thể thành toán bằng cuhyển khoản. Khi nhận đợc phiếu nhập căn cứ vào các chứng từ này kế toán tổng hợp lên nhật ký chung. Các chứng từ này đợc kế toán ghi chép vào cuối tháng theo đó cuối tháng kế toán tổng hợp lên sổ cái TK 152. Sổ dăng ký nhật ký chung là sổ phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ, số liệu đợc đánh giá liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, ngày tháng ghi trên sổ tính theo chứng từ ghi sổ.
Trờng hợp xí nghiệp mua cha trả tiền kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá NVL, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, định khoản nghiệp vụ rồi ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331.
Cách lập ghi sổ chi tiết TK 331 “ thanh toán với ngời bán ”. Sổ chi tiết TK 331 theo dõi tình hình công nợ và thanh toán với ngời cung cấp. Sổ đợc đóng thành quyển, từng nhà cung cấp đợc theo dõi trên từng trang sổ. Trong đó có ghi giá trị thực tế của NVL nhập và tình hình thanh toán của công ty. Căn cứ vào phiếu nhậpđể ghi sổ chi tiết TK 331 tháng trớc ( lấy số d cuối tháng của sổ này chuyển lên số d đầu tháng này cho số chi tiết thanh toán với ngời bán tơng ứng). Căn cứ vào phiếu nhập kho các chứng từ thanh toán để ghi phần phát sinh tăng và thanh toán trong kỳ. Số d cuối tháng đợc tính trên cơ sở số d đầu tháng, tổng số pháy sinh nợ, phát sinh có đợc chuyển sang làm số d đầu tháng, cuối tháng kế toán tập hợp các đối tợng nhà cung cấp để lên bảng kê TK 331.
VD: Xí nghiệp mua vật liệu của công ty nhựa Tiền Phong cha trả tiền trên phiếu nhập kho ngày 14/3/2003 , kế toán định khoản:
Nợ TK 1522: 9.004.784 Nợ TK 1331: 9.004.478,4 Có TK 331: 9.905.262,4
Đồng thời ghi sổ chi tiết đối tợng công ty nhựa Tiền Phong