và việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự
Qua phân tích nghiên cứu đặc điểm sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty em đã nhận thấy một số u nhợc điểm nh đã nói ở trên. Tơng ứng với những hạn chế đã trình bày em xin đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự nh sau:
-ý kiến 1: Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu
Để quản lý nguyên vật liệu thì phải theo dõi càng chi tiết càng tốt đến từng loại nguyên vật liệu. Nh đã đề cập ở trên, sổ danh điểm vật liệu là một quyển sổ theo dõi thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá thống nhất của từng thứ vật liệu. Nhờ cách quản lý dựa trên sổ danh điểm vật liệu, ngời làm công tác quản lý có thể quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt đối với yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính. Với u điểm của cơ giới hoá thông tin trên máy tính thì chỉ bằng một động tác nhỏ rồi ấn phím yêu cầu là các thông tin liên quan đến vật liệu cần quan tâm có thể hiện ra trên màn hình từ chi tiết đến tổng quát. Đây là một điều rất thuận lợi hỗ trợ cho công tác quản lý nguyên vật liệu, tuy nhiên để làm đợc nh vậy nó đòi hỏi thông tin phải đợc mã hoá theo một quy ớc riêng nhất định. Việc lập sổ danh điểm có thể giúp mã hoá đợc thông tin khi đa kế toán nguyên vật liệu lên quản lý trên mạng máy tính. Đối với công ty cơ khí Ngô Gia Tự, hiện nay phòng kế toán công ty đang bắt đầu triển khai thực hiện một số khâu kế toán trên máy vi tính dựa vào phần mềm đã đợc viết sẵn. Do vậy việc lập sổ danh điểm vật t càng trở nên có ý nghĩa thiết thực giúp cho quá trình thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu trên máy tính. Việc lập sổ danh điểm vật liệu ở công ty có thể theo những nguyên tắc sau:
-Mã hoá nguyên vật liệu:
Ký hiệu: 1521: Nguyên vật liệu chính 1522: Nguyên vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu
....
Có thể sử dụng phơng pháp mã hoá vật liệu theo kiểu khối (tức là bao gồm nhiều nhóm tiêu thức phân loại), ví dụ:
1521. 01. 001 (1) (2) (3)
Nhóm tiêu thức (1): Phân loại vật liệu theo công dụng
Nhóm tiêu thức (2): Phân loại theo nhóm vật liệu có cùng công dụng Nhóm tiêu thức (3): Thứ tự từng loại vật liệu trong cùng một nhóm Công việc mã hoá đợc tiến hành tơng tự với các nguyên vật liệu khác.
Nếu việc phân loại nguyên vật liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau thì có thể mở rộng thêm việc quy ớc nhóm tiêu thức về bên phải, tuy nhiên phải thống nhất theo quy tắc sắp xếp, phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức tổng quát đến chi tiết.
Trong kế toán máy thờng chỉ giới hạn ở việc mã hoá, phân loại vật liệu theo tối đa 3 nhóm.
Biểu số 19: Sổ danh điểm vật liệu
Nhóm Danh điểm vật liệu
Tên nhãn hiệu (quy cách,phẩm chất vật liệu) Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1521 1521.01 1521.02 1521.01.001 1521.01.002 1521.01.003 1521.02.001 1521.02.002 ... Nguyên vật liệu chính Thép tròn Thép C45 o110 Thép C9 o 40 ... Thép lá Théplá CTd3 940x4130 ... 1522 1522.01 1522.01.001 Nguyên vật liệu phụ Dầu Dầu APP CS32
... ... ... ... ... ... 1528 1528.01 Vật liệu khác ...
-ý kiến 2: áp dụng phơng pháp giá hạch toán trong tính giá xuất vật liệu:
Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng phơng pháp tính giá xuất vật liệu theo giá thực tế đích danh. Tuy nhiên do khối lợng nhập, xuất mang tính chất thờng xuyên nên vận dụng giá thực tế đích danh gây nhiều vất vả cho kế toán vật liệu trong việc theo dõi giá xuất. Để giảm bớt khối lợng ghi chép, hạch toán vật liệu đồng thời tăng hiệu quả kiểm tra trong công tác kế toán, kế toán vật liệu có thể sử dụng giá hạch toán. Cách tính giá này cũng rất phù hợp trong điều kiện doanh nghiệp đang sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết vật liệu bởi vì trên sổ số d thờng đợc thủ kho theo dõi số lợng tồn vào cuối tháng, đồng thời kế toán vật liệu điền đơn giá và tính ra giá trị tồn kho cuối tháng, điều này có thể dẫn tới việc tính toán tốn nhiều công sức, thiếu chính xác và không đảm bảo tính kịp thời của công tác kế toán nếu nh cuối kỳ vật liệu tồn kho theo nhiều đơn giá khác nhau. Sử dụng giá hạch toán có thể khắc phục đợc nhợc điểm này.
