Nh phần trên em đã nhận xét từ các chứng từ ban đầu khi vào máy không đợc tập hợp trên các chứng từ ghi sổ do vậy sổ cái các TK không đợc ghi do căn cứ các chứng từ ghi sổ mà đợc căn cứ trực tiếp bởi các hoá đơn khi nhập vào máy. Hiện nay đối với các phần mềm kế toán máy đã đợc thiết kế thì đối với mỗi hình thức ghi sổ đều có đầy đủ các thông tin, sổ sách theo chế độ hiện hành do vậy công ty nên tập hợp số nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ 3 đến 5 ngày trên các CT- GS và sổ đăng ký CT- GS để đảm bảo việc ghi sổ đúng với nguyên tắc ghi sổ theo hình thức CT- GS
3.2.3.Hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Theo chế độ hiện hành doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ngoài doanh thu do bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ ra còn bao gồm cả khoản doanh thu cho thuê tài sản. Nhng hiện nay công ty có 3 cửa hàng cho thuê để kinh doanh dịch vụ ăn uống đồng thời cũng là đại lý tiêu thụ sản phẩm bia của công ty. Tiền thuê của cả 3 quầy hàng đó đợc công ty hạch toán là khoản thu nhập hoạt động tài chính và đó cũng là nguyên nhân giải thích tại sao lợi nhuận hoạt động tài chính của công ty bao giờ cũng lớn hơn hoạt động SXKD
Hơn nữa công ty là một doanh nghiệp sản xuất thì lợi nhuận do hoạt động SXKD đem lại phải là lớn nhất nh vậy điều này dễ gây hiểu nhầm cho ngời sử dụng thông tin cũng nh việc khó khăn trong phân tích các chỉ tiêu kinh doanh.
Do vậy để hoàn thiện công tác hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo đúng chế độ và căn cứ vào các TK sẵn có của công ty em xin đa ra một số đề xuất nh sau:
Luận văn tốt nghiệp nguyễn thị hồng hoa- kế toán 41 a
Hiện nay TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sử dụng 3 tiểu khoản là TK5111- Doanh thu bán thành phẩm, TK 5112- Doanh thu bán VL, TK5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ (TK này cha sử dụng đến), do đó mà công ty có thể hạch toán tiền cho thuê các quầy hàng vào TK 5113, đông thời công ty bổ xung TK 3387 nh phần trên em đã nêu: Cứ 2 năm công ty lại ký kết hợp đồng cho thuê quầy hàng cho cán bộ trong công ty một lần và đợc trả tiền ngay lúc ký kết, vào thời điểm ký kết kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 111: Tổng số tiền nhận trớc
Có TK3387: Doanh thu cha thực hiện Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra Cuối kỳ kế toán kết chuyển doanh thu phân bổ trong kỳ
Nợ TK 3387: Doanh thu cha thực hiện
Có TK511(5113): Doanh thu cho thuê TS
3.2.4.Hoàn thiện hạch toán hàng tiêu thụ theo phơng thức ký gửi, đại lý.
Công ty LHTPHT có khoảng 50 đại lý bán hàng ở khắp các tỉnh ngoại thành và đây chính là kênh tiêu thụ chính của công ty. Mục tiêu của công ty là không ngừng mở rộng thị trờng, tăng mạng lới đại lý tiêu thụ sản phẩm nhằm đa sản phẩm đến đông đảo quần chúng nhân dân. Công ty khuyến khích các khách hàng trở thành đại lý của mình và có nhiều chính sách u đãi hỗ trợ đại lý. Tuy nhiên về phơng thức bán hàng đối với các đại lý hiện này công ty chỉ áp dụng hình thức bán buôn trực tiếp, hàng chỉ đ- ợc xuất kho khi khách hàng chấp nhận là tiêu thụ. đây là phơng thức bán hàng có độ tin cậy cao, tuy nhiên không thật linh động trong cơ chế thị tr- ờng hiện nay khi mà khách hàng là thợng đế. Với năng lực và nguòn vốn hữu hạn, các cơ sở kinh doanh thơng mại luôn phải cân nhắc, lựa chọn những lĩnh vực, mặt hàng kinh doanh nào có lợi nhất, mang lại hiệu quả kinh tế cao. Họ không thể mua các mặt hàng tiêu thụ chậm lại mang hiêu quả kinh tế thấp. Trong khi đó bánh kẹo, bia là mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn, tỷ xuất lợi nhuận trên vốn không cao, mặt khác thị trờng bánh
