III. kế toán chi phí và xác định kết quả bán hàng
i- khái quát chung về công ty tnhh việt vợng
1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Việt Vợng đợc cấp giấy phép thành lập số 299-UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 30/12/1994 và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 25/1/1995.
Vốn pháp định :3.789.000.000 VND
Trụ sở : Số 12, tổ 15 phờng Thanh Lơng – Quận Hai Bà Trng – Hà nội. Công ty TNHH ViệtVợng là Công ty thơng mại chuyên kinh doanh các sản phẩm về thiết bị văn phòng, hoá chất, vật liệu cho các ngành công nghiệp, hàng tiêu dùng ...
Trên cơ sở hình thành đó, ban lãnh đạo công ty TNHH Việt Vợng không những chỉ dừng lại là Công ty chuyên doanh các thiết bị văn phòng .. mà còn mở rộng kinh doanh bằng cách là các đại lí trung gian của nhiều nhà, sản xuất trong nớc và nớc ngoài nh các sản phẩm của Mỹ, Đức, Hà Lan,...cố gắng phát triển các mặt hàng của mình để chiếm lĩnh thị trờng trong nớc.
2. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty
Công ty TNHH Việt Vợng hiện có tổng số 19 cán bộ công nhân viên Trong đó đội ngũ lãnh đạo gồm :
-Ban giám đốc :1 ngời -Trợ lí giám đốc :1 ngời
Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ đại học chiếm 70% trong đó 80% đạt trình độ đại học và cử nhân kinh tế.
Về lĩnh vực hoạt động kinh doanh:
Công ty TNHH Việt Vợng với chức năng mua bán, đại lý kí gửi hàng hoá trong nớc và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe, Wetrok...với lĩnh vực kinh doanh thơng mại các sản phẩm tiêu dùng và hàng công nghiệp. Mặt hàng chủ yếu của Công ty kinh doanh là cung cấp sản phẩm, thiết bị văn phòng cho khách sạn và văn phòng. Ngoài ra Công ty còn cung cấp những sản phẩm nh két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ... thực phẩm, công nghệ, thuốc thú y, hoá chất công nghiệp.
Ngoài những mặt hàng thiết bị công nghiệp trên Công ty còn cung cấp sản phảm hàng tiêu dùng, sản phẩm sữa Frisomel của Hà Lan. Có thể nói những sản phẩm của Công ty tơng đối mới, chủ yếu nhập từ nớc ngoài. Thị trờng tiêu thụ sản phẩm của Công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội, Đà Nẵng và Thành Phố Hồ Chí Minh.Tuy nhiên thị trờng tiêu thụ vẫn có thể tiếp tục mở rộng nhờ các nhu cầu mới về hàng tiêu dùng, và sản phẩm về đồ văn phòng, trang thiết bị trong khách sạn vẫn đang phát sinh.
Một trong ba thị trờng trên thì thị trờng tiêu thụ sản phẩm lớn nhất là TP.HCM. Trung bình hàng năm thị trờng này số doanh thu chiếm 1⁄2 số doanh thu của Công ty. Thị trờng Hà Nội chiếm gần một nửa và số còn lại là thị trờng Đà Nẵng và các tỉnh khác.
Về mặt phân phối, các kênh bán hàng của Công ty chủ yếu là các cửa hàng tổng hợp, cửa hàng bán lẻ và đại lý.
Về hàng tiêu dùng chủ yếu bán cho các siêu thị, cửa hàng tổng hợp cửa hàng t nhân. Các sản phẩm về sữa của Frisoland đợc tiếp thị trong các trờng mẫu giáo các trạm y tế, bệnh viện...mặt hàng này bán tơng đối mạnh trong cả nớc.
do nhu cầu về siêu thị và khách sạn, văn phòng lớn. Trong tơng lai Công ty sẽ tiếp tục mở rộng tại các tỉnh khác.
