2. Thực trạng hạch tốn tiêu thụ hàng hố tại cơng ty cổ phần vật t nơng nghiệp pháp vân.
2.4.Thực tế hạch tốn tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty cổ phần vật t nơng nghiệp Pháp Vân
nghiệp Pháp Vân
2.4.1 Hạch tốn doanh thu bán hàng 2.4.1.1 Phơng thức hạch tốn.
Vì Cơng ty cĩ 3 phơng thức tiêu thụ khác nhau mà mỗi phơng thức tiêu thụ cĩ một cách hạch tốn doanh thu khác nhau nên em sẽ trình bày phần ph- ơng pháp hạch tốn doanh thu bán hàng theo các phơng thức tiêu thụ.
a. Phơng thức bán hàng qua kho theo hợp đồng kinh tế ký kêt giữa Cơng ty và khách hàng.
Trên cơ sở hợp đồng kinh tế ký kết giữa Cơng ty với khách hàng, phịng kế hoạch kinh doanh lập Hố đơn GTGT và phiếu xuất kho chuyển lên cho kế tốn trởng ký duyệt (Hố đơn GTGT và phiếu xuất kho cĩ mẫu nh trên)
Tại phịng kế tốn, căn cứ vào hố đơn GTGT kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp (lấy ví dụ là hố đơn GTGT mấu số 1, đơn vị đồng Việt Nam).
Nợ TK 131 22.600.000
Nợ TK 111, 112 – Nếu khách hàng thanh tốn ngay
Cĩ TK 511 21.523.810
Cĩ TK 3331 1.076.190
b. Phơng thức bán hàng thơng qua hệ thống các trạm của Cơng ty
- Khi xuất hàng cho các trạm căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế tốn ghi:
Nợ TK 156 – Kho của trạm 135.600.000 Cĩ TK 156 – Kho của Cơng ty 135.600.000
- Cuối tháng lập Báo cáo bán hàng gửi về Cơng ty, sau đĩ Cơng ty lại lập hố đơn GTGT đối với những hàng hố đợc tiêu thụ gửi cho các trạm để các trạm khơng phải nộp thuế GTGT. Kế tốn của Cơng ty căn cứ vào hố đơn GTGT đã lập để ghi vào sổ chi tiết doanh thu định khoản nh sau:
Nợ TK 131 (chi tiết trạm) 145.832.000
Cĩ TK 511 138.887.620
Cĩ TK 3331 6.944.380
c. Phơng thức bán hàng giao thẳng khơng qua kho cĩ tham gia thanh tốn
- Khi hàng về mặc dù cha nhập kho nhng phịng kế hoạch vẫn lập phiếu nhập kho cho cả lơ hàng, kế tốn căn cứ vào phiếu nhập kho vẫn ghi bút tốn nhập kho nh sau:
Nợ TK 156 2.104.762 x 3.000 = 6.314.286.000 Nợ TK 133 315.714.300
Cĩ TK 111, 112, - Nếu thanh tốn ngay cho nhà cung cấp.
- Khi khách hàng đến nhận hàng phịng kế hoạch căn cứ vào số lợng khách hàng đặt trớc để lập hố đơn kiêm phiếu xuất kho, kế tốn ghi sổ chi tiết doanh thu định khoản sau:
Nợ TK 131 45.200.000
Nợ TK 111, 112 – Nếu khách hàng thanh tốn ngay Cĩ TK 511 43.047.620
Cĩ TK 3331 2.152.380 - Số cịn lại mang về nhập kho Cơng ty.
2.4. 1.2 Sổ sách kế tốn sử dụng
Đối với một lơ hàng doanh nghiệp cĩ thể tiêu thụ theo cả ba phơng thức kể trên (khi hàng về cảng căn cứ vào hợp đồng kinh tế Cơng ty sẽ giao hàng ngay tại cảng, phần cịn lại của lơ hàng mang về nhập kho để bán tại kho hoặc gửi cho các trạm). Cơng ty theo dõi tình hình tăng giảm hàng hố, doanh thu tiêu thụ theo lơ hàng nên mặc dù cĩ 3 phơng thức tiêu thụ khác nhau nhng hàng hố thuộc cùng một lơ sẽ đợc theo dõi trên cùng một sổ.
