Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán được sử dụng để ghi chép và hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Vận dụng hình thức kế toán phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, quản lý và đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm cụ thể của xí nghiệp và cơ cấu tổ chức bộ máy cũng như trình độ của công nhân viên kế toán, từ ngày 01/01/1994 phòng kế toán xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để tổ chức hạch toán.
- Sổ cái các tài khoản: 155,131, 152, 156, 511, 641, 642, 632, 911…
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết nguyên vật liệu, và các sổ chi tiết liên quan.
- Thẻ kho, thẻ công nợ.
- Chứng từ: các phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi… Kế toán bán hàng
Và thanh toán công nợ
Kế toán thành phẩm
Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT
Kế toán tổng hợp
Kế toán vật tư
Thủ kho nguyên vật liệu
Trình tự ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu Tại xí nghiệp Carton sóng, hàng ngày kế toán căn cứ vào những chứng từ gốc như: phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, …để lên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt, Sổ nộp séc. Từ số liệu trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết để lên bảng tổng hợp chi tiết.
Cũng từ các chứng từ gốc, vào mỗi cuối tháng kế toán lập các chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để lên Sổ Cái các tài khoản vào cuối tháng. Số trên Sổ Cái là cơ sở để ghi Bảng cân đối tài khoản và lên báo cào tài chính.
2.2.2.3 Chính sách kế toán
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại xí nghiệp
Ở xí nghiệp, các nghiệp vụ nhập-xuất-tồn thường xuyên xảy ra. Do vậy, để phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình nhập-xuất-tồn hàng tồn kho nói chung và tình hình nhập-xuất-tồn thành phẩm nói riêng; đòi hỏi kế toán phải lựa chọn và áp dụng phương pháp kế toán thích hợp.
Là một bộ quan trọng thuộc TSLĐ của Công ty, việc hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời giá trị hàng tồn kho không những là cơ sở để xác định kết quả sản xuất kinh doanh mà còn là một trong những căn cứ để xác định giá trị thực có của đơn vị. Để thích ứng với yêu cầu và nhiệm vụ của mình trong quá trình hạch toán kế toán, xí nghiệp đã lựa chọn và áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ phát sinh và liên quan đến hàng tồn kho nói chung, thành phẩm nói riêng của xí nghiệp.
* Niên độ kế toán và kỳ kế toán
Niên độ kế toán: xí nghiệp áp dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.
Kỳ kế toán: 1 tháng.
* Hệ thống báo cáo ở xí nghiệp bao gồm: Bảng cân đối kế toán (mẫu B01-DN)
Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu B02-DN). Các báo cáo này được lập theo tháng.
Chứng từ gốc: Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho,Hóa đơn GTGT Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 155,511,632,131,911. …
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính Sổ
quỹ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết:Thẻ kho,sổ chi tiết bán hàng
Bảng tổng hợp chi tiết
2.3 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI XÍ NGHIỆP CARTON SÓNG THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU BAO BÌ HÀ NỘI.
2.3.1 Thực trạng tổ chức công tác kế toán thành phẩm tại Xí nghiệp Carton sóng.
2.3.1.1 Đặc điểm thành phẩm
Thành phẩm của Xí nghiệp Carton sóng được hoàn thành ử bước công nghệ cuối cùng của quy trình sản xuất, sau khi được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng sẽ được nhập kho. Việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp hiện nay được tuân theo cơ chế thị trường, lấy thị trường để định hướng, lấy tăng trưởng làm động lực, lấy chất lượng để cam kết với khách hàng. Hiện nay, xí nghiệp tập trung sản xuất các mặt hàng là Carton sóng, các tấm bìa, giấy chống ẩm. Ở xí nghiệp việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nhiều hay ít căn cứ vào đơn đặt hàng của từng khách hàng như các doanh nghiệp may mặc, điện lanh, thực phẩm, đồ uống, đồ gia dụng…để các doanh nghiệp này đống gói sản phẩm của mình rồi đem tiêu thụ trên thị trường. Trên Công ty sẽ giao chỉ tiêu xuống cho Xí nghiệp còn tự xí nghiệp sẽ tự tìm kiếm khách hàng cho mình và tự ký kết các hợp đồng với khách hàng. Do đó, xí nghiệp luôn nghiên cứu và tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho mình đề ra các phương án sản xuất và tiêu thụ thành phẩm sao cho luôn hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tieu, kế toán đặt ra.
