I. SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ THỰC PHẨM
1.8. Tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty.
Một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu tác động tới việc sản xuất kinh doanh nói chung và việc quản lý các nguồn lực nói riêng là công tác tổ chức, sắp xếp bộ máy quản lý kinh doanh .Việc sắp xếp tổ chức này phải đạt các mục tiêu và yêu cầu sau:
Đúng chức năng nhằm nâng cao hiệu quả công tác của các phòng ban , phân xưởng.
không chồng chéo làm lãng phí nhân lực và loạn thông tin truyền đạt và giảm chất lượng của các mệnh lệnh công tác.
Có sự liên đới, quan hệ mật thiết lẫn nhau nhằm tăng hiệu quả công tác và quản lý lẫn nhau.
Với những yêu cầu và mục đích trên, bộ máy quản lý của Công ty tổ chức, sắp xếp theo nguyên tắc tập trung khép kín và chỉ đạo trực tiếp. Tổng Giám đốc trực tiếp ra các Quyết định về sản xuất kinh doanh điều hành các phòng, ban, phân xưởng có sự giúp việc của các Phó Tổng Giám đốc, mọi thông tin kinh tế, kỹ thuất đều được báo cáo trực tiếp với Tổng Giám đốc để Tổng Giám đốc xử lý. Các trưởng phòng có quyền phân công, công việc trong phòng mình đảm nhiệm. Với mục tiêu trên, bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện ở sơ đồ sau.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty.
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc TT Chi nhánh thường trực Phòng T ià chính Phòng Kế hoạch Phòng H nhà chính - NS Phân xưởng cắt gọt Phân xưởng đúc Phân xưởng gò, rèn , h nà thuật, KCSPhòng Kỹ
- Ban Giám đốc gồm 3 người:
+ Tổng Giám đốc Công ty do HĐQT bổ nhiệm là người chịu trách nhiệm trước HĐQT về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như chấp hành pháp luật của Nhà nước và quy chế của doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm về công ăn việc làm và đời sống của Cán bộ - CNV trong doanh nghiệp đồng thời phải bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nước giao. Trực tiếp phụ trách phòng Hành chính, phòng Tài chính, phòng Kế hoạch.
+ Phó Tổng giám đốc TT có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh. Trực tiếp quản lý phòng Kế hoạch và phòng Hành chính.
+ Phó Tổng giám đốc sản xuất có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng Giám đốc trong lĩnh vực sản xuất. Trực tiếp quản lý phòng Kỹ thuật và điều độ sản xuất và các phân xưởng.
- Các phòng ban:
+ Phòng Kế hoạch gồm 5 người: Có nhiệm vụ nghiên cứu năm bắt nhu cầu của thị trường cũng như, nhu cầu của khách hàng, nắm kế hoạch sản xuất khi có nhu cầu. Đề xuất phương án kinh doanh cũng như công việc sửa chữa tài sản cố định doanh nghiệp.
+ Phòng Hành chính gồm 4 người: Đảm nhiệm công tác văn thư, nhân lực các thủ tục cần thiết trong Công ty.
+ Phòng Kỹ Thuật điều độ gồm 5 người: Có nhiệm vụ điều độ sản xuất cho các phân xưởng, hưỡng dẫn kỹ thuật và thiết kế bản vẽ cho các phân xưởng thực hiện.
+ Phòng Tài chính gồm 6 người: Có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc nắm bắt được tổng thể về tình hình tài chính của Công ty. Tổ chức ghi chép và phản ánh toàn bộ hoạt động của Công ty băng giá trị. Cung cấp thông tin cho nội bộ, các cấp quản lý của Nhà nước bằng các báo biểu. Báo các theo quy định hiện hành.
+ Phòng Kế hoạch gồm 6 người: Có nhiệm vụ cung ứng vật tư phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh và theo dõi lập kế hoạch sản xuất, theo dõi thành phẩm, bán thành phẩm.
1.8.1.Tổ chức nhân sự phòng Tài chính gồm 6 người:
Trong đó: - Đại học: 4 - Trung cấp: 2
Với nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động về tài chính của Công ty, phòng đã bố trí nhân lực đảm nhiệm các nghiệp vụ kế toán sao cho: không chồng chéo, dễ quản lý mà vẫn bảo đảm nguyên tắc quản lý tài chính và áp dụng kế toàn tài chính tập trung.
Bố trí nhân lực phòng Tài chính được thể hiện tại sơ đồ sau: Sơ đồ nhân sự phòng Tài Chính
Ghi chú: Chịu sự chỉ đạo của Trưởng phòng và cung cấp tài liệu
Đối chiếu
Sơ đồ bố trí nhân lực phòng Tài chính trong Công ty gồm 6 bộ phận: - Một Kế toán trưởng - Một thủ quỹ - Một kế toán TSCĐ - Một kế toán thành phẩm Trưởng phòng Thủ quỹ
K.Toán thanh toán tiền mặt v àcông nợ nội bộ K.Toán tiền gửi ngân h ng kiêmà KT. TSCĐ KT. Th nhà phẩm. Bán th nhà phẩm KT công nợ
bên ngo i.KTà
- Một kế toán tiền lương - Một kế toán tiền mặt
Nhiệm vụ của các cá nhân trong phòng:
+ Trưởng phòng: Quản lý và đôn đốc, hưỡng dẫn hạch toán kế toán cho nhân viên. Trong phòng trực tiếp làm kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính, kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch tín dụng năm.
+ Thủ quỹ: Hàng ngày thu chi, theo chứng từ gốc và vào sổ quỹ, cộng với việc quản lý tiền mặt của cơ quan, lập báo cáo quỹ theo đúng quy định căn cứ vào phiếu thu, và các chứng từ kèm theo đã được duyệt của Giám đốc và kế toán trưởng.
+ Kế toán tiền mặt: Phản ánh số liệu có tình hình tăng giảm các loại tiền tệ, quỹ tiền mặt.
+ Kế toán TSCĐ: Phản ánh tình hình số liệu tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao, theo dõi việc sửa chữa, thanh lý nhượng bán và đánh giá lại tài sản cố định. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan để giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được tình hình biến động và tài sản cố định của doanh nghiệp.
+ Kế toán tiền lương: Phản ánh số lượng, chất lượng, tình hình tăng giảm lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động, tính toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác căn cứ vào bậc lương, bảng chấm công, và các quy định hiện hành về tiền lương của Nhà nước.
+ Kế toán thành phẩm: Là sản phẩm quy trình công nghệ sản xuất cho doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài chế biến, đủ tiêu chuẩn kỹ thuật đã đem bán hoặc nhập kho để bán.