IV- Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty xây dựng số 34:
2- hạch toán tiền mặt tại Công ty xây dựng số 34:
a. Hệ thống tài khoản sử dụng:
Tại Công ty xây dựng số 34 để theo dõi tình hình biến động tăng giảm lợng tiền mặt tại quỹ, kế toán sử dụng tài khoản 111: Tiền mặt. Tài khoản này đợc chi tiết thành TK1111: Tiền Việt Nam.
b.Hệ thống chứng từ sử dụng:
Hàng ngày tại Công ty luôn có các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. Khi phát sinh các nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ kế toán tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi theo đúng mẫu do bộ tài chính phát hành.Sau đó kế toán tiến hành định khoản trên phiếu thu, phiếu chi làm cơ sở để hạch toán. Nhng các phiếu thu, phiếu chi này không đi một mình riêng lẻ mà chúng luôn đi kèm với các chứng từ chứng minh nội dung các khoản thu, khoản chi nh:
Giấy đề nghị vay tạm ứng. - Giấy đề nghị nộp tiền. - Bảng thanh toán lơng. - Giấy nộp tiền BHXH.
Sau đây là một số phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ đã đợc thực hiện việc thu , chi tiền mặt trong tháng 11 năm 2003.
Phiếu thu số:214 Mã số :01-TT Đơn vị:
Công ty xây dựng số 34 Ngày 1/11/2003 (QĐsố 1141-TC/QĐ/CĐ Nợ TK 1111 Ngày 01/11/1995 Có TK11212 của Bộ tài chính). Họ và tên ngời nộp tiền : Trơng Thị Thu
Địa chỉ : Phòng Tài chính kế toán
Lý do nộp tiền : Rút tiền gửi nộp quỹ
Số tiền: 50.000.000Đ ( viết bằng chữ) Năm mơi triệu đồng chẵn.
Kèm theo: 02 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Năm mơi triệu đồng chẵn. Ngày 01tháng 11 năm 2003.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nộp (Ký, đóng dấu) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (ký,ht)
Phiếu chi Quyển số: Mã số:02-TT Đơn vị: Số: 923 ( QĐsố 1141-TC/QĐ/CĐKT Công ty xây dựng số 34 Ngày 01/11/1995 Ngày 01/11/2003 của Bộ tài chính).
Nợ TK1413 Có TK1111 Họ và tên ngời nhận tiền: Vũ Đăng Thoa
Địa chỉ : Đội xây dựng số 3
Lý do nộp tiền: Vay mua cát công trình làng Quốc tế Thăng Long.
Số tiền: 19.611.000Đ( viết bằng chữ): Mời chín triệu sáu trăm mời một nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ): Mời chín triệu sáu trăm mời một nghìn đồng chẵn.
Ngày 01 tháng 11 năm 2003. Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nộp (Ký, đóng dấu) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,ht)
Do đặc thù của Công ty là khoán gọn công việc cho các đội, xí nghiệp theo hình thức tạm ứng tiền nên khi các đội có nhu cầu vay tiền công ty sẽ tiến hành vay ngân hàng. Để các đơn vị có thể theo dõi số tiền cần đã vay đợc cha, thủ quỹ sử dụng một loại sổ đặc biệt: Sổ theo dõi tiền hàng ngày các công trình. Mẫu sổ nh sau:
Sổ theo dõi tiền hàng ngày các công trình
Ngày tháng Công trình Số tiền
Chuyển khoản Tiền mặt
c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
* Các nghiệp vụ thu tiền:
Tiền mặt tại quỹ Công ty có thể tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau:đi vay, tiền thu từ khách hàng, thanh lý nhợng bán tài sản, lãi suất thu từ khoản phải
thu khó đòi, cung cấp dịch vụ vận chuyển, cho thuê giàn giáo, cốp pha... Ta có thể quan sát mô hình dới đây để hình dung về sự luân chuyển chứng từ thu tiền:
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền
Ngời nộp tiền Lập giấy đề nghị nộp tiền
Phòng kế toán Xem xét ký Công ty duyệt
Kế toán thanh Lập phiếu thu toán
Kế toán trởng Ký duyệt Thủ trởng đơn vị phiếu thu
Thủ quỹ Thu tiền nộp vào quỹ
Kế toán thanh Bảo quản, lu giữ toán
- Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc hợp đồng kinh tế, giấy đồng ý thanh toán từ phía chủ đầu t... Ngời nộp tiền ( khách hàng, chủ nhiệm các công trình) sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền và gửi đến phòng Tài chính kế toán.
- Tại đây Kế toán thanh toán sẽ xem xét , lập phiếu thu và chuyển chờ kế toán trởng ký duyệt. Phiếu thu đợc lập thành 3 liên: 1 liên kế toán thanh toán lu lại, 1 liên giao cho ngời nộp tiền, liên còn lại gửi thủ quỹ.
- Sau khi phiếu thu đợc kế toán trởng, thủ trởng đơn vị xác nhận, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền đúng theo số tiền ghi trên phiếu thu, đồng thời lập báo cáo quỹ gửi tới kế toán thanh toán.
