I. Thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và yêu cầu quản lý
2. Cơ cấu tổ chức sản xuất
Là một Công ty chuyên sản xuất các loại quạt điện, bao gồm quạt trần 1m4, quạt 400mm (4 kiểu), 300mm (2 kiểu). Đặc điểm của sản phẩm gồm 2 phần: phần cơ và phần điện. Phần cơ của sản phẩm gia công với các bộ phận chủ yếu gồm Roto và Stato nắp trớc, nắp sau, cánh lới đều phải trải qua các giai đoạn chính nh : đột, dập, đúc điện, phay, bào, khoan. Phần điện gồm công đoạn: quấn bin, vào bin, tẩm sấy và cuối cùng là phần trang trí .
Sản phẩm của quạt điện là loại sản phẩm có kết cấu tơng đối phức tạp và yều cầu quản lý kỹ thuật, mỹ thuật cao nên quá trình công nghệ sản xuất quạt điện phải trải qua các phân xởng sản xuất kinh doanh nh sơ đồ :
Sơ đồ 3 : Tổ chức sản xuất của Công ty
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tai công ty.
Cơ cấu tổ chức quản lý theo nghĩa rộng là thành phần các Phòng, Ban, Phân xởng, cán bộ công nhân viên trong bộ máy quản lý ở các cấp.
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty phân bố theo kiểu trực tuyến chức năng, thực chất của cơ cấu này là các phòng chỉ chuẩn bị các quyết định, các phân xởng nhận và thực hiện quyết định trực tiếp của Giám đốc hoặc Phó Giám
Phân xởng đột dập Phân xởng cơ khí 2 Phân xởng cơ khí 1
Khu máy mới Kho bán thành phẩm
Phân xởng mạ nhựa
Phân xởng dụng cụ
Phân xởng cơ điện
Kho nguyên vật liệu Bán thành phẩm Phân x- ởng lắp ráp quạt
Phân xởng lắp ráp quạt có lới
đốc chức năng. Các phòng chức năng cũng có thể giao lệnh cho các phân xởng những chỉ giới hạn trong những vấn đề nhất định.
Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý
+
3.1. Ban Giám đốc:
Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc.
. Giám đốc: Có nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Chỉ đạo xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, lãnh đạo tập thể cán bộ nhân viên thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nớc giao.
PX Đột dập PX Cơ khí PX Lắ p ráp PX Sơn mạ PX Cơ điện PX Dụng cụ Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh Phòng Tổ chức Phòng Hành chính Phòng Bảo vệ Phòng KCS Phòng Kỹ thuật Phòng Tài vụ Phòng Kế hoạch Phòng Tiêu thụ Giám đốc
- Chỉ đạo xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, chất lợng sản phẩm của Công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo và quản lý: Phòng KCS, Kỹ thuật, Tổ chức, Hành chính, Tài vụ và Phòng bảo vệ.
- Quản lý chặt chẽ, bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện việc nộp ngân sách theo luật định.
- Tổ chức chỉ đạo và bổ sung thiết bị, cải tiến thiết bị và xâydựng chơng trình tiến bộ kỹ thuật hàng năm.
- Tổ chức áp dụng tiêu chuẩn hoá kỹ thuật trong sản xuất.
- Chủ tịch hội đồng nâng cấp, Hội đồng chất lợng của Công ty.
- Chỉ đạo Hội đồng thanh lý phế phẩm, phế liệu.
. Phó giám đốc sản xuất
- Tổ chức chỉ đạo xây dựng tiến bộ hàng ngày , tháng cho toàn Công ty .
- Giao kế hoạch hàng tháng cho các phân xởng .
- Chỉ huy sản xuất toàn diện (các đơn vị sản xuất chính và sản xuất phụ trợ).
- Tổ chức chỉ đạo quản lý kho bán thành phẩm ,
- Chỉ đạo theo dõi , điều chỉnh và ban hành thực hiện các định mức lao động .
. Phó giám đốc kinh doanh
Chỉ đạo xây dựng kế hoạch và tổ chức cung ứng vật t, nhiên liệu, dụng cụ từ ngoài về Công ty. Đảm bảo phục vụ sản xuất kịp thời, đồng bộ liên tục. Xây dựng kế hoạch và tổ chức công tác tiêu thụ sản phẩm, ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm với các cơ quan .
