ty Th ơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng.
2.2.1 Đặc điểm và tình hình sử dụng nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty. tại công ty.
2.2.1.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý NLVL,CCDC tại công ty
Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi phân xởng tại công tuy là khác nhau cho thấy để đảm bảo cho quá trình sản xuất và chất lợng sản phẩm công ty đã phải sử dụng một khối lợng NLVL,CCDC tơng đối lớn, đa dạng về chủng loại do đối với loại sản phẩm khác nhau thì cần phải có nguyên liệu tạo nên thực tế của sản phẩm là khác nhau.Ví dụ nh đối với phân xởng sản xuất đồ chơi thì nguồn nguyên liệu chính cần sử dụng để sản xuất các sản phẩm: đồ chơi, đồ lu niệm, sản phẩm dùng làm trang trí nội thất đó là… bột đá, nhựa tổng hợp và các chất xúc tác. Nguồn NLVL chính của công ty thờng là những là những loại khan hiếm, một phần nguồn vật liệu đợc thu mua trong nớc (bột đá ,nhựa tổng hợp ) , một phần đ… ợc nhập từ nớc ngoài (silicôn,bột PVC..)
Bên cạnh NLVLthì CCDC tuy không trực tiếp tham gia vào việc cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng nó có vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện sản phẩm đa ra thị trờng tiêu dùng(hộp carton,băng dính )NLVL, CCDC dù đ… ợc thu mua trong nớc hay nhập từ nớc ngoài thì nói chung khi về đến công ty đều không đợc phép hao hụt, thanh toán và nhận theo đúng số lợng thực tế nhập kho với chất lợng
và quy cách của NLVL, CCDC phù hợp với yêu cầu sản xuất, với kế hoạch của phòng kinh doanh.
Chi phí về NLVL, CCDC cho một đơn vị sản phẩm của công ty thờng chiếm từ 60-70% trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong tổng giá thành của sản phẩm nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về số lợng, giá mua NLVL, CCDCcũng ảnh hởng đến giá thành của sản phẩm (khi giá mua vật liệu của công ty thay đổi một phần là do nguồn nguyên liệu nhập từ nớc ngoài, khi thanh toán thờng phải thanh toán bằng ngoại tệ hoặc tiền VND quy đổi ra ngoại tệ theo tỉ giá hối đoái của từng thời kỳ)
Mặt khác, do đặc điểm về quy trình sản phẩm của công ty có một số sản phẩm đợc tạo bằng khuôn, một số đợc tạo bằng phơng pháp thủ công nặn . Cho nên nếu không có sự tính toán chính xác, đầy đủ, định mức tiêu hao và việc quản lý NLVL, CCDC chặt chẽ, nó sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm .
Hơn nữa, hiện nay Công ty có khoảng 200 loại NLVL, CCDC khác nhau đợc quản lý kho. Do vậy công tác quản lý các loại vật liệu đó gặp rất nhiều khó khăn bởi sự đa dạng về chủng loại của vật liệu, có loại vật liệu cồng kềnh, dễ hoen rỉ nh : dây thép mũi màu, nhiên liệu: xăng dầu và các loại hoá chất khác nhau rất… dễ cháy. Vì vậy đòi hỏi công ty phải có hệ kho tàng đầy đủ tiêu chuẩn quy định đảm bảo an toàn trong quản lý.
Từ thực tế đó cho thấy công tác tổ chức quản lý NLVL ,CCDC đóng vai trò hết sức quan trọng trong chiến lợc phát triển Công ty .Việc tính toán và hạch toán một cách chính xác, đầy đủ NLVL, CCDC nhập -xuất sử dụng cho sản xuất có tầm quan trọng trong việc xác định mức tiêu hao vật t một cách chính xác, chặt chẽ sẽ góp thêm vào việc tiết kiệm NLVL, CCDC/một đơn vị sản phẩm, từ đó góp phần giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm .Trong quá trình quản lý NLVL, CCDCthì quản lý NLVL, CCDC ở khâu thu mua và sử dụng là một trong những trọng điểm của công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý giá thành nói riêng (vì vật liệu thu mua có chất lợng cao ,phù hợp với yêu cầu sản xuất, giá cả hợp lý sẽ có tác động tích cực tới sản xuất ,hạ giá thành sản phẩm ) Trong công tác quản lý NLVL, CCDC ở khâu thu mua căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng ,quý và trên cơ sở nhu cầu vật t đợc xét duyệt, phòng kế hoạch sản xuất tìm kiếm nguồn
cung cấp thích hợp đảm bảo thu mua vật t đúng về chất lợng, đủ về số lợng, hợp lý về giá cả. Ngoài ra , trong công tác bảo quản và dự trữ NLVL, CCDC cũng là vấn đề đợc Công ty quan tâm đến.Việc bảo quản và dự trữ NLVL, CCDC ở Công ty đã đảm bảo NLVL, CCDC đủ, đúng chất lợng và đáp ứng kịp thời cho nhu cầu kinh doanh và luân chuyển vật t liên tục, tránh đợc tình trạng thất thoát, làm giảm chất lợng NLVL, CCDC và sự ứ đọng về vốn. Từ những đặc điểm của việc sử dụng NLVL, CCDC trên cho thấy công tác quản lý NLVL, CCDC của Công ty có những nét riêng và gặp không ít khó khăn. Hạ thấp chi phí NLVL,CCDC trong sản xuất ,sủ dụng tiết kiệm không lãng phí vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm ,góp phần nầng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu trong toàn Công ty. Tuy nhiên ,để quản lý một khối lợng vật t lớn và có nhiều chủng loại nh vậy đòi hỏi Công ty phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý tất cả các khâu thu mua, sử dụng và đặc biệt là trong khâu bảo quản và dự trữ. Có nh vậy mới đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng chất lợng NLVL, CCDC cho sản xuất, tạo điều kiện cho công ty đợc hoạt động một cách liên tục.