áp dụng phơng pháp tính giá hạch toán, kế toán vật liệu có thể thực hiện nh sau:
Ví dụ minh hoạ: Chọn Bu lông làm ví dụ cho việc tính theo giá hạch toán vật liệu do trong tháng 3/2003 vật liệu này có nhiều lần nhập, xuất:
Giá trị Bulông tồn đầu kỳ: 17.935,7kg*3.287 =58.954.646 Nhập trong kỳ: Ngày 14/3: 240kg*3208,33 = 770.000 Ngày 18/3: 286,2kg*3089 = 884.072 Ngày 31/3: 4200kg*3287 = 13.805.400 8000kg*3089 = 24.712.000 Giá trị tổng nhập: 39.402.242đồng
Tổng số lợng nhập: 12.726,2kg Xuất trong kỳ: Ngày 14/3: 240kg Ngày 18/3: 57,3kg Ngày 30/3: 17.935,7kg Ngày 31/3: 159kg 18.392kg
Chọn đơn giá tồn đầu kỳ làm giá hạch toán: 1kg Bulông=3.287đồng
-Đối với vật liệu nhập trong kỳ: ghi đồng thời theo 2 loại giá là giá hạch toán và giá thực tế
Giá trị vật liệu nhập trong = Số lợng vật liệu x Đơn giá theo giá kỳ theo giá hạch toán nhập hạch toán = 12.726,2kg x 3287 =41.831.019,4 -Đối với vật liệu xuất trong kỳ: chỉ ghi theo giá hạch toán
Giá vật liệu xuất kho trong = Số lợng vật liệu x Đơn giá vật liệu theo kỳ theo giá hạch toán xuất trong kỳ giá hạch toán = 18.392kg x 3287 = 60.454.504
Cuối kỳ, kế toán tính ra hệ số giá vật liệu và tiến hành điều chỉnh giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ về giá thực tế.
Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu Hệ số giá vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ (H) Giá hạch toán vật + Giá hạch toán vật
liệu tồn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ 58.954.646 + 39.402.242
58.954.646 + 41.831.019,4 = 0,976 = 0,976
Giá hạch toán cũng có thể là giá tồn kho đầu kỳ trớc hoặc là giá hạch toán cố định cho cả năm nếu giá cả của nguyên vật liệu đó ít biến động.
Biểu số 20: Mẫu Bảng kê số 3
Bảng tính giá thực tế vật liệu theo hệ số giá
Tháng 3 năm.2003 đvt: đồng Chỉ tiêu
Bulông Vật liệu ...
Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT
I. Tồn đầu kỳ II. Nhập trong kỳ III. Cộng tồn và nhập IV. Hệ số giá (K) V. Xuất trong kỳ VI. Tồn cuối kỳ 58.954.646 41.831.019,4 100.785.665,4 60.454.504 40.331.161,4 58.954.646 39.402.242 98.356.888 0,976 59.003.595,9 39.353.292,1
-ý kiến 3:Hoàn thiện thủ tục đối với vật t nhập, xuất kho
Hiện nay công tác thu mua vật t trong doanh nghiệp chủ yếu do bộ phận cung tiêu thuộc phòng Kế hoạch đầu t đảm nhiệm. Đối với những đơn mua hàng có giá trị cao thờng có bộ phận kiểm nhận thuộc phòng Khoa học công nghệ đứng ra chịu trách nhiệm kiểm nghiệm chất lợng, quy cách vật liệu trớc khi vào nhập kho. Tuy nhiên sau khi kiểm tra chất lợng sản phẩm đạt yêu cầu bộ phận này chỉ ký xác nhận lên Phiếu nhập kho mà không lập Biên bản kiểm nghiệm (Biểu số 21). Thiết nghĩ Biên bản kiểm nghiệm là bằng chứng pháp lý để quy kết trách nhiệm đối với công tác thanh toán và bảo quản vật t đồng thời cũng phản ánh trách nhiệm của ngời đứng ra kiểm nghiệm vật t đối với tình trạng thực tế của vật liệu khi đợc nhập kho. Do vậy đây có thể coi là một chứng từ quan trọng và doanh nghiệp nên lập chứng từ này sau khi hoàn thành kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá.