Về sản phẩm hoá chất đang bắt đầu có triển vọng tuy cha đợc kết quả nh khả quan. Ngoài ra, tại thị trờng trong nớc có rất nhiều công ty về hóa chất lớn đang chiếm độc quyền về thị trờng tại Việt Nam nên Công ty gặp một số khó khăn trong việc tiêu thu sản phẩm.
Các sản phẩm thuốc thú y và thức ăn gia súc đang gặp nhiều tiến triển và cha gặp đối thủ cạnh tranh. Thị trờng của mặt hàng này chủ yếu là nông thôn nên việc tiếp thị và đa vào quảng cáo trên truyền hình và đài là rất quan trọng.
3.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý của Công ty đơc bố trí theo sơ đồ sau:
Nh vậy ta thấy bộ máy của công ty có bốn phòng chức năng trong đó :
- Ban giám đốc là ngời chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động kinh doanh và quản lí của công ty.
- Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty. Ban giám đốc Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Nghiên Cứu Phát Triển
- Phòng hành chính chiu trách nhiệm về quản lý lực lợng cán bộ công nhân viên của công ty và vấn đề hành chính khác .
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phòng nghiên cứu phát triển nghiên cứu phát triển thị trờng của công ty.
II /công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty THHH Việt vợng ở công ty THHH Việt vợng
1. Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý
Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm về sữa của Frisoland, các sản phẩm tiêu dùng của các nhà sản xuất trong nớc và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe... Ngoài ra Công ty còn cung cấp những sản phẩm nh két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ... thực phẩm công nghệ, thuốc thú y hoá chất công nghiệp. Việc quản lí hàng hoá đợc áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Hàng hoá xuất kho đợc tính theo phơng pháp thực tế đích danh, hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì tính theo giá nhập của lô đó. Do sự đa dạng về chủng loại (có tới hàng trăm loại hàng khác nhau ) và số lợng hàng tồn kho rất lớn nên Công ty cũng không có điều kiện để lập báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng. Tuy nhiên để đảm bảo yêu cầu quản lí hàng hoá chặt chẽ cứ 6 tháng 1 lần Công ty tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hàng hoá, đánh giá lại chất lợng hàng tồn cũng nh điều chỉnh lại giá trị hàng tồn theo giá thị trờng và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá.
2. Các hình thức bán hàng ở công ty
- Phơng thức bán buôn qua kho bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty hoặc tại kho của bên mua, tuỳ theo hợp đồng thoả thuận của hai
- Phơng pháp bán buôn vận chuyển thẳng, sau khi hàng nhập về cảng Công ty tiến hành giao nhận cho bên mua tại cảng hoặc tại một địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng...
Tình hình tiêu thụ hàng hoá của Công ty luôn đợc chú trọng những mặt sau: - Về qui cách phẩm chất hàng hoá tiêu thụ: hàng hoá trớc khi nhập xuất phải đợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng cũng nh qui cách. Chính vì vậy ở Công ty không có trờng hợp hàng hoá bị trả lại, hay giảm giá hàng do sản phẩm kém chất lợng.
- Về giá bán hàng hoá: hệ thống giá bán đợc xác định trên giá mua thực tế công phí thu mua bảo quản... và gắn liền với sự vận động gia cả thị trờng. Giá bán hàng hoá thờng đợc thoả thuận với ngời mua cho nên các mặt hàng của Công ty không có giá trị cố định nh các mặt hàng của các Công ty thơng mại khác.
3. Tài khoản sử dụng
Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty mang tính độc lập. Phần lớn các tài khoản Công ty sử dụng có nội dung phản ánh đúng chế độ.
