II. Kế toán thành phẩm ,tiêu thụ thành phẩm xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp
1. Khái niệm , nhiệmvụ của kế toán thành phẩm
1.5) Các quy định về quản lý thành phẩm ,tiêu thụ thành phẩm
- Quản lý về mặt số lợng giá trị tổng hợp tình hình nhập xuất tồn một cáh nhanh chóng và kịp thời .
- Do sản phẩm đều đợc chế biến từ các nguyên liệu hữu cơ : bột mỳ, sữa, đờng...dễ bị vi sinh vật phá huỷ thời gian sử dụng và bảo quản ngắn thông thờng là từ 90- 180 ngày .Xuất phát từ những đặc điểm trên nên việc quản lý cũng nh bảo quản là rất quan trọng , công tác tiêu thụ phải khẩn tr- ơng gắn liền với sản xuất .Trên thực tế thì công ty cổ phần bánh kẹo đã rất chú trọng đến khâu tiêu thụ sản phẩm cũng nh việc quản lý tiêu thụ có hiệu quả
+ Bộ phận kiểm nghiệm ( KCS): Phải thờng xuyên kiểm tra ở các khâu từ khâu đầu của quá trình sản xuất đến khâu cuối cùng là kiểm tra thành phẩm nhập kho hoặc bán ra ngoài đảm bảo đúng tiêu chuẩn đề ra
+ Đối với thủ kho : Quản lý chặt chẽ , chi tiết thành phẩm về mặt số l- ợng , tránh hao hụt mất mát và khi có chuyện gì xảy ra phải xử lý ngay hoặc cấp báo lên trên . Có chế độ bảo quản thành phẩm nghiêm ngặt tránh bị chảy nớc , để thành phẩm lâu quá hạn sử dụng .Bên cạnh đó phải theo dõi xhặt chẽ số lợng nhập –xuất - tồn kho theo từng loại thành phẩm đúng quy cách mẫu mã và tập hợp các chứng từ ban đầu về nhập xuất thành phẩm
+ Đối với bộ phận kế toán : Phải quản lý chặt chẽ về mặt số lợng , giá trị , tổng hợp tình hình nhập , xuất ,tồn kho thành phẩm một cách nhanh chóng kịp thời . Và phải đối chiếu sổ sách với thẻ kho , phòng kinh doanh để xử lý khi có chênh lệch xảy ra
2) Thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán
2.1) Thủ tục nhập kho thnàh phẩm , chứng từ và trình tự luân chuyển - Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc phản ánh vào chứng từ kế toán kịp thời và đầy đủ .Kế toán chi tiết thành phẩm cần lập chứng từ để theo dõi biến động và tình hình hiện có của thành phẩm .Đây là khâu ban đầu của hạch toán thành phẩm
- Trong kế toán nhập kho thành phẩm công ty sử dụng các loại chứng từ : Phiếu nhập kho , là chủ yếu , ngoài ra còn có HĐ GTGT ( đối với hàng bị trả lại )
- Phiếu nhập kho đợc lập khi sản phẩm hoàn thành có nhu cầu nhập kho hoặc thành phẩm đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và công ty chấp nhận nhập lại kho
- Hàng ngày khi sản phẩm sản xuất xong sẽ đợc phòng KCS kiểm tra chất lợng ( về quy cách , chủng loại ,khối lợng ,chất lợng ...) sau đó sẽ đem nhập kho . Việc nhập kho thành phẩm do trởng ca sản xuất thực hiện sau mỗi ca sản xuất , và khi đó thủ kho sẽ căn cứ vào khối lợng thành phẩm hiện có tiến hành kiểm tra tính pháp lý của từng hộp thành phẩm , sau đó mới nhập kho và ghi sổ . Sai khi đã nhập kho thnàh phẩm bộ phận sản xuất sx lên phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho đợc lập làm 4 liên