2.3.1.2 Tình hình công tác quản lý chung về thành phẩm
Ví việc sản xuất và tiêu thụ thành phẩm phải dựa trên các đơn đặt hàng và các hợp đồng đã kỳ kếy với khách hàng nên phương châm hợt động của xí nghiệp là thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng: chất lượng sản phẩm là sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giao hàng đủ số lượng, đúng thời gian, giá cả luôn hợp lý, thể hiện năng lực cạnh tranh trên thị trường. Do vậy, việc quản lý thành phẩm cả về mặt số lượng, chất lượng và giá trị luôn được xí nghiệp đặt lên hàng đầu.
Quản lý về mặt số lượng, chất lượng: luôn kiểm tra đảm bảo đúng tiến độ sản xuất để có thể hoàn thành đúng kế hoạch, phải kiểm kê số lượng thành phẩm trước khi giao hàng cho khách hàng, đồng thời phải đảm bảo yêu cầu về mẫu mã, quy cách, chủng loại sản phẩm theo đúng đơn đặt hàng, phải được qua bộ phận KCS kiểm tra sản phẩm trược khi giao hàng: thành phẩm không bị bong dột, đủ độ kết dính, đủ dộ dày sóng, độ cứng. Nếu sản phẩm không đúng chất lượng sẽ được tận dụng để làm đệm và vách đặt trong hộp hoặc đem bán cho cơ sở khác. Quản lý về mặt giá trị tính toán và xác định đúng đắn giá trị của thành phẩm khi nhập, xuất kho.
Bên cạnh đó, xí nghiệp đã tổ chức kho bảo quản thành phẩm một cách hợp lý, thành phẩm sau khi qua bộ phận KCS được vận chuyển vào kho, việc ra vào kho được quản lý một cáh chặt chẽ do Thủ kho thành phẩm giám sát và chịu trách nhiệm vật chất. Việc sắp xếp, bố trí nơi để thành phẩm nhập kho được phân loại theo từng đối tượng khách hàng, có đánh dấu để nhận biết giúp cho việc cung cấp sản phẩm một cách tiện lợi, nhanh chóng nhất.
2.3.1.3 Đánh giá thành phẩm
Thành phẩm ở Xí nghiệp có nhiều quy cách, mẫu mã, chủng loại khác nhau và luôn có sự biến động thường xuyên về số lượng và giá trị, việc nhập, xuất kho diễn ra hàng ngày. Để phục vụ cho việc hạch toán kịp thời và tính toán chính xác giá trị thành phẩm nhập, xuất kho kế toán đã sử dụng phương pháp đánh giá thành phẩm theo giá thực tế.
Đánh giá thành phẩm nhập kho: do Xí nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, nên đối tượng kế tóan chi phí sản xuất được xác định là từng loại thành phẩm; đối tượng tính giá thành là từng loại thành phẩm. Đối tượng kế toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp nhau, kế toán sử dụng phương pháp giản đơn để tính giá thành với kỳ tính gía thành hàng tháng. Tổng giá thành = Chi phí sản xuất + Chi phí sản xuất - Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ phát sinh trong kỳ dở dang cuối kỳ
Hiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng phương pháp đánh giá thành phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp. Vì chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chí phí, các nguyên vật liệu chính như: giấy Duplex và giấy Kraft. Theo phương pháp này, giá trị sản phẩm dở dang chỉ tính phần chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp, còn các khoản chi phí khác tính cho cả sản phẩm hoàn thành. Mặt khác, để đơn giản và giảm bớt khối lượng tính toán, kế toán đã quan niệm chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp được bỏ hết một lần, ngay từ đầu quy trình sản xuất. Vì vậy, giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ tính theo công thức sau:
Gía trị sản phẩm + Chi phí phát Số lượng Giá trị dở dang đầu kỳ sinh trong kỳ sản phẩm sản phẩm dở = * dở dang dang cuối kỳ Số lượng sản + Số lượng sản phẩm cuối kỳ phẩm hoàn thành dở dang cuối kỳ
Đánh gía thành phẩm xuất kho: giá thành thành phẩm xuất kho (tồn kho) được tính theo phương pháp bình quân gia quyền phù hợp với tình hình tiêu thụ thành phẩm và yêu cầu quản lý thành phẩm của Xi nghiệp.
