II. Kết cấu và phương pháp ghi.
2. Những tồn tạ
- Trong công tác quản lý nguyên vật liệu :
Nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhưng công ty lại chưa sử dụng “Sổ danh điểm vật tư ” với quy định mã của từng loại để tạo điều kiện theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ. Hơn nữa công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỷ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất.
- Phế liệu thu hồi không làm các thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách, cả về số lượng cũng như giá trị. Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm thì giá thành sản phẩm được xác định theo công thức.
Giá thành sản phẩm
sản phẩm cp thực tế sản phẩm giá trị = dở dang + phát sinh - dở dang - phế liệu
đầu kì trong kỳ cuối kỳ thu hồi Vì vậy hạch toán giá trị phế liệu thu hồi cũng như tận thu , tái chế phế liệu sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Việc hạch toán nguyên vật liệu ở kho và phòng kế toán
Việc ghi chép ở kho và phòng kế toán còn trùng lắp quá nhiều: ở kho, thủ kho ghi số lượng vật tư nhập xuất tồn kho của từng thứ, loại vật liệu vào sổ kho. ở phòng kế toán cũng làm tương tự như vậy, chỉ có thêm cột ghi đơn giá của vật liệu đó, từ sổ này kế toán vào sổ chi tiết tương ứng để tính ra số tiền bằng cách lấy cột số lượng nhân với đơn giá vật tư. Việc ghi sổ như vậy không những không đảm bảo đúng phương pháp ghi thẻ song song mà còn làm cho công tác ghi chép trở nên cồng kềnh, trùng lắp...
- Việc đánh giá nguyên vật liệu tồn kho.
Giá thực tế của vật liệu xuất kho dùng vào thi công xây dựng và quản lý ở công ty được tính theo giá thực tế đích danh. Đây là cách tính đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ từng lô hàng nhập, từng lần xuất hàng để áp giá.
Các đội thi công tiến hành đi mua vật tư, khi có nhu cầu phục vụ thi công thì thủ kho xuất kho vật liệu, số lần xuất kho diễn ra liên tục tuỳ theo yêu cầu ỳ sau một số ngày mới viết xuất kho tổng hợp ). Kế toán chcông việc nhưng số lần nhập xuất thể hiện trên chứng từ lại không nhiều. (Định kỉ có thể theo dõi kiểm tra trên sổ sách chứng từ nên khó có thể theo dõi chặt chẽ các lần nhập xuất, với các đơn giá tương ứng. Nên số nguyên vật liệu tồn kho là chưa chính xác, có loại vật liệu do nhu cầu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất, có loại đã viết phiếu xuất nhưng chưa sử dụng hết vẫn để tồn chuyển sang kỳ sau, dẫn đến không trùng khớp giữa sổ sách với thực tế.
Về kế toán tổng hợp: Hiện nay kế toán tổng hợp ở công ty còn có các nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất nguyên vật liệu chưa được hạch toán đầy đủ chính xác.
Khi nhập vật liệu kế toán ghi : Nợ TK 152
Nợ TK 133.1
Có TK 111, 112, 331...
Khi xuất vật liệu phục vụ thi công, quản lý kế toán ghi. Nợ TK 621, 627...
Có TK 152
Đối với nguyên vật liệu đã xuất kho nhưng chưa sử dụng hết chuyển sang sử dụng ở kỳ sau vẫn được coi là xuất kho và được hạch toán vào các tài khoản 621, 627... trong kỳ. Việc hạch toán như vậy không phản ánh đúng bản chất của hàng tồn kho, xác định chi phí nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán chưa chính xác.