- Đôn đốc các cơ quan cung ứng vật t và các đơn vị gia công có trách nhiệm cung cấp hàng gia công cho Công ty. Đảm bảo đúng thời gian, đúng số lợng, qui cách theo hợp đồng kinh tế đã ký .
- Thờng xuyên kiểm tra đôn đốc việc tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hội nghị khách hàng để tìm hiểu thị hiếu ngời tiêu dùng.
- Tổ chức tốt việc vận chuyển vật t , thủ tục kiểm tra vật t nhập vào Công ty, quản lý các kho tàng, tổ chức thực hiện chế độ xuất nhập kho, có kế
hoạch quản lý vật t khi nhập về Công ty chống tham ô mất mát. Hàng quý, năm tổ chức kiểm kê thanh toán vật t, chỉ đạo các phòng chức năng về định mức tiêu hao vật t, xác định vật t thừa thiếu không để ứ đọng. Tổ chức tốt việc thu hồi phế liệu, phế phẩm để tận dụng hoặc bán.
3.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Tham mu cho Giám đốc theo đúng chức năng nhiệm vụ chuyên môn của từng phòng.
. Phòng kế hoạch - vật t: (gồm 14 ngời)
- Xây dựng kế hoạch sản xuất, cung ứng vật t, gia công ngoài.
- Tổ chức và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, đảm bảo cho sản xuất dợc tiến hành cân đối, nhịp nhàng, đều đặn trong toàn Công ty.
- Tổ chức và quản lý kho bán thành phẩm vật t đảm bảo cho dây chuyền sản xuất dợc liên tục.
- Lập kế hoạch hạn mức tiêu hao vật t - bán thành phẩm, xác định lợng sử dụng vật t hàng tháng cho các phân xởng và các đơn vị gia công ngoài.
- Liên hệ với các đơn vị để mua vật t, đặt và nhận gia công các chi tiết sản phẩm bên ngoài.
Biểu số 2: Tình hình thực hiện kế hoạch thực hiện sản xuất kinh doanh năm 1999-2000
Chỉ Đơn vị Năm 1999 Năm 2000
Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện
Tổng sản lợng Chiếc 199.200 186.012 215.000 131.223 Doanh thu 1000đ 56.000.00 0 51.406.09 6 50.000.00 0 36.801.55 5 Nộp NS 1000đ 3.962.000 3.050.000 2.619.850 897.000
Phòng tổ chức: (gồm 7 ngời)
- Bố trí tổ chức sắp xếp lao động cho hợp lý.
- Xây dựng và quản lý quỹ tiền lơng .
- Xây dựng các định mức lao động, theo dõi thực hiện và điều chỉnh định mức khi phát hiện thấy bất hợp lý .
- Thực hiện các chế độ chính sách của nhà nớc đối với cán bộ nhân viên.
- Lập kế hoạch tuyển sinh, đào tạo, bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ, tổ chức học và thi nâng bậc cho cán bộ nhân viên. Quản lý hớng dẫn đoàn học sinh các trờng gửi đến thăm quan, thực tập tại Công ty.
Phòng tiêu thụ sản phẩm: (gồm 21 ngời)
- Nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu thị trờng .
- Thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm .
- Quản lý kho thành phẩm.
Phòng Kế toán Tài chính:– (gồm 7 ngời)
Giúp Giám đốc về lĩnh vực tài chính, đồng thời có trách nhiệm trớc Nhà nớc, theo dõi kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch, các chế độ chính sách tài chính trong Công ty.
Phòng Kỹ thuật: (gồm 11 ngời)
- Giúp Giám đốc nghiên cứu thực hiên các chủ trơng và biện pháp về kỹ thuật dài hạn, ngắn hạn.
- Thiết kế và theo dõi chế thử mặt hàng mới, cải tiến mặt hàng cũ.
- Xây dựng quy trình công nghệ, chế tạo chi tiết sản phẩm .
- Xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật trong Công ty.