2.2.1.2-Phân loại NLVL,CCDC
Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất xây dựng, phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại NLVL, CCDC đối với từng sản phẩm và giúp hạch toán chính xác khối lợng NLVL,CCDC tơng đối lớn ,đa dạng về chủng loại thì công việc phân loại NLVL, CCDC tại công ty quả là một điều khó khăn,vì đối với một loại sản phẩm thì những nguyên vật liệu chính ,phụ cấu thành nên thực thể sản phẩm là khác nhau. Tuy nhiên có thể căn cứ vào công dụng của NLVL, CCDC trong quá trình sản xuất mà NLVL,CCDC của công ty đợc chia thành các loại chủ yếu sau:
Nguyên vật liệu chính :Là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm bao gồm các loại nh sau: bột đá, nhựa tổng hợp,bột mì dẻo, bột PVC, hợp chất keo và các chất xúc tác.
Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau nhằm tạo nên hình dáng, thẩm mỹ của từng loại sản phẩm, tăng thêm chất lợng của sản
phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng nh: kem nacô, sơn các loại, axêtôn, dầu bóng galant…
Nhiên liệu: nhiên liệu ở công ty chủ yếu dùng trực tiếp cho sản xuất nh: Dầu hoả ,dầu máy (máy nén khí,may mài )…
Phụ tùng thay thế bao gồm : Xích cam,xi lanh ,ốc vít,đá mài…
− Công cụ dụng cụ ở Công ty bao gồm các loại bao bì ,thùng carton dùng để đóng gói và bảo quản sản phẩm, dập ghim, băng dính…
Việc phân định NLVL, CCDC ở Công ty trên đây chỉ mang tính tơng đối . Tuy nhiên khi sử dụng cách phân loại này lại có ý nghĩa to lớn với công ty, giúp cho công ty có thể theo dõi một cách chính xác ,thuận tiện từng loại, từng thứ NLVL,CCDC. Nhận biết đợc vai trò, vị trí của NLVL, CCDC trong quá trình sản xuất để từ đó có cơ sở cho công tác tính giá thành sản phẩm.
2.2.1.3 Đánh giá NLVL,CCDC
a) Đánh giá NLVL,CCDC nhập kho:
Đánh giá NLVL,CCDC lá sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu đúng đắn, chân thực. NLVL, CCDC của công ty sử dụng trong quá trình sản xuất hoàn toàn là vật liệu mua ngoài đợc nhập theo giá trị thực tế.
− VD đối với NLVL,CCDC mua ngoài (trong nớc)
Ngày 27/06/2003 Công ty nhập mua nhứa tổng hợp của công ty Tân Viễn Đông với số lợng 1100 đ/Kg, chi phí vận chuyển là 62.000đ .Khi đó kế toán NLVL, CCDC xác định trị giá vốn thực tế nhập kho của số nhựa tổng hợp đó là:
(1100x14.300)+62.000=15.792.000(đồng)
Ngày 11/05/2003 Công ty nhập Silicôn của Công ty YSUNTAL EMTERP RIGSE Đài Loan 250 kg đơn giá 11USD /Kg. Tỉ giá 1USD=15.103 VND. Thuế xuất thuế nhập khẩu phải nộp 4% chi phí giám định 761.905đ.Nh vậy giá thực tế Silicôn đợc xác định là:
− Đối với NLVL, CCDC sử dụng không hết sẽ đợc các phân x- ởng bảo quản tại chỗ, rồi báo cáo lên phòng kế hoạch, phòng vật t và kho để quản lý, chuyên số vật t còn thừa này cho đợt sản xuất tiếp theo.
− Đối với phế liệu thu hồi ở các phân xởng: Do giá trị phế liệu không lớn, số lợng không nhiều nên Công Ty thờng bán lại theo giá phế liệu. b) Đánh giá NLVL,CCDC xuất kho.
NLVL, CCDC của Công ty đợc thu mua nhập kho thờng xuyên, chủ yếu là mua ngoài. Cho nên giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau do giá thực tế của các loại NLVL, CCDC có sự biến động (việc biến động này do giá cả NLVL, CCDC trong nớc không ổn định, sự biến động của tỷ giá hối đoái ). Chính vì vậy, để thuận lợi cho kế toán trong việc đánh gía vật liệu đợc chính xác, phản ánh đợc mối quan hệ giữa giá trị và hiện vật, hiện nay tại Công Ty khi xuất kho NLVL, CCDC kế toán áp dụng phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ.
