3. Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán
3.3. Về dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu
Muốn xem xét sâu về vấn đề này ta đi tìm hiểu qua một phần nhỏ bảng cân đối kế toán ở Công ty may Thăng Long năm 2002. (trang bên).
Nh vậy xem xét bảng cân đối kế toán của Công ty năm 2002 ở trên ta thấy rõ Công ty vẫn cha có khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Trong khi đó, chi phí về nguyên vật liệu của Công ty là rất lớn nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả nguyên vật liệu trên thị trờng cũng ảnh hởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc lập tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của Công ty sẽ phần nào bù đắp đợc khoản thiệt hại xảy ra khi bị giảm giá. Vì vậy theo tôi Công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác này.
Đến cuối kỳ ( thờng là cuối năm) Công ty có thể lập dự phòng đối với lợng nguyên vật liệu tồn kho thì trớc đó Công ty cần tiến hành kiểm kê để xác định số lợng vật liệu tồn kho.Việc lập dự phòng đợc tiến hành chủ yếu với những vật liệu có sự biến động giảm giá trong kỳ. Công việc lập dự phòng, theo tôi có thể đợc thực hiện qua bảng sau:
Bảng trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho
TT Loại VL Đơn vị tính Số lợng Đơn giá ghi sổ
Đơn giá khi
kiểm kê Chênh lệch
Mức trích lập dự phòng
1 Vải ngoài M 41.800 5.200 5.000 - 200 8.360.000 2 Bông - 9.200 3.500 4.200 + 700 0 3 Vải lót - 1.300 4.100 4.000 - 100 130.000 4 Xốp - 5.100 6.000 6.000 0 0 5 .... ... ... ... ... ... ... 3.4. Một số kiến nghị khác
Hiện nay kế toán máy vẫn cha đợc áp dung trên toàn bộ công tác kế toán của công ty, cho nên việc áp dụng kế tóan trên máy sẽ là việc mà công ty cần quan tâm trong thời gian tới. Kế toán máy sẽ giúp giảm nhẹ cờng độ công việc của phòng kế toán, giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực: cử cán bộ đi học, cập nhật chế độ mới cho nhân viên kế toán. Kế toán phải nắm vững chức năng nhiệm vụ của mình.
Với kế toán NVL:
Phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của công tác hạch toán NVL là phản ánh và giám sát quá trình nhập xúât toàn diện.
Đảm bảo nguyên tắc hoàn thiện trong công tác hạch toán NVL đúng với yêu cầu, qui định của chế độ do Nhà nớc ban hành.
Luôn cố gắng nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Trích
Bảng cân đối kế toán
Tài sản Số đầu năm Số cuối năm
A - TSLĐ và đầu t ngắn hạn 31.180.033.329 40.871.864.265
I. Tiền 3.132.710.214 14.863.353.651
1. Tiền mặt tồn quỹ 402.687.000 357.528.700
2. TGNH ...
II. Các khoản đầu t TCNH ...
III. Các khoản phải thu 12.362.370.459 18.676.242.464
1. Phải thu của khách hàng 10.343.057.460 17.040.201.002
2. Phải thu nội bộ 1.857.094.379 1.147.794.614
VKD ở các đơn vị trực thuộc 1.857.094.397 1.147.794.619
3. Các khoản phải thu khác 162.218.620 488.246.843
4. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 0 IV. Hàng tồn kho 1. NVL tồn kho 3.942.594.473 4.670.576.627 2. CFSXKD dở dang 597.619.238 866.683.684 3. Thành phẩn tồn kho 9.737.435.615 11.544.294.350 4. Hàng tồn kho 996.959.529 610.085.499 5. Hàng gửi đi bán 0 1.650.637.435
6. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 0 0
Chơng III
Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty may Thăng Long
1. Nhận xét và đánh giá về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở công ty.
Về cơ bản công tác kế toán của công ty may Thăng Long tiến hành tơng đối tốt, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, tuy nhiên không thể tránh đợc những nhợc điểm.
Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc kể cả công ty may Thăng Long, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng gía thành sản phẩm. Việc tăng c- ờng quản lý và hoàn thiện công tác quản lý, kế toán trong đó có kế toán NVL là một trong những vấn đề cần quan tâm, chú trọng; đó là việc mà công ty luôn cố gắng trong công tác quản lý, công tác kế toán đã giúp cho công ty đứng vững và ngày càng phát triển. Trong đó phải kể tới sự đóng góp của công tác kế toán với những cách thức tổ chức và hoạt động tơng đối hợp lý:
1.1.Về bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, tức là toàn bộ công việc đợc tập trung tại phòng kế toán.
Cán bộ và chuyên viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, thích ứng với c- ờng độ làm việc lớn.
Việc phân công lao động ở phòng kế toán rõ ràng, đảm bảo tính chuyên trách cao.
ở các XN không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu: thu nhập, ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi XN và kiểm tra chứng từ, lập báo cáo ở các XN... Cuối kỳ hoặc định kỳ họ có nhiệm vụ tập hợp và chuyển các chứng từ, báo cáo đó cho kế toán để ghi chép vào sổ kế toán.
Với một công ty có qui mô lớn, số lợng công nhân nhiều, nhiều nghiệp vụ phát sinh nh vậy thì việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung cho công tác hạch toán đợc tiến hành một cách qui củ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và chịu trách nhiệm
cao trong công việc, đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ, chính xác để phục vụ cho nhu cầu quản lý.
1.2.Về hệ thống chứng từ và phơng pháp hạch toán .
Công ty đã đăng ký sủ dụng hết hệ thống chứng từ kế toán theo qui định và sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán. Phơng pháp này phù hợp với công ty có nhiều nghiệp vụ phát sinh, qui mô sản xuất lớn, hàng tồn kho biến động nhiều, do đó có thể nói là phù hợp với công ty may Thăng Long.
Các chứng từ mà công ty sủ dụng đợc luân chuyển một cách hợp lý và th- ờng xuyên, đáp ứng đúng chế độ qui định, đảm bảo sự chặt chẽ và tính pháp lý trong quá trình luân chuyển.
1.3.Về hệ thống tài khoản, sổ sách và báo cáo
Nh trên đã trình bày, công ty đăng ký sử dụng hết các tài khoản mà Bộ Tài Chính ban hành, nếu có sự thay đổi về chế độ công ty đều tuân thủ, do đó hệ thống tài khoản mới (có sự thay đổi so với hệ thống tài khoản cũ ở một số tài khoản) đựơc ban hành theo 4 chuẩn mực kế toán ngày 31/12/2001 - số 149/2001/QĐ - BTC, đã đợc công ty áp dụng từ ngày 01/01/2003, cùng với những qui định về sổ sách và báo cáo. Tất nhiên, do phơng pháp hạch toán mà công ty sử dụng và đặc điểm sản xuất kinh doanh... nên có một số tài khoản công ty không sử dụng mặc dù đã đăng ký ( 113, 151, 631....) là đơng nhiên. Mặt khác, công ty cũng đã mở thêm hệ thống tài khoản chi tiết cho phù hợp với tính chất các nghiệp vụ kinh doanh một cách linh hoạt.
Hình thức sổ " Nhật ký chứng từ " mà công ty sử dụng có thể nói là phù hợp, vì u điểm của hình thức này là khoa học, chăt chẽ và phù hợp với những công ty có qui mô lớn, trình độ kế toán cao, có sự chuyên môn hoá và phân công lao động kế toán tập trung. Hình thức này đảm bảo sự phản ánh đầy đủ các thông tin kế toán. Tuy nhiên, nó lại khá cồng kềnh vì số lợng nhiều, kết cấu phức tạp, gây cản trở cho việc cơ giới hoá tính toán và hoàn thiện kế toán máy trong xử lý số liệu.
Hiện nay, kế toán máy đợc công ty sử dụng đối với một số phần hành (vốn bằng tiền, doanh thu) chứ cha đợc áp dụng trong toàn bộ công tác kế toán ( công
ghi chép trên sổ sách. Còn máy tính của công ty đã đợc nối mạng nội bộ đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Nói chung, bộ máy kế toán của công ty hoạt động có hiệu quả, đã góp phần vào những thành tựu của công ty: hoat động luôn có lãi, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Nhà nớc, đảm bảo sự tín nhiệm và lòng tin của khách hàng...