Phòng KCS: (gồm 25 ngời)
- Tổ chức quản lý các dụng cụ đo, mẫu chuẩn và các phơng tiện đo lờng, hớng dẫn sử dụng cách bảo quản, tu sửa các dụng cụ kiểm tra về cơ và điện trong toàn Công ty.
- Kiểm tra chất lợng vật t, hàng gia công ngoài, các chi tiết và sản phẩm xuất xởng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật .
- Hớng dẫn các phòng ban, phân xởng trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lợng ISO –9002.
Phòng Hành chính - Tổng hợp: (gồm 8 ngời)
- Giúp Giám đốc điều hành mọi công việc thuộc phạm vi hành chính trong nội bộ Công ty.
- Tổ chức thực hiện tốt công tác văn th, đánh máy, phô tô, theo dõi, đôn đốc các phòng ban, phân xởng thực hiện chỉ thị, mệnh lệnh của Giám đốc .
- Quản lý việc sử dụng con dấu và tổ chức bộ phận lu trữ, công văn, giấy tờ.
- Thờng trực công tác thi đua của Công ty.
- Tiếp khách và giao dịch với cơ quan bên ngoài Công ty.
- Ngoài ra, còn tổ chức khám phá và chăm sóc sức khoẻ cán bộ nhân viên trong toàn Công ty.
Phòng Bảo vệ: ( gồm 17 ngời )
- Thờng trực kiểm tra ngời vào Công ty.
- Tuần tra bảo vệ tài sản của Công ty trong và ngoài giờ sản xuất.
- Chỉ đạo tổ chức ngăn ngừa và chấn áp các vụ gây mất an ninh trật tự trong Công ty.
- Trông xe cho cán bộ công nhân viên trong Công ty và khách vào liên hệ công tác với Công ty.
- Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty. 3. 3 Nhiệm vụ các phân xởng:
Toàn Công ty có 6 phân xởng sản xuất và đợc phân thành 2 nhóm : Các phân xởng sản xuất chính và các phân xởng sản xuất phụ trợ.
• Nhiệm vụ các phân xởng sản xuất chính:
Phân xởng Đột dập: (gồm 65 ngời):
- Pha cắt tôn lá và tôn Silíc .
- ép tán rôto và stato quạt các loại.
- Dập cắt vuốt hình các chi tiết và phụ kiện khác của chi tiết quạt điện.
Phân xởng Cơ khí: (gồm 111 ngời)
- Gia công tiện, nguội, khoan, mài các chi tiết quạt .
- Gia công cơ khí hoàn chỉnh nắp trên, nắp dới quạt trần, xơng đế quạt 400, quạt 300, quạt 250.
- Đúc Roto lồng sóc quạt các loại.
- Đúc các chi tiết quạt bằng nhôm.
Phân xởng Sơn mạ - nhựa:– (gồm 74 ngời)
- Mạ kẽm, mạ bóng các chi tiết quạt .
- Hoàn thiện lới bảo vệ quạt
- Nhuộm cánh quạt bàn 400.
- Sản xuất một số chi tiết bằng nhựa .
- Sơn trang trí bề mặt các chi tiết quạt.
Phân xởng Lắp ráp: (gồm 160 ngời)
- Phân xởng lắp ráp có nhiệm vụ quấn bin, vào bin Stato các loại quạt.
- Tẩm sấy, lắp ráp hoàn chỉnh các loại quạt.
- Đóng gói nhập kho thành phẩm các loại quạt.
• Các phân xởng sản xuất phụ trợ:
. Phân xởng dụng cụ: ( gồm 51 ngời)
- Sản xuất các loại khuôn mẫu, khuôn đúc áp lực, khuôn ép nhựa, khuôn đột, sản xuất các gá lắp, các dụng cụ dao cắt, các dụng cụ đo kiểm phục vụ cho các phân xởng sản xuất chính .
- Thực hiện các đề tài nghiên cứu, chế thử, cải tiến kỹ thuật theo chơng trình tiến độ kỹ thuật.
- Sửa chữa lớn và phục hồi các loại khuôn gá, dụng cụ đo kiểm trong toàn Công ty.
