Tuy công ty mới đi vào hoạt động đợc 2 năm nhng trong thời gian qua công ty không ngừng hoàn thiện cơ cấu quản lý và công tác điều hành hoạt động kinh doanh cho phù hợp với chức năng hoạt động của mình. Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức gọn nhẹ, gồm những ngời có năng lực đã đa công ty đi lên không ngừng. Hiện nay, cơ cấu quản lý của công ty đợc xây dựng theo mô hình sau:
Sơ đồ Tổ chức hệ thống nhân sự năm 2007
Công ty TNHH máy tính Phú Cờng
Số lợng nhân viên toàn công ty tính đến ngày 01/12/2007 là: 36 ngời giám đốc Phòng dự án Phòng Kinh doanh & Marketing Phòng Tài chính & quản lý Bộ phận triển khai Bảo hành Kế toán trtr trư Hành chính Bán lẻ Phân phối Thị trường Quản lý bán hàng và kỹ thuật Chăm sóc khách hàng
- Kỹ s và cử nhân Tin học: 12 ngời - Cử nhân kinh tế: 04 ngời
- Cao đẳng kỹ thuật: 05 ngời
- Cử nhân các ngành khác: 08 ngời - Cộng tác viên: 04 ngời
Phân bổ nguồn lực trong các bộ phận:
STT Bộ Phận Số Lợng Nhân Viên 01 Hệ Thống Kinh Doanh 08 02 Hệ Thống Kỹ Thuật 10 03 Hệ Thống Tài Chính 05 04 Hệ Thống Khác 13 Tổng cộng 36
2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty hoạt động kinh doanh trong tám lĩnh vực chính sau đây: • Cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin :
Công ty là nhà cung cấp các thiết bị và giải pháp đợc uỷ quyền của các hãng công nghệ thông tin hàng đầu thế giới nh:
ASUS, Albatron, MSI, Gigabyte, Samsung, LG, IBM, HP, ORACLE, EXACTE, CISCO, MICROSOFT...Phú Cờng t vấn và kết hợp cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin, các chơng trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình Khách - Chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm thế giới. Nghiên cứu các ứng dụng các giải pháp mạng máy tính (LAN,WAN) trên các môi trờng khác nhau(DOS, NETWARE, WINDOWS NT, UNIT...) dựa trên công nghệ hệ thống mở.
Công ty là nhà cung cấp các thiết bị tin học nh: Máy tính (PC, máy chủ NetServer, máy chủ Unix), máy in, máy quét, máy vẽ và thiết bị nối mạng cục bộ (Switch, Hub, Card mạng....) và mạng diện rộng (Router, Remote Access Server...) các thiết bị ngoại vi cho tất cả các đối tợng khách hàng.
• Tích hợp hệ thống
Phơng châm hoạt động của Phú Cờng là: “Công nghệ tiên tiến giải pháp phù hợp”. Phú Cờng đã kết hợp công nghệ và giải pháp hàng đầu thế giới vào thị trờng Việt Nam cùng với đội ngũ kỹ thuật tay nghề cao, thờng xuyên đợc đào tạo, cập nhật kiến thức, Phú Cờng đã và đang thực hiện các giải pháp và dịch vụ tích hợp hệ thống đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
• Phát triển phần mềm
Công ty t vấn thiết kế, phát triển và triển khai phần mềm ứng dụng thuộc các lĩnh vực Ngân hàng Tài chính, Bảo hiểm,Tín dụng...với hàm lợng nghiệp vụ cao dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phù hợp với đặc thù công nghệ thông tin Việt Nam.
• Cung cấp dịch vụ Tin học - Viễn thông
Phú Cờng cung cấp đầy đủ các dịch vụ tin học, viễn thông chất lợng cao đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Dịch vụ bao gồm: hoạch định, thiết kế triển khai, đánh giá quản trị cho hạ tầng mạng Lan/Wan/Wireless, các hệ thống máy trạm, thiết bị ngoại vi, an toàn dữ liệu...
