II. TèNH HèNH THỰC TẾ KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CễNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT
3.Tổ chức thu mua võt liệu.
Do tớnh chất đa dạng, phức tạp của nguyờn vật liệu sử dụng trong hoạt động xõy lắp, việc quản lý chi tiết đối với từng chủng loại , từng nhúm nguyờn vật liệu cho toàn bộ hoạt động của Cụng ty gặp rất nhiều khú khăn. Bộ phận thủ kho và cỏn bộ kế toỏn khụng thể quản lý việc thu mua nguyờn vật liệu cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh . Đơn vị thi cụng là đơn vị chịu trỏch nhiệm thi cụng, thực hiện hợp đồng như đó thoả thuận và chịu hoàn toàn trỏch nhiệm với Cụng ty về chất lượng và tiến độ thi cụng cụng trỡnh. Đơn vị kế toỏn cấp trờn chỉ cú trỏch nhiệm cung cấp khoản chi phớ nguyờn vật liệu và chi phí nhõn cụng cho cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Để tối đa hoỏ hiệu quả sử dụng vật liệu, trỏnh thất thoỏt ở mức độ cú thể, Cụng ty đó thực hiện tớnh toỏn, nghiờn cứu về mức nguyờn vật liệu tiờu hao trong dự kiến. Cụng việc này được giao cho phũng kế hoạch tổng hợp thực hiện và hoàn thành trước khi khởi cụng mỗi cụng trỡnh hoặc hạng mục cụng trỡnh. Sau khi tớnh toỏn cụ thể và chớnh xỏc, phỡng kế hoạch tổng hợp lập phiếu hạn mức vật tư, trong đú cú liệt kờ cỏc loại vật liệu cần thiết sử dụng và khối lượng sử dụng để đỏp ứng yờu cầu của chủ đầu tư. Phiếu này được lập thành 3 liờn.
+Liờn thức nhất lưu tại phũng Kế hoạch tổng hợp +Liờn thứ hai gửi cho kế toỏn vật liệu tại đội thi cụng +Liờn thứ ba lưu tại phũng tài chớnh kế toỏn.
Căn cứ vào phiếu hạn mức vật tư mà phũng tài chớnh kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu tỡnh hỡnh thu mua và sử dụng nguyờn vật liệu của đơn vị cú đỳng với hạn mức Cụng ty đưa ra hay khụng. đồng thời, kế toỏn xớ nghiệp quản lý trực tiếp đội thi cụng cú cơ sỏ để điều chỉnh lượng nguyờn vật liệu thu mua và yờu cầu đơn vị thi cụng sử dụng nguyờn vật liệu hợp lý
Biểu 1: Phiếu hạn mức vật tư :
Cụng ty CPXD Hồng Việt CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phũng kế hoạch tổng hợp Độc lập- Tự do- Hạnh phỳc
--- ---
PHIẾU HẠN MỨC VẬT TƯCụng trỡnh sõn vận động tỉnh Nam Định Cụng trỡnh sõn vận động tỉnh Nam Định
Hạng mục: Thõn N5BC Đơn vị thi cụng: Đội XD 2
STT Tờn vật tư Đơn vị tớnh Số luợng Ghi chỳ
1 Cỏt vàng m3 30.000
2 Đỏ 1x2 m3 20.000
Chuyờn thực tập tốt nghiệp Khoa kế toỏn 3 Gỗ vỏn m3 25 4 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 800 5 Xi măng trắng Tấn 7 6 Cỏt mịn ML0-7-1.4 m3 6.000 7 Gạch men sứ 30x30cm Viờn 47.000 8 Gạch men sứ 20x20cm Viờn 95.000 9 Gạch granit nhõn tạo 50x50cm Viờn 46.800 10 Gạch Ceramic 30x30cm Viờn 50.000
11 Ventonic Kg 24.000
Người duyệt Ngày 30 thỏng 11 năm 2006 (đó ký) Phũng kế hoạch tổng hợp
(đó ký)
Trong quỏ trỡnh sản xuất thi cụng, vỡ một nguyờn nhõn nào đú mà đội đơn vị thi cụng sử dụng nguyờn vật liệu quỏ hạn mức quy định thỡ phũng kế toỏn tài chớnh khụng hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu vượt hạn mức. Phần vượt hạn mức đú, đội thi cụng phải tự thanh toỏn và trừ vào phần lợi nhuận thu được.
Tại đơn vị thi cụng, đầu giai đoạn thi cụng, cụng trỡnh hoặc hạng mục cụng trỡnh, kế toỏn xớ nghiờp lập kế hoạch và giao cho nhõn viờn tiếp liệu chủ động đi mua nguyờn vật liệu. Nguyờn vật liệu mua về được đưa luụn về chõn cụng trỡnh và đặt kho tại đú. Kho này do thủ kho của đơn vị thi cụng quản lý, cú sự giỏm sỏt của xớ nghiệp quản lý trực thuộc. Số lượng, chủng loại nguyờn vật liệu thu mua được ghi chộp trong hoỏ đơn hàng mua ( hoỏ đơn thường, hoặc hoỏ đơn giỏ trị gia tăng). Khi hàng và hoỏ đơn cựng về , sau khi kiểm nhận vật tư và được chấp nhận thanh toỏn, kế toỏn lập phiếu nhập kho cho số hàng đú. Phiếu này được lập thành 3 liờn: +Một do kế toỏn lập giữ
+Một lưu ở bộ phận thủ kho
+Một liờn do người nhận nguyờn vật liệu giữ.
Nhõn viờn tiếp liệu gửi hoỏ đơn kốm theo giấy đề nghị thanh toỏn lờn phũng tài chớnh-kế toỏn. Phũng này sau khi đối chiếu lượng vật tư mua về với hạn mức quy định trong phiếu hạn mức, nếu thấy hợp lý phũng sẽ chấp nhận chi trả
Biểu 2: Giấy xin sộc, ngõn phiếu hoặc tiền mặt GIẤY XIN SẫC
NGÂN PHIẾU HOẶC TIỀN MẶT Đơn vị xin sộc: Đội XD 2
Tờn người nhận sộc: Anh Long
Xin cắt số tiền : 35.500.000 đồng ( Ba mươi năm triệu năm trăm nghỡn đồng chẵn) Để mua: Xi măng Bỉm Sơn
Trả cho : Cụng ty vật tư và kỹ thuật xi măng Địa chỉ: 348 đường Giải phúng- Nam Định Tài khoản: 431101-00-3101……
Tại: ngõn hàng Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn huyện Xuõn Trường Ngày 15 thỏng 12 năm 2006
Người xin sộc Đội XD 2 Kế toỏn trưởng Giỏm đốc Cụng ty
(đó ký) (đó ký) (đó ký) (đó ký)