Như đã trình bày ở phần trước nguyên vật liệu nhập kho của doanh nghiệp chủ yếu là do bên ngoài cung cấp nên tuỳ theo hình thức thanh toán nhanh hay chậm, tiền mặt hay TGNH mà trình tự hạch toán tổng hợp trong các trường hợp này có sự khác nhau rõ rệt.Cụ thể như:
* Mua vật tư chưa trả tiền người bán: khi làm thủ tục nhập kho xong, thủ kho và người giao hàng ký vào phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Phiếu này được sử dụng để ghi thẻ kho của thủ kho đồng thời cũng được giữ lại để kế toán tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Hoá đơn GTGT được gửi cho kế toán công nợ và thanh toán để ghi vào sổ chi tiết TK331. Cuối tháng lấy số liệu tổng cộng của các sổ chi tiết ghi vào Nhật ký chứng từ số 5,
từ Nhật ký chứng từ số 5 kế toán ghi vào sổ cái TK152 theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Ví dụ: Ngày 05/02/2008 công ty cổ phần giầy Thăng Long có đặt mua
2.000m vải bạt 7 của công ty TNHH vải giầy Thanh Cường với giá là 21.650đ/m. Tổng giá trị của lô hàng này là 43.310.000đ (chưa bao gồm thuế GTGT). Công ty TNHH vải giầy Thanh Cường đã cho người giao hàng tận nơi theo thoả thuận. Hàng nhập kho đủ, công ty chưa thanh toán tiền cho người bán.
Trường hợp này trình tự ghi sổ kế toán như sau:
Sau khi hàng nhập kho đủ, thủ kho cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. Người đại diện bên mua và bên bán ký vào hoá đơn GTGT thì phiếu nhập kho này được thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho nguyên vật liệu . Hoá đơn GTGT này cùng phiếu nhập kho được chuyển đến cho kế toán công nợ và thanh toán ghi sổ chi tiết TK331 số tiền là 47.641.000đ (bao gồm cả thuế GTGT). Sau đó phiếu nhập kho được chuyển đến cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết TK152 số tiền là 43.310.000đ. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết TK331 ghi vào Nhật ký chứng từ số 5, đồng thời căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 ghi vào sổ cái TK152 số tiền là 43.310.000đ theo quan hệ đối ứng tài khoản.
(Trích: Sổ chi tiết TK331 - Bảng biểu: 8 trang 42 Nhật ký chứng từ số 5- Bảng biểu: 9 trang 43)
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tương tự như trường hợp trên thì các hình thức thanh toán khác nhau được theo dõi trên các loại chứng từ khác nhau như:
* Công ty mua vật liệu thanh toán bằng tiền mặt được kế toán tiền mặt theo dõi trên Nhật ký chứng từ số 1. Phiếu nhập kho được chuyển đến cho kế
toán vật tư để ghi sổ chi tiết TK152. Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 1 để ghi sổ cái TK152 theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Ví dụ: Ngày 25/02/2008 Công ty cổ phần giầy Thăng Long đặt mua
1.000m bạt 7 của công ty TNHH vải giầy Thanh Cường với đơn giá là 21.350 đ/m. Công ty TNHH vải giầy Thanh Cường đã cho người vận chuyển hàng đến tận kho Công ty cổ phần giầy Thăng Long. Công ty đã thanh toán đủ cho công ty bán số tiền là 23.485.000đ (bao gồm cả thuế GTGT) bằng tiền mặt.
(Trích Nhật ký chứng từ số 1- Bảng biểu: 10 trang 44)
* Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng
Khi đã hoàn tất các thủ tục nhập kho và nguyên vật liệu được nhập kho đầy đủ, căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán tiền mặt và tiền gửi tiến hành ghi vào Nhật ký chứng từ số 2. Sau đó phiếu nhập kho được chuyển đến cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết TK152. Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 2 kế toán tiến hành ghi sổ cái TK152 theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Ví dụ: Ngày 21/02/2008 Công ty cổ phần giầy Thăng Long có đặt mua
2.000m vải bạt 7 của công ty TNHH Toung Long với giá là 21.250 đ/m. Trị giá tiền hàng của lô hàng là 42.500.000đ, công ty cổ phần giầy Thăng Long đã thanh toán cho công ty TNHH Toung Long toàn bộ số tiền ngay trong tháng (bao gồm cả thuế GTGT) là 46.750.000đ bằng TGNH.
(Trích Nhật ký chứng từ số 2- Bảng biểu: 11 trang 45)
* Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng: cuối tháng kế toán tổng hợp số
liệu từ sổ chi tiết thanh toán tạm ứng ghi vào Nhật ký chứng từ số 10. Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 10 kế toán tiến hành ghi sổ cái TK152 theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Ví dụ: Ngày 20/02/2008 kế toán tạm ứng cho anh Quân phòng cung
ứng vật tư số tiền là 50.000.000đ để đi mua bạt 7 của công ty TNHH Dệt 8/3. nguyên vật liệu về nhập kho với số lượng là 1.500m với tổng trị giá là 33.075.000đ (chưa bao gồm thuế GTGT). Công ty thanh toán cho nhà cung cấp số tiền là 36.382.500 (cả thuế GTGT).
(Trích: Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng - Bảng biểu:12 trang 46 Nhật ký chứng từ số 10 - Bảng biểu:13 trang 47)