Số lượng thành phẩm Đơn giá bình quân của Giá thành = thực tế xuất kho trong * từng lọa thành phẩm
thành phẩm xuất kho tháng
Đơn giá bình Gía thành sản xuất thực tế Gía thành sản xuất thực tế quân của từng của thành phẩm tồn đầu + của thành phẩm nhập kho
loại thành = tháng trong tháng phẩm Số lượng thành phẩm tồn đầu + Số lượng thành phẩm nhập tháng kho trong tháng
Ví dụ: Căn cứ vào bảng giá thành khoản mục tháng 02/2006, ta có giá thành sản xuất thực tế của hòm sóng 5L nội in, một vách 385x250x165 nhập kho trong tháng là 8.781.856đ với số lượng thẹc tế nhập là 3850 chiếc. Hòm sóng 5L nội in, một vách không có tồn kho đầu tháng nên giá thành sản xuất thực tế của hòm sóng 5L nội in, một vách tồn đâù tháng bằng 0. Vậy, đơn giá bình quân của hòm sóng 5L nội in, một vách khi xuất kho để bán là:
0 + 8.781.856
Đơn giá bình quân = = 2281 (đ) 0 + 3850
2.3.1.4 Chứng từ và trình tự luân chuyển Chứng từ
*Tổ chức Chứng từ kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các Chứng từ kế toán. Do thành phẩm sau khi kết thúc quá trình sản xuất hoàn thành, được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng, xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn quy định được nhập trực tiếp vaò kho thành phẩm ở Xí nghiệp sau đó sẽ được giao cho khách hàng; Nghiệp vụ nhập, xuất thường diễn ra trong cùng một ngày nên các Chứng từ chủ yếu bao gồm: lệnh xuất kho (hay gọi là Phiếu xuất kho), hóa đơn GTGT mà không cần dùng Phiếu nhập kho giúp cho việc ghi chép, quản lý chứg từ của kế toán thành phẩm và thủ kho thành phẩm ở Xí nghiệp được đơn giản hơn. Thủ kho sử dụng sổ ghi chép hàng ngày để ghi số lượng thực tế nhập kho hàng ngày.
• Quá trình xuất kho thành phẩm: Lệnh xuất kho phản ánh tình hình xuất kho
thành phẩm bán cho khách hàng. Thủ kho được sự ủy quyền của Giám đốc Xí nghiệpviết lệnh xuất kho. Thông thường số lượng sản phẩm sản xuất thực tế có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn so với yêu cầu của đơn dặt hàng nhưng Xí nghiệp giao cho khách hàng số lượng thực tế sản xuất và vẫn được khách hàng chấp nhận. Khách hàng hoặc người lái xe của xí nghiệp trực tiếp đến kho đẻ nhận Lệnh xuất kho sau đó đưa lên phòng kế toán, kế toán bán hàng và thanh toán công nợ sẽ viết Hóa đơn GTGT cho số hàng đó; đơn giá bán trên hóa đơn do Phó giám đốc phụ trách sản xuất hoặc Giám đốc tính giá sau đó hỏa thuận với khách hàng; công việc tính giá được tiến hành sau khi nhận được fax đặt hàng của khách hàng, Phó giám đốc phụ trách sản xuất hoặc Giám đốc sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn khách hàng đưa ra về mẫu mã, chất lượng thành phẩm; loại bìa 2 lớp, 3 lớp, 4 lớp, 5 lớp toàn nội hay thùng 5 lớp 1 ngoại… để từ đó có giá cả hợp lý nhất. Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên:
+Liên 1(màu tím): lưu lai quyển gốc.
+Liên 2(màu đỏ):giao cho khách hàng làm căn cứ ghi sổ kế toán của đơn vị mua.
+Liên 3(màu xanh):dùng để thanh toán nội bộ giữa đơn vị bán và mua do kế toán công nợ giữ.