1.4. Về tổ chức công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu
NVL của công ty tơng đối lớn về số lợng, phong phú về chủng loại, do đó công ty rất chú trọng đến việc quản lý NVL...
Công ty đã sử dụng và phân công cho phòng thiết kế - phát triển tính toán nhu cầu và định mức NVL, phòng Marketing lên phơng án giá... để xác định mức thu mua, sử dụng và dự trữ NVL một cách hợp lý, chính xác nhất.
Bên cạnh đó, để quản lý NVL công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng rộng lớn, chuyên trách: kho nguyên liệu, kho phụ liệu, kho hoá chất.... mỗi kho đều đợc trang bị đầy đủ các phơng tiện cần thiết để bảo quản, kiểm tra....
Nhân viên ở kho có trách nhiệm, năng lực: sắp xếp NVL một cách khoa học; đảm bảo đúng về số lợng, qui cách.
Công ty còn khuyến khích các xí nghiệp sử dụng tiết kiệm NVL bằng chính sách cho xí nghiệp hởng 50% giá trị NVL tiết kiệm đợc....
Tất cả các chính sách đó đã khiến cho việc quản lý NVL bị thiếu hay d thừa quá nhiều ít xảy ra.
• Về mặt hạch toán kế toán NVL
Các chứng từ sủ dụng và qui trình luân chuyển các chứng từ trong phần hành kế toán vật t đợc công ty qui định rõ ràng và đúng chế độ ban hành dựa trên cơ sở thực tế và yêu cầu của quản lý nên đã giúp cho công tác kế toán NVL đảm bảo đợc việc cung cấp thông tin chính xác, cần thiết.
Việc phân loại NVL theo vai trò của nó trong sản xuất và tổ chức các tài khoản chi tiết theo cách phân loại đó giúp cho kế toán tiến hành nhanh chóng, rõ ràng. Bên cạnh đó, với mỗi loại NVL công ty còn hạch toán riêng NVL mua ngoài và NVL nhận gia công, vật liệu đã sử dụng đúng mục đích sản xuất, đáp ứng kịp thời cho sản xuất.
NVL khi xuất kho, công ty dùng phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ nên trong kỳ việc hạch toán và ghi sổ kế toán NVL xuất khá đơn giản nhng do đó mà cuối tháng ( cuối kỳ ) kế toán phải tính ra đơn gía xuất từng loại NVL và ghi sổ gía trị của NVL xuất ra, khiến cho công việc thờng bị dồn vào cuối kỳ: ghi sổ, đối chiếu, lên báo cáo,...; thông tin cung cấp có khi không kịp thời.
Quá trình hạch toán chi tiết NVL tiến hành theo phơng pháp thẻ song song cũng đơn giản hơn cho việc hạch toán đối với quá nhiều loại NVL nh công ty.
Việc ghi chép trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp đợc thực hiện đâỳ đủ, các báo cáo đợc lập phản ánh đầy đủ các thông tin về yêu cầu quản lý.
Hệ thống máy tính đợc nối mạng nội bộ là công cụ đắc lực cho việc tính toán giá trị NVL, bơi NVL của công ty nhiều, mật độ nhập - xuất dầy, nên không thể chỉ tính toán bằng tay đợc.
Nh vậy, có thể nói công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng đợc tiến hành khá nến nếp, phản ánh đúng thực trạng của công ty, đảm bảo đợc tiến độ công tác, cung cấp thông tin đầy đủ, thống nhất về hoạt động của công ty. Góp phần khắc phục yêu cầu của quản lý chặt chẽ NVL nói riêng. Tuy nhiên, vẫn có những hạn chế cần phải khắc phục và hoàn thiện: áp dụng kế toán máy, dự phòng ( công ty không trích lập dự phòng)>
2. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty May Thăng Long.
