D đầu ngà y:
a) Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh sổ sách của tiền mặt tại quỹ.
Việc quản lý tiền mặt tại két càng tốt thì càng hạn chế đợc sự mất mát, thiếu hụt, chênh lệch so với sổ sách. Mặc dù các phát sinh về tiền mặt trong ngày đều đ- ợc thủ quỹ và kế toán tiền mặt đối chiếu số liệu vào cuối ngày để tìm ra sự chênh
lệch, sai sót. Song vẫn có thể xảy ra chênh lệch giữa thực tế và sổ sách do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan sau:
- Khi nhận hoặc chi tiêu, thông thờng số lợng tiền phát sinh rất nhiều, thủ quỹ không thể kiểm soát đợc một cách chặt chẽ số lợng tiền mặt mình đã nhận hoặc đã chi, không thể kiểm soát đợc số nghiệp vụ phát sinh do có sự chênh lệch tiền rất ít qua mỗi nghiệp vụ, song số lợng nghiệp vụ phát sinh quá nhiều cho nên cuối cùng lợng tiền mặt chênh lệch lại rất lớn.
- Do những nguyên nhân về mặt kỹ thuật nh: máy đếm tiền có thể bị hỏng, không phân biệt đợc những tờ tiền giả, tiền khác chủng loại.
- Do kế toán chi tiết vốn bằng tiền không phản ánh hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong ngày hoặc bị nhầm lẫn số liệu phản ánh một nghiệp vụ phát sinh nào đó mà cha phát hiện đợc kịp thời.
Do đó, việc kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế tồn quỹ và trên sổ sách giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ là hết sức cần thiết. Có nh vậy mới phát hiện kịp thời những sai sót có thể xảy ra.
Khi xảy ra chênh lệch, kế toán tiền mặt phải kiểm tra lại số phát sinh của từng nghiệp vụ trên sổ sách của mình trong kỳ sau đó hai bên đối chiếu với nhau để đi đến một sự thống nhất. Khi đó tuỳ thuộc vào sự sai lệch ở khoản nào, của ai thì ngời đó có trách nhiệm điều chỉnh lại sổ sách của mình.
Trờng hợp chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, khi hai bên cha thống nhất đ- ợc, kế toán sẽ phản ánh số chênh lệch đó vào TK138 và 338.
Nợ TK138-phải thu khác nếu chênh lệch giảm Có TK111.1: tiền Việt Nam
Hoặc
Nợ TK1111; tiền Việt Nam nếu chênh lệch tăng Có TK338: phải trả, phải nộp khác
Sau khi đối chiếu và phản ánh số chênh lệch, kế toán phải lập biên bản trình lên cấp trên để tìm nguyên nhân và biện pháp giải quyết. Trờng hợp sổ sách của kế toán và thủ quỹ đã thống nhất với nhau về số liệu cùng với thực tế còn tồn quỹ ở két bạc, để đảm bảo kế toán và thủ quỹ cần xem xét lại các nghiệp vụ phát sinh trong từng ngày và trong kỳ kế toán để có thể tìm thấy những sai sót, chênh lệch đáng tiếc.