kẹo là thị trờng tự do cạnh tranh nên nếu công ty không có chính sách khuyến mại phù hợp thì không thể thu hút các nhà buôn, nhà phân phối chú trọng đến sản phẩm của mình đặc biệt là đối với sản phẩm địa phơng ít có tên tuổi nh công ty. Do vậy công ty nên áp dụng thêm hình thức bán hàng đại lý, ký gửi nh theo đúng nghĩa của nó. Theo hình thức này công ty sẽ chuyển hàng cho các đại lý theo hình thức giao đại lý số hàng chuyển giao vẫn thuộc sở hữu của công ty cho đến khi hàng chính thức đ- ợc tiêu thụ thì các đại lý mới phải thanh toán tiền hàng. Hiện nay công ty có hình thức đại lý hởng hoa hồng cũng là một hình thức biến tớng của hình thức ký gửi đại lý nhng ở đây hàng xuất kho đại lý đợc coi là tiêu thụ ngay và hạch toán vào TK 131 và sau 10 ngày các đại lý thanh toán 1 lần. Do dựa vào đặc điểm hoạt động này cùng với đặc điểm là sản phẩm chủ yếu là bia hơi có thời gian sử dụng ngắn (chỉ trong vòng một ngày) nên thời gian tiêu thụ càng nhanh càng tốt hơn nữa tại doanh nghiệp khi hàng bán đại lý, ký gửi không bán hết công ty có thể thu lại và có phơng pháp bảo quản đến hôm sau trong khi các đại lý không có khả năng làm nh vậy nên họ không giám mua với khối lợng lớn. Với đặc điểm đó thì việc cho phép thực hiện phơng thức bán hàng đại lý, ký gửi là có thể hoàn toàn có thể thực hiện đợc.
Mặt khác các tổ bán hàng vẫn luôn phải đến các địa lý ở các tỉnh để chuyển giao hàng, ký kết hợp đồng kinh tế mới và thanh toán tiền hàng. Với hình thức bán hàng đại lý, ký gửi công ty sẽ khuyến khích các đại lý nhập hàng của công ty kết hợp với các trơng trình khuyến mại nh thởng, giảm giá đại lý đối với…
các đại lý nào bán đợc nhiều mặt hàng của công ty cũng nh bán đựợc với khối l- ợng lớn. Điều đó sẽ khuyến khích các đại lý quảng cáo các sản phẩm của công ty để tăng khối lợng sản phẩm tiêu thụ nh vậy công ty sẽ đẩy nhanh đợc tiến độ bán hàng, rút ngắn chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng quay vòng vốn.
Trờng hợp áp dụng thêm phơng thức bán hàng đại lý, ký gửi, kế toán của công ty sẽ hạch toán tiêu thụ theo từng phơng thức bán hàng. Đối với phơng
Luận văn tốt nghiệp nguyễn thị hồng hoa- kế toán 41 a
thức này hoa hồng đại lý đợc căn cứ vào hợp đồng thoả thuận giữa hai bên dựa trên khối lợng tiêu thụ của các đại lý trong 1 tháng và đợc tính là chi phí bán hàng và trừ thẳng vào số nợ mà các đại lý thanh toán vào cuối tháng. Việc xuất hàng và theo dõi thanh toán đợc chi tiết cho từng đại lý nh vậy kế toán cần mở thêm TK157- Hàng gửi bán và sử dụng bảng kê hàng gửi bán. Trên bảng kê theo dõi số lợng thành phẩm hàng bán và đợc theo dõi từng ngày và khoản 10 ngày thanh toán một lần cho khách nh hình thức hàng bán đại lý hởng hoa hồng trong công ty đang áp dụng
Trình tự hạch toán hàng bán đại lý, ký gửi đợc thực hiện với các bút toán sau:
Khi khách hàng chấp nhận thanh toán toàn bộ hay một phần kế toán ghi
Sơ đồ: Kế toán bán hàng tại đơn vị giao đại lý
(1): Khi xuất hàng gửi đại lý nhờ bán hộ
(2): Ghi giá vốn hàng bán khi khách hàng chấp nhận thanh toán (3): Doanh bán hàng
(4): VAT đầu ra
(5): Hoa hồng trả cho đại lý
Nếu khách hàng phải ký quỹ, ký cợc kế toán ghi BT5) Nợ TK111,112: số tiền ký cợc thu của đại lý
Có TK144: nếu đại lý ngắn hạn 155,156 155,156 155,156 157 632 (2) (1) 155,156 111,112,131 641 (5) (3) 3331 (4)
Có TK244: nếu đại lý dài hạn
BT6) Khi hết hạn hợp đồng đại lý công ty trả tiền ký quỹ ký cợc Nợ TK 111, 112: số tiền ký quỹ, cợc
Có TK 144: Có TK244:
Đối với từng đại lý công ty nên mở sổ chi tiết và theo dõi họ thông qua mã số khách hàng cũng nh lợng hàng mà các đại lý có thể tiêu thụ để xuất hàng sao cho hợp lý tránh tình trạng xuất hàng qúa nhiều trong khi các đại lý thì ứ đọng còn tại kho không còn hàng dự trữ.
