Sau khi kế hoạch kiểm toán đợc hoàn tất thì trởng đoàn kiểm toán sẽ triệu tập nhóm kiểm toán để công bố kế hoạch triển khai, phân công công việc cho từng ngời, thời gian tiến hành và kết thúc công việc. đồng thời trởng đoàn kiểm toán sẽ thông báo trọng tâm công việc, những đặc thù của cuộc kiểm toán. Nhóm kiểm toán sẽ tiến hành theo những phần hành cơ bản sau:
• vốn bằng tiền.
• Hàng tồn kho.
• TàI sản cố định và khấu hao tàI sản cố định.
• Mua hàng và thanh toán.
• Bán hàng và thu tiền.
• Huy động và hoàn trả.
• Tiền lơng và nhân viên.
• Kiểm toán chi phí.
• Kiểm toán nguồn vốn chủ sở hữu.
Dựa trên cơ sở tiếp cận khách hàng và tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán viên đánh giá đợc mức độ trọng yếu cho từng khoản mục và từ đó sẽ tiến hành kiểm tra ở những mức độ khác nhau. Do mức độ phát sinh tơng đối lớn và tính phức tạp về nghiệp vụ có ảnh hởng nhiều đến các chỉ tiêu quan trọng trong báo cáo tài chính nh chỉ tiêu phản ánh kết quả, khả năng thanh toán, tình hình sử dụng vốn... nên kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền là một khâu bắt buộc trong mọi cuộc kiểm toán báo cáo tài chính của mọi khách thể kiểm toán kể cả các đơn vị hành chính sự nghiệp có doanh thu tiệu thụ không lớn.
Dới đây là minh hoạ thực tế cuộc kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền tạI công ty A.
TàI khoản phảI thu là một tàI khoản mà các kiểm toán viên thờng cho là các tàI khoản trọng yếu. Nó là một tàI chỉ tiêu cơ bản để đánh giá khả năng thanh toán và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác tàI khoản phảI thu cũng là một tàI khoản chứa đựng nhiều rủi ro, sai sót nên số lợng băng chứng cần thu thập tơng đối lớn. Kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán tàI khoản phảI thu bằng cách gửi th xác nhận đến các khách hàng nợ của đơn vị đợc kiểm toán. Do đó, công việc thu thập bằng chứng tơng đối mất thời gian. Kết quả của việc gửi th xác nhận sẽ làm căn cứ để phục vụ bớc kiểm toán khoản mục doanh thu. Chính vì thế kiểm toán khoản mục phảI thu đợc tiến hành đầu tiên trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. Dới đây là kế hoạch kiểm toán chi tiết khoản phảI thu do kiểm toán viên thực hiện công việc này đảm nhiệm.
II.1.1. Chơng trình kiểm toán khoản phảI thu khách hàng.
Khi đảm nhiệm phần việc nào kiểm toán viên cũng nh trợ lý kiểm toán phảI căn cứ vào tình hình thực tế ở công ty khách hàng để thiết kế cho mình một ch- ơng trình kiểm toán với những thử nghiệm thích hợp.
Biểu 11
Công ty t vấn tàI chính kế toán và kiểm toán
Tên khách hàng: Công ty A
Niên độ kế toán: 31/12/1999 Tham chiếu: H1 Khoản mục: Phải thu khách hàng. Ngời thực hiện: NTT Bớc công việc: Các bớc kiểm toán. Ngày thực hiện: 30/04/2000
Bớc 1: Đối chiếu số phát sinh, số d của từng tháng trên hệ thống sổ chi tiết, sổ cáI, nhật ký, bảng cân đối kế toán.
Đối chiếu số d của từng khách hàng trên hệ thống sổ chi tiết với bảng tổng hợp chi tiết phảI thu khách hàng.
Bớc 2: Kiểm tra chi tiết khoản phảI thu.
- Kiểm tra đối chiếu chi tiết số d của từng khách hàng với biên bản đối chiếu công nợ.
- Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ bán chịu và nghiệp vụ thu tiền mặt thông qua kiểm tra chi tiết hoá đơn chứng từ.
- Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá, hạch toán công nợ bằng ngoạI tệ.
- Kiểm tra nghiệp vụ xoá sổ các khoản phảI thu khó đòi.
- Tổng hợp các kết quả kiểm tra chi tiết, đa ra các bút toán đIều chỉnh và nêu nhận xét.