Phân xởng Cơ điện: (gồm 41 ngời)
- Căn cứ vào lịch xích sửa chữa máy móc thiết bị của Công ty để tổ chức sửa chữa lớn, vừa các thiết bị trong toàn Công ty.
- Duy tu bảo dỡng máy móc thiết bị hàng ngày.
- Thiết kế thi công các chi tiết máy dự phòng.
- Thiết kế thi công các máy tự trang, tự chế và lắp đặt vận hành các máy móc thiết bị mới.
- Quản lý hệ thống điện, nớc, sửa chữa nhà xởng trong toàn Công ty.
- Thực hiện kiểm tra công tác vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động trong Công ty.
4. Tổ chức bộ máy công tác của công ty Điện cơ Thống Nhất Hà Nội
4.1.Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty.
Công tác kế toán giữ một vị trí quan trọng trong quản lý hoạt động và sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ hoạt động thực tế khách quan trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý tàI sản và thực hiện sử dụng, công ty ĐIện Cơ Thống Nhất Hà Nội đã áp dụng tổ chức kế toán theo mô hình tập trung. Hình thức này có u điểm đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra còn thuận tiện trong việc chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toáncũng nh việc trang bị các phơng tiện tính toán.
4.2.Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Kế toán - Tài vụ của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán theo mô hình xác định từ khâu thu nhận xử lý chứng từ ghi sổ đến khâu lập báo cáo tài chính phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phòng kế toán tài vụ gồm 8 cán bộ có trình độ chuyên môn kế toán và tài chính (1 kế toán trởng và 7 nhân viên kế toán), tổ chức theo sơ đồ:
Sơ đồ 2 : Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trởng
Nhiệm vụ của từng bộ phận :
- Kế toán trởng: Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế ở Công ty, tham gia với Giám đốc về các quyết định phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty. Phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán trong Công ty. Có quyền yều cầu các bộ phận trong Công ty cung cấp đầy đủ kịp thời các tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và kiểm tra kế toán .
- Kế toán tài sản cố định: Hạch toán chi tiết tổng hợp của tài sản cố định, phản ánh sự biến động và sự hiện có của các loại tài sản trong toàn Công ty.
- Kế toán thanh toán và tiêu thụ: Hạch toán chi tiết tổng hợp tình hình thu chi tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng của Công ty, tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ, hạch toán chi tiết tổng hợp về tình toán tình hình vay vốn lu động. Đồng thời hạch toán kế toán về số thành phẩm xuất bán cũng nh việc theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.
- Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội: Thanh toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Kế toán vật liệu và dụng cụ: Hạch toán chi tiết tổng hợp vật liệu và dụng cụ.
- Kế toán ngân quỹ: Quản lý số liệu có trong quá trình theo chi quỹ của Công ty.
- Kế toán ngân hàng và tổng hợp: Theo dõi sự phản ánh hiện có và sự biến động số tiền gửi ngân hàng.
4.3. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Kế toán TSCĐ Kế toán VLDC Kế toán tiền l- ơng Kế toán NH và TH Kế toán tiêu thụ và tính toán Kế toán tập hợp chi phí và tính giá Kế toán Ngân quỹ
Là một doanh nghiệp Nhà nớc tiến hành sản xuất kinh doanh với qui mô vừa, số lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thc kế toán “ Nhật ký chứng từ ” , theo sơ đồ.
Căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp kế toán, tiến hành ghi chép vào các sổ theo dõi chi tiết, lập ra các bảng phân bổ, bảng kê lên nhật ký chứng từ.
Sơ đồ 3: trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Ghi chú: Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Đối chiếu luân chuyển.
Theo hình thức Nhật ký-Chứng từ, trong quá trình kế toán tổng hợp thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, kế toán sử dụng các loại sổ sau:
- Bảng tổng hợp tình hình Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm. Cơ sở để ghi bảng này là các
Chứng từ gốc
Bảng kê Thẻ, sổ kế toán chi
tiết
Nhật ký chứng từ
Sổ cái Bảng tổng hợp và
chi tiết Báo cáo tài chính
chứng từ, hoá đơn, phiếu nhập kho, xuất kho và các chứng từ liên quan khác. Số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm làm cơ sở để vào Nhật ký- Chứng từ Số 8.