Căn cứ vào Hố đơn GTGT (mẫu 1) Hố đơn kiêm phiếu xuất kho, hố đơn GTGT, kèm báo cáo bán hàng của các trạm kế tốn ghi sổ chi tiết bán hàng cho từng lơ hàng. Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng kế tốn vào Nhật ký – chứng từ số 8 cho TK 511. Sổ chi tiết bán hàng, Nhật ký – chứng từ số 8 cĩ mẫu nh sau:
Căn cứ vào Sổ chi tiết bán hàng, Nhật ký – chứng từ số 8, Nhật ký – chứng từ số 1, 2 Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh (Phần sau) để lập sổ Tổng hợp tài khoản 511. Sổ tổng hợp tài khoản 511 cĩ mẫu nh sau:
Mẫu số 9: Sổ tổng hợp tài khoản 511
Sổ tổng hợp tài khoản 511
Qúy IV năm 2004 Số d đầu năm
Tài khoản đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh cĩ
111 332.480.454 112 131 52.062.360.393 532 24.000.000 911 52.370.840.847 Cộng 52.394.840.847 52.394.840.847 Số d cuối năm
Trên cơ sở số liệu sổ tổng hợp tài khoản 511 cuối quý kế tốn trởng lập sổ cái tài khoản 511 cĩ mẫu nh sau:
Mẫu số 10: Sổ cái tài khoản 511
Sổ cái tài khoản 511
Năm 2004 Số d đầu năm
Nợ Cĩ
Ghi Cĩ các TK đối ứng
với Nợ TK này Quý I Quý II Qúy III Quý IV
TK 532 TK 911 24.000.000 52.370.840.847 Cộng phát sinh nợ 52.370.840.847 Tổng phát sinh Cĩ 52.370.840.847 Số d Nợ Cĩ
Nếu khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì kế tốn căn cứ vào hố đơn GTGT liên 3 để lập phiếu thu tiền mặt. Căn cứ vào phiếu thu tiền mặt kế tốn vào Sổ chi tiết tiền mặt, bảng kê số 1.
Nếu khách hàng trả bằng chuyển khoản kế tốn căn cứ vào giấy báo cĩ của ngân hàng để ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Bảng kê số 2.
Nếu khách hàng cha thanh tốn ngay thì kế tốn vào sổ chi tiết thanh tốn với khách hàng. Cuối quý kế tốn căn cứ vào sổ chi tiết thanh tốn với khách hàng để vào bảng kê số 11 và bảng tổng hợp chi tiết TK 131. Các bảng này theo dõi tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng đợc ghi trên một dịng. Sau đĩ vào sổ cái cho TK 131. Mẫu sổ chi tiết thanh tốn với khách hàng. bảng kê số 11 và bảng tổng hợp chi tiết TK 131, sổ cái TK 131 nh sau
Mẫu số 14: Sổ cái TK 131
Sổ cái tài khoản 131
Năm 2004
Số d đầu năm
Nợ Cĩ
Ghi Cĩ các TK đối ứng
với Nợ TK này Quý I Quý II Qúy III Quý IV
TK 511 TK 3331 52.062.360.393 2.603.118.020 Cộng phát sinh nợ 54.665.478.413 Tổng phát sinh Cĩ 41.856.656.150 Số d Nợ 4.404.531.561 17.213.353.824 Cĩ
2.4.2. Các khoản giảm trừ doanh thu 2.4.2.1 Các trờng hợp giảm trừ doanh thu
ở Cơng ty các trờng hợp giảm trừ doanh thu xảy ra khơng thờng xuyên và bao gồm: Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu bán hàng.
Đối với trờng hợp giảm giá hàng bán: Cơng ty chấp nhận giảm giá cụ thể mà tuỳ vào từng trờng hợp giám đốc Cơng ty chấp nhận giảm giá cho khách hàng chẳng hạn nh khách hàng mua một lợng hàng lớn nhng ở xa, chi phí vận chuyển lớn thì Cơng ty chấp nhận giảm giá cho khách hàng theo một tỷ lệ phần trăm nào đĩ.
Đối với nghiệp vụ hàng bán bị trả lại: Cơng ty chỉ chấp nhận hàng bán bị trả lại khi Cơng ty vi phạm hợp đồng. Cơng ty luơn cố gắng thực hiện nghiêm chỉnh các điều quy định trong hợp đồng vì vậy mà nghiệp vụ hàng bán bị trả lại rất hiếm khi xảy ra, trong quý 4 năm 2004 khơng cĩ một trờng hợp nào.
Đối với nghiệp vụ chiết khấu bán hàng (chiết khấu thanh tốn): Là khoản tiền mà Cơng ty cho khách hàng hởng khi khách hàng thanh tốn trớc thời hạn ghi trong hợp đồng. Theo quy định chiết khấu bán hàng là một khoản chi phí tài chính và đợc hạch tốn vào tài khoản 635, cuối kỳ sẽ đợc kết chuyền vào bên
Cĩ của TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh nhng Cơng ty lại hạch tốn vào tài khoản 521 – Chiết khấu thơng mại và coi nĩ là một khoản giảm trừ doanh thu. Nghiệp vụ này cũng hiếm khi xảy ra, trong quý 4 năm 2004 khơng cĩ nghiệp vụ chiết khấu bán hàng nào xảy ra.
2.4.2.2. Sổ sách kế tốn sử dụng
Sổ chi tiết bán hàng của Cơng ty khơng cĩ cột các khoản giảm trừ nên khi cĩ các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu kế tốn khơng phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng mà phản ánh trên Nhât ký – chứng từ số 8 cùng với TK 511 (Mẫu nh trên).
