TNHH Phú Thành.
II.1. Hình thức bán hàng của Công ty:
II.1.1. Hình thức bán hàng, phơng thức thanh toán: Công ty bán hàng dới hai hình thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn theo hai hình thức:
- Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp.
- Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Bán lẻ qua các kho, cửa hàng của công ty.
Vì vậy phơng thức thanh toán Công ty sử dụng rất đa dạng tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa các bên. Khách hàng có thể thanh toán bằng TM, TGNH, séc bảo chi ... Hơn nữa Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong công tác thanh toán tiền hàng do vậy việc thanh toán có thể là ngay hoặc trả chậm tuy vậy vẫn phải đảm bảo đợc khả năng thanh toán cho Công ty, khả năng thu hồi nợ và các yêu cầu tài chính khác.
II.1.2 Tính giá hàng hoá.
Công ty áp dụng phơng pháp thực tế đích danh theo từng lô hàng để xác định giá vốn hàng xuất bán. Chi phí thu mua hàng hoá của Công ty không đợc tính vào giá trị hàng mua mà tập hợp vào chi phí bán hàng. Về giá bán hàng hoá, để thu hút đợc khách hàng, công ty có một cơ chế giá hết sức linh hoạt và mềm dẻo. Giá bán đợc tính dựa trên giá vốn của hàng hoá, dựa trên sự biến động của thị trờng, số lợng hàng hoá trong mỗi lần giao dịch, vào mối quan hệ với các khách hàng và tất nhiên cũng phải đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả.
II.2. Sổ sách kế toán sử dụng và thời gian lập
Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng công ty đã sử dụng các chứng từ kế toán sau:
- Phiếu xuất kho
- Hoá đơn giá trị gia tăng .
- Thẻ kho và thẻ, sổ chi tiết hàng hoá . - Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá. - Sổ doanh thu.
- Báo cáo tồn kho. - Sổ chi tiết TK 131. - Sổ chi tiết TK 3331. - Bảng kê số 8, 10, 11. - Sổ cái TK 156, 157, 632... Thời gian lập các chứng từ :
- Phiếu xuất kho và hoá đơn giá trị gia tăng:
Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng( là các đơn đặt hàng) và bảng giá chung của công ty, th ký kinh doanh lập phiếu bán hàng thành 3 liên: 1liên lu lại ở cuống gốc, 2 liên còn lại giao cho phòng kế toán trớc khi ký xác nhận vào phiếu bán hàng. Kế toán vật t hàng hoá kiểm tra giá trị hiện vật đồng thời tiến hành viết phiếu xuất kho và hoá đơn giá trị gia tăng.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan.
- Thẻ kho và thẻ,sổ chi tiết hàng hoá
Sau khi nhận đợc các chứng từ xuất kho của kế toán chuyển đến, căn cứ trên phiếu xuất kho thủ kho tiến hành đóng hàng hoá, trớc khi xuất hàng nhất thiết phải có chữ ký xác nhận vào phiếu xuất kho của thủ kho. Một liên của phiếu xuất sẽ đợc thủ kho giao kèm hai liên phiếu bán hàng cho cán bộ giao nhận để
giao cho khách hàng . Một liên còn lại của phiếu xuất kho sẽ đợc thủ kho lu tạm thời và lập thẻ kho. Thẻ kho lập cho từng loại vật t hàng hoá và chỉ phản ánh, ghi chép về mặt số lợng. Kế toán vật t hàng hoá phải kiểm tra chứng từ, phân loại các chứng từ đồng thời đối chiếu với các chứng từ có liên quan sau đó lập thẻ,sổ chi tiết hàng hoá cho từng loại hàng tơng ứng với từng thẻ kho mở ở kho nhng phản ánh cả về số lợng lẫn giá trị.
- Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá:
Để theo dõi doanh thu bán hàng cho từng mặt hàng trong từng tháng, công ty sử dụng thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá.
- Phơng pháp lập nh sau:
Cột hoá đơn ghi số liệu ngày tháng hoá đơn.
Cột diễn giải: ghi theo trình tự các lần xuất bán mặt hàng trong tháng.
Cột TK đối ứng: Phản ánh các TK đối ứng trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột số lợng: Ghi số lợng hàng hoá thực xuất trong hoá đơn xuất bán.
Cột đơn giá: Là đơn giá ghi trên hoá đơn bán hàng của từng mặt hàng.
Cột thành tiền: Ghi nhận doanh thu của hàng hoá đó sau mỗi lần xuất bán, đó chính là doanh thu ghi trên hoá đơn và đợc xác định bằng số liệu ở cột ( Số l- ợng) x số liệu ở cột (Đơn giá).
