b. Hệ thống sổ sách kế toán vật liệu
6.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
a. Nhập do mua ngoài:
- Trờng hợp vật liệu mua ngoài thanh toán chậm:
ở công ty, khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và hoá đơn cớc phí vận chuyển (nếu có), kế toán ghi:
+ Nếu không có hoá đơn cớc phí vận chuyển (bên cung ứng bao thầu vận chuyển), chi phí vận chuyển đã tính trên hoá đơn GTGT.
Nợ TK 152 : Giá trị mua cha có thuế GTGT. Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán.
Đến khi kế toán thanh toán cắt séc hoặc phiếu chi đúng bằng số tiền của khối lợng vật liệu mua và cán bộ cung tiêu đem đi thanh toán với bên cung ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 112,111
Ví dụ: khi mua dây điện từ φ 3,2 của công ty XNK tạp phẩm, bên cung ứng đã bao thầu vận chuyển. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 4320 và hoá đơn GTGT số 003060, kế toán ghi:
Nợ TK 152 : 657.942.488
Nợ TK 133 (1331) : 65.794.248
Có TK 331 : 723.736.736
Khi đợc thanh toán bằng TGNH, ghi: Nợ TK 331 : 723.736.736
Có TK 112 : 723.736.736
+ Nếu tự vận chuyển, chi phí vận chuyển sẽ đợc thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào hoá đơn cớc phí vận chuyển (nếu có) và phiếu chi tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Ví dụ: khi mua hợp đồng hồ của hộ TCN bao bì 1, chi phí phải trả cho thuê ngoài vận chuyển là: 100.000đ. Căn cứ phiếu chi kế toán ghi:
Nợ TK 152 : 100.000 Nợ TK 133 : 10.000
Có TK 111 : 110.000
(Khoản này đợc theo dõi ở NKCT số 1 vào cuối kỳ).
Để theo dõi tình hình nhập vật liệu và thanh toán với ngời bán, kế toán sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 (sổ chi tiết công nợ) - “Phải trả cho ngời bán” và NKCT số 5 ghi Có TK 331.
- Sổ chi tiết công nợ đợc mở để theo dõi chi tiết đối với từng ngời bán, mỗi đơn vị bán đợc mở một trong số nhất định. Mỗi chứng từ thanh toán mỗi hoá đơn ghi một dòng. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và tính ra số d cuối kỳ.
Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi:
- Số d đầu tháng: căn cứ vào số d cuối tháng trớc chuyển sang ghi d nợ, d có cho phù hợp.
- Phần diễn giải: Ghi các nghiệp vụ nhập vật liệu (tên vật liệu, quy cách,...) và các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán. Kế toán phải đối chiếu số liệu: giá mua, thuế GTGT, tổng giá trị vật t nhập trên hoá đơn GTGT với phiếu nhập và giá cả đã thoả thuận xem có khớp không. Nếu không khớp phải điều chỉnh lại ngay. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi trên một dòng. Trờng hợp một séc trả tiền cho nhiều hoá đơn thì vẫn ghi bình thờng và theo dõi số tiền trên séc có khớp hay không với số tiền thanh toán trên hoá đơn GTGT. Nếu séc còn thừa tiền phải thu hồi lại.
- Số phát sinh trong tháng: do chỉ có trờng hợp hàng về cùng hoá đơn nên kế toán ghi Có TK 331 với các TK đối ứng (TK 152, 133).
Phần ghi Nợ TK 331 : căn cứ vào các chứng từ thanh toán với ngời bán nh phiếu chi tiền mặt, séc tiền gửi ngân hàng.
- Số d cuối tháng: căn cứ vào số d đầu tháng và tổng số phát sinh Nợ cộng tổng số phát sinh Có tính ra số d cuối tháng, ghi vào dòng thích hợp.