Công ty A là một công ty chuyên mua các hảI sản để sản xuất các sản phẩm đồ hộp nh cá xay, patê, thịt hộp. Với lợng khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp, cá nhân buôn bán, và làm đạI lý cho công ty ở khắp mọi nơI trong nớc... Tổng số d nợ của công ty lên đế hàng chục tỷ đồng. Công ty cũng chấp nhận một việc đó là bán hàng chấp nhận cho khách nợ và trả chậm. đIều đó là hoàn toàn phù hợp trong cơ chế thị trờng vớI đIều kiện cạnh tranh khắc nghiệt. ở đây các khách hàng nợ của công ty đều là khách hàng quen và thờng xuyên của công ty mua bán với số lợng lớn. Nên hàng năm công ty luôn thực
hiện đối chiếu công nợ, công việc này đợc làm khá nghiêm túc vì cả bên bán và bên mua đều muốn đối chiếu công nợ để phục vụ công tác quản lý tài chính của mình. NgoàI ra do chế độ tín dụng của công ty tơng đối chặt chẽ hệ số quay vòng nợ bình quân là 38 ngày/vòng nên nhiều số d ngày 31/12/1999 đến đầu tháng 02/2000 đã đợc thanh toán. bên cạnh những khách hàng thờng xuyên còn có các đơn vị bán buôn, bán lẻ vì mặt hàng của công ty là mặt hàng tiêu dùng trực tiếp, thời hạn bảo quản sản phẩm hàng hoá là có giới hạn nếu quá hạn thì sản phẩm, hàng hoá này sẽ không sử dụng đợc. Do vậy với công ty mục tiêu là phảI tiêu thụ đợc hàng hoá một cách nhanh chóng và bằng cách mở rộng thị tr- ờng tiêu thụ, tăng số lợng khách hàng. Với những khách hàng bán buôn, lẻ kiểm toán viên nhận thấy rằng không cần thiết phảI gửi th xác nhận nợ.
Đối với việc kiểm tra các khoản nợ phảI thu khó đòi. Trong quá trình kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có các khoản thu khó đòi đó là do việc khách nợ vì một nguyên do nào đó mà không có khả năng thanh toán. Sau một thời gian dàI khi thời hạn nợ đã hết hạn mà khách nợ không trả đợc thì kế toán viên tiến hành xoá sổ các khoản nợ khó dòi đó và tiếp tục theo dõi khoản nợ đó trên tàI khoản 004
Trong năm 1999 công ty đã tiến hành xoá sổ 02 khoản nợ phảI thu khó đòi với tổng số tiền là 54367000 đồng. Viêc kiểm toán viên coi các khoản nợ phảI thu khó đòi là một tàI khoản trọng yếu vì kế toán viên thờng lợi dụng việc xoá sổ các khoản nợ này để biển thủ các khoản nợ khó đòi mà trong thực tế là khoản nợ đó đã đòi đợc.
II.1.2. quy trình kiểm toán khoản phảI thu khách hàng. II.1.2.1 Đối chiếu sổ sách.
Công việc đối chiếu sổ sách bao gồm việc đối giữa các sổ sách theo các b- ớc sau.
1. Đối chiếu số d đầu năm.
2. Đối chiếu tổng quát số phát sinh của tàI khoản 131, 136 theo từng tháng, từng năm.
3. Đối chiếu số phát sinh, số d của từng khách hàng. 4. Đối chiếu số d cuối năm.
Công việc đợc tiến hành nh sau. +) Đối chiếu kiểm tra số d đầu năm.
Do là một khách hàng mới của AASC nên kiểm toán viên chỉ kiểm tra việc chuyển số d từ năm trớc sang năm sau (việc chuyển số d cuối năm 1998 sang đầu năm 1999). Khi lập báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên sẽ đa ra ý kiến về
tính chính xác của việc chuyển sổ chứ không chịu trách nhiệm về tính trung thực của các con số d đầu năm.
Kết quả của kiểm tra số d đầu năm trong việc chuyển sổ của tàI khoản phảI thu khách hàng nh sau.
Số d nợ tàI khoản 131 tạI 01/01/1999 là 6.950.675.000 đồng. Số d có tàI khoản 131 tạI 01/01/1999 là 100.000.000 đồng. Số d nợ tàI khoản 136 tạI 01/01/1999 là 4.506.653.000 đồng Số d có tàI khoản 136 tạI 01/01/1999 là 250.000.00 đồng. +) Đối chiếu số phát sinh trong năm và số d cuối năm.
