Để hạch toán tạm ứng kế toán dùng các chứng từ nh: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chin tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu thu tạm ứng…
* Giấy đề nghị tạm ứng: là chứng từ do ngời tam ứng lập sau khi đã đợc phê duyệt nó trở thành mệnh lệnh yêu cầu kế toán phải lập phiếu Lan tạm ứng.
Cụ thể giấy đề nghị tạm ứng đợc lập ở công ty trong tháng 2/ 2007 nh sau: Công ty TNHH Hoàng Hà Đ/C: 148-Trần Phú-Hà Đông– Hà Tây Mẫu số 03 TT Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Của BTC ngày 14/9/2006 Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 06 tháng 02 năm 2007 Số:21
Kính gửi: Giám đốc công ty TNHH Hoàng Hà Tên tôi là: Nguyễn Thị Thanh
Tấn phận: Cung ứng vật t
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 30.000.000 (Viết bằng chữ): Ba mơi triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Đi mua thép lá
Thời hạn thanh toán: Ngày 13 tháng 02 năm 2007
Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Phụ trách Tấn phận (Ký, họ tên) Ngời đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên)
* Phiếu chi tạm ứng: Là chứng từ kế toán liên quan đến tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
Cụ thể phiếu chi tạm ứng đợc lập ở công ty phát sinh trong tháng 02/2007 nh sau:
Công ty TNHH Hoàng Hà
Đ/C: 148-Trần Phú-Hà Đông– Hà Tây Phiếu chi
Ngày 06 tháng 02 năm 2007 Quyển số: 03
Số: 105 Nợ TK 141 Có TK 111 Họ tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Thanh
Tấn phận: Cung ứng vật t
Lý do chi: Tamg ứng mua thép lá
Số tiền: 30.000.000 (Viết bằng chữ) Ba mơi triệu đồng chẵn
Thủ trởng đơn vị ( Ký, họ tên) Kế toán trởng ( Ký, họ tên) Ngời lập phiếu ( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: Ba mơi triệu đồng chẵn.
* Giấy thanh toán tạm ứng: là chứng từ kế toán dùng để liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, và các khoản tiền đã chi của ngời tạm ứng, nó là căn cứ để thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
Giấy thanh toán tạm ứng do ngời nhận tạm ứng lập và phải ghi: Ngày tháng… … năm lập giấy; tên ng… ời thanh toán; và tự mình liệt kê các số tiền đã nhận tạm ứng, số tiền đã chi, số chênh lệch. Sau đó chuyển cho kế toán trởng xem xét lại sau đó ký vào giấy đồng thời chuyển cho thủ trởng ký duyệt.
Giấy thanh toán tạm ứng là căn cứ để lập phiếu chi, nếu số tạm ứng ít hơn số thực chi hay lập phiếu thu tạm ứng lớn hơn số thực chi
Cụ thể giấy thanh toán tạm ứng đợc lập ở công ty trong tháng 02/2007 nh sau:
Công ty TNHH Hoàng Hà Đ/C: 148-Trần Phú-Hà Đông – Hà Tây Mẫu số 04 – TT Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Tấn trởng BTC
Giấy thanh toán tạm ứng
Ngày 13 tháng 02 năm 2007 Số: 25
Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 141 Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh
Tấn phận: Cung ứng vật t
Xin đợc thanh toán số tiền tạm ứng theo bảng dới đây:
Diễn giải Số tiền
I. Số tiền tạm ứng
1. Số tiền tạm ứng đợt trớc chi không hết 2. Số tiền tạm ứng trong tháng
- Phiếu chi số 105 ngày 06 tháng 02 năm 2007 II. Số tiền đã chi
1. Tiền mua hàng( thep lá) 2. Tiền thuế GTGT
III. Chênh lệch
1. Số tiền tạm ứng chi không hết 2. Số chi quá số tạm ứng 30.000.000 0 30.000.000 30.000.000 28.600.000 27.170.000 1.430.000 1.400.000 1.400.000
* phiếu thu tạm ứng: Là chứng từ kế toán liên quan đến việc thanh toán tạm ứng. Cụ thể phiếu thu tạm ứng đợc lập ở công ty trong tháng 02/2007 nh sau:
Công ty TNHH Hoàng Hà
Đ/C: 148-Trần Phú-Hà Đông – Hà Tây Phiếu thu
Ngày 13 tháng 02 năm 2007
Quyển số: 03 Số: 115 Nợ TK 111 Có TK 141 Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn Thị Thanh
Tấn phận: cung ứng vật t
Lý do nộp tiền: Tạm ứng mua thép lá thừa
Số tiền: 1.400.000 (Viết bằng chữ) . Một triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc…
Kế toán trởng
( Ký, họ tên)
Ngời lập phiếu
( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: Một triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.
Ngày13 tháng 02 năm 2007