ở trờng hợp mua dây điện từ của công ty XNK tạp phẩm theo phiếu nhập kho số 4320 và hoá đơn GTGT số 003060, kế toán thực hiện:
Từ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (theo bảng số 19, Sổ chi tiết công nợ - sổ số 2, tháng 12/1999 của công ty).
sổ chi tiết công nợ
Tài khoản : 331 - Phải trả cho ngời bán
Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999
Chứng từ Diễn giải TK d PS Nợ PS Có Số lợng Đơn giá
Công ty XNK tạp phẩm TOCONTAP (CTYXNKTP) D đầu
PS D cuối 723.736.736 723.736.736 / / / / / / Cộng D đầu Tổng PS D cuối 723.736.736 723.736.736 20/12 036382 Dây Emay 1.6mm (3110160) XNKTP 279/NTD - P2 152 107.150.209 2.181,53 49.117,00 20/12 036382 Dây Emay 1.8mm (3110180) XNKTP 279/NTD - P2 152 107.432.632 2.187,28 49.117,00 20/12 036382 Dây Emay 2.2mm (3110220) XNKTP 279/NTD - P2 152 431.486.951 8.784,88 19.117,00 20/12 036382 Dây Emay 0.07mm (3110007) XNKTP 279/NTD - P2 152 11.872.696 107,98 109.952,73
20/12 036382 Thuế VAT đầu vào của vật t sản xuất (VAT1) XNKTP 279/NTD - P2
133111 65.794.248
Cộng 723.736.736
21/12 UNC1/2 Thanh toán mua dây điện tử 11211 723.736.736
Cuối tháng, kế toán cộng từng trang sổ theo dõi thanh toán với từng đơn vị bán và chuyển số liệu tổng cộng vào NKCT số 5.
* NKCT số 5: đợc dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với ngời cung cấp vật t, hàng hoá, tạp vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp.
NKCT số 5 gồm: phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan, và phần theo dõi thanh toán: ghi Nợ TK 331 đối ứng Có với tài khoản có liên quan.
- Kết cấu và phơng pháp ghi:
Phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 gồm: cột số thứ tự, tên khách hàng, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331 đối ứng Nợ với các TK có liên quan nh TK 152, 154, 611, 621,...
Phần phản ánh thanh toán: gồm các cột số thứ tự, tên khách hàng, d nợ đầu kỳ, d có đầu kỳ, các cột phản ánh số phát sinh Nợ TK 331, đối ứng Có với các TK liên quan nh 111,112,...
- Cơ sở để ghi vào NKCT số 5: là sổ chi tiết công nợ (TK 331 - “Phải trả cho ngời bán”). Cuối tháng, sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tợng, kế toán ghi vào NKCT số 5 mỗi đối tợng một dòng.
+ Phần ghi Nợ các TK: lấy số liệu tổng cộng của chi tiết từng loại TK đối ứng Nợ với TK 331 của từng đối tợng ghi vào cột Nợ TK đó tơng ứng trên NKCT số 5. Sau đó lấy tổng cộng của bên Có TK 331 trên sổ chi tiết TK 331 ghi vào cột cộng phát sinh có TK 331 trên NKCT số 5.
+ Phần ghi Có các TK: ghi số liệu chi tiết ở TK đối ứng Có với Nợ TK 331 từ sổ chi tiết TK 331 sang tơng ứng trên NKCT số 5. Rồi lấy số liệu tổng cộng ở cột ghi Nợ TK 331 ở sổ chi tiết TK 331 ghi sang cột cộng Nợ TK 331 trên NKCT số 5.
+ Cột số d cuối tháng: là số d cuối tháng ghi trên sổ chi tiết công nợ của từng đối tợng đó.
