II. Tổ chức kế toán tại Công ty bánh kẹo Hải Châu
2.4.1. Hạch toán tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm
sản xuất sản phẩm
Chi phí sản xuất về nguyên vật liệu tại Công ty chiếm khoảng 70 - 80% tổng chi phí sản xuất. Tài khoản 152 - nguyên vật liệu được kế toán Công ty chi tiết thành các tiểu khoản.
- Tài khoản 1521 - nguyên vật liệu chính gồm: bột mì, bột sữa, nha, đường...
- Tài khoản 1522 - nguyên vật liệu phụ: Muối, trứng gà, dầ Shortening, bột hương liệu như bột Ca cao, bột cam, tinh dầu các loại...
- Tài khoản 1523 - nhiên liệu: Than Kiple, xăng, dầu...
- Tài khoản 1524 - phụ tùng thay thế dùng cho công tác sửa chữa bảo dưỡng các loại máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ sản xuất như các loại dây máy, lò xo, trục máy...
Tài khoản 1525 - thiết bị dụng cụ vật liệu xây dựng cơ bản như sơ các loại, xi măng...
- Tài khoản 1562 - bao bì các loại: túi P.E, hộp Carton, khay nhựa, giấy gói lương khô...
- Tài khoản 1527 - nguyên liệu khác
- Tài khoản 1528 - phế liệu thu hồi gồm các loại bao bì rách hỏng, bột mì, đường rơi vãi...
Để thuận lợi cho công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, Công ty đã mã hoá và lập thành danh mục. Khi mã hoá, chữ số thứ hai trong mã số nhóm của loại nguyên, nhiên vật liệu dó.
Ví dụ: Bột mì, đường thuộc nhóm 1(1521) có mã số là 01001 và 01002, túi P.E Hương Thảo là bao bì thuộc nhóm (1526) có mã số là 06001.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng tháng và lượng nguyên, nhiêu vật liệu định mức tiêu hao cho từng tấn sản phẩm, phòng kế hoạch vật tư tính ra lượng nguyên nhiên vật liệu định mức để sản xuất từng loại sản phẩm trong tháng, từ đó phong kế hoạch vật tư sẽ lập ra “phiếu lĩnh vật tư theo vượt mức” cho từng phân xưởng.
Lượng nguyên, nhiên liệu (j) cần cho sản xuất sản xuất sản phẩm (i) = Định mức nguyên vật liệu (j) để sản xuất 1 tấn sản phẩm (i) x Sản lượng kế hoạch sản phẩm (i) (tấn)
VD: Tháng 01/2000 phòng kế h hoạch vật tư đề ra kế hoạch sản xuất cho phân xưởng bánh I như sau:
Bảng 2: Kế hoạch sản xuất sản phẩm tháng 01/2000 phân xưởng bánh I
STT Tên sản phẩm Số lượng kế hoạch (kg)
1. Bánh Hương Thảo 7500
2. Bánh quy hoa quả 1500
3. Lương khô thường 25.000
4. Lương khô Cacao 15.000
Tổng cộng 49.000
Bảng 3: Định mức tiêu hao vật tư cho một tấn sản phẩm phân xưởng bánh I
STT Tên vật tư Đơn vị
tính Hương Thảo Quy hoa quả Lương khô thường Lương khô Cacao 1. Bột mì Kg 690 710 780 760 2. Đường Kg 220 226 115 118 3. Bột sữa gầy Kg 28,5 29 14,2 14,6 ... ... .... ... ... ... ....
Từ đó tính ra lượng bột mì hạn mức cấp cho phân xưởng bánh I: 7,5 x 0,69 + 1,5 x 0,71 + 0,78 x 25 + 15 x 0,76 = 37,14 (tấn)
Nếu trong tháng kế hoạch sản xuất được điều chỉnh tăng, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập thêm phiếu xuất kho nguyên vật liệu căn cứ vào số lượng sản phẩm tăng thêm và định mức hao phí nguyên vật liệu cho từng sản phẩm.