+ Liên 1 : Phòng kinh doanh giữ để theo dõi tình hình nhập kho thành phẩm
+ Liên 2 : Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toans để ghi sổ kế toán
+ Liên 3 : Lu giữ phòng kế toán để tính giá thành nhập xuất kho thành phẩm
Khi có trờng hợp thnàh phẩm do khách hnàg trả lại , phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên :
+ Liên 1 : Phòng kinh doanh giữ + Liên2 : Thủ kho giữ
+ Liên 3: Lu giữ phòng kế toán
Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho sẽ tiến hành nhập kho thành phẩm sau đó lu giữ ở tập riêng
Ta có phiếu nhập kho thành phẩm nh sau :
Cty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ : 25- Trơng Định –Hà Nội
Phiếu nhập kho thành phẩm
Ngày 7/6/2006 Họ và tên ngời nhập : Lê Trung Dũng
Bộ phận : XN kẹo Chew
Nhập vào kho Ghi có TK:
Stt Tên quy cách nhãn hiệu ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo ct Thực xuất
A B C 1 2 3 4
1 Kẹo chew nhân cam Kg 2.300 2.300 19.048
2 Kẹo chew đậu đỏ Kg 1.500 1.500 20.200
3 Kẹo chew nho đen Kg 2.105 2.105 20.209
4 Kẹo chew nhân bắp Kg 2.000 2.000 22.498
5 Kẹo chew targo gối Kg 1.500 1.500 20.205
... ... .. .. ..
Cộng
Cộng thành tiền bằng chữ :
Ngời lập Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
2.2) Thủ tục xuất kho thành phẩm và chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán sử dụng trong xuất kho của công ty bao gồm : Phiếu xuất kho , hoad đơn GTGT , thanh lý hợp đồng. Khi khách hàng đến mua
hàng hoá ở công ty đều đợc tiếp đón tại phòng kinh doanh .Tại đây , khách hàng có thể lựa chọn các mặt hàng hoặc sản phẩm theo yêu cầu , khi đó phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho .
- Phiếu xuất kho cũng đợc phòng kinh doanh lập làm 4 liên + Liên 1: Phòng kinh doanh giữ
+ Liên 2 : Giao cho khách hàng giữ + Liên 3 : Lu phòng kế toán
+ Liên 4 : Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để đối chiếu
- Phiếu xuất kho phải đợc ghi rõ về số phiéu , chữ ký ngời nhận , thủ kho , kế toán trởng , phụ trách cung tiêu , thủ trởng đơn vị
Tao có phiéu xuất kho nh sau:
Phiếu xuất kho
Thành phẩm: kẹo Chew Số : 1243
Ngày 20/6/2006
Nợ :
Có : Họ và tên ngời nhận hàng : Đinh Thị Hải Hoa
Bộ phận : kẹo Chew Lý do xuất : Xuất tái hế Xuất tại kho :
stt Tên quy cách
nhãn hiệu Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Kẹo chew đậu đỏ kg 40 40 20.310 812.400
2
Cộng 812.400
Cộng thành tiền bằng chữ : Tám trăm mời hai nghìn bốn trăm đồng
Thủ trởng Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
3.) Kế toán thành phẩm
Về hạch toán chi tiết thành phẩm tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà đợc thực hiện theo phơng pháp thẻ song song .
