II. tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty
1. Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại công ty
3.1.1. Đối với vật liệu nhập
Vật liệu ở công ty len Hà Đông đợc nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia công chế biến.
Đơn giá bình quân
Trị giá vốn thực tế
vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá vốn thực tế VL nhập kho trong kỳ
Số thực tế vật liệu
Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật t khi về đến công ty đều phải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Nhng thực tế ở công ty len Hà Đông thì chỉ có NVL chính nh sợi mới tiến hành kiểm nghiệm trớc khi nhập kho. Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho, phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lợng, giá trị ... giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng (phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên. 1 liên đợc lu lại phòng xuất nhập khẩu, 1 liên giao cho ngời chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với ngời b án. 1 liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chỉ ghi chỉ tiêu số l- ợng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật t để ghi sổ kế toán.
Sơ đồ14 Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại Công ty
Hoá đơn
Biểu số 1 Hoá đơn bán hàng
Nh đã nêu ở trên, khi nhận đợc hoá đơn bán hàng của Công ty dệt may xuất khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đã tiến hành kiểm nghiệm đợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm nh sau:
Liên 2 giao cho khách hàng Mã số
GTKT 3LL Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 05183
Địa chỉ: Thị xã Hà Nam Số tài khoản Điện thoại: Mã số:
0 7 0 0 1 8 9 3 5 0 Họ và tên ngời mua: Công ty len Hà Đông
Đơn vị:
Địa chỉ: Vĩnh Trị – Yên Trị – ý Yên – Nam Định STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Bông gầm ý kg 10.333,4 2.250 23.250.150 Cộng tiền hàng: 23.250.150
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.250.15 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.751.165
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi lăm triệu năm trăm bảy mơi ngàn một trăm sáu mơi lăm đồng. Ngời mua hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 3:
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 10 tháng 3 năm 2005
Căn cứ vào quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật t của Giám đốc Công ty.
STT Tên vật t MS Phơng thức kiểm
ĐVT Số lợng theo chứng
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng yêu cầu Số lợng không đúng yêu cầu 1 Sợi gầm ý kg 10.333,4 10.333,
ý kiến của ban kiểm nghiệm Thủ kho Trởng ban kiểm nghiệm Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho.
Biểu số 4 Phiếu nhập kho
Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Mẫu số: 01 – VT
QĐ số: 1141 – TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC
Họ và tên ngời giao hàng: Số 7/11
Theo hoá đơn số:... Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Nợ
Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Sợi
STT Tên,nhãn hiệu,quy MS ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Sợi gầm ý Kg 10.333,4 10.333,4 2250 23.250.150 23.250.150 Viết bằng chữ :Hai mơi ba triệu hai trăm năm mơi nghìn một trăm năm mơi đồng.
Ngày 10 tháng 3 năm 2005
Phụ trách Ngời giao hàng Thủ kho KT Trởng Thủ trởng
(Ký và đóng dấu)
- Đối với phế liệu nhập kho do tiết kiệm đợc trong sản xuất hoặc phế liệu thu hồi.
Trong trờng hợp này ở phân xởng sản xuất sau khi sản xuất ra sản phẩm mà không sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quá trình sản xuất thu đợc phế liệu thì đem lên kho. Thủ kho sẽ làm một số thủ tục nh kiểm tra, cân sau đó phòng Xuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập làm 3 liên. Một liên để lại trên phòng xuất nhập khẩu để làm chứng từ lu, một liên giao cho phân xởng sản xuất, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho (chỉ tiêu số lợng) sau đó gửi lên phòng kế toán theo dõi.
3.2.1. Đối với vật liệu xuất kho.
Vật liệu xuất kho của Cụng ty chủ yếu xuất cho cỏc phõn xưởng sản xuất ra sản phẩm cung cấp trờn thị trường ngoài ra cụng ty cũn xuất vật liệu ra
ngoài để thu gia cụng chế biến hoặc xuất để nhượng bỏn cho cỏc đơn vị sản xuất khỏc. Với mỗi mục đớch xuất kho cụng ty sử dụng một loại phiếu xuất kho khỏc nhau.
