- Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, đề án trình UBND huyện và phải nêu ra
3.2 Các giải pháp:
Trong thời gian qua UBND huyện Vạn Ninh cũng đã ban hành nhiều chủ trương, chính sách nhằm hoàn thiện quan hệ trong quá trình công tác của các cơ quan như việc ban hành Quyết định số 45 /QĐ - UBND Quyết định ban hành quy chế làm việc cảu Văn phòng HĐND & UBND huyện huyện Vạn Ninh.
Nhằm tạo ra sự phối hợp giữa cơ quan trong việc ban hành văn bản; chính sách khuyến khích cán bộ công chức nghỉ hưu sớm nhằm trẻ hóa đội ngũ cán bộ công chức, đưa cán bộ công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vào hoạt động; đẩy mạnh việc ứng dụng TCCVN ISO 9001-2000… Việc thực hiện chủ trương chính sách của UBND huyện đã góp phần không nhỏ vào việc củng cố mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
Tuy nhiên, như đã đề cập ở các phần trước, trong quá trình công tác giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện có những tồn tại cần khắc phục. Trên cơ sở mục tiêu, nội dung hoàn thiện tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:
Chuẩn hóa Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND huyện, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Từ trước đến nay, quy chế làm việc của cơ quan chuyên môn được xây dựng theo quy chế của Bộ quản lý ngành dọc, hoặc quy chế làm việc mẫu của UBND huyện, hoạc quy chế làm việc theo ý riêng của từng cơ quan do đó thiếu tính đồng bộ và không có cơ sở kiểm soát việc thực hiện. Do đó cần thống nhất trong việc xây dựng quy chế làm việc của từng cơ quan và tạo ra cơ chế thực hiện.
Cần đặt ra tiêu chuẩn cụ thể cho các chức danh Chánh văn phòng HĐND & UBND, tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác văn thư tại các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
Giải pháp cụ thể:
+ Về công tác thông tin báo cáo:
Sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo thời gian qua vẫn còn hạn chế như: báo cáo nộp không đúng thời hạn quy định, nội dung báo cáo vẫn còn chưa chuẩn xác….Do đó, để sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện được tốt hơn, tôi xin đề xuất các giải pháp sau:
Một là,lãnh đạo các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần đôn đốc nhắc nhở cán bộ công chức của cơ quan mình nộp báo cáo về Văn phòng HĐND & UBND huyện kịp thời theo đúng quy định thời gian trong Quy chế làm việc.
Hai là, về nội dung báo cáo, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện phải rà soát kỹ nội dung, số liệu báo cáo nhằm đảm bảo tính chính xác cao nhất cho báo cáo. Số liệu tổng hợp báo cáo tháng, báo cáo 6 tháng, báo cáo
hằng năm phải thống nhất với nhau . Có như vậy với tạo điều kiện thuận lợi cho Văn phòng HĐND & UBND huyện khi làm báo cáo tổng hợp.
Ba là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần tăng cường các biên pháp đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện nắm bắt kịp thời đầy đủ thông tin để làm cơ sở tham mưu cho lãnh đạo tốt hơn.
Bốn là, Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần phối hợp để tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công chức nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức thấy được tầm quan trọng của thông tin báo cáo để cán bộ công chức nhận thấy trách nhiệm hơn trong việc thực hiện công tac này, đồng thời tăng cường khả năng thu thập thông tin, soạn thảo văn bản thông tin, báo cáo, sử dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, sử dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo cho cán bộ công chức.
Năm là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện rà soát các cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác thông tin báo cáo của từng cơ quan, tham mưu với lãnh đạo UBND huyện để tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật cho công tác thông tin trên tất cả các mặt: tính toán và xử lý thông tin, ấn loát và truyền thông tin.
+ Về xây dựng và thực hiện chương trình công tác:
Việc phối hợp trong xây dựng và thực hiện chương trình công tác giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện như đã trình bày ở trên vẫn còn một số tồn tại như: Văn phòng HĐND & UBND huyện chưa thực hiện đạt hiệu quả cao nhất công tác tham mưu, quản lý việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác; việc đăng ký chương trình công tác của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện còn mang tính chất liệt ke, cộng dồn các công việc, chưa có sự chon lọc nên nhiều công việc chưa thực hiện được…Do đó, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau để hoàn thiện:
Một là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần phối hợp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công chức trong việc xây dựng chương trình công tác nhằm tạo ra chương trình công tác hợp lý, tiết kiệm được thời gian cho lãnh đạo.
Hai là, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện khi xây dựng chương trình công tác cần lấy ý kiến tập thể về tầm quan trọng của từng công việc, xác định mức độ ưu tiên để giải quyết công việc.
Ba là, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần tiếp thu có chọn lọc ý kiến đóng góp của Văn phòng HĐND & UBND huyện về các đề án do mình trình nhằm xây dựng chương trình công tác hợp lý.
Bốn là, nâng cao chức năng tham mưu của Văn phòng HĐND & UBND huyện bằng cách tạo điều kiện về thời gian và kinh phí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn, tăng cường khả năng tham mưu, nghiên cứu của đội ngũ chuyên viên, tạo điều kiện cho đội ngũ chuyên viên đi nắm bắt thực tế ở cơ sở nhằm thu nhập thông tin của phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện, từ đó đưa ra ý kiến tham mưu sát tình hình thực tế.
