2 Chiết khấu thương mại 5% trên hợp đồng
2.4.2. Hạch toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động xuất khẩu của công ty. Khi nền kinh tế thị trường được thực hiện, các công ty đều có cơ hội như nhau trong kinh doanh thì sự nhạy bén của ban quản trị và của các chính sách giúp sẽ giúp cho công ty đạt được mục tiêu. Chính vì thế để có thể tìm được khách hàng và giữ chân họ thì công ty phải đến tận nơi chào hàng, quảng cáo. Một thực tế cho thấy chi phí quảng cáo của các công ty là rất lớn dẫn đến chi phí bán hàng cũng đội lên. Công ty cần có biện pháp hạch toán hợp lý để hoạt động có hiệu quả nhưng cũng không làm chi phí tăng cao gây ảnh hưởng đến kết quả tiêu thụ. Những chi phí lớn có thể được phân bổ theo
tiêu thức hợp lý vì những chi phí như quảng cáo, hội chợ không chỉ có tác động trong một kỳ mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình hoạt động của công ty. Chi phí bán hàng bao gồm:
- Chi phí thu mua hàng hóa để bán: chi phí vận chuyển hàng hóa mua về kho hoặc địa điểm tập kết để xuất khẩu
- Chi phí liên quan đến giai đoạn xuất khẩu: chi phí tiếp khách hàng, chi phí quảng cáo, chi phí hải quan, chi phí chuyển hàng đến của khẩu
- Chi phí bao bì đóng gói
- Chi phí khấu hao kho bãi lưu hàng hóa… Tài khoản sử dụng: TK 641.
Chứng từ liên quan:
- Vận đơn do bên vận tải cung cấp - Tờ khai hải quan.
- Chi phí bến bãi để xuất khẩu
- Chi phí lương nhân viên bán hàng…
Ngoài ra kế toán còn dựa vào thẻ tài sản cố định dùng cho bộ phận để thực hiện hạch toán.
Khi nghiệp vụ thực tế xảy ra kế toán ghi sổ: Nợ TK 641
Có TK 111, 112, 331, 214…
Trên thực tế, từ chứng từ đã nêu ở trên kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần chi phí bán hàng. Cuối kỳ, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển từ TK 641 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Biểu 2.25. SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641
Đơn vị: triệu đồng
…
Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ 111 90
Kết chuyển CPBH 911
2.4.3.Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay mọi quyết định đều nhanh chóng phát huy tác dụng. Để có một quyết định đúng đắn cần phải có những nhà quản lý nhạy bén và phải có những thông tin thực sự hợp lý, kịp thời. Tất cả những nhân tố đấy đều cần có sự đầu tư thì mới có thể đạt được. Đối với nhà quản lý cần có chính sách lương hợp lý và phải được tạo cơ hoi để cập nhật nhưng kiến thức phù hợp với thực tiễn. Đối với cơ sở vật chất cần có sự trang bị để tránh tình trạng lỗi thời. Tuy nhiên, để đảm bảo chi phí dùng cho quản lý một cách hợp lý cần phải tình giảm gọn nhẹ bộ máy quản lý, tiết kiệm trên cơ sở hiệu quả nguồn lực của mỗi công ty.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên và các khoản trích theo lương - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bộ phận quản lý - Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp…
* Chứng từ sử dụng:
- Thẻ tài sản cố định dùng cho bộ phận - Bảng tính lương
- Văn bản bổ nhiệm
• Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Hàng tháng bộ phận công đoàn sẽ thực hiện tính lương cho ban quản trị và chuyển cho kế toán. Kế toán phần hành tiền lương thực hiện kiểm tra độ chính xác của việc tính toán và nhập dữ liệu vào máy tính. Ngoài ra kế toán TSCĐ sẽ tính khấu hao sử dụng cho bộ phận quản lý và thực hiện nhập số liệu chi phí.
Đối với những dịch vụ mua ngoài khác, khi nhận được hóa đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp kế toán thực hiện hạch toán vào tài khoản 642.
• Hạch toán tổng hợp:
Thực chất số liệu sau khi được chuyển vào từng phần hành sẽ theo chương trình lập trình sẵn mà vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản liên quan. Kế toán chỉ có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ và kiểm tra sự hợp lý của việc chuyển số liệu để có thể sớm phát hiện sự sai sót của máy tính hoặc phần mềm. Cuối kỳ kế toán sẽ tạo bút toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản 911 để xác định kết quả của hoạt động.
Nói chung thì chi phí quản lý doanh nghiệp dùng chung cho mọi hoạt động. Chính vì thế để xác định kết quả của một thương vụ nào đó thì không thể phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp ra được bởi mọi tiêu chuẩn phân bổ chỉ mang tính chính xác tương đối.
Biểu 2.26. SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 Đơn vị: triệu đồng
Chứng từ Diễn giải Số hiệu
TKĐƯ
Số tiền
SH NT Nợ Có
…
PC45 15/4/07 Trả tiền điện thoại 111 7
2.4.4.Dự phòng nợ phải thu khó đòi và giảm giá hàng tồn kho
Hàng tồn kho của công ty có nhiều loại và đều là nông lâm sản. Trên thị trường hiện giá cả nông lâm sản thay đổi thường xuyên và khó có những dự đoán chính xác. Hàng tồn kho của công ty được tính giá theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Chính vì thế dự phòng giảm giá hàng tồn kho là có thể trở thành một biện pháp hữu hiệu tranh những rủi ro trong kinh doanh. Nhưng trên thực tế công ty không thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Tuy nhiên không phải lúc nào hàng hóa đã ra khỏi kho và được khách hàng chấp nhận đã là thành công. Có nhiều bài học cho một số doanh nghiệp Việt Nam, mặc dù có lợi nhuận nhưng vẫn bị phá sản. Điều đó có nguyên nhân là công ty đó đã không có chính sách thu hồi nợ hợp lý và không phòng tránh những trường hợp rủi ro. Công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp thường xuyên có những khoản phải thu nước ngoài. Việc thu nợ lúc này sẽ khó khăn hơn rất nhiều so với những khoản phải thu trong nước. Tuy nhiên, công ty đã không thực hiện lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.