V. Hệ thống sổ sách hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp
1. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất tại công ty
1.2. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty Cổ phần Thơng mại và Xây dựng Hoàng Vơng không chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu dùng cho hoạt động thi công xây lắp mà còn bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, CCDC dùng cho hoạt động đội máy, quản lý tổ đội sản xuất. Vật liệu sử dụng cho thi công có khoảng 160 danh mục vật liệu, với nhiều chủng loại khác nhau.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty Cổ phần Thơng mại và Xây dựng Hoàng Vơng bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu: gạch, ngói, xi măng, sắt, thép, đá, cát, sỏi... - Chi phí vật liệu phụ: vôi, sơn, đinh, dây thừng...
- Chi phí vật liệu kết cấu: kèo cột, khung, tấm panel đúc sẵn... - Chi phí công cụ dụng cụ: cốp pha, ván đóng khuôn...
- Chi phí vật liệu trực tiếp khác.
Chi phí nguyên vật liệu phục vụ thi công xây lắp, máy thi công, công tác quản lý tổ đội phát sinh trong tháng đợc hạch toán trên TK 621, TK 621 đợc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng tơng đối lớn trong giá thành công trình (từ 60%-65% ). Do vậy, việc hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định lợng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành công trình xây dựng. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc hạch toán trực tiếp vào các đối tợng chịu chi phí theo giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu xuất dùng.
Công ty Cổ phần Thơng mại và Xây dựng Hoàng Vơng áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho, cụ thể nh sau:
Chi phí nguyên vật liệu:
Phòng kinh tế kế hoạch lập dự toán và kế hoạch thi công cho từng công trình, hạng mục công trình. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đợc giao và thực tế phát sinh tại từng thời điểm, giám đốc các xí nghiệp hoặc đội trởng các đội lập phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu gửi cho phòng kinh tế kế hoạch. Phòng kinh tế kế hoạch căn cứ vào dự toán công trình và tình hình thực tế lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, đa lên giám đốc công ty duyệt sau đó chuyển xuống phòng kế toán để kiểm tra và đa sang phòng vật t để mua nguyên vật liệu.
Công ty Cổ phần Thơng mại và Xây dựng Hoàng Vơng áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ nhập để tính giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho (trị giá nguyên vật liệu xuất kho không có chi phí vận chuyển, bốc dỡ - chi phí này đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung). Căn cứ vào kế hoạch thi công và định mức sử dụng nguyên vật liệu, các tổ, đội xây dựng lập giấy yêu cầu nguyên vật liệu, thủ trởng đơn vị ký duyệt, phòng vật t để kiểm tra và lập 02 liên phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kho. Thủ kho ghi số thực xuất vào 02 liên phiếu xuất: 01 liên giao cho ngời lĩnh vật t, 01 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, định kỳ tập hợp chứng từ chuyển cho kế toán vật t.
Phiếu xuất kho số: 69 Ngày3/12/2002.
Nợ TK 621: Có TK 152:
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Trờng An – CT Quảng Ninh Xuất tại kho: Nguyễn Hồng Linh
Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật t ( SP, HH) Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền VNĐ Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Ximăng 1510115 Tạ 90 90 71.185,2 6.406.668 Cộng 90 90 6.406.668
Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu triệu bốn trăm linh sáu nghìn sáu trăm sáu mơi tám đồng chẵn.
Xuất ngày 03 tháng 12 năm 2002
Ngời nhận hàng Kế toán trởng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào số lợng, đơn giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, tình hình nhập kho vật t máy tự động tính đơn giá và giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo trình tự sau:
- Tính đơn giá thực tế xuất kho
- Tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho
Có đơn giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho kế toán sẽ ghi vào cột đơn giá (3), cột thành tiền (4) của Phiếu xuất kho.
Ví dụ: Trong tháng 12/2002 có tình hình nhập xuất Xi măng nh sau:
Biểu 2.3 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
TT Ngày tháng
Diễn giảI Đơn giá
( VNĐ/tạ) Khối lợng ( tạ) Thành tiền ( VNĐ) 1 01/12 Tồn kho đầu tháng 71.000 20 1420.000 2 03/12 Nhập kho 71.500 100 7.150.000 3 03/12 Xuất kho 90 4 16/12 Nhập kho 71.000 150 10.650.000 5 19/12 Xuất kho 85 6 29/12 Xuất kho 40 31/12 Tồn kho cuối tháng 71.185,2 55 3.915.186
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn giá Xi măng xuất dùng theo phiếu xuất kho số 69 ngày 03/12/2002 đợc máy tự động tính:
Đơn giá thực tế 71.000*20+71.500*100 + 71.000*150
Xi măng xuất kho = = 71.185,2 VNĐ/ tạ (Phiếu xuất kho số 69) 20 + 100 + 150
Trị giá xi măng thực tế xuất dùng = 90*71.185,2 = 6.406.668 (VNĐ) (Ngày 03/12/2002)
Chi phí nguyên vật liệu phục vụ thi công xây lắp, máy thi công, quản lý tổ đội phát sinh trong tháng đợc hạch toán trên TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp". TK 621 đợc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình:
TK 62101: Công trình Cung thiếu nhi Hà Nam TK 62102: Công trình khai thác đá Hoàng Mai TK 62104: Công trình Vũng Sú
TK 62105: Công trình Quảng Ninh ...