Một số tài khoản mà Công ty sử dụng trong việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nh sau:
- TK 156 “hàng hoá “
TK này đợc chi tiêt thành hai TK cấp hai + TK 1561 “Trị giá mua của hàng hoá”
- TK 1561 Phản ánh giá mua của hàng bán qua kho
- TK 1561A- GT phản ánh giá mua hàng bán chuyển thẳng không qua kho
- TK 1561B- UT phản ánh hàng nhân uỷ thác + TK 1562 Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá
- TK 511 “Doanh thu bán hàng”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”
- TK 641 “Chi phí bán hàng”
- TK 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp”
- TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Nh đã trình bày ở trên, do Công ty không có giá bán xác định từ trớc và việc hàng hoá nhập xuất luôn đợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng quy cách nên tại Công ty không có trờng hợp hàng bán trả lại do kém chất lợng hoặc giảm giá hàng bán nếu Công ty không sử dụng TK 531 và TK 532 .
4. Kế toán doanh thu bán hàng
4.1 Trình tự ghi ảô
Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, tuy nhiên công tác kế toán thực hiên có những điểm rất biệt so với phơng pháp này.
Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty diễn ra nh sau:
Sổ theo dõi hoá đơn Hoá đơn bán hàng
Sổ chi tiết tài khoản 156,632....511
Phiếu ghi số kiêm luân chuyển chứng từ gốc
Trớc khi xuất kho, giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT thành 5 liên, một liên lu lại phòng kinh doanh, bốn liên còn lại chuyển cho khách hàng. Khách hàng cầm hoá đơn này sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng. Sau đó kế toán đa lại hoá đơn cho ngời mua. Ngời mua cầm 4 liên của hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhận hàng. Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lu lại một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho ngời mua. Ngời mua giữ lại một liên (liên đỏ). Thủ kho chuyển hai liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán.
Tại phòng kế toán của Công ty khi khách hàng mang hoá đơn sang để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn. Sổ này có tác dụng quản lý toàn bộ hoá đơn bán hàng viết ra trong kì, tránh trờng hợp bỏ sót hoá đơn. Mẫu này nh sau:
sổ theo dõi hoá đơn <Trích>
Tháng 6 năm 2005
Đơn vị tính: đồng
Hoá đơn Diễn giải
Thuế suất % Giá bán cha có thuế GTGT Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày
46205 4/6/05 Sữa Friso Pre 10 130.864.000 13.864.000 Công ty TNHH Phú Thái (trả chậm 10 ngày)
46209 5/6/05 Bàn chải Jodan Flex
10 15.400.000 1.540.000 Công ty TNHH Nam Sơn (trả chậm 12 ngày)
46212 8/6/05 Sữa FrisoLac 10 75.240.000 7.524.000 Công ty thơng mại Bình Minh ( trả chậm 15 ngày)
... ... .... ... ... .... ...
Sau khi giao hàng thủ kho chuyển hàng hoá lên phòng kế toán lúc này kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn khi hoá đơn quay về. Sổ này có mẫu tơng tự nh trên.
4.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng.
Khi nhận đợc hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ doanh thu bán hàng theo dõi từng khối hàng. Chỉ tiêu “giá mua “ đợc lấy từ sổ theo dõi mua hàng xuất kho.
Mẫu 5:
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải Giá vốn Giá bán Thuế GTGT Số hiệu Ngày
46205 4/1/01 Công ty TNHH Phú Thái 114.948.000 130.864.000 13.086.400 46209 5/1/01 Công ty TNHH Nam Sơn 11.330.000 15.400.000 1.540.000 46212 8/1/01 Công ty TM Bình Minh 63.036.000 75.240.000 7.524.000
.... .... ... ... ... ...
Cộng 717.500.000 1.025.000.000 102.500.000
Cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp trên sổ và các phiếu ghi sổ cái tài khoản có quan hệ đối ứng với tài khoản 511 do các kế toán khác chuyển đến, kế toán phụ trách về doanh thu sẽ lập phiếu ghi sổ cho tài khoản 511 để chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp vào sổ cái.
Mẫu 6:
Sổ cái
Tài khoản : Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511
Tháng 6 năm 2005
Diễn giải TK đối ứng
Số tiền
Nợ Có
Doanh thu bán hàng 131 1.025.000.000
Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 1.025.000.000
4.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán .
Tại công ty, giá vốn hàng hoá bán đợc tính theo công thức:
Giá mua của hàng bán trong kỳ đợc trích theo theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là hàng xuất thuộc lô nào thì tính theo giá lô đó, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Giá mua của hàng tiêu thụ đợc quản lý trên 2 sổ: sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho (Mẫu 4) và sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6).
Chi phí thu mua (bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển hàng hoá) đợc quản lý trên “Sổ theo dõi chi phí thu mua”. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các hoá đơn liên quan đến chi phí mua hàng để vào sổ chi phí. Chi phí thu mua đợc phân bổ cho hàng bán của từng lô.
VD: Chi phí thu mua lô hàng Frisolac 23N-QL10 còn lại là 11.016.000 lợng sữa Frisolac còn tồn tính đến ngày 1/1/2001 là 7200 hộp. Lợng sữa bán ra trong tháng là 1200 hộp.
Giá vốn hàng
bán trong kỳ = Giá mua hàng bán trong kỳ +
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ
Chi phí thu
Mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua nh sau:
Mẫu 7:
Sổ theo dõi chi phí thu mua
Tháng 6/2005
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Số tiền
Ngày Số hiệu Nợ Có
Mang sang 30.012.750
Chi phí vận chuyển Friso Pre 111 4.464.000 111 11.016.000
... .... ... ... ... ... Phân bổ cho hàng bán trong kỳ
-Sữa Friso Pre 3.348.000
-Bàn chải Jodan Flex 330.000
-Sữa Frisolac 1.836.000
Cộng phát sinh 26.016.000 20.890.000
D 35.138.750
Việc ghi chép nh trên không phân biệt đợc chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào vì vậy đến kỳ sau, khi phân bổ kế toán lại phải rà soát lại số liệu rất mất thời gian.
Cuối tháng kế toán quản lý TK 1562 lập phiếu ghi sổ TK 1562 chuyển cho kế toán xác định giá vốn hàng bán.
Mẫu 8:
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc
Chi phí thu mua phân bổ cho sữa Frisolac 23N-QL10 tiêu thụ trong kỳ
= 11.016.000
TK số: 1562 STT Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
1 Chi phí mua hàng 111 26.016.000 2 Phân bổ chi phí mua cho
hàng đã tiêu thụ
632 20.016.000
Ngời lập biểu Kế toán trởng (Ký) (Ký)
Hàng tháng kế toán xác định giá vốn hàng bán căn cứ vào chỉ tiêu giá mua của hàng bán trên sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6) và ghi chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán ra trong phiếu ghi sổ để lập phiếu ghi sổ tài khoản 632 để xác định kết quả.
Mẫu 9:
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc Tk 632Ngày 30/6/2005 STT Diễn giải TK đối Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 Giá mua hàng bán 696.601.940 2 Chi phí mua 20.890.000 3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 717.500.000
Ngời lập biểu (Ký) Kế toán trởng(Ký)
Kế toán tổng hợp khi nhận đợc phiếu ghi sổ TK 632 tiến hành vào sổ cái TK 632.
Mẫu 10:
Số hiệu: 632
Tháng 06 năm 2005
Đơn vị tính: Đồng
STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền
Nợ Có
1 Giá mua hàng bán 1561 696.601.940 2 Chi phí thu mua 1562 20.890.000
3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 717.500.000
4.3. Kế toán bán hàng giao thẳng không qua kho
Với phơng thức bán hàng này căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành giao dịch với phía nớc ngoài để thoả thuận số lợng giá cả hàng hoá, căn cứ vào đó lập hợp đồng mua bán hàng hoá với khách hàng. Khi có thông báo hàng đã về cảng, phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT và cử ngời xuống cảng tiếp nhận hàng hoá. Hàng hoá có thể giao trực tiếp cho khách hàng hay chuyển đến một địa điểm theo thoả thuận trong hợp đồng. Khi