Ngoài ra để quản lý việc sử dụng vật t theo định mức tiêu hao cho những sản phẩm truyền thống đợc giao kế hoạch sản xuất tới các phân xởng, doanh nghiệp nên lập Phiếu xuất kho theo hạn mức (Biểu số 22). Phiếu này đợc lập Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A
một lần khi doanh nghiệp bắt đầu giao kế hoạch sản xuất cho các phân xởng. Các phân xởng dựa vào phiếu đó có thể xin xuất vật t thành nhiều lần tuỳ theo tiến độ sản xuất của phân xởng mình. Ưu điểm của Phiếu xuất vật t theo hạn mức là có thể quản lý đợc đối với trờng hợp phân xởng xin xuất vợt quá định mức cho phép.
-ý kiến 4: Hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Định kỳ các chứng từ nhập, xuất vật liệu đợc chuyển lên cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ, thế nhng việc ghi chép trên sổ chi tiết vật liệu mặc dù có u điểm là đã lập thêm cột ghi chú theo dõi việc phân bổ vật xuất kho theo đối tợng sử dụng nhng số thứ tự chứng từ và trật tự ngày tháng của chứng từ cha đợc sắp xếp để ghi sổ một cách hợp lý. Nếu kế toán vật liệu chú ý hơn tới việc sắp xếp chứng từ theo số thứ tự và trật tự ngày tháng thì công tác kế toán sẽ dễ dàng đối chiếu hơn, tránh tình trạng bỏ sót chứng từ cha ghi sổ.
Bên cạnh đó, khi có sự chuyển giao chứng từ nhập, xuất giữa kế toán vật liệu và thủ kho thì hai bên chỉ tiến hành ký nhận số lợng chứng từ vào một quyển sổ do thủ kho tự thiết kế. Điều này cha thực sự hợp lý vì chỉ có Phiếu giao nhận chứng từ mới thực sự có giá trị khi quy kết trách nhiệm có liên quan trong trờng hợp chứng từ bị rách, hỏng hoặc mất. Ngoài ra mẫu Phiếu giao nhận chứng từ (Biểu số 23) cũng tơng đối đơn giản, không gây khó khăn gì cho doanh nghiệp, do đó doanh nghệp nên lập phiếu này để hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Biểu số 23: Mẫu Phiếu giao nhận chứng từ. Từ ngày...đến ngày...
Nhóm vật t Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Ghi chú ...
Tổng cộng
Ngày... tháng.... năm 200... Ngời nhận chứng từ Ngời giao chứng từ
Điều cuối cùng trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đó là việc lập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật t (Biểu số 24). Thông thờng có thể là vào cuối tháng kế toán vật liệu sẽ tổng hợp các số liệu theo chỉ tiêu giá trị nhập, xuất trong tháng kết hợp với số d giá trị vật t tồn đầu kỳ của từng loại vật t để làm cơ sở lập bảng này. ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự việc lập bảng này cha đợc thực hiện. Thiết nghĩ đây là một quyển sổ do kế toán lập dùng để theo dõi giá trị nhập xuất tồn theo tiêu thức giá trị độc lập với công việc theo dõi số lợng tồn của thủ kho vào cuối kỳ nên mang tính khách quan cao. Đồng thời vào cuối kỳ bảng này sẽ có tác dụng dùng để đối chiếu giá trị tồn do kế toán tính và giá trị tồn dựa trên lợng vật liệu thực tế tồn kho mà thủ kho theo dõi để từ đó nhanh chóng tìm ra nguyên nhân sai sót trong trờng hợp kế toán vào sổ thiếu chứng từ nhập, xuất hay thủ kho phản ánh cha chính xác số lợng tồn của một loại vật t nào đó...