Khi phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Kế toán định khoản: Nợ TK 621 "Chi tiết cho từng công trình"
Có TK 152 “Chi tiết nguyên vật liệu”
Ví dụ căn cứ vào phiếu xuất kho số 69 ngày 03/12/2002 kế toán nhập các dữ liệu vào các chứng từ mã hoá trên máy theo định khoản:
Nợ TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh ) 6.406.668 Có TK 152 (Xi măng) 6.406.668
Sau khi các số liệu trên đợc nhập vào các chứng từ mã hoá, chúng sẽ đợc ch- ơng trình kế toán HAS tự động ghi vào các sổ: Nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK62105 “Công Trình Quảng Ninh” (Biểu 2.5), Sổ cái TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp"(Biểu 2.6), Bảng tổng hợp chi phí sản xuất (Biểu2.15).
Trờng hợp nguyên vật liệu mua về không nhập kho mà chuyển thẳng ra công trình, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua và các chứng từ thanh toán (nếu đã trả tiền cho ngời bán) kế toán nhập dữ liệu vào máy, chơng trình sẽ tự động ghi số liệu vào các sổ kế toán liên quan theo định khoản:
Nợ TK 621 (chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình) Nợ TK 133 (1331- thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ)
Có TK 112, 141, 331...
Căn cứ Phiếu yêu cầu vật t sắt φ18 của Ban điều hành dự án Công Trình Quảng Ninh, Hoá đơn (GTGT) số 01458 ngày 05/12/2002 của Cửa hàng Vật liệu XD 72 Nguyễn Trãi, Giấy báo Nợ BN 0118 - Ngân hàng Cẩm Phả- Quảng Ninh, kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính nh sau:
Nợ TK 62105 "Công Trình Quảng Ninh" 11.400.000 Nợ TK 133 (1331-Thuế GTGT) 570.000 Có TK 112 11.970.000
Số liệu trên đợc phản ánh trên Sổ nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK 62105 "Công Trình Quảng Ninh "(Biểu 2.5), Sổ cái TK 621(Biểu 2.6)
Trờng hợp xuất hoặc mua nguyên vật liệu dùng cho máy thi công, hoạt động quản lý đội xây dựng cũng đợc hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, trình tự kế toán tơng tự nh kế toán nguyên vật liệu dùng cho hoạt động xây lắp: căn cứ vào giấy yêu cầu, phiếu xuất kho, hoá đơn chứng từ về mua hàng hoá kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621 (Chi tiết theo công trình) theo giá thực tế ghi trên hoá đơn Nợ TK 133(1331- thuế GTGT đợc khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331, ... tổng giá thanh toán hoặc Nợ TK 621 (Chi tiết theo công trình)
Có TK 152 (Chi tiết nguyên vật liệu)
Ngày 06/12/2002 Đỗ Ngọc Quỳnh nhận xăng dầu cho cho đội xe Công Trình Quảng Ninh. Căn cứ vào phiếu xuất kho số 90 do thủ kho chuyển lên kế toán nhập giá trị vật t xuất kho và các dữ liệu khác nh tên ngời lĩnh, tên tổ đội... vào phiếu xuất kho đã đợc mã hoá trên máy vi tính:
Nợ TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh) 732.838 Có TK 152 732.838
Số liệu trên sau khi nhập vào máy vi tính, sẽ đợc tự động ghi vào Nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK 62105 "Công Trình Quảng Ninh "(Biểu 2.5), Sổ cái TK 621(Biểu 2.6).
Chi phí công cụ dụng cụ:
Căn cứ vào kế hoạch thi công xây lắp, tình hình thực tế khi có yêu cầu về công cụ dụng cụ các đơn vị, tổ đội viết giấy yêu cầu xin lĩnh công cụ dụng cụ từ kho hoặc xin tạm ứng tiền để mua.
Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ nh: quần áo bảo hộ lao động, quốc, xẻng, búa, ... khi xuất dùng, căn cứ vào phiếu xuất kho toàn bộ giá trị đợc hạch toán một lần vào chi phí của đối tợng sử dụng:
Nợ TK 621 (chi tiết theo từng công trình)
Có TK 153 (100% giá trị CCDC xuất dùng)
Ngày 07/12/2002, xuất kho 50 bộ quần áo bảo hộ lao động Công Trình Quảng Ninh. Đơn giá bình quân là 58.000 VNĐ/bộ.
