III. Các phần hành kế toán:
3. Hạch toán hàng tồn kho:
Hạch toán hàng tồn kho nhằm theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu dùng, dự trữ hàng hoá và cung cấp thông tin cho việc quản lý hàng tồn kho. Các xí nghiệp trực thuộc Công ty có một số xí nghiệp thì tiêu thụ sản phẩm thẳng và gửi báo cáo tiêu thụ về công ty, một số thì chuyển về công ty và công ty sẽ tiêu thụ trong và ngoài n- ớc nh hàng dệt may, tấm lợp AUSTNAM, hay hình thức nhận thầu khoán xây dựng do công ty đứng ra nhận thầu và xí nghiệp thực hiện, khi hoàn thành sẽ bàn giao cho công ty , nhng ở phần hành hàng tồn kho thì không bàn đén lĩnh vực xay dựng cơ bản. Công ty còn nhập hàng từ các nhà cung cấp khác và để kinh doanh nên đây là một phần hành tơng đối lớn và quan trọng trong công tác ké toán tại công ty. Công ty đã lựa chọn hình thức kê khai thờng xuyên đê theo dõi hàng hoá và chọn phơng pháp giá thực tế để tình giá hàng xuất kho. Tổ chức hạch toán chứng từ:
Bộ chứng từ liên quan đế phần hành này khá đa dạng, bao gồm
Phiếu nhập kho xác nhận số lợng hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán. phiếu nhập kho trong trờng hợp công ty mua ngoài đợc lập làm 2 liên, 1 liên ở nơi nhập, 1 liên thủ kho giữ sau đó chuyển lên phòng kế toán lấy xác nhận. Phiếu nhập kho lập cho nhiều loại hàng hoá đợc nhập cùng một thời điểm
Phiếu xuất kho theo dõi chặt chẽ số lợng hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong công ty hay đê bán, ký gửi, góp vốn liên doanh... Phiếu
xuất kho đợc lập thành 3 liên, 1 liên thủ kho giữ để đa lên phòng kế toán xin xác nhận, 1 liên lu ở bộ phận lập phiếu, 1 liên do ngời nhận giữ làm cơ sở cho đơn vị hoặc bộ phận nhập lô hàng đó theo dõi. Phiếu này cũng đợc lập cho nhiều loại hàng cùng xuất tại cùng một thời điểm, cho cùng một đơn vị.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo dõi số lợng hàng hoá di chuyển từ kho này đén kho khác trong nội bộ công ty hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, hàng đại lý, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng. Phiếu đợc lập thành 2 liên nếu là vận chuyển nội bộ trong doanh nghiệp, 3 liên nếu là vận chuyển ký gửi hay đại lý. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu giao cho ngời vận chuyển. Thủ kho nhập, sau khi nhập hàng ghi số thực nhập, ngày nhập và cùng ngời vận chuyển ký vào các liên của phiếu giữ lại 1 liên, 1 liên chuyển cho thủ kho xuất để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán lấy xác nhận. Trờng hợp di chuyển hàng hoá giữa các kho trong phạm vi rộng thì phải có chữ ký của giám đốc, đóng dấu công ty và kèm quyết định chuyển kho.
Biên bản kiểm nghiệm xác định số lợng, qui cách và chất lợng hàng hoá trớc khi nhạp kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản này chỉ thờng lập với hàng hoá nhập với số lợng lớn, quí hiếm hay có tính chất lý hoá phức tạp do Ban kiểm nghiệm lập.
Thẻ kho do phòng kế toán lập thẻ giao cho thủ kho ghi chép hàng ngày. hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho vào thẻ kho sau đó nhân viên kế toán theo định kỳ 3 ngày xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm định phải điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê. Mỗi thẻ kho đợc lập cho 1 loại hàng hoá.
Biên bản kiểm kê hàng hoá xác định số lợng, chất lợng, giá trị hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý hàng hoá thừa thiếu và ghi sổ kế toán . Biên bản kiểm kê do ban kiểm kê lập thành 2 bản, 1 giao cho kế toán, 1 giao cho thủ kho.
Tổ chức hạch toán chi tiết
Công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song.
Tại kho, thủ kho theo dõi khối lợng, số lợng hàng hoá qua thẻ kho, định kỳ 3 ngày kế toán xuống kiểm tra và ký xác nhận.
Tại phòng kế toán, kế toán sau khi xác nhận đối chiếu các chứng từ nhập xuất với thẻ kho, sẽ ghi số lợng, gia trị của từng lần nhập xuất vào sổ ( thẻ)