Sơ đồ kế toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp thẻ song song nh sau :
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
ở kho : Thủ kho không sử dụng thẻ kho mà hàng ngày thủ kho tiến hành ghi sổ nhập kho ,xuất kho để theo dõi tình hình nhập -xuất- tồn thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng .Căn cứ để lập sổ nhập ,xuất kho : Các chứng từ nhập xuất hoá đơn GTGT
Tao có “ sổ nhập kho thành phẩm” nh sau:
Sổ nhập kho thành phẩm
Phân xởng : kẹo chew
Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết thành phẩm
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê tổng hợp N_X_T thành phẩm
Tháng 6/2006 Số phiếu nhập Ngày nhập Tên ngời nhập Kẹo chew gối Kẹo chew nho đen Kẹo chew nhân bắp Keoj chew nhân cam 2106 2/6 Hùng 1.750 3.000 2.070 900 2245 4/6 Huy 1.670 1.500 2.410 1.030 2738 6/6 T.Anh 2.000 1.700 2.000 2.500 2606 8/6 Dơng 2.090 1.800 3.750 1.200 ... .. .. ... .. ... .. Cộng
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Cách lập sổ nhập kho :Sổ nhập kho đợc mở cho từng loại bánh , kẹo theo từng bộ phận sản xuất.Sổ này có các cột ghi ngày nhập ,ten ngời nhập và phiếu nhập các loại bánh kẹo
Căn cứ vào số thực nhập trong ngày thủ kho sẽ ghi ngày ngày nhập, tên ngời nhập và số lợng của từng chủng loại . Riêng cột số phiếu nhập thủ kho cha ghi , chờ phòng kinh doanh chuyển xuống , thủ kho mới đối chiếu số thực nhập ghi trên số nhạp kho với số lợng ghi trên phiếu nhập kho nếu trùng khớp mới ký vào phiếu nhập kho và ghi số phiếu nhập vào cột đầu tiên của sổ nhập kho.
Ta có phiếu xuất kho thnàh phẩm nh sau:
Sổ xuất kho thành phẩm
Tháng 6/2006 Số hoá đơn Ngày xuất Tên chủ hàng Kẹo chew taro gối Kẹo chew đậu đỏ Kẹo chew nho đen Kẹo chew nhân bắp Kẹo chew nhân cam 2311 2/6 L.Mỹ Hạnh 490 ... 476 1.500 100 2421 4/6 Vũ. Đ. Phúc 100 121 ... 2.050 200 2431 6/6 Nguyễn Anh Tú 170 141 280 ... 370 Cộng
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Cách ghi sổ xuất kho : Sổ xuất kho thành phẩm đợc mở để theo dõi tình hình xuất kho thnàh phẩm về mặt số lợng .Sổ này đợc mở theo từng trang để theo dõi từng loại sản phẩm xuất kho.Mỗi dòng trên trang sổ phản l- ợng sản phẩm của mỗi loại xuất khi cho khách theo từng hoá đơn giá trị gia tăng trong ngày .Sổ xuất kho có kết cấu tơng tự nh số nhập kho.Dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng thủ kho sẽ ghi vào sổ xuất kho theo đối tợng ngời mua thời gian xuất và khối lợng xuất .
Đối với trờng hợp nhập lại hoặc tái xuất ( xuất tái chế ) thủ kho chỉ lu giữ chứng từ, không tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết .Cuối tháng cộng số l- ợng thành phẩm nhập lại hoặc tái xuất trên các chứng từ đã lu để lấy ra số tổng cộng ghi vàp báo cáo kho thành phẩm.
Lý do không lập thể là do số thành phẩm nhập và xuất trong ngày là rất lớn .Do vậy muốn theo dõi số tồn kho của từng loại thành phẩm , thủ kho
căn c vào số xuất kho để tính ra số xuất kho của thành phẩm từ kho thành phẩm theo công thức :
Số lợng TP tồn kho = Số d TP đầu kỳ + Số lợng TP nhập – Số lợng TP xuất
Cuối tháng , thủ kho lập báo cáo kho TP , đây là số theo dõi tổng hợp tiình hình nhập ,xuất tồn thành phẩm theo từng loại . Báo cáo đối chiếu với báo cáo N_X_T sản phẩm ở phòng kế toán về mặt số lợng thành phẩm nhập ,xuất ,tồn thành phẩm trong tháng
*ở phòng kế toán :
-Thành phẩm đợc theo dõi cả về mặt hiện vật và mặt giá trị .Kế toán chi tiết thành phẩm , ở công ty sử dụng sổ chi tiết thành phẩm ,sổ chi tiết nhập lại tái xuất và báo cáo N_X_T thành phẩm để theo dõi tình hình biến động của thành phẩm.