Giá trị công cụ dụng cụ xuất kho = 50 x 58.000 = 2.900.000 VNĐ
Căn cứ phiếu xuất kho số 56 ngày 07/12/2002, kế toán nhập dữ liệu vào chứng từ đã đợc mã hoá trên máy theo định khoản sau:
Nợ TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh) 2.900.000 Có TK 153 2.900.000
Sau khi nhập số liệu vào máy, chơng trình tự động ghi vào Sổ nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh) (Biểu 2.5), Sổ cái TK 621(Biểu 2.6).
Đối với CCDC có giá trị lớn nh: lán trại, ván đóng khuôn, cốp pha, ... khi xuất dùng toàn bộ giá trị đợc hạch toán vào TK 142 "chi phí trả trớc", sau đó kế toán tiến hành phân bổ giá trị CCDC cho đối tợng sử dụng căn cứ vào thời gian hữu dụng và mức độ sử dụng của CCDC.
Khi xuất dùng:
Nợ TK 142 (1421- chi phí trả trớc) 100 % giá trị CCDC Có TK 153
Phân bổ cho đối tợng sử dụng: Theo tình hình sử dụng thực tế Nợ TK 621 (chi tiết cho từng công trình )
Có TK 142
Tháng 12/2002 Công Trình Quảng Ninh có sử dụng một bộ cốp pha mới có nguyên giá 19.500.000 VNĐ. Bộ cốp pha này có thể sử dụng đợc 18 lần, trong tháng Công Trình Quảng Ninh sử dụng 6 lần. Căn cứ vào phiếu xuất kho CCDC số 45 ngày 1/12/2002 kế toán tính số tiền phân bổ cho công trình trong tháng:
Giá trị bộ cốp pha phân bổ cho Công Trình Quảng Ninh tháng 12/2002: 19.500.000
* 6 = 6.500.000 VNĐ 18
Căn cứ vào số liệu trên, kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính, sau đó chơng trình kế toán HAS sẽ tự động ghi các số liệu vào các Sổ nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK 62105 "Công Trình Quảng Ninh" (Bảng 2.5), Sổ cái TK 621 (Biểu 2.6), Sổ cái TK 1421 "Chi phí trả trớc".
Nợ TK 1421 "chi phí trả trớc" 19.500.000 Có TK 153 19.500.000
Nợ TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh) 6.500.000 Có TK 1421 (chi phí trả trớc) 6.500.000
Biểu 2.4 Nhật Ký chung Năm 2002 (trích) Đơn vị tính: VNĐ STT Chứng từ Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 .. .. .. .. .. .. ..
96 45 1/12 Xuất cốp pha cho CT Quảng Ninh
621 1421
6.500.000
6.500.000 98 69 3/12 Xuất kho xi măng
cho CT QN 621 152 6.406.668 6.406.668 .. .. .. .. ... ... ... 119 0145 05/12 Mua sắt φ18 cho CT QN 621 112 114.000 114.000 .. .. .. .. .. .. .. 226 31/12 K/C CPNVLTT quý VI – CT QN 1541 621 938.158.000 938.158.000 .. .. .. .. .. .. .. Cộng 127.460.258.255 127.460.258.255
Hà nội, ngày... tháng ...năm 2002
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký,
họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu: 2.5
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp +Quý IV/2002 (trích) Công Trình: Quảng Ninh
Đơn vị tính: VNĐ Số CT Ngày CT Diễn giải TK Đ/Ư Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số d ... ... ... ... ... ... ... 45 1/12 Sử dụng cốp pha 1421 6.500.000 69 03/12 Xi măng 152 6.406.668 0145 05/12 Sắt φ18 112 11.400.000
56 07/12 Quần áo bảo hộ 153 2.900.000
... ... ... ... ... ... ... TH VL 31/12 K/C CP NVLTT vào TK1541 1541 938.158.000 Cộng Xxx 938.158.000 938.158.000 xxx Số d cuối kỳ: 0.
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu: 2.6
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Quý IV/2002 (trích) Đơn vị tính: VNĐ CT Diễn giải TK Đ/Ư Số tiền Ghi chú SH Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 ... ... ... ... ... ... 45 1/12 Sử dụng cốp pha – CT QN 1421 6.500.000 69 03/12 Xi măng – CT QN 152 6.406.668
72 03/12 ống nối gia công- CT Hoàng Mai Nghệ An
111 16.359.800
0145 05/12 Sắt φ18- CT QN 112 11.400.000
76 07/12 Quần áo bảo hộ – CT QN 153 2.900.000 ... ... ... ... ... TH VL 31/12 Kết chuyển CP NVLTT - CT QN 154 938.158.000 ... 31/12 ... ... ... ... ... Cộng Xxx 9.231.853.000 9.231.853.000 Số d cuối kỳ: 0
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)