Khi hàng đợc xuất bán thông qua phiếu xuất kho kế toán sẽ hạch toán vào phiếu xuất kho (Biểu số 22) nh sau
Biểu số 22 Bảng kê hàng gửi bán
Tháng năm… … N T GS Số phiếu XK
Diễn giải Bia Bánh kẹo Lơng khô …
sl tt sl tt Sl tt sl tt
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 …
Số d đầu kỳ
Cộng
3.2.5.Hoàn thiện đúng nội dung kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Nh phần trên em đã trình bày, Công ty LHTPHT thực hiện các khoản chiết khấu thơng mại (bớt giá hồi khấu), chiết khấu thanh toán, hoa hồng đại lý, giảm giá hàng bán đợc hạch toán trên TK532- Giảm giá hang bán. Cách tính nh vậy sẽ không phản ánh rõ bản chất và giá trị của các khoản đâu là khoản giảm trừ doanh thu đâu là khoản chi phí, hơn nữa chiết khấu thanh toán hạch toán vào giảm giá hàng bán sẽ gây ra sự không chính xác cho việc xác định doanh thu thuần, lãi gộp, và nó sẽ tạo ra sự sai lệch trong việc đánh giá mối tơng quan giữa các hoạt động SXKD, hoạt động tài chính hay các khoản thu nhập khác.
Do vậy theo em để đúng với chế độ kế toán hiện hành công ty nên bổ xung vào hệ thống TK của mình TK521- Chiết khấu thơng mại (bớt giá, hồi khấu) tài khoản này dùng để hạch toán các khoản bớt giá, hồi khấu (hoa hồng đại lý nh công ty thờng gọi). Trong khi đó công ty vẫn sử dụng TK532- Giảm giá hàng
Luận văn tốt nghiệp nguyễn thị hồng hoa- kế toán 41 a
bán để hạch toán khoản giảm giá hàng bán do sản phẩm ứ đọng quá nhiều hay không có khả năng cạnh tranh với các sản phẩm trên thị trờng. Việc bổ xung thêm TK 512 đợc hạch toán nh TK532 của công ty.
* Đối với khoản chiết khấu thanh toán dành cho khách hàng khi mua hàng trả tiền ngay công ty sẽ không hạch toán vào TK532- Giảm giá hàng bán mà sử dụng TK 635 có nh vậy mới phản ánh rõ bản chất của mối quan hệ thơng mại và đúng theo chế độ hiện hành, khi nghiệp vụ chiết khấu thanh toán sảy ra kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 635: chi phí hoạt động tài chính
Có TK111,131: trả lại bằng tiền hoặc trừ vào số nợ phải thu. Cụ thể nh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng là Chị Dung– Tam Hiệp Ninh Bình mua hàng trả tiền ngay hoá đơn 058917 thì kế toán định
khoản nh sau
Nợ TK 635: 26.000 Có TK111:26.000
*Đối với khoản hoa hồng đại lý(đối với khách hàng bán buôn hởng hoa hồng), các khoản bớt giá cho khách hàng mua với khối lợng lớn và các khoản khuyến mại bằng sản phẩm mà công ty áp dụng hiện nay thì công ty nên hạch toán vào TK 521- chiết khấu thơng mại ví dụ nh trong tháng 11 công ty cho cô Hồng Miếu Môn Hởng hoa hồng về số bia tiêu thụ ở cuối tháng thì kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 521: 45.000 Có TK131: 45.000
3.2.6.hoàn thiện công tác hạch toán giá vốn hàng bán bị trả lại
Theo nguyên tắc hạch toán hàng bán bị trả lại, doanh thu giá vốn của hàng bán bị trả lại phải tính theo doanh thu, giá vốn của lô hàng đó khi xuất bán. Nh vậy cách tính và hạch toán hàng bán bị trả lại của công ty là cha phù hợp. Theo em khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại kế toán cần xác định số hàng đó đợc bán khi nào. Hàng xuất bán ở kỳ nào thì lấy giá trị bình quân của kỳ đó làm căn cứ xác định giá vốn hàng bán bị trả lại đó. Điều này kế toán hoàn toàn có thể thực hiện đợc vì khi khách hàng trả lại hàng cần phải trình hóa đơn đợc cấp khi mua hàng hoặc có bằng chứng là số hàng đó đợc mua khi nào.