Kế toán luôn là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức bộ máy của bất kỳ một công ty nào, đó là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh. Với vị trí nh vậy, kế toán có chức năng phản ánh các thông tin toàn diện về hoạt động của mỗi doanh nghiệp: tài sản, vốn, lơi nhuận...để giúp cho nhà qủan lý có thể đa ra đợc quyết định một cách đúng đắn. Do đó bên cạnh các chiến lợc, chính sách để phát triển, nhà quản lý doanh nghiệp và bản thân phòng kế toán luôn có những phơng hớng để nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán; bởi đối với những doanh nghiệp thì thông tin kế toán đợc dùng để giám sát hoạt động kinh doanh, đối với nhà nớc - đợc dùng để kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ và chấp hành pháp luật về kinh doanh, thuế...., đối với nhà đầu t - đó là những
đó hay không... Nói chung, thông tin kế toán không chỉ có tác dụng trong phạm vi doanh nghiệp đó hay không....Nói chung, thông tin kế toán không chỉ có tác dụng trong phạm vi doanh nghiệp mà còn có tác dụng với rất nhiều đối tợng bên ngoài khác. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán luôn là yêu cầu đợc đặt ra.
Để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại mỗi doanh nghiệp, bản thân phòng kế toán phải luôn cố gắng, mỗi kế toán phải không ngừng trau dồi, nâng cao trình độ nghiệp vụ để có thể thực hiện tốt phần hành công việc của mình. Trong yêu cầu hoàn thiện đồng bộ, hoàn thiện hạch toán kế toán NVL cũng đợc đặt ra. Với một doanh nghiệp sản xuất, yếu tố vào vô cùng quan trọng cho nên hạch toán kế toán NVL là một khâu không thể thiếu đợc trong quá trình hạch toán. Việc hoàn thiện và nâng cao công tác hạch toán kế toán NVL giúp đảm bảo việc cung cấp thông tin để đa ra các phơng án thu mua, dự trữ,... xây dựng các phơng án giá hợp lý nhất, tránh đợc tối đa các hiện tợng thiết hụt, mất mát hoặc sủ dụng lãng phí NVL; đảm bảo cung cấp NVL cần thiết cho sản xuất không bị gián đoạn; qua đó góp phần hạ thấp chi phí, giá thành...., nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, đây cũng là yêu cầu đặt ra với công ty may Thăng Long - một công ty sản xuất kinh doanh.
3. Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty may thăng long.
3.1.Công tác quản lý nguyên vật liệu
NVL của công ty rất đa dạng, lại nhập - xuất liên tục để tiện cho việc quản lý thì phải biết đợc một cách đầy đủ, cụ thể và dễ dàng, cần phải có sổ danh điểm vật t. Sổ này đợc mở cho từng loại NVL ( nguyên liệu TK 1521) ),phụ liệu (TK 1522), (hoá chất TK 1528), mỗi sổ quản lý những nhóm, NVL theo từng danh điểm (có thể theo mã hàng) của từng loại. Sổ này là căn cứ để quản lý các loại NVL và có thể thực hiện dễ dàng hơn nếu dùng kế toán máy.
3.2. Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Trong quá trình hạch toán và ghi sổ, công ty không lập bảng phân bổ NVL (bảng phân bổ số 2), bảng này công ty nên lập vì nó sẽ giúp cho công tác tập hợp
chi phí sản xuất dễ dàng hơn. Bảng phân bổ NVL đợc dùng để phản ánh giá trị NVL xuất kho trong tháng và phân bổ cho các đối tợng sử dụng và là cơ sở để vào bảng kê 4 (tập hợp chi phí sản xuất)
Đối với bảng kê xuất vật liệu:
Kế toán nên lập riêng cho NVL mua ngoài và NVL nhận gia công. Bảng kê xuất NVL mua ngoài đợc theo dõi từng XN nhng sẽ không có cột "Vận chuyển"
Bảng kê xuất NVL nhận gia công, hình thức nh đã trình bày song nên theo dõi theo từng khách hàng trong mỗi XN chứ không nên theo dõi theo trình tự thời gian để tiện cho việc tính giá thành sản phẩm gia công cho mỗi đơn đặt hàng ở từng XN.
3.3. Về dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu