Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán lập phiếu nhập kho sau đó lập phiếu chi,uỷ nhiệm chi (đối với thanh toán bằng chuyển khoản). Hàng ngày căn cứ vào chứng nhập do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và phân loại các chứng từ gốc cùng loại, từ các chứng từ gốc cùng loại kế toán lập bảng Tổng
hợp chứng từ gốc cùng loại sau đó cuối tháng lập chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ
ghi sổ kế toán vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và vào Sổ cái tài khoản
-Trờng hợp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0006289 ngày 2/6/2007 (phụ lục1) kế toán lập phiếu nhập kho ( phụ lục 2). Kế toán lập uỷ nhiệm chi để ngân hàng nơi công ty mở TK gián tiếp thanh toán cho khách hàng của công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 152.1 ( Nhập NVL chính) : 128.000.000 Nợ TK 1331 ( Thuế GTGT đợc khấu trừ ): 6.400.000 Có TK 112 ( Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng) 134.400.000
Vào cuối tháng từ các chứng từ gốc, kế toán lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đối với trờng hợp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (phụ lục 19) rồi kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ số 101 (phụ lục 24) sau đó ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 29) đồng thời vào sổ cái TK 152.1 (phụ lục 30)
-Trờng hợp thanh toán bằng tiền mặt
VD: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 021126 ngày 10/6/2007 (phụ lục 3) kế toán lập phiếu nhập kho (phụ lục 4). Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi:
Nợ TK 152.2 (Nhập vật liệu phụ) : 9.200.000 Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đợc khấu trừ ): 920.000 Có TK 111 (Chi trả bằng tiền mặt) : 10.120.000 Vào cuối tháng từ các chứng từ gốc, kế toán lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đối với trờng hợp thanh toán bằng tiền mặt (phụ lục 20) rồi kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ số 73 (phụ lục 25) sau đó ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 29) đồng thời vào sổ cái TK 152.2 (phụ lục 31)
- Trờng hợp mua ngoài cha thanh toán
VD: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0045949 ngày 3/6/2007 (phụ lục 5) kế toán lập phiếu nhập kho (phụ lục 6)
Nợ Tk 152.1 (Nhập NVL chính ) : 18.000.000 Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đợc khấu trừ ) : 1.800.000 Có 331 ( Chi tiết XN Hoàng Dơng) : 19.800.000 + Căn cứ vào hoá đơn GTGT 0064285 ngày 13/6/2007 (phụ lục 7) kế toán lập phiếu nhập kho (phụ lục 8)
Nợ Tk 152.1 ( Nhập NVL chính) : 22.000.000 Nợ Tk 133.1 ( Thuế GTGT đợc khấu trừ ): 2.200.000 Có TK 331 (Chi tiết Công ty TNHH Giang Sơn) : 24.200.000 Vào cuối tháng từ các chứng từ gốc, kế toán lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đối với trờng hợp mua ngoài cha thanh toán (phụ lục 21) rồi kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ số 131(phụ lục 26) sau đó ghi vào Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ (phụ lục 29) đồng thời vào sổ cái TK 152.1(phụ lục 30), và sổ cái tài khoản TK 331(Phụ lục 32)