- Báo cáo tồn kho.
Cuối tháng, sau khi đã ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ xuất nhập vào thẻ chi tiết hàng hoá, kế toán tiền hàng cộng thẻ để tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho hàng hoá trên từng thẻ chi tiết. Số lợng hàng hoá tồn kho phản ánh chi tiết trên thẻ chi tiết hàng hoá để lập báo cáo tồn kho. Báo cáo tồn kho là tài liệu tổng hợp nhằm cung cấp, phản ánh cho ban lãnh đạo công ty một cách tổng quát tình hình xuất, nhập, tồn kho của từng loại hàng hoá, của từng phòng nghiệp vụ về cả số lợng và giá trị.
Để theo dõi doanh thu bán hàng của công ty trong tháng, kế toán mở: sổ doanh thu bán hàng. Doanh thu của mỗi mặt hàng sẽ đợc đối chiếu trên thẻ chi tiết doanh thu và đợc phản ánh một dòng trên thẻ doanh thu.
Phơng pháp lập:
Cột thứ tự: ghi thứ tự các mặt hàng xuất bán trong kỳ theo các thẻ chi tiết hàng hoá.
Cột tên các mặt hàng: Ghi tên các mặt hàng xuất bán trong kỳ, các mặt hàng này đợc sắp xếp theo trình tự các phòng nghiệp vụ.
Cột đơn vị: Cho biết đơn vị tính theo số lợng hoặc khối lợng của các mặt hàng kinh doanh.
Cột số lợng: Phản ánh số lợng của từng mặt hàng xuất bán trong kỳ, số liệu ghi vào cột này dựa trên dòng tổng cộng trên từng thể doanh thu bán hàng của từng mặt hàng để ghi vào các dòng tơng ứng.
Cột giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn hàng bán của toàn bộ số hàng theo từng mặt hàng đợc xác nhận là bán ra trong kỳ.
Cột ghi có TK511: là cột xác định doanh thu của từng mặt hàng trong tháng và phơng thức thanh toán, số liệu ở phần này đợc căn cứ vào các thẻ chi tiết doanh thu và các chứng từ xác định việc thanh toán của khách hàng.
- Sổ chi tiết TK 131.
Để theo dõi chi tiết tình hình công nợ của khách hàng công ty mở chi tiết TK 131. Sổ này đợc đóng thành quyển, mỗi trang theo dõi chi tiết một khách hàng và đợc mở theo từng tháng.
Phơng pháp lập:
Cột chứng từ: Ghi số hoá đơn bán hàng, các chứng từ liên quan đến việc thanh toán và ngày lập các chứng từ đó.
Cột diễn giải: Nhằm giải thích rõ nội dung kinh tế của các hóa đơn và các chứng từ thanh toán phát sinh.
Các cột ghi có TK 131- nợ các TK khác: Phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng đối với công ty. Số liệu ghi ở phần này căn cứ vào các phiếu thu, các báo có của ngân hàng mà kế toán đã phản ánh vào sổ quỹ thu TM, tiền gửi, phần ghi nợ TK 111, 112/ có TK131.
- Bảng kê số 11- Phải thu khách hàng.
Để phản ánh và so sánh tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng giữa các công ty, giữa các khách hàng, kế toán sử dụng bảng kê số 11. Cơ sở để lập bảng kê số 11 là các số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết phát sinh công nợ cho từng khách hàng.
Cuối tháng, căn cứ vào số phát sinh bên có của TK 131 và số tổng cộng của ảng kê số 11 dể ghi vào nhật ký chứng từ số 8. Số liệu ở bảng kê số 11 là căn cứ để ghi có TK 131.
- Sổ chi tiết TK 3331- thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Để theo dõi và cung cấp các thông tin về thuế và tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với ngân sách nhà nớc kế toán mở sổ theo dõi chi tiết TK 3331.
Cơ sở để ghi vào sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng là các hoá đơn chứng từ thuế giá trị gia tăng phải nộp, đã nộp. Cuối kỳ căn cứ vào các sổ này kế toán lên sổ TK 3331 thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Phơng pháp lập:
Cột ngày tháng ghi sổ: Phản ánh ngày tháng vào sổ.
Cột chứng từ: Phản ánh số liệu và ngày tháng của các chứng từ liên quan đến thuê giá trị gia tăng đầu ra.
Cột diễn giải: Phản ánh nội dung, nghiệp vụ phát sinh.