Căn cứ vào kế hoặch và tỡnh hỡnh sản xuất, xột thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư. Phõn xưởng lập phiếu xuất kho với sự cho phộp của người phụ trỏch vật liệu. Sau đú phiếu xuất kho được chuyển lờn cho bộ phận cung tiờu duyệt.Sau đú người nhận sẽ cựng thủ kho xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho cú thể lập riờng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cựng loại, cựng một kho. Phiếu xuất kho lập làm 3 liờn, một liờn lưu lại trờn cuốn sổ của phõn xưởng hai liờn cũn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho phũng kế toỏn.
Biểu số 5
Phiếu Xuất kho
Ngày 15 tháng 3 năm 2005 Số 5111 Mẫu số: 02– VT QĐ số: 1141 – TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC
Họ và tên ngời nhận hàng: Số 3/11
Theo hoá đơn số:... Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Nợ Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Sợi
STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất hàng hoá MS ĐVT Số lợng Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Sợi gầm ý Kg 1908 1908 4.293.000 4.293.000 - Đối với trường hợp chi Cụng ty đưa vật liệu đến cỏc đơn vị nhận gia cụng chế biến thỡ dựng Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ do phũng xuất nhập khẩu lập thành 2 liờn (đối với di chuyển nội bộ giữa cỏc kho trong Cụng ty, thành ba liờn đối với việc chuyển đến cỏc đơn vị nhận gia cụng chế biến).
Khi xuất kho và người vận chuyển ký vào phiếu trong trường hợp lập thành 2 liờn thỡ một liờn giao cho người thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đú gửi lờn cho phũng xuất khẩu, một liờn giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đú chuyển lờn cho phũng kế toỏn để ghi sổ kế toỏn. Trường hợp lập thành liờn thỡ một liờn giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và thanh toỏn nội bộ, hai liờn cũn lại tương tự như trường hợp trờn.
Biểu số 6
Mẫu số 03 –Vật t – 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC
Phiếu Xuất kho AA – 02 – B
Kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số 126
Ngày 17 tháng 3 năm 2005 Số 126 Liên 3 dùng thanh toán nội N0 0031778
Căn lệnh điều động số .. ngày .. tháng năm 2005 của Công ty CP… Len Hà Đông về việc mang đi gia công ngoài
Họ và tên ngời vận chuyển : Trần Văn Thảo – hợp đồng số .… Phơng tiện vận chuyển : Phòng XNK – Công ty CP Len Hà Đông Xuất tại kho : Công ty CP Len Hà Đông
Nhập tại kho : Cơ sở sản xuất cơ điện dệt thuê Nam Định Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất hàng hoá MS ĐVT Số lợng Đơn giá bình quân Thành tiền Thực xuất
Phục hồi bản kim văng ý Cái 1780 1780
Ngày xuất 17/3/2005
Ngời lập quỹ Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhận
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Khi xuất hiện nghiệp vụ nhượng bỏn vật tư cho cỏc đơn vị khỏc, Cụng ty sử dụng hoỏ đơn kiờm Phiếu xuất kho, Phiếu này lập thành ba liờn, một liờn giao cho khỏch hàng, một liờn giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đú chuyển cho phũng kế toỏn, liờn cũn lại giao cho phũng vật tư.
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Liên dùng để thanh toán N0 0666877
Đơn vị bán hàng : Công ty CP Len Hà Đông Địa chỉ : Vĩnh Trị – Yên Trị
Điện thoại : Mã số
0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1
Họ tên ngời mua : Đặng Văn Nghĩa
Đơn vị : Xí nghiệp chế tạo thiết bị cơ điện Hà Nội.
Địa chỉ: Số tài khoản:
Hình thức thanh toán : Mã số
STT Tên hàng hóa dịch
vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Sợi N 51/1 cotton Kg 50 30.909 1.515.450
Cộng tiền hàng: 1.545.450 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT:
1.545.45
Tổng cộng tiền thanh toán : 1.699.995 Số tiền viết bằng chữ : Một triệu sáu trăm chín mơi chín nghìn chín trăm chín năm đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
3.2. Hạch toỏn chi tiết vật liệu.
Để phự hợp với đặc điểm vật liệu kho tàng của Cụng ty và để cụng tỏc kế toỏn đạt hiệu quả cao cụng ty đó hạch toỏn chi tiết vật liệu theo phương phỏp sổ số dư. Trỡnh tự hạch toỏn cụ thể ở cụng ty như sau:
3.2.1. Quy trỡnh hạch toỏn ở kho.
Hạch toỏn chi tiết vật liệu được thực hiện trờn thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập khi cú chứng từ nhập, xuất, thủ kho sau khi kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ, chớnh xỏc của chứng từ, đối chiếu số vật liệu nhập hoặc xuất ghi trờn chứng từ rồi ghi số thực tế nhập, thực tế xuất trờn chứng từ vào thẻ kho, tớnh ra số vật liệu tồn kho trờn thẻ kho với số liệu cú trong kho.