Căn cứ vào Nhật ký – chứng từ số 8 và các Nhật ký – chứng từ số 1,2 Bảng kê số 11 kế tốn trởng ghi vào sổ cái cho các tài khoản này. Sổ cái TK 532 cĩ mẫu nh sau:
Mẫu số 15: Sổ cái tài khoản 532
Sổ cái tài khoản 532
Năm 2004
Số d đầu năm
Nợ Cĩ
Ghi Cĩ các TK đối ứng
với Nợ TK này Quý I Quý II Qúy III Quý IV
TK 156 24.000.000
Cộng phát sinh nợ 24.000.000
Tổng phát sinh Cĩ 24.000.000
Số d Nợ
Cĩ
Mẫu sổ cái của TK 521, 531 tơng tự.
2.4.3 Hạch tốn giá vốn hàng bán 2.4.3.1. Phơng pháp hạch tốn
a. Phơng thức bán hàng trực tiếp tại kho
+ Phơng pháp xác định giá vốn hàng xuất bán
Cơng ty áp dụng phơng pháp giá thực tế đích danh theo từng lơ hàng và xuất những lơ đợc nhập trớc và cĩ thời hạn sử dụng trớc thì đợc xuất trớc. Chính vì áp dụng những phơng pháp này nên ngay sau khi hàng đợc xuất bán kế tốn cĩ thể phản ánh ngay đợc giá vốn hàng xuất.
+ Phơng pháp hạch tốn
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế tốn phản ánh vốn hàng xuất nh sau: Nợ TK 632 21.047.620
Cĩ TK 156 – Kho Cơng ty 21.047.620
b. Phơng pháp bán hàng thơng qua hệ thống các trạm.
Sau khi nhận đợc báo cáo bán hàng của các trạm cùng với việc ghi nhận doanh thu kế tốn phản ánh giá vốn hàng bán.
Nợ TK 632 134.190.482
Cĩ TK 156 – Kho của trạm 134.190.482
Sau khi khách hàng nhận hàng kế tốn phản ánh giá vốn
Nợ TK 632 42.095.240
Cĩ TKL 156 42.095.240
d. Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ.
Cuối kỳ kế tốn tiến hành phân bổ chi phí thu mua phát sinh trong quá trình mua hàng cho hàng tiêu thụ để xác định tổng giá vốn hàng bán trong kỳ.
Chi phí thu mua đợc phân bổ cho hàng tiêu thụ đợc xác định nh sau: Cơng thức tính hệ số phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ: Hệ số phân bổ chi
phí mua hàng cho hàng tiêu thụ
trong kì
Chi phí mua hàng phân
bổ cho hàng cịn đầu kì + Chi phí mua hàng phát sinh trong kì =
Trị giá mua thực tế cuả
hàng bán trong kì + Trị giá mua thực tế của hàng tồn cuối kì Sau đĩ tính chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ:
Chi phí thu mua phân Hệ số phân Trị giá mua của bổ cho hàng tiêu thụ = bổ chi x hàng tiêu thụ trong kỳ phí mua hàng trong kỳ
Các chi phí mua phát sinh sau quá trình mua hàng nh: chi phí vận chuyển, bốc dỡ,... đợc Cơng ty hạch tốn trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, kế tốn hạch tốn chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ nh sau:
Nợ TK 632 4.550.000
Cĩ TK 156 4.550.000
2.4.3.2 Sổ sách kế tốn sử dụng
Kế tốn căn cứ vào các phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hố đơn kiêm phiếu xuất kho để ghi vào sổ theo dõi lơ hàng, bảng kê số 8 giá vốn hàng bán. Ta cĩ mẫu của Sổ theo dõi lơ hàng và bảng kê số 8 nh sau
Căn cứ vào Bảng kê số 8 và Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh (sẽ trình bày sau) kế tốn vào sổ tổng hợp tài khoản 632 để theo dõi phát sinh bên Nợ và bên Cĩ của TK 632 theo quý. Sổ tổng hợp TK 632 cĩ mẫu nh sau:
Mẫu số 18: Sổ tổng hợp tài khoản 632
Sổ tổng hợp tài khoản 632
Quý IV năm 2004 Số d đầu quý
Tài khoản đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Cĩ
156 911 51.134.590.288 51.134.590.288 Cộng 51.134.590.288 51.134.590.288 Số d cuối quý
Trên cơ sở Sổ tổng hợp tài khoản 632 cuối quý kế tốn trởng sẽ tập hợp số liệu và vào Sổ cái cho tài khoản 632. Sổ cái tài khoản 632 cĩ mẫu nh sau:
Mẫu số 19: Sổ cái tài khoản 632
Sổ cái tài khoản 632
Năm 2004 Số d đầu năm
Nợ Cĩ
Ghi Cĩ các TK đối ứng
với Nợ TK này Quý I Quý II Qúy III Quý IV
TK 156 51.134.590.288
Cộng phát sinh nợ 51.134.590.288
Tổng phát sinh Cĩ 51.134.590.288
Số d Nợ
Cĩ