Năm là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần tăng cường việc theo dõi đôn đốc thực hiện chương trình công tác, kịp thời điều chỉnh chương trình công tác khi có tình huống bất ngờ xảy ra.
+ Về công tác văn thư:
Do sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác văn thư chưa tốt nên việc thực hiện công tác này của các cơ quan vẫn còn hạn chế như: việc hình thành văn bản quản lý nhà nước chưa thống nhất, chưa tuân theo một quy định cụ thể của việc soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước; việc xử lý các
văn bản còn nhiều thiếu sót về nội dung và hình thức…Do đó tôi xin đề xuất các giải pháp sau:
Một là, Văn phòng HĐND & UBND huyện phối hợp với phòng Tư pháp huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đẩy mạnh việc rà soát lại các văn bản pháp luật, loại bỏ kịp thời, khắc phục những quy định không còn phù hợp.
Hai là, các cơ quan cần căn cứ vào tiêu chuẩn ngạch công chức hành chính văn thư để bố trí cán bộ làm công tác văn thư hợp lý, phù hợp với tình hình hoạt động của cơ quan.
Ba là, tổ chức lại việc tiếp nhận, chuyển giao giải quyết các thủ tục hành chính văn thư trong cơ quan, áp dụng mạng diện rộng trong việc thực hiện các bước tiếp nhận, quản lý và giải quyết văn bản.
+ Về công tác lưu trữ:
Lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc lưu giữ thông tin tư liệu cần thiết cho hoạt động cảu cơ quan. Việc phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác này chưa được nhịp nhàn, dẫn đến các hạn chế sau: ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện văn bản không được lưu trữ và lập hồ sơ hàng năm vẫn còn tồn tại; các văn bản mới nhất về công tác lưu trữ không được các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cập nhật kịp thời…Để hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác này, tôi xin đề xuất các giải pháp sau:
Một là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần hướng dẫn, phổ biến kịp thời các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ để các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện tiếp cận và thực hiện tốt công tác này.
Hai là, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện thường xuyên liên
lạc với kho lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND huyện để xin ý kiến về
nghiệp vụ lưu trữ.
Ba là, các cơ quan cần đẩy mạnh ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ, ngoài lưu trữ trên sổ sách cần lưu trữ trên máy tính phục vụ cho việc tra cứu thông tin tư liệu.
Bốn là, Văn phòng HĐND & UBND huyện tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, triệu tập các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện tham gia đầy đủ nhằm nâng cao trình dộ chuyên môn của đọi ngũ cán bộ công chức trong việc thực hiện công tác lưu trữ.
Năm là, Văn phòng UBND huyện cần tham mưu cho UBND huyện việc phân bổ cho cá nhân, tổ chức xây dựng các đề tài nghiên cứu khoa học tập trung vào nghiên cứu các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ nhằm hoàn thiện công tác này cũng như trang bị các điều kiện làm việc và các phương tiện kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác lưu trữ ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
+ Về công tác phối hợp:
Hội họp là một khâu quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý, tác động rất lớn đến hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, trong thời gian qua, sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác này còn có những hạn chế cần khấc phục. Tôi xin đề xuất các giải pháp sau:
Một là, Văn phòng HĐND & UBND huyện phải đẩy mạnh hơn việc thực hiện chức năng hậu cần của mình trong việc chuẩn bị phòng họp, giấy mời họp, thư ký cho phiên họp…
Hai là, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện phải chuẩn bị sớm và tốt nội dung cũng như các tài liệu cần thiết cho phiên họp.
Ba là, Văn phòng HĐND & UBND huyện phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện rà soát thành phần tham dự cuộc họp, thời gian, kinh phí trước khi tham mưu cho lãnh đạo để nâng cao hiệu quả của việc tham mưu và tiết kiệm kinh phí.
Trên đây là những giải pháp nhằm hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện Vạn Ninh với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Vạn Ninh ở các lĩnh vực: công tác báo cáo, xây dựng và thực hiện chương trình công tác, công tác văn thư, lưu trữ, hội họp. Nhìn chung để hoàn thiện mối quan hệ này vấn đề nhân lực được đặt lên hàng đầu. Do đó, việc xây dựng đội ngũ cán bộ công chức có năng lực trình độ, phẩm chất đạo đức là vấn đề cấp thiết cần phải đẩy mạnh thực hiện nhằm hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện nói riêng, đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính nhà nước, tăng cường hiệu quả cho công tác lãnh đạo, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước nói chung.
KẾT LUẬN
Từ thực tế hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trên địa bàn huyện Vạn Ninh, thông qua quá trình nghiên cứu ,về cơ bản Báo cáo đã giải quyết được một số vấn đề sau:
Trình bày một cách hệ thống về vị trí, chức năng, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Trên cơ sở đó đã nghiên cứu các mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Vạn Ninh.
Trình bày thực trạng mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện, đánh giá các kết quả đạt được cũng như xác định các vấn đề còn tồn tại, tìm ra nguyên nhân để trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Vạn Ninh.
Báo cáo cũng nêu ra các mục tiêu, nội dung của việc hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
Do hạn chế về trình độ và kinh nghiệm, chắc chắn Báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô, các Đ/c lãnh đạo, hướng dẫn tại cơ quan thực tập và bạn bè để nội dung Báo cáo được hoàn thiện hơn.
