VII. Các hình thức sổ kế toán
1. Quy trình hình thành và phát triển của Công ty
1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty chế tạo bơm trong những năm đầu mới thành lập qui mô sản xuất còn nhỏ bé lạc hậu, nên toàn công ty chỉ có một phòng ban và hai phân xởng sản xuất tổng hợp cha đợc phân công chuyên môn hoá.Sau 40 năm năng lực sản xuất của công ty đã đợc nâng lên rất nhiều cả về chất lợng và số lợng. Cho đến nay công ty có 753 lao động sản xuất kinh doanh ở hơn 20 phòng ban phân xởng, đội sản xuất với cơ cấu sản xuất đợc chia làm hai khối.Khối sản xuất chính gồm 9 phòng ban, 5 xởng, 3 đội sản xuất và khối sản xuất ngành nghề cũng gồm 4 đội sản xuất. Tất cả đều đợc đặt dới sự chỉ đạo quản lý của giám đốc và ba phó giám đốc có thể thể hiện cơ cấu này theo sơ đồ:
-Giám đốc là ngời lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm toàn bộ qui trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nghĩa vụ đóng góp với nhà nớc theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nớc, đồng thời phải tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với quy trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà giám đốc còn là ngời quản lý
Phòng kinh doanh Thông tin của khách hàng Phòng thiết kế kỹ thuật Phòng điều độ vật t
Tạo mẫu đúc phôi
Gia công cơ khí và lắp ráp Thử nghiệm Nhập kho Bán hàng Mạ nhiệt luyện Gia công gò hàn rèn
trực tiếp các phòng ban có chức năng giám sát, theo dõi từng mặt hoạt động nh trật tự an ninh, chất lợng sản phẩm, kế toán, tiền lơng, trên phạm vi toàn công ty.
-Ba phó giám đốc cũng đợc phân công trách nhiệm phụ trách quản lý điều hành một tổ hợp phòng ban phân xởng có chức năng tơng tự hỗ trợ liên quan với nhau.
Nh vậy việc sắp xếp bộ máy quản lý , phân công trách nhiệm đối với lãnh đạo công ty là tơng đối hợp lý và khoa học vừa đẩm bảo cho giám đốc nắm bắt đ- ợc tình hình cụ thể về lĩnh vực đợc phân công phụ trách vừa tránh đợc sự chồng chéo trong quản lý vẫn bị coi là căn bệnh phổ biến đối với doanh nghiệp nhà nớc. Đặc biệt hơn nữa, giám đốc tham gia trực tiếp quản lý các phòng ban quan trọng sẽ tạo điều kiện cho ngời đứng đầu công ty biết đợc cụ thể và chính xác nhất tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của đơn vị mình để có thể đa ra những quyết định đúng đắn, hợp lý nhất khi cần thiết.
-Văn phòng công ty :có nhiệm vụ trợ giúp giám đốc và các phó giám đốc trong việc điều hành quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động của công ty.
-Phòng hành chính bảo vệ với công việc gĩ gìn an ninh trật tự, bảo vệ tài sản công ty, quản lý thời gian công tác của CBCNV trong công ty của các thẻ ra cổng.
-Phòng kinh doanh : Với nhiều công việc khác nhau liên quan đến lập kế hoạch sản xuất, kế hoach tiêu thụ và thực hiện việc tiêu thụ, phòng có một bộ phân chuyên lập kế hoạch giá thành đơn vị và giá bán cho từng sản phẩm từ đó lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiêu thụ trong cả năm và từng tháng dựa trên số lợng đặt hàng của khách, một bộ phận thực hiện việc giới thiệu sản phẩm, ký kết hợp đồng với khách mua, giao hàng và thu tiền về.
-Phòng lao động tiền lơng cũng chia thành hai bộ phận: một bộ phận chuyên lập ra các định mức tiêu hao nh tiêu hao nguyên vật liệu, tiêu hao vể số giờ công, tiêu hao về số giờ máy, làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm.
Bộ phận thứ hai tham gia tính tiền lơng, tiền thởng các khoản phải trả phải nộp của cán bộ công nhân viên từng phòng ban, phân xởng. Hàng tháng lập kế hoạch chi lơng cho giám đóc duyệt và sau đó chuyển sang phòng kế toán tài chính để vào sổ và chi lơng nên có quan hệ mật thiết với phòng kế toán tài chính của công ty.
-Phòng kế toán tài chính tham mu cho giám đốc về mặt tài chính theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dới hình thức tiền tệ, giúp lãnh đạo công ty ra những quyết định về tài chính trong sản xuất kinh doanh đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, xác định nhu cầu về vốn tình hình hiện có và sự biến động của các tài sản hiện có của công ty.
-Phòng thiết kế kỹ thuật: phòng này có bộ phận thiết kế có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế các sản phẩm thành các bản vẽ kỹ thuật đảm bảo đúng các thông số kỹ thuật nh yêu cầu sản xuất. Tổ chức in các bản vẽ này giao xuống các phân xởng làm cơ sở để sản xuất các sản phẩm, bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ theo dõi, giám sát kỹ thuật ở từng khâu, từng bộ phận sản xuất theo bản vẽ kỹ thuật đẫ đợc lập.
Phòng điều đọ vật t có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoach sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu do các phòng ban khác cung cấp tiến hành lập kế hoạch thực hiện việc cung ứng vật t cũng nh xuất kho vật t cho các phân xởng sản xuất theo đúng định mức.