• Đào taọ và chuyển giao công nghệ
Phú Cờng cung cấp một hệ thống các chơng trình đào tạo về thiết bị mạng, quản trị hệ thống...cho khách hàng để giúp họ có thể tự vận hành máy móc, quản trị mạng và thay đổi hệ thống. Các chơng trình đào tạo có thể đợc tổ chức tại chỗ hoặc tập trung theo lớp.
Với phơng châm: “Khắc phục nhanh chóng các sự cố xảy ra đảm bảo cho các thiết bị tin học của khách hàng luôn ở trong tình trạng hoạt động tốt”, công ty Phú Cờng nhận thức rõ ràng công tác bảo hành thiết bị sau khi bán hàng là một công tác đặc biệt quan trọng. Trung tâm Bảo hành & Dịch vụ Kỹ thuật của Phú Cờng có nhiều kỹ s giỏi, lành nghề và chuyên nghiệp, có khả năng đáp ứng sửa chữa bảo hành thiết bị của nhiều hãng, đặc biệt là những sản phẩm của IBM, HP nh : Server, Notebook , máy in các loại…Hàng năm, Phú Cờng thực hiện đợc hàng nghìn lợt bảo hành với các mức độ phức tạp khác nhau.Trong tất cả các lợt bảo hành, Phú Cờng luôn có mặt kịp thời khắc phục sự cố, khách hàng luôn hài lòng với tinh thần phục vụ và chất lợng bảo hành của đội ngũ kỹ s Phú Cờng.
Với hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bảo hành, Phú Cờng luôn phấn đấu thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Phú Cờng đã xây dựng và triển khai một số hình thức dịch vụ bảo hành mới nh: Bảo hành mở rộng, bảo trì, dịch vụ hỗ trợ hệ thống… đem lại sự thoả mãn tổng thể về dịch vụ chất lợng cao cho tất cả khách hàng của Phú Cờng.
• Triển khai và thực hiện dự án
Phú Cờng với phơng châm: “Nhanh gọn và chính xác”, công ty Phú Cờng thấy rằng quá trình triển khai và thực hiện dự án là tốn rất nhiều thời gian và công sức. Do vậy, Phú Cờng đã đa ra kế hoạch là triển khai thật nhanh chóng và chính xác. Đội ngũ kỹ thuật viên của công ty đợc đào tạo một cách có quy mô, có tổ chức và làm việc nhiệt tình, mọi ngời làm việc với tinh thần trách nhiệm cao vì phơng châm của công ty mình.
Đội ngũ kế toán của công ty bao gồm 4 ngời: kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán kho và thủ quỹ, đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Bộ máy kế toán của công ty TNHH máy tính Phú Cờng.
Kế toán trởng có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật Việt Nam. Kế toán trởng có vai trò chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của công ty, phân phối công việc cho từng nhân viên kế toán, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về toàn bộ tình hình tài chính, kế toán của công ty. Đồng thời, kế toán trởng còn phải kiêm cả công việc của một kế toán tổng hợp là chịu trách nhiệm chuyên môn, theo dõi tất cả các tài khoản. Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái các tài khoản, tiến hành xác định kết quả kinh doanh trong kỳ và lập báo cáo tài chính.
Kế toán kho có nhiệm vụ quản lý kho hàng của đơn vị, theo dõi tình hình biến động của tất cả các loại hàng hoá trong kho, ghi nhận các nghiệp vụ tăng giảm hàng hoá của công ty.
Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền, phản ánh tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập báo cáo quỹ hàng ngày.
Kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi tất cả các khoản thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng của công ty. Kế toán công nợ phản ánh thờng
Kế toán trưởng
Kế toán
công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán kho hàng Thủ quỹ Kiêm
Các công việc kế toán đợc phân công cho các nhân viên kế toán, song toàn bộ các công việc đều nằm trong quy trình kế toán chung, thống nhất toàn công ty. Vì vậy, công việc của các nhân viên luôn có quan hệ mật thiết không thể tách rời dới sự chi phối, điều hành của kế toán trởng.
2.1.5. Tổ chức sổ sách tại công ty
Do đặc điểm hàng hoá và lĩnh vực kinh doanh của công ty nên khối l- ợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ hạch toán là rất lớn, vì vậy kế toán công ty đã chọn kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức Sổ Nhật ký chung.