Để quản lý chặt chẽ, phản ánh được chi phí thực tế phát sinh tại các phân xưởng, Công ty có nhân viên thống kê theo dõi việc dùng, sử dụng nguyên vật
liệu tại phân xưởng. Nhân viên thống kê có nhiệm vụ thống kê số lượng nguyên nhiên liệu tiêu hao cho sản xuất sản phẩm hàng ngày tại phân xưởng. Cuối tháng nhân viên thống kê tập hợp lượng tiêu hao của từng loại nguyên nhiên vật liệu cho sản xuất từng loại sản phẩm và lập “Báo cáo sử dụng vật tư” .
Chi phí vật liệu phụ, bao bì cũng được tập riêng cho từng loại sản phẩm, một số loại nguyên vật liệu phụ khác, nhiên liệu được dùng sản xuất nhiều loại sản phẩm thì được tập hợp lại toàn bộ, cuối tháng nhân viên thống kê cần tiến hành phân bổ cho từng loại sản phẩm. Trên thực tế dược sử dụng để phân bố là theo sản lượng thực tế của sản phẩm trong tháng. Các loại vật liệu phụ cần phân bố là các loại tinh dầu, phẩm màu, hương liệu dầu Shortening, NH4HCO3, NaHSO3,... than Kiple.
Ví dụ: Công thức phân bổ than: Khối lượng than sản
xuất sản phẩm (i) =
Tổng khối lượng than phát sinh Tổng số lượng của các sản phẩm
của phân xưởng
x Sản lượng sản phẩm (i) Căn cứ vào sô liệu trong báo cáo sử dụng vật tư (bảng 5), lượng than đã chi dùng là 5.370kinh doanh, lượng than phân bố cho sản xuất các sản phẩm là:
Lượng than cho sản xuất bánh Quy hoa quả:
49326 5730
x 1.615 = 176 (kg) Lượng than sản xuất Lương khô Cacao:
49326 5730
x 15.183 = 1.653 (kg)
Lượng than sản xuất Lương khô thường: 49326 5730
x 25.046 = 2726,5 (kg)
Lượng than sản xuất bánh Hương Thảo:
49326 5730
Bảng 4: Bảng kết quả công việc tại phân xưởng bánh I Tên sản phẩm Số lượng thực tế (kg)
Bánh Hương Thảo 7482
Bánh quy Hoa quả 1615
Lương khô thường 25.046
Lương khô Cacao 15.183
Tổng cộng 49.326
Sau khi tập hợp và phân bố tất cả các loại nguyên nhiên vật liệu, bao bì cho các sản phẩm trong phân xưởng, thống kê phân xưởng bánh I hoàn thành “Báo cáo sử dụng vật tư và cuối tháng giử cho kế toán vật tư.
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xất vật tư của thủ kho cty, thủ kho phân xưởng, kế toán vật tư tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại, từng nhom vật liệu và đối tượng sử dụng. Từ đó tính ra giá trị vật tư xuất dùng theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền.
Đơn giá bình quân của vật liệu (j) = Giá trị thực tế nguyên vật liệu (j) tồn đầu tháng Số lượng vật liệu (j) tồn đầu tháng + Giá trị thức tế nguyên vật liệu (j) nhập trong tháng Số lượng vật liệu (j) nhập trong tháng. Ví dụ: Đầu tháng 01/2000 bột sữa gầy tồn 1532 kg trị giá la 54.571.370đ - trong tháng, bột sữa gầy được nhập hai lần, căn cứ hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho
Lần1: Giá mua chưa có VAT là: 89.375.000đ, chi phí thu mua 450.000đ, hàng mua được bớt giá 500.000đ. Khối lượng thực nhập 2497 kg (hao hụt trong định mức 3kg).
Lần 2: Giá mua chưa thuế GTGT là : 36.874.000đ, khôi lượng thực nhập 998 kg (hao hụt định mức 2kg).
Khi đó giá đơn vị 1 kg sữa gầy xuất dùng trong tháng là: 54.571.370 + (89.375.000 + 450.000 - 500.000) + 36.874.000
1532 + 2.497 + 998 =
35.959,9đ (đ/kg) Căn cứ vào “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” kế toán vật tư sẽ đối chiếu với “báo cáo sử dụng vật tư” cho thống kê phân xưởng gửi lên về giá trị vật liệu thực xuất cho các phân xưởng, số lượng tồn kho cuối kỳ tại các phân xưởng. Kế toán vật tư sẽ nhập số liệu từ báo cáo sử dụng vật tư vào Nhật ký chung. Máy tính sẽ áp dụng giá cho từng nguyên liệu thực tế sử dụng cho sản xuất và máy sẽ tự động tính ra hao phí nguyên vật liệu cho sản xuất từng loại sản phẩm.
Ví dụ: Kế toán vật tư nhập vào Nhật ký chung bằng bút toán Nợ Tài khoản 6211- quy hoa quả (46,83 x 35959,9) : 1.684.002
Bút toán này là căn bản để máy đưa ra bảng “chi tiết chứng từ - bút toán”. Đây là bảng tập hợp về số lượng và giá trị các loại nguyên nhiên liệu đã sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm.
Bảng 6
Công ty bánh kẹo Hải Châu
Chi tiết chứng từ - bút toán
Ngày 31/01/2000
Diễn giải : Xuất vật tư cho Quy hoa quả
Mã VT Tên vật tư Lượng Đơn giá Tiền TK Nợ TK Có
01001 Bột mì 1.148,2 3.613,4 4.148.906 6211 1521 01002 Đường 365,4 5.327,6 1.946.705 6211 1521 01004 Bột sữa gầy 46,83 39.959,9 1.684.002 6211 1521 02001 Muối 0,2 847 169,4 6211 1522 02005 Trứng gà 150 763 114.450 6211 1522 02007 Vanilla 0,15 20.108 3.016 6211 1522
02208 Tinh dầu cam 1,8 47.512 85.521 6211 1522
02410 NH4 HCO3 0,3 38.593,8 11.578 6211 1522
03001 Than Kiple 176 1.715,7 301.963 6211 1522
06002 Túi PE Quy hquả 4860 87,6 425.736 6211 1526
153c Băng dính 2 12.000 24.000 6211 153c
06312 Bìa lót đáy thùng 330 126 41.580 6211 1526
06402 Hộp Carton Quy hq 330 1.143 377.190 6211 1526
Tổng cộng x x 9.164.816 x x
Máy tính cũng bị động nhập số liệu về xuất nguyên vật liệu (cả về số lượng và giá trị) vào sổ chi tiết vật tư và đưa ra “Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn nguyên vật liệu”, đồng thời cũng tự động nhập số liệu vào sổ cái Tài khoản 621 và Tài khoản 152.
Cuối tháng kế toán thực hiện bút toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở từng phân xưởng. Đối với phân xưởng bánh I, kế toán ghi vào Nhật ký chung bằng bút toán:
Nợ Tài khoản 1541: 248.433.726
Có Tài khoản 6211: 248.433.726
Bảng 7
Công ty bánh kẹo Hải Châu
Chi tiết chứng từ bút toán
Ngày 31/01/2000
Diễn giải: xuất vật tư cho lương khô Cacao
Mã VT Tên vật tư Lượng Đơn giá Tiền TK Nợ TK Có
01001 Bột mì 11.543,6 3.613,4 41.771.664 6211 1521
01002 Đường 1.791,6 5.327,6 9.644.928 6211 1521
01004 Bột sữa gầy 221,82 39.959,9 7.976.625 6211 1521
02001 Muối 1,8 847 1.524 6211 1522
02007 Vanilla 1,5 20.108 30.162 6211 1522
02204 Tinh dầu cam 120 32.10,0 3.852.000 6211 1522
02410 NH4 HCO3 3 38.593,8 115.781 6211 1522
03001 Than Kiple 1.653 1.715,7 2.8 6211 1523
06304 Túi PE Quy hquả 3.070 856,2 2.628.635 6211 1526
153c Băng dính 16 12.000 192.000 6211 153c 06312 Bìa lót đáy thùng 1.530 126 192.780 6211 1526 06402 Hộp Carton Quy hq 1.530 1.143 8.146.332 6211 1526 Tổng cộng 77.228.463 Phế liệu ở px I -2.135.300 1.528 6211 75.092.863
Sau khi đưa ra bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu máy tự động nhập số liệu vào sổ cái Tài khoản 621 và Tài khoản 152.