-Phòng KCS (kiểm tra chất lợng sản phẩm): có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng vật t mua về theo kế hoạch của phòng điều độ đồng thời cùng với quản đốc các
phân xởng giám sát kiểm tra chất lợng sản phẩm dở dang sau khi kết thúc quá trình sản xuất ở phân xởng này tiếp tục chuyển sang chế tạo ở phân xởng tiếp theo, kiểm tra chất lợng sản phẩm sau khi đã trải qua tất cả các khâu công nghệ trớc khi nhập kho thành phẩm.
-Ngành quản lý kho có nhiệm vụ quản lý vật t thành phẩm và thực hiện xuất giao vật t cho các phân xởng khi có yêu cầu của phòng điều độ vật t đồng thời xuất giao thành phẩm cho khách hàng theo hoá đơn bán hàng của phòng kinh doanh.
Các phòng ban đợc giao thực hiện công việc tơng đối rõ ràng và khoa học, mỗi phần việc đều đợc kiểm tra chặt chẽ nhng không chồng chéo tuy nhiên công ty cha trú trọng đến khâu bán hàng, tiêu thụ sản phẩm vì thực tế cho thấy chỉ có 4 nhân viên trực tiếp thực hiện công việc này tại quầy giới thiệu sản phẩm thuộc sự quản lý phòng kinh doanh của công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
1.5.Đặc điểm của quá trình công nghệ với sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp.
Giám đốc Công ty
Phó giám đốc
điều hành Phó giám đốc kinh doanh thuật đại diện lãnh Phó giám đốc kỹ đạo
Phòng lao động tiền lơng Phòng điều độ vật t Xởng cơ khí lắp ráp Xởng đúc Xởng nhiệt luyện Xởng gò hàn rèn Đội vận tải Ngành quản lý kho Văn phòng Phòng quản lý chất lợng Phòng tổ chức nhân sự Phòng quan hệ quốc tế Phòng bảo vệ Phòng kế toàn tài chính Phòng kinh doanh
Đội sửa chữa thiết bị và xâylắp thuỷ lợi
Sản xuất ngành nghề Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng thiết kế công nghệ
Đội xây dựng cơ bản
-Công ty có dây chuyền công nghệ khép kín từ khâu đầu: thiết kế chế tạo mẫu đến làm khuôn đúc, gia công cơ khí lắp ráp, thử nghiệm bằng những thiết bị hiện đại nh lò luyện gang, lò thép MK8 của Mỹ, lò đồng của Mỹ, Nhật thay thế cho lò nấu bằng than, nồi Graphit.
-Máy phân tích nhanh kiểm tra thành phần kim loại thay thế cho phơng pháp kiểm tra bằng hoá học. Dùng máy gia nhiệt thay thế cho phơng pháp lọc dầu.
-Lò tôi tần số thay thế cho nhiệt luyện bằng lò muối, các máy hùn tích, hàn mắc của Mỹ, Nhật, công nghệ sơn tĩnh điện, đúc khuôn không hàn và nhiều thiết bị hiện đại đã căn bản giải quyết công việc hàng ngày cho ngời lao động trong công ty. Từng bớc đa thu nhập của ngời lao động lên đáp ứng đời sống sinh hoạt hàng ngày cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Sơ đồ công nghệ của công ty chế tạo bơm Hải Dơng.
-Nhìn vào sơ đồ ta có thể hình dung đợc những nhiệm vụ cơ bản của các x- ởng.
-Xởng đúc:Xởng này sẽ thực hiện các công việc từ chế tạo mẫu sản phẩm bằng gỗ căn cứ vào bản vẽ thiết kế, tạo phôi khuôn mẫu bằng cát đến nấu gang và rót gang vào phôi, làm sạch phôi gang sau khi ra lò nguyên liệu chính của khâu đúc phôi là gang thép, phụ gia, thành phẩm của phân xởng này là các phôi sản phẩm(thân bơm, thân van, cánh quạt) theo đúng kỹ thuật bản vẽ.
-Xởng cơ khí-lắp ráp: Xởng này thực tế đợc chia thành hai bộ phận, một bộ phận chuyên gia công cơ khí, tiện, phay bào, khoan, sọc, doa nguội .. Các chi tiết có yêu cầu độ chính xác cao nh trục, bạc, ổ trợt, bộ phận thứ hai chuyên lắp ráp thành các sản phẩm hoàn chỉnh.
Thu thập nhu cầu khách hàng
Thiết kế sản phẩm Chuẩn bị công nghệ nguồnlực
Gia công cơ khí Gia công gò hàn rèn nhiệt luyện Đúc phôi Tạo mẫu Thử nghiệm Lắp ráp Nhập kho Sơn hoàn thiện
-Xởng gò-hàn-rèn: có nhiệm vụ chế tạo các chi tiết có yêu cầu về độ bền, độ dẻo, độ bóng cao, ít bị mài mòn khi cọ xát.Các công việc của phân xởng này là tôi ủi, mạ các chi tiết, đã đợc chế tạo ở các phân xởng đúc, gia công cơ khí.
-Xởng cơ dụng: Chuyên theo dõi tình hình sử dụng công suất của máy móc, thiết bị và tiến hành sủa chữa khi máy móc bị h hỏng, đồng thời gia công một số chi tiết nh ốc vít, các phụ tùng thay thế khác.
-Tóm lại sản phẩm của công ty đợc sản xuất theo quy trình tơng đối đơn giản, công việc chủ yếu và quan trọng nhất là khâu đúc và gia công cơ khí đòi hỏi trình độ lành nghề của công nhân, công tác tổ chức ở các phân xởng của công ty cũng đợc phân công khá cụ thể rõ ràng và không phức tạp.