2.2. Kế toán chi phí
2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán
Do hàng hoá của công ty thờng xuyên biến động giá cả theo giá thị tr- ờng và đợc nhập về với số lợng lớn theo lô, do vậy công ty đã lựa chọn phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp nhập trớc- xuất trớc(FIFO).
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH máy tính Phú C- ờng, các chứng từ đợc sử dụng là: Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá, biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu, hoá đơn GTGT,…
Trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty nh sau:
Khi đã tìm đợc thị trờng tiêu thụ, phòng kinh doanh sẽ gửi: “Báo giá hàng” xuống đơn vị cần mua hàng. Sau khi thoả thuận xong về số lợng hàng, mẫu mã, đơn giá, hai bên sẽ cùng ký vào “Hợp đồng mua bán hàng hoá”, phòng kinh doanh sẽ dựa vào đó để gửi yêu cầu xuất kho xuống cho thủ kho, thủ kho sẽ viết “Phiếu xuất kho” và vào “Thẻ kho”. Khi bộ phận giao hàng của kho
hàng giao hàng đến đơn vị cần mua hàng thì cả hai bên sẽ ký vào “Biên bản giao nhận hàng hoá”.
Dựa trên những nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng về số lợng, chủng loại, quy cách hàng hoá, thời gian giao hàng, khi giao hàng bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn GTGT.
Hoá đơn GTGT sẽ đợc lập thành ba liên: Liên 1: Lu lại phòng kinh doanh
Liên 2: Giao cho khách hàng để áp tải hàng
Liên 3: Lu tại bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu, giá vốn,…
Biểu số 2.1:
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT -3LL Giá trị gia tăng AL/2007B
Liên 1: Lu 032811 Ngày 05 tháng 12 năm 2007
Số tài khoản: 17938909 tại Ngân hàng thơng mại cổ phần á châu(ACB) - Chi nhánh Chùa Hà - Hà Nội
Điện thoại: 04. 910 2830 - 791 2905 MST: 0101961608 Họ và tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH TM điện tử - tin học Hà Nội. Địa chỉ: 90/Ngọc Hà/Ba Đình/Hà Nội.
Số tài khoản: 9000201057725 tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam.
Hình thức thanh toán: TM MST: 0101324120 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Loa máy tính M900 Bộ 30 443.100 13.293.000
Cộng tiền hàng: 13.293.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.329.300
Tổng tiền thanh toán: 14.622.300 Số tiền viết bằng chữ: Mời bốn triệu sáu trăm hai mơi hai nghìn ba trăm đồng. Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.2:
Công ty Tnhh máy tính phú cờng
Add: Ô 10 - Lô C - Khu X3 - Phố Trần Quốc Hoàn - Dịch Vọng hậu - Cầu Giấy - Hà Nội.
Tel: Tel: 04. 910 2830 - 791 2905 Fax: 04. 791 2905 Email: Phucuongpc@netnam.vn Website: www.phucuongpc.com
Số: 2882
Ngày 05 tháng 12 năm 2007
Họ tên ngời mua hàng: Công ty TNHH TM điện tử - tin học Hà Nội. Địa chỉ : 90/Ngọc Hà/Ba Đình/Hà Nội.
Nội dung : Loa máy tính M900.
Dạng nhập xuất : 111- Tiền mặt Việt Nam đồng.
STT Tên hàng hoá Đvt Số lợng Đơn giá Thành tiền Bảo hành (tháng) Loa máy tính M9000 Bộ 30 443.100 13.293.000 12 Cộng tiền hàng: 13.293.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.329.300 Tổng tiền thanh toán: 14.622.300 Điều kiện bảo hành:……….
Khách hàng Kinh doanh Thủ kho Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.1.2.Trình tự ghi nhận giá vốn hàng bán
Tại phòng kế toán của công ty, căn cứ vào chứng từ kế toán đợc tập hợp, kế toán sẽ phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết tài khoản 632.