Cỏc chứng từ nhập, xuất vật liệu hàng ngày được thủ kho sắp xếp, phõn loại riờng cho từng thứ, loại và định kỳ gửi lờn phũng kế toỏn để ghi sổ.
Biểu số 8:
Đơn vị Công ty Len Hà Đông Thẻ kho Mẫu số 03 vật t– - 3LL
Bộ phận kho sợi Ngày lập thẻ Ban hành theo QĐ số 1141TC/C
Ngày 1/1/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t, sản phẩm hàng háo Bông gầm ý.
Đơn vị: Kg Mã số SđsfNgày Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký xác nhận của KTT N N Số phiếu NT Nh ập Xuấ t Tồn x N x Tồn đầu tháng 0 7 10/3 chị Anh 10.333,4 3 15/3 chị Liên 1908 5 21/3 chị Hoa 8426,4 Tồn cuối kỳ 10.3 33,4 10.3 33,4 0
Định kỳ kế toỏn vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chộp của thủ kho. Hàng ngày khi nhận được cỏc chứng từ nhập xuất, kế toỏn vật liệu kiểm tra cỏc chứng từ rồi nhập số liệu vào mỏy tớnh. Mỏy sẽ in ra để xem tớnh cú đỳng khụng, nếu tớnh đỳng thỡ mỏy sẽ tiếp tục tớnh giỏ cho cỏc Phiếu xuất theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền liờn hoàn cho từng loại vật liệu. Cối thỏng kế toỏn in cỏc " bảng kờ chứng từ nhập, xuất vật liệu", "bỏo cỏo nhập xuất tồn kho vật liệu" và "sổ số dư" cho từng kho.
Trong bảng liệt kờ cỏc chứng từ nhập, xuất vật liệu bao gồm hai phần: phần liệt kờ cỏc chứng từ xuất, phần liệt kờ cỏc chứng từ nhập. Bảng này liệt kờ tất cả cỏc chứng từ nhập, xuất trong thỏng theo thứ tự từng chứng từ phỏt sinh, từng danh điểm vật tư, kốm theo số lượng và đơn giỏ của từng chứng từ.
Biểu số 9 :
Bảng liệt kê các chứng từ nhập - Xuất - tồn kho vật liệu Tháng 11/2003
Kho bông
Record # TK nợ Đơn giá Số lợng Thành tiền
01 331 13.908,68 150.000 2.086.302.000 02 331 16.050 199.974 3.209.582.700 03 331 2.250 10.333,4 23.250.150 04 331 15.473,52 195.169 3.012.925.341 ………. Cộng 263.329 9.159.581.115
Record # TK nợ Đơn giá Số lợng Thành tiền
01 6211 50.368,68 4.999.046 2.513.628.828 02 6211 40.594,6 39.241,7 1.593.011.115 03 6211 2.250 10.333,4 23.250.150 04 6211 7.781,13 27.038,6 108.112.862 ………. Cộng 573.378 8.737.092.721
Bảng tổng hợp xuất kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng danh điểm, từng loại vật liệu, mỗi danh điểm vật tư được theo dừi trờn một dũng của bảng. nú theo dừi cả về mặt số lượng và giỏ trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn trong thỏng.
