II. TỔ CHỨC QUẢN Lí VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN Đ
4. Tổ chức và quản lý văn bản a.Văn bản đ
a. Văn bản đi
Văn bản đi của Trung tõm cú rất nhiều loại nhưng chủ yếu là cỏc cụng văn (phụ lục số 3).
Cỏc văn bản hay cụng văn gửi đi của Trung tõm giao cho cỏc cỏn bộ am hiểu về từng lĩnh vực chuyờn mụn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đó được soạn và in ấn xong thỡ phải trỡnh cho Giỏm đốc Trung tõm ký trước khi ban hành. Nếu là cỏc văn bản thụng thường, nội dung khụng phức tạp thỡ chỉ cần trỡnh văn bản đó in được Giỏm đốc kiểm tra và ký. Nhưng nếu là cỏc văn bản phức tạp thỡ khi ký phải mang theo cỏc tài liệu cú liờn quan gọi là hồ sơ trỡnh ký.
Sau khi Giỏm đốc ký người soạn thảo cụng văn phải để cỏn bộvăn thư xem lại thể thức, ghi số, ghi ngày thỏng cho văn bản và vào sổ đăng ký cụng văn đi. Cỏn bộ văn thư phải soỏt lại lần cuối tất cả cỏc yếu tố về thể thức văn bản theo quy định hiện hành. Những văn bản khụng đủ về thể thức phải sửa lại trước khi chuyển đến đối tượng cú liờn quan.
Ghi số cho tất cả cỏc văn bản đi của Trung tõm. Mỗi văn bản ghi một số và ngày thỏng nhất định. Số của văn bản được ghi theo quy định của nhà nước bắt đầu từ số 01 ngày 01 thỏng 01 của năm cho đến số cuối cựng là ngày 31 thỏng 12 của năm. Nhưng trong việc ghi số và ngày thỏng văn bản của Trung tõm cũng cú một chỳt sai xot, tức là theo quy định của nhà nước số từ 1 đến 9, từ ngày 1 đến ngày 9 và thỏng 1 đến thỏng 2 đều phải thờm số 0 đằng trước, nhưng cỏc văn bản của Trung tõm thỡ khụng lưu ý vềđiều đú lỳc thỡ cú số 0 lỳc thỡ khụng.
Đối với cỏc văn bản đi của Trung tõm thỡ chỉ cú mỗi cụng văn là được đăng ký vào sổđăng ký cụng văn.
Mẫu bỡa sổđăng ký cụng văn đi của Trung tõm (Phụ lục số 4) Mẫu sổđăng ký cụng văn đi của Trung tõm (Phụ lục số 5)
Cũng giống như sổ“đăng ký cụng văn đến” thỡ sổ“đăng ký cụng văn đi” cũng là sổ cũ và cũng cú một chỳt khỏc so với sổ“đăng ký cụng văn đi” hiện nay. - Ngoài bỡa của sổ “đăng ký cụng văn đi” cũng khụng cú tờn cơ quan chủ
quản và tờn cơ quan đơn vị sử dụng sổ.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi hiện nay là cú 7 cột mục cũn sổđăng ký cụng văn đi của Trung tõm lai cú 8 cột mục. Sổ hiện nay khụng cú cột 4 với nội dung là “Người ký”.
- Đối với sổ hiện nay cột 1 là “Số và ký hiệu” cột 2 là “Ngày thỏng của văn bản”. Nhưng sổ của Trung tõm thỡ lại ngược lại cột 1 là “Ngày thỏng của cụng văn” cũn cột 2 là “Số và ký hiệu”
Văn bản gửi đi phải cú đầy đủ chữ ký và dấu của Trung tõm thỡ khi gửi đi mới cú hiệu lực phỏp lý.
Sau đú gửi văn bản đi: nếu văn bản gửi sang bờn Bộ Khoa học và Cụng nghệ thỡ phải trực tiếp mang sang và gửi ở Văn thư Bộ, nếu văn bản gửi cho cỏc cơ quan đơn vị khỏc thỡ ta cú thể gửi bằng đường bưu điện. Khi gửi văn bản qua đường bưu điện thỡ văn bản phải được để trong phong bỡ dỏn hoặc kẹp ghim gẩn thận trỏnh tỡnh trạng mất văn bản bờn trong. Ta cú mẫu phong bịdưới đõy
BỘ KHOA HỌC VÀ CễNG NGHỆ
TRUNG TÂM NGHIấN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG
Kớnh gửi………
……… ……….
Cỏc cụng văn mà Trung tõm gửi đi chủ yếu gửi cho Bộ Khoa học và Cụng nghệ. Ngoài ra cũn gửi cho cỏc sở Khoa học và Cụng nghệ ở cỏc tỉnh thành trong cả nước như (Sở KH&CN tỉnh Cao Bằng, Sở KH&CN tỉnh Lào Cai, Sở KH&CN thành phố Hà Nội), gửi cho cỏc Vụ như (Vụ Quan hệ Quốc tế, Vụ Kế hoạch Tổ chức – Bộ Khoa học và Cụng nghệ), gửi cho UBND ( Huyện Bắc Hà, Lào Cai, Thành phố Hà Nội), gửi cho cỏc Trung tõm (Trung tõm tin học, Trung tõm Hỗ trợ và Phỏt triển), gưi cho cỏc Cục (cục thuế thành phố Hà nội, cục kiểm tra thu thuế XNK)…
Cụng văn của Trung tõm gửi đi cũng cú nhiều nội dung như
Về việc Hợp tỏc phỏt triển trồng hoa xuất khẩu gửi cho tỉnh Tuyờn Quang
Về việc Đề nghị chuyển đổi chủđầu tư dự ỏn gửi Lónh đạo Bộ KH&CN Về việc Khảo sỏt bỏo cỏo sốlượng, chất lượng gửi cho Vụ Tổ chức cỏn bộ
Việc tổ chức và giải quyết cụng văn đi cũng phải nhanh chúng, kịp thời, chớnh xỏc để cụng việc được diễn ra đỳng tiến độ cụng việc.