Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp, không thể tách ra được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: chi phí nhân viên văn phòng, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí tiếp khách, chi phí điện nước...Các khoản chi phí này được hạch toán vào TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”, chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết theo từng khoản mục chi phí.
Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ ngày phát sinh nghiệp vụ chi phí, vào cuối mỗi tháng kế toán phản ánh vào sổ cái tài khoản 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ vào hàng hoá cuối tháng chi phí này được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp.
VD: Trong tháng 2 công ty có các khoản chi phí sau:
Chi phí đồ dùng văn phòng, khắc dấu, mua hoá đơn ... cho công ty Nợ TK 642: 3.215.000
Có TK 153: 3.215.000
Tính ra tiền lương phải tra cho cán bộ quản lý và trích bảo hiểm xã hội: Nợ TK 642: 12.247.500 Có TK 334: 10.650.000 Có TK 338: 1.597.500 Chi phí tiếp khách: Nợ TK 642: 3.880.000 Có TK 111: 3.880.000 ...
Cuối tháng kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ:
Nợ TK 911: 27.918.000
Có TK 642: 27.918.000
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán phản ánh vào sổ cái tài khoản 642 như sau: (chứng từ ghi sổ)
Đơn vị: Công ty CP Kiến trúc và Vật liệu xây dựng DTH Địa chỉ: 114B- C3 - Khuất Duy Tiến – Thanh Xuân – Hà Nội
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 6/2/2006
Diễn giải Tài khoản ghi
Nợ Có
Bán hàng 642 111 25.918.000
Tổng cộng 25.918.000
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
Đơn vị: Công ty CP Kiến trúc và Vật liệu xây dựng DTH Địa chỉ: 114B- C3 - Khuất Duy Tiến – Thanh Xuân – Hà Nội
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh ghiệp trang Số hiệu tài khoản: 642
Tháng 02 năm 2006 Ngày Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngà y Nợ Có .... .... ... 28/2 15/2 Chi tiếp khách 111 3.880.000 17/2 Chi đồ dùng văn phòng 111 3.215.000 26/2 Lương quản lý 334 10.650.000
Trích bảo hiểm xã hội 338 1.597.500
KC CPQL 911 25.918.000
*Kế toán chi phí hoạt động tài chính:
Công ty cho người mua được hưởng chiết khấu thanh toán khi người mua thanh toán tiền hàng sớm trước thời hạn trả nợ. Để theo dõi khoản chiết khấu này kế toán công ty sử dụng tài khoản 635 – “chi phí hoạt động tài chính” để phản ánh số chiết khấu này mà người mua được hưởng.