III. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2.
1.2. Trờng hợp những vậ tt dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất
hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất .
Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật t lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho ngời nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ nh trên nhng 1 liên đợc dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lơng hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.
2.Thủ tục xuất kho.
Trong công ty xây dựng Sông Đà 2 nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật t có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình.
Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lợng vật t theo yêu cầu đợc tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật t lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật t căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất .
Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít đợc sử dụng )
Phiếu xuất kho đợc viết thành 2 liên
+ Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ.
+ Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lu giữ.
Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất.
Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dới sự chỉ đạo của đội trởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật t. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật t để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trớc khi xuất vật t, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngồi xin lĩnh vật t cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu.
Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên ngời xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ.
Ví dụ: Ngày 25/12/2001, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Nguyễn Văn Nguyên xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An
Mẫu phiếu xuất kho nh sau:
Đơn vị Phiếu xuất kho Số 167 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Nợ TK621 Có TK 152
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn văn Nguyên- đội phó đội kỹ thuật Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An Xuất tại kho: Lê Duy Thọ
ST T Tên nhãn hiệu quy cách Msố Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 Đá 1x2 1801 M3 230,3 230,3 90.419,3 20.823.566
Ngời nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trởng Thủ trởng
3.Kế toán chi tiết vật liệu.
Xuất phát từ cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm sản xuất của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và công ty xây dựng Sông Đà 2 nói riêng. Qua thực tế, các doanh nghiệp xây lắp đều có một số đặc điểm chung trong việc tổ chức kế toán vật liệu.
Thứ nhất, đó là việc không tổ chức phòng cung ứng vật t ở công ty mà chỉ giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm tìm nguồn vật t.
Thứ hai, đều tổ chức kho trạm tại chân công trình. Với thực tế trên, kế toán chi tiết vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2 nh sau:
Công ty sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là phơng pháp đơn giản dễ thực hiên và tiện lơi khi xử lý bằng máy vi tính. Kế toán chi tiết vật lệu đợc tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau:
_ Phiếu nhập kho –Mẫu 01- VT _ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT Nhiệm vụ của kế toán nh sau:
* ở kho:
Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng tửồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Thẻ kho đợc mở cho từng thứ vật liệu nh sau:
Đơn vị: Thẻ kho Mẫu số 06 VT Công ty xây dựng Sông Đà 2 QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ 1/12/2001
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn Tờ số 1 Mã số 1522902 ST T Chứng từ Trích yếu Ngày N_X Số lợng Chữ ký của S N Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 1/12/2001 7 1 2 3 4 12 3 26 20 6/12 8/12 18/12 20/12 Anh Đăng nhập xi măng Anh Đức nhận xm thi công ct Anh Hải nhập xm Chị Lan nh/ận xm thi công ct ... Tổng 50 35 224,2 50 35 224,2 Tồn kho ngày 31/12/2001 7 51
Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó nhập phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc.
• ở phòng kế toán:
Thông thờng kế toán vật liệu nhận đợc các phiếu nhập kho, xuất kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật t theo số lợng, đơn giá, thành tiền. Ngoài ra, kế toán chi tiết vật t phải có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho. Song thực tế ở công ty không lập sổ chi tiết vật t để theo dõi kế toán chỉ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t.
Mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t nh sau:
4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau:
+TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu
+TK 331 Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với ngời bán, ngời nhận thầuvề các khoản vật t hàng hoá, lao vụ dịch vụ nh hợp đồng đã ký kết.
+TK 141 dùng để theo dõi từng ngời nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng.
Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế
Ngoài các Tk sử dụng nh trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh nh TK 133, TK 111,112, TK 311...
*Nội dung của kế toán tổng hợp nhập vật liệu:
Khi trúng thầu nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng..., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệuvào máy theo định khoản:
Nợ TK141 – Chi tiết cho từng ngời nhận tạm ứng Có TK111
Ví dụ nh trờng hợp nhận tạm ứng của ông Hoàng văn Hoan tháng 12/2001. Kế toán mã hoá chứng từ và in ra sổ chi tiết TK141 nh sau:
Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật t. Có hai trờng hợp xảy ra:
+Mua vật t về nhập kho
+ Mua vật t về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xúât.
*Trờng hợp mua về nhập kho
Công ty xây dựng Sông Đà 2 là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thờng đợc xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thờng là những vật liệu đợc sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng đợc nhập kho nh: xi măng, sắt thép...Vật liệu nhập kho của công ty th- ờng là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...