* Các nghiệp vụ chi tiền:
Các khoản chi ở Công ty xây dựng số 34 chủ yếu là chi tạm ứng cho các công trình, chi trả lơng quản lý, chi nộp ngân sách, chi thanh toán với nhà cung cấp xi măng Nghi Sơn và sắt thép TISCO. Do các khoản chi thờng xuyên và bất th- ờng có nhiều mục đích khác nhau nhng đặc trng ở Công ty là khoản chi tạm ứng. Cách thức cũng nh thủ tục tạm ứng đợc mô tả theo sơ đồ sau:
Quy trình luân chuyển chứng từ chi tạm ứng
Ngời xin chi Lập giấy đề tiền nghị chi tiền
Phòng Kế hoạch Xem xét ký Kỹ thuật duyệt
Kế toán thanh Lập phiếu chi toán
Thủ quỹ Chi tiền
- Căn cứ vào nhu cầu vật liệu, lao động thuê ngoài và các chi phí khác... ngời xin chi tạm ứng ( thờng là các chủ nhiệm công trình, đội trởng đội xây dựng) sẽ viết giấy đề nghị vay tạm ứng. Trong đó nêu rõ mục đích tạm ứng, số tiền xin tạm ứng.
- Giấy đề nghị tạm ứng này đợc gửi đến phòng Kinh tế kế hoạch, trên cơ sở khối lợng thực tế đơn vị thực hiện đợc trởng phòng sẽ ký xác nhận để xác nhận số tiền mà đội đề nghị là hợp lý, phù hợp.
- Sau đó giấy đề nghị tạm ứng đợc đa đến phòng Tài chính kế toán, kế toán trởng sẽ ký duyệt sau khi đã xem xét số tiền mà đội đã thoả thuận theo hợp đồng giao khoán, xác định tỷ lệ % đợc hởng, thuế và tỷ lệ % nộp Công ty.
- Tiếp theo đó Giám đốc Công ty sẽ ký duyệt đồng ý cho tạm ứng tiền mua vật t, tạm ứng lơng và các chi phí khác khi cha có quyết toán A-B theo yêu cầu của đội, xí nghiệp .
- Sau khi đã lấy đầy đủ các xác nhận cần thiết, các chữ ký, giấy đề nghị vay tạm ứng sẽ đợc gửi lại phòng kế toán. Kế toán thanh toán lập phiếu chi ( lập 3 liên: 1 liên gửi ngời nhận tiền, 1 liên lu trữ bảo quản, 1 liên chuyển thủ quỹ).
- Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi, tiến hành chi đồng thời ghi vào sổ quỹ và báo cáo quỹ.
- Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ cuối cùng là kẹp các chứng từ liên quan đa vào sổ theo dõi theo tháng.
d. Sổ sách tổng hợp và chi tiết:
* Sổ sách chi tiết:
Sau khi thực hiện việc thu, chi tiền mặt thủ quỹ tiến hành vào sổ quỹ tiền mặt( kèm báo cáo quỹ). Sổ quỹ tiền mặt đợc mở 2 liên để ghi chép hàng ngày. Sổ quỹ đợc mở chi tiết cho từng loại tiền mặt ( đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc). Sau khi đã vào sổ quỹ, cuối ngày thủ quỹ gửi lại cho kế toán một tờ sổ quỹ cùng các chứng từ thu, chi tiền mặt có liên quan. Hết một trang sổ quỹ, thủ quỹ phải cộng tổng và tính ra số d cuối trang.
* Sổ sách tổng hợp:
Do Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung nên sổ sách tổng hợp mà Công ty áp dụng là: Sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 1111, không áp dụng nhật ký thu- chi tiền mặt.
Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán thanh toán sẽ ghi chép vào nhật ký chung, đồng thời phản ánh vào sổ cái TK 1111. Cuối ngày kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu so sánh với thủ quỹ về số tiền thu chi trong ngày để kiểm tra tính hợp lý. Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tiến hành cộng dồn xác định số d để đa lên báo cáo kế toán.
Sổ quỹ tiền mặt Liên số: 1 Đơn vị: Công ty xây dựng số 34 Tờ :1
Ngày 01 tháng 11 năm 2003
SH phiếu Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Thu Chi Thu Chi Tồn
D đầu tháng 67.295.270
910 TTThu TT tiền lơng kỳ II T10/03 334 22.027.790 ...
916 Hoàng Xuân Lai chi phí tiếp
khách 64284 1.585.950
...
918 DTĐào mua hoá đơn tài chính 13312 3.528 ...
215 TT thu vay TMNHCTTXuân 3112 106.743.000 ...
922 Vay thuê máy xúc CT kè sông TL 1413 13.000.000 ...
Tổng cộng 156.743.000 196.461.090 27.577.180 Đã kiểm tra nhận đủ chứng từ Thủ quỹ
e. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt tại Công ty xây dựng số 34:
Việc hạch toán tiền mặt tại Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
TK1121 TK1111 TK1413
Rút tiền gửi ngân hàng Chi tạm ứng cho các đội
TK131 TK152,211
Khách hàng thanh toán chi mua vật liệu, TSCĐ
hoặc ứng trớc
TK311 TK334,338
Vay ngắn hạn ngân hàng Chi trả lơng, BHXH
TK515,711 TK333 TN tài chính, bất thờng Chi nộp ngân sách
TK511 TK331 Thu tiền mặt từ bán hàng Chi trả nhà cung cấp
và cung cấp dịch vụ