=
Sau khi đã có đơn giá thực tế xuất kho của từng loại NLVL,CCDC, kế toán vật liệu áp giá vào phiếu xuất kho cho từng đối tợng sử dụng từ đó tính ra giá trị thực tế xuất dùng.
Trị giá NLVL,CCDC=Số lợng NLVL,CCDCx Đơn giá thực tế Xuất kho xuất kho
VD- Dựa vào số lợng ,giá trị nhựa tổng hợp và bằng dính giấy tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ để xác định trị giá thực tế xuất dùng:
Tên Đơn Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Đơn giá thực tế xuât kho Giá trị NLVL,CCDC+ Giá trị NLVL,CCDC Tồn đầu k ỳ nhập trong kỳ Số lợng NLVL,CCDC+Số lợng NLVL,CCDC Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
SL TT SL TT SL TT
1 Kg 2200 28.431.145 1100 15.792.000 220 2.948.220
2 Cuộn 7 17.500 4 12.000 1 2.681
= =
Trị giá nhựa tổng hợp xuất dùng=220x13.401=2.948.220(đồng)
= = 2.681(đồng)
Trị giá băng dính giấy xuất dùng=1x2681=1681(đồng)
− Tại công ty còn có nghiệp vụ xuất bán vật t :qKhi xác định giá trị thực tế xuất kho kế toán dùng phơng pháp giá thực tế đích danh để xác định. Nghiệp vụ xuất vật t để bán ở Công ty chỉ mang tính chất nhợng bán chứ không phải là hoạt động chính của Công Ty nên không phát sinh thờng xuyên.
Trong trờng hợp đặc biệt đối với vật t không thờng xuyên tham gia vào chu kỳ sản xuất thờng thì trị giá vật t nhập vào cũng chính bằng trị giá vật t xuất dùng (Dùng phơng pháp giá thực tế đích danh) . Việc sử dụng phơng pháp tính giá nh vậy đáp ứng đợc một số yêu cầu của công tác quản lý NLVL,CCDC nh phản ánh kịp thời sự biến động về số lợng NLVL, CCDC; biết đợc sự chênh lệch giữa gía trị thực tế và giá hoá đơn từ đó có biện pháp quản lý giá,quản lý chi phí mua.
2.2.2.Thủ tục nhập-xuất và kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ
dụng cụ.
Hạch toán chi tiết NLVL, CCDC là một trong những yêu cầu của công tác quản lý NLVL, CCDC nhằm phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập –xuất- tồn kho
Đơn giá thực
tế xuất kho 28.431.145+15.792.000 2200+1100
13.401(đồng)
Đơn giá thực tế xuât kho băng
dính giấy 17.500+12.000 7+4
từng loại, từng thứ NLVL, CCDC về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị. Đó là công việc hạch toán kết hợp chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán.
Cơ sở căn cứ để công tác tổ chức kế toán nói chung cũng nh kế toán NLVL, CCDC nói riêng đạt hiệu quả cao đó là các chứng từ kế toán phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất NLVL, CCDC .Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán . Thực tế tại công ty Thơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng có các chứng từ đợc sử dụng trong kế toán chi tiết NLVL, CCDC bao gồm:
− Phiếu nhập kho − Phiếu xuất kho − Hoá đơn thuế GTGT
Đó cũng chính là cơ sở để làm thủ tục nhập xuất kho NLVL, CCDC tại công ty
* Thủ tục nhập kho: Theo chế độ kế toán quy định tất cả các NLVL, CCDC Khi về đến công ty đều phải đợc tiến hành làm thủ tục nhập kho .
Khi NLVL, CCDC về đến Công ty, ngời chịu trách nhiệm mua NLVL, CCDC có hoá đơn bán hàng (do ngời bán giáo cho). Từ hoá đơn đó thủ kho vào sổ cái chính của kho vật t. Thủ kho là ngời chịu trách nhiệm kiểm tra sổ vật t đó về: số l- ợng,chủng loại, quy cách và chất lợng. Sau đó thủ kho kí vào sổ cái chứng minh số vật t đã nhập, hoá đơn đợc chuyển lên phòng kế toán kiểm tra chứng từ để viết phiếu nhập kho. Sau đó thủ kho kí vào phiếu nhập để ghi vào thẻ kho.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên c ó đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, ngời mua hàng, thủ trởng đơn vị:
− Liên 1-Phòng kế toán lu lại.
− Liên2-Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho .Định kỳ (tuần ,tháng)thủ kho sẽ giao lại cho phòng kế toán.
− Liên3-Giao cho ngời mau để thanh toán
Vật liệu sau khi đã hoàn thành thủ tục nhập kho theo đúng quy định sẽ đợc thủ kho sắp xếp, bố trí các loai NLVL, CCDC trong kho một cách có khoa học hợp lý cho việc bảo quản vật liệu và thuận tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập xuất-tồn kho.