Biểu số 10:
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Kho bông Năm 2005
Loại bông Số d đầu tháng Số nhập trong tháng Số xuất trong tháng Số d cuối tháng
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
Bông Việt Nam 722.966,00 5.651.529.976 545.143,0 308.810.041 51.399.980,0 8.115.020.505 754.109,00 5.845.319.512 Bông sơ N 724.366,00 15.651.529.976 557.351,0 8.340.582.816 52.488.620,0 8.140.784.261 765.831,00 15.851.328.530
Bông gầm ý 10.333,4 232.510.150 10.333,4 232.510.150
Bông Liên Xô 1.875,0 8.522.625 53.300,0 2.513.606 1.322,00 6.009.019
Xơ 240.680,00 3.018.850.510 65.974,0 752.088.500 48.492,0 596.308.460 258.162,00 3.174.630.550 Sợi 13.080,00 486.175.259 13.080,00 486.175.259 Sợi nụ 20/1 2.449,50 92.204.636 2.449.5,0 92.204.636 Chải kỹ 100,00 11.363.600 100,00 11.363.600 Sợi nhún 9.336,70 303.129.509 9.336,70 303.129.509 Ptex D300 66,00 1.848.000 66,00 1.848.000 Ptex D75 85,00 2.402.995 85,00 2.402.995 Ptex D150 149,20 4.882.868 149,20 4.882.868 32/2PVY/65/35 146,32 12.574.740 146,32 12.574.740 Sợi 20Sx70D 17,30 437.223 17,30 437.223 Sợi Ne16/1 + 70D 729,92 57.331.688 729,92 57.331.688 Tổng cộng 1.714.171,94 25.294.260.980 1.180.676,4 9.642.514.132 104.000.725,4 17.087.136.982 1.796.583,94 25.849.638.129
Số liệu tổng cộng trờn bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cựng với số liệu trờn bảng liệt kờ cỏc chứng từ nhập xuất kho vật liệu được kế toỏn đối chiếu với số liệu trờn thẻ kho của thủ kho. Từ số liệu trờn thẻ kho, kế toỏn vật liệu lập sổ số dư vào cuối thỏng. sổ số dư được lập để theo dừi cho một năm, mỗi danh điểm trờn vật tư được theo dừi trờn một dũng. Khi lập xong sổ số dư ta sẽ đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Biểu số 11
Số d vật liệu
Kho bông Năm 2005 STT Tên
vật ĐVT Số lợngD đầu kỳ 1/2003Thành tiền Số lợngD cuối kỳ 1/2003Thành tiền Số lợngD cuối kỳ 2/2003Thành tiền SL TT Số lợngD cuối kỳ 11/2003Thành tiền 1 Bông VN kg 185.540 94.181.289 4.139.909 93.149.686 442.500 77.456.193 754.109 5.845.319.512 2 Bông xơ N Kg 168.455 3.242.302.081 140.532 2.672.640.456 139.708 2.689.000.262 756.831 15.851.328.530 3 gầm ýBông Kg 108.680 1.648.016.515 187.641 2.526.061.317 317.863 4.015.970.357 - - 4 Bông Liên Xô kg 93.696 1.803.797.829 270.027 5.327.873.263 77.707 1.495.944.011 1.322 6.990.019 Cộng 529.953 17.795.937.066 1.099.610 20.228.189.364 879.510 15.044.477.594 1.028.673 19.579.044.138
4.Tổ chức kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu.
Cựng với việc hoạch toỏn chi tiết vật liệu hàng ngày thỡ kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu là việc khụng thể thiếu được trong cụng tỏc kế toỏn vật liệu.
4.1. Tài khoản sử dụng.
Xớ nghiệp may Minh Hà là đơn vị kinh doanh cú quy mụ lớn. Do vậy vật liệu cú vị trớ rất quan trọng trong quỏ trỡnh sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ thành sản phẩm và tài sản dự trữ.
Xớ nghiệp bao gồm cỏc phõn xưởng sản xuất lớn, cỏc nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu tư nhiều, chớnh vỡ vậy muốn theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất vật tư cho từng phõn xưởng và tỡnh hỡnh tồn kho vật tư tại mọi thời điểm, Xớ nghiệp đó sử dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn tổng hợp vật liệu.
Phục vụ cho cụng việc hạch toỏn tổng hợp vật liệu xớ nghiệp cú sử dụng cỏc tài khoản sau:
- Tài khoản 152: nguyờn vật liệu được chi tiết thành cỏc tiểu tài khoản sau: + 152.1: Nguyờn vật liệu chớnh. +152.2: Nguyờn vật liệu phụ +152.3: Nhiờn liệu +152.4: Phụ tựng thay thế +152.5: Phế liệu.
- Tài khoản 154, 621, 6272 được chi tiết như sau: +TK 154.1, 621.1, 6272.1 - phõn xưởng sợi A. +TK 154.2, 621.2, 621.1 - phõn xưởn sợi B.