Ta có sổ chi tiết thành phẩm nh sau :
Sổ chi tiết thành phẩm
Tháng6/2006
Tên thành phẩm : Kẹo chew đậu đỏ (đv:1000đ)
Chứng từ Diễn giải đơn giá Nhập Xuất Tồn
Số Ngày SL TT SL TT SL TT Tồn đầu tháng 20 404 23001 2/6 Nhập 20200 57 1.151,4 23012 4/6 Xuất bán 20310 1000 2031 0 23341 5/6 Xuất bán 20310 2.12043.057, 2 23345 7/6 ... 23347 9/6 ...
23349 13/6 ....23450 15/6 .... 23450 15/6 ....
Cộng phát sinh Tồn cuối tháng
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Cơ sở lập : Căn cứ vào hoá đơn ,chứng từ liên quan đến nhập xuất kho thành phẩm kế toán tập hợp tình hình nhập ,xuất kho sau đó tính ra số tồn của thành phẩm trên sổ chi tiết thành phẩm . Nội dung tình hình nhập xuất tồn mỗi loại bánh, kẹo đợc lập trên một trang sổ và các loại bánh kẹo của một kho đợc tập hợp trong một quyển sổ .
Phơng pháp lập : Hàng ngày ké toán ghi sổ chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng cuối tháng khi bộ phận kế toán giá thành chuyển bảng tính giá thành thành phẩm đã tính xong cho bộ phận kế toán thành phẩm , kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phần nhập theo chỉ tiêu giá trị .Đồng thời kế toán cũng ghi vào sổ chi tiết thành phẩm xuất theo chỉ tiêu giá trị sau khi đã tính đợc đơn giá thành phẩm xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền
3.2) Kế toán tổng hợp thành phẩm
- Để tổng hợp giá trị hiện có tình hình biến động của các loại thành phẩm nhập xuất kho , kế toán sử dụng TK “155” Thành phẩm
- Kết cấu :
TK 155 SD:
Các NV ghi tăng giá Các NV ghi giảm gia thành ttế Thành ttế
+ Khi các bộ phận sản xuất ở các phân xởng mang thành phẩm đi nhập kho
Nợ TK 155Giá trị thực tế nhập kho Có TK 154
+ Trờng hợp khách hàng trả lại thành phẩm , công ty đồng ý nhận lại kho Nợ TK 155
Có 632 + PHát hiện thừa khi kiểm kê
Nợ TK155 Có TK 632 Có TK 338(1) + Xuất kho bán trực tiếp cho khách hàng
Nợ TK 632 Giá vốn của số hàng xuất bán Có TK 155
+ Xuất trực tiếp để biếu tặng CNV trong cồn ty nhân dịp Tết, kế toán ghi Nợ TK 632
Có TK 155 + Kiểm kê phát hiện thiếu
Nợ TK 138(1) Có TK 155
- Sổ kế toán sử dụng : Trên cơ sở sổ chi tiết , bảng tổng hợp ,NKCT 8 kế toán sẽ ghi vào sổ cái TK 155 theo dõi tổng hợp TP toàn doanh nghiệp
- Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ sổ chi tiết thành phẩm , cuối tháng kế toán sẽ tiêna hành lập bảng N-X-T thành phẩm.
Phơng pháp lập : Báo cáo N-X-T thành phẩm tổng hợp tình hình N-X-T từng loại thành phẩm theo cả chỉ tiêu số lợng và giá trị thành phẩm các XN đợc tôngr hợp theo dõi trên báo cáo N-X-T mỗi một loại bánh , kẹo ghi một dòng . Cột SDĐK căn cứ vào số d cuối kỳ của báo cáo N-X-T.
Cột N-X-T căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm . Ta có sổ cái 155 nh sau :
25 –Trơng Định -HN Sổ cái tk155 Thành phẩm: kẹo chew Tháng 6/2006 Số d đầu năm Nợ Có Ghi có tk đối ứng nợ tk này Tháng 1 .... Tháng 6 .... Tổng TK 154 12.152.000 TK632 231.213.000 P/S Nợ 243.365.000 P/S Có 243.365.0000 Số d cuối tháng 0
Kế toán ghi sổ Kế toán truởng
4.) Kế toán kết quả tiêu thụ