Cột TK đối ứng: Phản ánh các TK đối ứng với TK 3331 trong các nghiệp vụ phát sinh.
Cột số phát sinh: Ghi số liệu phản ánh liên quan thuế giá trị gia tăng cả hai bên nợ và có.
Cột số d: cho ta biết đợc cả số d đầu kỳ và số d của cuối kỳ hạch toán. - Bảng kê số 8.
Để phản ánh tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, kế toán sử dụng bảng kê số 8. Cuối kỳ sau khi đối chiếu số liệu từ các thẻ chi tiết hàng hoá và báo cáo tồn kho hàng hoá, kế toán tinến hành lên bảng kê số 8. số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 đợc làm căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 8 và để lên sổ caí TK 156.
Phơng pháp lập:
Cột thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng kinh doanh của công ty.
Cột tên các mặt hàng: Phản ánh tên các mặt hàng và đợc sắp xếp theo trình tự của các phòng nghiệp vụ.
Cột tồn đầu kỳ: Phản ánh số lợng tồn đầu kỳ của các mặt hàng, số liệu đ- ợc ghi vào từng dòng của cột này đợc lấy từ các dòng của cột tồn cuối kỳ của bản kê số 8 của kỳ trớc.
Cột ghi nợ TK 156/ ghi có các TK khác phản ánh trị giá hàng nhập kho trong kỳ, số liệu của phần này đợc lấy từ cột cộng giá nhập trên từng thẻ chi tiết.
Cột ghi có TK 156/ ghi nợ các TK khác: Phản ánh tổng hợp trị giá hàng xuất kho trong kỳ, số liệu để ghi vào phần này cũng đợc lấy từ các thẻ chi tiết theo nội dung xuất kho.
Số d cuối kỳ: Phản ánh trị giá hàng tồn kho đến cuối kỳ của từng mặt hàng. Dòng tổng cộng phản ánh trị giá hàng tồn kho cuối kỳ của toàn công ty. - Bảng kê số 10: Kế toán sử dụng TK này để theo dõi hàng gửi đi bán tron kỳ. Phơng pháp lập:
Phần ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ: phản ánh số hiệu và ngày tháng của các chứng từ phát sinh liên quan đến TK 157.
Phần ghi nợ TK 157/ có các TK khác: Phản ánh trị giá hàng gửi bán trong kỳ, số liệu này căn cứ vào các phiếu xuất kho và đợc đối chiếu với cột nợ TK 157/ có TK 157 trên bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn.
Phần ghi có TK 157/ nợ các TK khác: Phản ánh giá vốn của hàng gửi bán đợc xác nhận là tiêu thụ. Số liệu ghi vào phân này đợc căn cứ vào hoá đơn xuất kho khi cửa hàng bán lẻ lên thanh toán.
Số d cuối kỳ: Phản ánh trị giá hàng gửi bán còn tồn cuối kỳ.
Cuối kỳ sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ kế toán mở các sổ cái cho từng TK để phản ánh số d nợ, có và số d cuối tháng.
Số phát sinh có của mỗi TK đợc phản ánh trên sổ cái là số đợc lấy từ nhật ký chứng từ ghi có TK ấy. Số phát sinh nợ đợc phản ánh chi tiết từ TK đối ứng có lấy từ nhật ký chứng từ có liên quan.
Biểu 1:
stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t ( sản phẩm hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
Cộng x x x x x Biểu 2: Phụ trách bộ phận sử dụng ( Ký, họ tên) Mẫu số: 02 – VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC-QĐ- CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Đơn vị:... Địa chỉ...
Phiếu xuất kho
Ngày...tháng...năm...
Số:... Nợ:... Có :...
Họ tên người nhận hàng:...địa chỉ (bộ phận)... Lý do xuất kho:... Xuất tại kho:...
Xuất, ngày...tháng....năm....
Phụ trách cung tiêu
( Ký, họ tên) Người nhận ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)Thủ kho Hoá đơn (GTGT) Liên 1(lưu) Ngày... tháng...năm.... Mẫu số:01/GTKT Ký hiệu: AA98 Số:... Đơn vị bán hàng :... Địa chỉ:...Số tài khoản... Điện thoại:...Mã số... Họ tên người mua hàng... Đơn vị. ... Địa chỉ ... .Số tài khoản... Hình thức thanh toán... ... Mã số...
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: ... Thuế GTGT:... Tiền thuế GTGT: ...
Tổng cộng tiền thanh toán:... Số tiền viết bằng chữ: ...
Liên 1: lu
Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán
Biểu 3: Biểu 4: Chứng từ TK đ.ứng