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 156
Cuối tháng, sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký bán hàng là căn cứ để kế toán vào sổ Cái tài khoản 632. Kế toán phải tiến hành khoá sổ để tính ra tổng số phát sinh Nợ, kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh, cân đối Nợ- Có và không còn số d cuối kỳ. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu
2.2.1.3. Nhật ký bán hàng và Nhật ký chung
Thông thờng hàng hoá tiêu thụ tại công ty TNHH máy tính Phú Cờng đều có hợp đồng mua bán hàng hoá. Căn cứ vào hợp đồng, công ty sẽ chuyển giao số hàng cho ngời mua theo thời gian ghi trong hợp đồng. Số hàng sau khi giao cho ngời mua đợc chính thức coi là tiêu thụ, công ty mất quyền sở hữu về số hàng này khi ngời mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà công ty giao.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký bán hàng. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi theo trình tự thời gian và mỗi nghiệp vụ phải đợc phản ánh vào một dòng trên sổ Nhật ký chung. Riêng các nghiệp vụ bán hàng hoá cha thu tiền sẽ đợc theo dõi riêng trên sổ Nhật ký bán hàng, còn sổ Nhật ký chung chỉ phản ánh các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay để thuận tiện cho việc vào sổ Cái các tài khoản.
Biểu số 2.3:
Công ty TNHH máy tính Phú Cờng
Ô 10 - Lô C - Khu X3 - Trần Quốc Hoàn - Cầu Giấy - Hà Nội
Nhật ký bán hàng (trích)
Tháng 12/2007
Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK
doanh thu Phải thu từ ngời mua SH NT 1 2 3 4 5 5001 01/12 Bán Mo 793MG (3*104) cho
Cty Phát triển công nghệ &
Thơng mại CIC/211131 5002 01/12 Bán key MSM(20*5.8) cho Công ty CP Công nghệ 3D/8332989 1,863,540.00 2,049,894.00 5005 01/12 Xuất bán nguồn JB600W
(đổi N Microlab 450sang JB600)
1,734,156.00 1,907,572.00
5006 01/12 Bán Mo
1753(3*199.5),Mo LCD 740N (1*207.5) cho Trung tâm Máy tính TMD/Mr Tùng 0241.811.688 12,952,420.00 14,247,662.00 ……….. Tổng phát sinh tháng 3 1,769,052,555.0 0 1,945,957,811 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Ô 10 - Lô C - Khu X3 - Trần Quốc Hoàn - Cầu Giấy - Hà Nội Sổ nhật ký chung(trích) Tháng 12/2007 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Số hiệu Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Số trang trớc chuyển sang 100 01/12 Nhập lại HDD Seagate 80(1*48) x 156 632 531 131 770,976.00 770,976.00 770,976.00 770,976.00 4999 01/12 Bán Key MSM(10*6) -Giá vốn - Doanh thu x 632 156 111 511 3331 910,444.00 1,060,488.00 910,444.00 964,080.00 96,408.00 5000 01/12 Bán Loa M339 (4*18,8). -Giá vốn - Doanh thu x 632 156 111 511 3331 1,184,105.0 0 1,328,897.00 1,184,105.00 1,208,088.00 120,089.00 5003 01/12 Bán Ram256(1*12). -Giá vốn - Doanh thu x 632 156 131 511 179,427.00 211,952.00 179,427.00 192,684.00
3331 19,268.00 5004 01/12 Bán Case G(1*10.5) -Giá vốn - Doanh thu x 632 156 131 511 3331 289,234.00 185,724.00 289,234.00 168,840.00 16,884.00 5007 01/12 Bán Case Jumbo (15*16), Mo 730 (2*100) -Giá vốn - Doanh thu x 632 156 131 511 3331 6,824,270.00 7,777,800.00 6,824,270.00 7,070,800.00 707,080.00 ………. Cộng mang sang trang sau Ngày 02 tháng 12 năm 2007 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu số 2.5:
Công ty TNHH máy tính Phú Cờng
Ô 10 - Lô C - Khu X3 - Trần Quốc Hoàn - Cầu Giấy - Hà Nội
Sổ chi tiết
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 100 01/12 Nhập lại HDD Seagate 80(1*48) 156 770,976.00 4999 01/12 Bán Key MSM(10*6) 156 910,444.00 5000 01/12 Bán Loa M339(4*18,8). 156