Công việc tiếp theo bớc đối chiếu số d đầu năm là đối chiếu số phát sinh, số d trên nguyên tắc đI từ thông tin tổng hợp đế thông tin chi tiết.
Do công ty A mở sổ theo hình thức nhật ký chung nên nội dung đối chiếu nh sau.
Biểu 12.
Quy trình đối chiếu tổng hợp tạI công ty A
Đối chiếu kiểm tra theo tổng số phát sinh và số d TK 131. 1368. Đối chiếu số phát sinh và số d của từng khách hàng trong từng tháng và cả năm.
Công ty A mở sổ sách đầy đủ, số liệu đợc phản ánh thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, sổ chi tiết các khoản phảI thu đợc mở đầy đủ cho các khách
Bảng cân đối kế toán (số dư tàI khoản 131, 1368) Bảng cân đối số phát sinh (tàI khoản 131, 1368) Sổ cáI TK 131, 136 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 1368 Hệ thống sổ chi tiết TK 131
hàng thờng xuyên. Tuy nhiên còn một số nhợc đIểm nh sổ chi tiết các khoản phảI thu khách hàng không đánh số trang và không đánh dấu giáp lai giữa các trang sổ. Sổ còn bị tẩy xoá nhiều.
II.1.2.2. Thực hiện kiểm tra chi tiết số d tàI khoản phảI thu.
Kiểm tra chi tiết các khoản phảI thu là một trong những kỹ thuật cơ bản mà AASC tiếp nhận đợc từ trơng trình trợ giúp kỹ thuật đợc ký kết giữa Liên minh Châu Âu và chính phủ Việt Nam. Với sự tham gia giúp đỡ của các chuyên gia Châu Âu cùng với những kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về thực tế tạI việt nam, AASC đã xây dựng một quy trình kiểm toán chi tiết các khoản phảI thu mà trọng tâm là gửi th xác nhận nợ đợc cụ thể qua sơ đồ sau.
Biểu 13.
Quy trình gửi th xác nhận
+) Thống nhất với Ban Giám đốc khách hàng.
Trớc khi gửi th xác nhận, kiểm toán viên phảI thông báo với Giám đốc công ty về việc gử th xác nhận công nợ. Nếu Ban Giám đốc khách hàng không đồng ý với việc xác nhận nợ phảI thu của kiểm toán viên thì Ban Giám đốc cần đa ra lý do, nếu lý do đó là hợp lý thì kiểm toán viên có thể bỏ qua việc xác nhận ngời mua đó, tuy nhiên không vì thế mà kiểm toán viên bỏ qua số d đó, kiểm toán viên phảI thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để xác minh số d đó là có thật và đúng đắn. Trong quá trình hội ý ban Giám đốc công ty A không đồng ý cho kiểm toán viên gửi th xác nhận đến một khách hàng đó là công ty trách nhiệm hữu hạn(TNHH) HảI Long với lý do là:
Công ty TNHH HảI Long là một khách hàng mới, công ty đang có ý định ký kết hợp đồng dàI hạn trong việc cung cấp các sản phẩm của công ty sang thị trờng Đông Âu mà thông qua công ty TNHH HảI Long làm đạI diện. Việc gửi
Thống nhất với ban Giám đốc khách hàng
Xác định phạm vi và quy mô của mẫu chọn
Quyết định kiểu thư xác nhận để gửi đi
Theo dõi, xử lý các thư phúc đáp và thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế
th xác nhận đến khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là công ty A muốn đòi nợ, hoặc là tình hình tàI chính của công ty không lành mạnh và sẽ dẫn đến có khả năng công ty TNHH HảI Long huỷ bỏ hợp đồng. Hơn nữa khoản nợ này có số tiền không đến mức qúa lớn(50.156.000 đồng) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà công ty bán ra. Mặt khác khoản nợ này vẫn cha phảI là khoản nợ quá hạn vì nghiệp vụ mới phát sinh đợc 40 ngày. kiểm toán viên chấp nhận lý do này và chuyển khách mua này từ bớc kiểm tra chi tiết số d sang bớc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ.
+) Xác định phạm vi và quy mô mẫu chọn.
Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đánh giá của kiểm toán viên về khả năng sai sót. Công ty A có số lợng khách hàng tơng đối đông cả trong và ngoàI nớc. Tuy nhiên các khách hàng nớc ngoàI giao dịch mua bán với công ty đều thông qua đạI diện tạI việt nam. Do đó việc gửi th cho các khách hàng nớc ngoàI đợc thực hiện bằng cách gửi th cho các văn phòng đạI diện.
Tiêu chuẩn để chọn mẫu là các khách hàng có số d nợ lớn, những số d quá thời hạn thanh toán đã lâu, những khách hàng có số phát sinh lớn, những khách hàng trong năm không phát sinh giao dịch. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đó kiểm toán viên nhận thấy rằng trong tổng số các khách hàng của công ty có 25 khách hàng chuyên giao dịch với công ty, có giá trị phát sinh các nghiệp vụ lớn, ... mà kiểm toán viên đáng phảI quan tâm. Nhng trong khi tìm hiểu thêm thì kiểm toán viên thấy rằng trong số 25 khách hàng đó đã có 04 khách hàng trong năm đã có đối chiếu công nợ, 08 khách hàng đã thanh toán số d nợ cuối năm vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2000. Do đó với những khách hàng này kiểm toán viên không chọn để gửi mẫu th xin xác nhận.
Sau đây là danh sách các khách hàng chủ yếu còn nợ của công ty A đợc kiểm toán viên ghi trên giấy tờ làm việc.
Biểu 14.
Công ty t vấn tài chính kế toán và kiểm toán
Tên khách hàng: Công ty A. Tham chiếu T
Niên độ kế toán: 31/12/1999. Ngời thực hiện NTT
Khoản mục: PhảI thu khách hàng. Ngày thực hiện 02/04/2000 Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết
Khoản phảI thu khách hàng
1 công ty TNHH HảI Long 50156000 & 2 xí nghiệp hảI sản Đồ Sơn 835765000 * 3 xí nghiệp thuỷ sản Hạ Long 1120567000 *
4 công ty TNHH HảI Hà 842780000 *
5 công ty TNHH quang bá 164789000 * 6 Doanh nghiệp tư nhân quỳnh mai 56920000 R 7 công ty cung cấp thực phẩm biển Đại nam 132758000 # 8 công ty thương mại nam Long 253671000 * 9 công ty thương mại HảI Phòng 1120456000 R 10 Văn phòng đại diện Hà Nội 987857000 # 11 văn phòng đại diện đà nẵng 867023000 # 12 công ty thực phẩm TháI Bình 267000000 * 13 công ty bán buôn Ninh Bình 347759000 * 14 Công ty bán buôn Nam Định 285884000 R
15 khách sạn Hoa Nam, 412758000 #
16 khách sạn Hoàng HảI 637927000 *
17 khách sạn công đoàn HảI Phòng 34376000 R
18 khách sạn Hồng Hà 66034000 #
119 Cửa hàng đại lý Tuấn Anh 129000000 * 20 Cửa hàng đại lý Hạ Long 185947000 * 21 Cửa hàng đại lý Đà Nẵng 130546000 # 22 công ty thực phẩm Thanh Hoá 67008000 * 23 Công ty thực phẩm Nghệ An 51768000 #
24 công ty TNHH Sông Đà 213408000 *
25 Công ty TPHP 267858000 #
26 cộng 9530015000
R đã có biên bản đối chiếu công nợ. *Chọn mẫu để gửi th xác nhận
# đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2000 & công ty không đồng ý cho gửi th xác nhận.
+) quyết định kiểu gửi th xác nhận.
Có 03 kiểu th xác nhận đó là: Th xác nhận chủ động, th xác nhận thụ động và th xác nhận mở. Trong hầu hết các cuộc kiểm toán kiểm toán viên chỉ gửi th xác nhận chủ động, bởi vì khi không nhận đợc th trả lời thì có nghĩa là có đIều
gì đó bất thờng mà kiểm toán viên cần phảI đIều tra thêm. Trong khi đó với th xác nhận thụ động kiểm toán viên không thể phân biệt đợc khách hàng đồng ý hay không nhận đợc th xác nhận hoặc khách hàng không quan tâm đến việc trả lời.
Một lý do nữa khiến kiểm toán viên phảI chọn th xác nhận chủ động là vì kiểm toán viên chỉ chọn những khách hàng có số d lớn để gửi th xác nhận nên cần phảI thu đợc bằng chứng có sự xác nhận số d từ phía con nợ, sự xác nhận