Hóa đơn GTGT phải có đày đủ chữ ký, họ tên của những người liên quan và đóng dấu đỏ; lệnh xuất kho phải có chữ ký của Thủ kho và Giám đốc Xí nghiệp. Sau đó, Lệnh xuất kho
và Hóa đơn GTGT sẽ được khách hàng đưa xuống thủ kho và thủ kho ký xác nhận vào hóa đơn, ghi số seri của hóa đơn vào Lệnh xuất kho làm căn cứ ghi số chứng từ trên Thẻ kho; sau đó giao hàng cho khách hàng.
Nếu khách hàng bằng tiền mặt ngay thì thủ quỹ sẽ viết Phiếu thu và thu tiền. Trường hợp thanh toán băng séc hoặc chuyển khoản thì kế toán sẽ ghi hóa đơn là thanh toán sau vá theo dõi trên Thẻ công nợ đối với những khách hàng mua chịu.
Biểu số 2:
Công ty CP sx và xnk bao bì Xí nghiệp Carton sóng
LỆNH XUẤT KHO
Yêu cầu xuất cho: Công ty TNHH PACIFIC TT Tên hàng- Quy cách Đơn vị Số lượng Yêu cầu Thực tế Ghi chú
1 Thùng 5L-in 1 màu+vách 358x250x165 Chiếc 3850 3850 2 Thùng 5L-in 2 màu+ vách 435x 248x174 Chiếc 140 150 3 Vách 5L 243x 152 Chiếc 850 850 4
Ngày 17 tháng 02 năm 2006
Biểu số 03:
Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 1: Lưu HY/2004
0078168
368 Ngày 17 tháng 02 năm 2006
Đơn vị khách hàng: Công ty CP sx và nhk bao bì Địa chỉ: Phường Phú Thượng- Quận Tây Hồ- Hà Nội Số TK: MST 0100106786
Điện thoại:…………..MS
Họ tên người mua hàng: anh Nguyễn Tuấn Hoa nhận hàng Tên đơn vị: Công ty TNHH PACIFIC
Địa chỉ: Phường Chăm Mát- Thị xã Hòa Bình Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK sau MST: 5400105260
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 Thùng 5L-in 1 màu+ vách 385 X250x165 chiếc 3850 2281 8.781.856 Thùng 5L-in 2 màu+ vách 150 4.100 615.000 435x248x152 chiếc Vách 5L 243x152 chiếc 850 140 119.000 Cộng tiền hàng: 9.515.856 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 951.586 Tổng cộng tiền thanh toán 10.467.442 Số tiền viết bằng chữ: (Mười triệu bốn trăm sáu bảy ngàn bốn trăm bốn hai đồng).
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
2.3.1.5 Kế toán chi tiết thành phẩm
Để đáp ứng yêu càu quản lý thành phẩm theo từng loại, kích cỡ khác nhau kế toán chi tiết thành phẩm tại Xí nghiệp được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết thành phẩm được tiến hành ở 2 nơi: ở kho và ở phòng kế toán.
Từ Lệnh xuất kho và Sổ ghi chép hằng ngày sẽ làm căn cứ để ghi vào Thẻ kho và để thực hiện theo dõi xuất nhập kho thành phẩm. Cụ thẻ như sau:
Tại kho: do số lần nhẩptong tháng nhiều nên Xí nghiệp mở Thẻ kho theo từng tháng và mở chi tiết cho từng loại thành phẩm.
Hằng ngày, căn cứ vào Lệnh xuất kho và Sổ ghi chép hàng ngày để ghi vào Thẻ kho theo số lượng thành phẩm thực nhập, thực xuất. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng trên thẻ kho tính ra số lượng thành phẩm tồn cuối tháng; đồng thời kiểm kê thành phẩm tồn kho thực tế bằng việc lập bảng kiểm kê thành phẩm xem có khớp đúng với thẻ kho hay không.
THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/02/2006 Tờ số: 01
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: 5L nội (in) Đơn vị tính: chiếc
Ngày Chứng từ N X
Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn
Tồn tháng 1/2006 430x345x240(Minwon) 750 650x520x480 484 550x290x200 1000 330x100x60 1930 Nhập kho thành phẩm 650x520x480 2510
01 78109 Xuất bán cho YAMAHA 13100 314 01 78117 Xuất bán cho YAMAHA 13100 180 14 78150 Xuất bán cho YAMAHA 13100 500