Biểu số 24: Mẫu Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật t
Tháng 3 năm 2003 đvt:đồng Danh điểm vật t Chỉ tiêu Loại kho vật t Giá trị vật t tồn đầu kỳ Giá trị vật t nhập trong kỳ Giá trị vật t xuất trong kỳ Giá trị vật t tồn cuối kỳ 1 2 3 4 5 6
1521trong đó: trong đó: -Bulông -... 1522 trong đó: -... 1523 trong đó: -... 1524 -... ... 1528 -.... Kho Công ty nt nt nt nt nt 132.633.985 58.954.646 ... 19.271.351 .. 37.550 ... 0 ... ... 0 ... 712.430.053 39402.242 ... 10.773.978 ... 2.619.740 ... 110.464.490 ... ... 0 ... 732.275.163 59.003.596 ... 11.472.554 ... 2.619.740 ... 110.464.490 ... ... 0 ... 112.788.875 39.353.292 ... 18.572.775 ... 37.550 ... 0 ... ... 0 ... Cộng 151.942.886 836.288.261 856.831.947 131.399.200
(** Trờng hợp công ty áp dụng kế toán máy hoặc có Sổ danh điểm vật liệu thì cột (1) sẽ chỉ phải nhập dữ liệu là mã danh điểm của từng vật t)
-ý kiến 5: Hoàn thiện sổ sách hạch toán nguyên vật liệu
-Lập thêm sổ chi tiết thanh toán với ngời bán:
Theo quy định hiện hành, sổ chi tiết thanh toán đợc mở để theo dõi riêng đối với từng nhà cung cấp thờng xuyên và các nhà cung cấp không thờng xuyên thì thì đợc theo dõi chung trên một cuốn sổ. Tuy nhiên trong doanh nghiệp tất cả tình hình thanh toán với ngời bán cho dù thờng xuyên hay không thờng xuyên đều đợc theo dõi trên cùng một cuốn sổ chi tiết của tài khoản 331. Việc theo dõi nh vậy cha phản ánh đợc thông tin kịp thời về tình hình công nợ với những nhà cung cấp thờng xuyên. Nếu có yêu cầu cung cấp thông tin về tình hình công nợ với một nhà cung cấp thờng xuyên nào đó thì kế toán lại phải qua công đoạn gạn lọc, tra cứu, tính toán số liệu về nhà cung cấp đó trên sổ chi tiết tài khoản 331 t-
ơng đối vất vả. Do vậy để dễ dàng trong theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, doanh nghiệp nên mở thêm sổ theo dõi chi tiết thanh toán với ngời bán đối với các nhà cung cấp thờng xuyên.
-Lập Bảng kê số 4,5:
Kế toán doanh nghiệp thờng bỏ qua công đoạn vào Bảng kê số 4 (Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng dùng cho các TK 154,621,622,627) và Bảng kê số 5 (Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). Theo cách làm này thì nội dung phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 7 không ảnh hởng gì cả nh- ng nếu xét về tính dễ đối chiếu và kiểm tra của kế toán thì cha thực sự đạt kết quả cao bởi vì mỗi khi muốn đối chiếu các thông tin tổng hợp trên Nhật ký chứng từ số 7 ngợc trở lại với từng nội dung chi tiết thì sẽ phải tốn nhiều công sức hơn để đối chiếu trên Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Nếu doanh nghiệp lập Bảng kê số 4,5 thì công việc đối chiếu sẽ đỡ vất vả hơn đồng thời có thể nắm rõ tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất và tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu dùng cho mục đích ngoài sản xuất trong tổng chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Từ đó có kế hoạch quản lý để sử dụng tiết kiệm, cắt bỏ chi phí nguyên vật liệu ở những khâu không cần thiết ngoài sản xuất.
-ý kiến 6: Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu
Cùng với nhiều biện pháp khác, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu là một biện pháp để giảm chi phi sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
-Đối với khâu dự trữ và bảo quản:
Tình hình dự trữ nguyên vật liệu theo kiểu dự trữ dựa trên đơn đặt hàng ký đợc ở doanh nghiệp là tơng đối phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí về vốn lu động đối với hàng tồn kho. Tuy nhiên trong kho của doanh nghiệp hiện nay vẫn còn tồn đọng một số nguyên vật liệu ít sử dụng đến qua nhiều kỳ, số nguyên vật liệu này cần phải có quyết định xử lý sớm để tránh tình trạng để lâu trong kho sẽ gây giảm sút về chất lợng dẫn đến giảm giá trị không thể bán đợc ra bên ngoài. Thêm vào đó việc có quyết
định giải quyết sớm đối với số hàng này sẽ giảm bớt công sức bảo quản, làm