Ví dụ: Từ sổ chi tiết công nợ số 2 (bảng số 19) đa vào NKCT số 5 (bảng số 20) nh sau:
Nhật ký chứng từ số 5
Tài khoản 331 : Phải trả cho ngời bán
Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999
Bảng số 20: Trích NKCT số 5 tháng 12
STT Khách hàng D đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các TK... Ghi nợ TK 331, ghi có các TK... D cuối tháng
Nợ Có 152 1331 .... Cộng PS có 111 1121 ... Cộng PS nợ Nợ Có 1 C.ty XNK tạp phẩm TOCONTAP 657.942.488 65.794.248 723.736.736 723.736.736 723.736.736 2 Nhà máy cơ khí 17 1.868.472.330 504.508.179 37.754.946 542.263.152 1.200.000.000 1.200.000.000 1.210.735.482 3 C.ty đầu t XD số 2 150.000.000 231.985.000 231.985.000 18.189.763 4 Bu điện TP Hà Nội. 47.623.484 47.623.484 4.329.408 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 223.415.730 7.865.623.456 7.666.221.221 664.535.522 10.333.011.402 2.869.381.415 5.081.704.676 8.696.671.112 22.520.505 9.301.068.521
- Trờng hợp vật liệu mua về nhập kho thanh toán ngay với ngời bán, kế toán ghi: Nợ TK 152
Nợ TK 133 (1331) Có TK 111,112
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 4315 ngày 17/12/1999 nhập của Hộ TCN bao bì 1 gồm hộp đồng hồ và đinh ghim, căn cứ hoá đơn GTGT số 003050, phiếu chi số 3560 kế toán phản ánh:
Nợ TK 152 : 97.459.850
Nợ TK 133 (1331) : 9.745.985 Có TK 111 (1111) : 107.205.835
Kế toán thanh toán theo dõi những chi phí mua vật liệu, tiền mua vật liệu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt này ở NKCT số 1 ghi Có TK 111.
b. Nhập vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: căn cứ phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 Giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK
15423
Trong trờng hợp này kế toán vật liệu chỉ định khoản và theo dõi trên bảng kê xuất vật liệu. Đến cuối kì theo dõi trên sổ cái TK 152.
c. Nhập vật liệu từ nguồn tạm ứng.
Khi có nhu cầu tạm ứng, cán bộ cung tiêu sẽ viết đơn xin tạm ứng (giấy đề nghị tạm ứng) theo nội dung sau (bảng số 21 trang bên).
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, sau khi đã đợc giám đốc công ty ký duyệt, kế toán thanh toán viết phiếu chi. Khi đó kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 - “Tạm ứng”.
Nợ TK 141 Có TK 111
Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT của ngời bán, ngời tạm ứng lập giấy thanh toán tạm ứng (Bảng số 22).
Số tiền chênh lệch trả lại nộp vào quỹ. Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 và cuối tháng ghi vào NKCT số 10 theo định khoản sau:
Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 141 và Nợ TK 111 Có TK 141 Bảng số 21: Giấy đề nghị tạm ứng
Để theo dõi tình hình tạm ứng và việc thanh toán tạm ứng của từng ngời kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng để mở sổ chi tiết cho TK 141 - “Tạm ứng”.
Sổ chi tiết đợc mở cho từng ngời để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Cuối tháng, kế toán thanh toán lập NKCT số 10 cho sổ chi tiết TK 14. Cơ sở ghi NKCT số 10 là sổ chi tiết TK 141, mỗi ngời đợc ghi một dòng.
Đơn vị :
Địa chỉ :
Mẫu số 03-TT
theo QĐ1141 TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
Giấy đề nghị Ngày tháng năm Số: Kính gửi : Tên tôi là : Địa chỉ : Đề nghị cho tạm ứng số tiền : (Bằng chữ) : Lý do tạm ứng :
Thời hạn thanh toán :
Bảng số 22: Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Đơn vị :
Địa chỉ :
Mẫu số 04-TT
theo QĐ số 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngày tháng năm Số:
Nợ: Có:
Họ tên ngời thanh toán :
Địa chỉ :
Số tiền tạm ứng đợc thanh toán theo bảng dới đây:
Diễn giải Số tiền
I. Số tiền tạm ứng
1. Số tạm ứng các đợt trớc cha chi tiết 2. Số tạm ứng kỳ này
- Phiếu chi sổ... ...
II. Số tiến đã chi
- Chứng từ số...
III. Chênh lệch (I-II)
1. Số tạm ứng chi không hết 2. Chi quá số tạm ứng
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán Ngời thanh toán
d. Nhập vật liệu từ việc thu hồi phế liệu hoặc xuất dùng không hết nhập lại kho:
Nợ TK 152
Có TK 627,621,642,154